Joukkolasku

 

Joukkolaskun avulla voidaan luoda useita laskuja kerralla yhdelle tai useammalle liikekumppanille.

Huom! Jos ympäristö on koekäytössä, ei Joukkolasku-toiminnolla luotuja laskuja voi lähettää. Jotta lähetys onnistuu, tulee ympäristö siirtää tuotantokäyttöön.

Joukkolaskutus on automaattisesti mukana kaikissa Procountor Taloushallinto -tuoteversioissa paitsi Taloushallinto Alku - ja Kevyt -tuoteversiossa. Joukkolaskutuksessa ei ole myöskään erillistä kuukausiveloitusta niissä tuoteversioissa, joissa joukkolaskutus on automaattisesti mukana.

Hinnat koskevat ainoastaan Kevyt-tuotepakettia. Alku -tuoteversioon Joukkolaskutusta ei voi lisätä.

Kaikissa tuoteversioissa jokainen joukkolaskutuksen kautta luotu lasku lasketaan kuitenkin mukaan pakettiin sisältyviin tositteisiin/lisätositteisiin ja tositteet veloitetaan Accountor Finago Oy:n laskulla laskujen luontikuukauden mukaan. Joukkolaskun lähetyskulut veloitetaan siltä kuukaudelta, kun laskut lähetetään.

Jos joukkolaskutus halutaan aktivoida Taloushallinto Kevyt -tuoteversioon, veloitetaan toimenpiteestä avausmaksu 110€. Taloushallinto Kevyt -tuoteversiossa joukkolaskutuksella on myös kuukausiveloitus 32€/kk+ALV 24 %. Tarkempaa tietoa joukkolaskutuksen hinnoittelusta on saatavilla täältä.

 

 

Joukkolasku-näkymälle päästään ohjelman kohdasta Uusi > Myyntilasku, jossa painetaan näkymän yläreunassa olevaa Joukkolasku-painiketta:

 

 

Joukkolaskua voidaan käyttää esimerkiksi seuraavanlaisten laskujen luomiseen:

• Vakiosummainen vuosimaksu useille asiakkaille
• Yhdelle tai useammalle asiakkaalle lähetettävä, tietyin väliajoin erääntyvä lasku (esim. kuukausimaksu), jonka laskuttamisen voi toteuttaa halutulla tavalla:
  • Erillinen lasku jokaiselle kuukaudelle
  • Yksittäinen koontilasku, johon on niputettu yhteen esim. yhden kalenterivuoden kaikki eräpäivät

Joukkolasku on siis kätevä työkalu silloin, kun asiakkailta veloitetaan säännöllisin väliajoin tiettyjä tuotteita vakiohinnoilla (kuten esimerkiksi vuokria). Jos taas säännöllisten veloitusten määrät ja summat vaihtelevat, soveltuu tällaiseen tilanteeseen joukkolaskutusta paremmin Sopimuslaskutus. Tutustu lisää Sopimuslaskutus -lisäpalveluumme täältä:

 

Joukkolaskun laatiminen

Toiminnon käyttöohje löytyy Procountorin Info-painikkeen takaa.

Joukkolaskuja voidaan luoda kaikille liikekumppanityypeille. Näkymän vasemmalla puolella valitaan ensin liikekumppanien tyypit (oletuksena tyypiksi on valittuna asiakkaat), mahdollinen pääryhmä ja liikekumppaniryhmät, minkä jälkeen voidaan siirtyä valitsemaan yksittäisiä, valittuun ryhmään kuuluvia liikekumppaneita Liikekumppanit-kentässä. Jos valittavia liikekumppaneita on paljon, voi valitsemista sujuvoittaa avaamalla suurennuslasipainikkeen kautta erillisen valintaikkunan.

Näkymän yläpalkin Valitse kaikki ryhmät -painikkeella saadaan valittua kaikki liikekumppaniryhmät. Painike tulee aktiiviseksi, kun klikataan hiirellä Liikekumppaniryhmät-osiosta ensin jotain yksittäistä ryhmää. Vastaavasti Valitse kaikki liikekumppanit -painikkeella saadaan valittua kaikki Liikekumppanit-kentässä näkyvät liikekumppanit.

Näkymän oikealla puolella annetaan joukkolasku-toiminnon kautta luotaville laskuille laskuryhmän nimi, jota voidaan käyttää Tositteiden haussa myöhemmin hakuehtona. Oletusnimi muodostuu luontipäivämäärän mukaan.

Ensimmäisen laskun päiväksi oletetaan kuluvaa päivää. Ensimmäisen laskun eräpäiväksi oletetaan kuluva päivä + 10pv. Jos Käyttöasetuksissa on määritelty myyntilaskujen oletusmaksuehto, oletetaan eräpäiväksi kuluva päivä + myyntilaskujen oletusmaksuehto. Laskun päivää ja eräpäivää voidaan muuttaa ja muutos laskun päivään ei vaikuta laskun eräpäivään, eikä toisinpäin.  Asiakaskohtaisia maksuehtoja ei voi joukkolaskun yhteydessä käyttää.

Seuraavaksi valitaan laskujen lukumäärä (esim. 2 kpl), laskutusväli (esim. 6 kk). Tällaisilla valinnoilla joukkolaskun vastaanottajille muodostettaisiin kaksi laskua, joiden päiväykset ovat puolen vuoden välein.

Joukkolaskun tyyppi -valikossa on valittavissa kaksi vaihtoehtoa:

• Monta laskua: laskuja lähtee Laskujen lkm -kentässä määritelty määrä Laskujen väli -kentässä määritetyn aikavälin mukaisesti. Jokainen lasku on oma tositteensa Procountorissa.
• Koontilasku: lähetetään vain yksi lasku, johon on koottu Laskujen lkm- ja Laskujen väli -kenttien mukaiset eräpäivät.
  • Vaikka asiakkaalle lähtee vain yksi lasku, syntyy Procountoriin kuitenkin erillinen lasku jokaista eräpäivää kohden. Jokaisella näistä laskuista on oma laskunumero, mutta sama viitenumero. Jos asiakkaalle on määritelty vakioviite, käytetään laskuilla määriteltyä vakioviitettä.
• Huom! Jokainen Joukkolasku-toiminnolla tehty lasku on oma tositteensa. Procountorissa tehdyt tositteet lasketaan Procountorin laskulla aina laskun luontiajankohdan mukaan ja niistä veloitetaan Procountor-paketin mukaisesti tositteittain.  

Lisätäänkö oletustuotteet? -valinnalla joukkolaskulle voidaan sisällyttää liikekumppanikohtaiset oletustuotteet. Pankkiviite-alasvetovalikosta voidaan puolestaan valita, että Liikekumppanin perustietojen liikekumppanikohtaiset viitettä koskevat määritykset (onko viite kotimaisessa muodossa vai kansainvälisessä RF-muodossa) huomioidaan. Vaihtoehtoisesti voidaan valita, että käytetään kaikilla laskuilla joko kotimaista viitettä tai RF-viitettä riippumatta, mitä liikekumppanirekisterissä on määritettynä.

Jos ympäristössä on useita eri pankkitilejä, voidaan pankkitili valita Pankkitili-kentässä. Sen alapuolella voidaan puolestaan tehdä valuuttaa ja sen kurssia koskevat määritykset.

Jos Maksutapa ja kirjanpito-, Laskukanava- ja Toimitustapa-alasvetovalikoihin jätetään vaihtoehto Oletus, haetaan nämä tiedot laskuille kunkin laskun vastaanottajan liikekumppanirekisteriin tallennettujen oletusten mukaan. Joukkolaskun kieli määräytyy liikekumppanirekisterin kielivalinnan mukaan. Edellä mainituista valikoista voi myös valita kaikille yhteiset tiedot, mutta jos esimerkiksi laskukanavaksi valitaan sähköposti, täytyy huomioida, että jokaisella vastaanottajalla on tällöin oltava sähköpostiosoite tallennettuna rekisteritietoihin.

Kirjanpito riveittäin? -valinnalla joukkolaskuna muodostettavien laskujen kirjanpito saadaan muodostumaan riveittäin, vaikka Käyttöasetuksissa ei yleisellä tasolla olisi määritetty myyntilaskujen kirjanpitoa muodostumaan riveittäin. Jos Käyttöasetuksissa on määritetty, että myyntilaskujen kirjanpito muodostuu riveittäin (Myyntilaskujen tiliöinti -valinta on rastitettuna), ei tällöin valintaa tarvitse erikseen rastittaa joukkolaskulla, eli kirjanpito muodostuu oletuksena riveittäin.

Alennus-% ja ALV- sekä Käteisalennus (pv / %) -kenttiin voidaan haluttaessa syöttää joukkolaskulle yhteinen alennusprosentti ja käteisalennus.

Sis. ALV -valinnalla voidaan määrittää, että joukkolaskuna muodostettavien laskujen rivihintoihin sisältyy arvonlisävero, vaikka ALV-oletuksissa olisi määritetty, että myyntilaskujen rivihinnat ovat arvonlisäverottomia, eli että ALV lisätään rivihintoihin. Jos ALV-oletuksissa on määritetty, että myyntilaskujen rivihintoihin sisältyy ALV (Myyntilaskujen tuotteet -valikossa on valittuna Sis. ALV), ei tällöin valintaa tarvitse erikseen rastittaa joukkolaskulla, eli rivihintoihin sisältyy oletuksena ALV.

Lisätietoja- ja Myyjän muistiinpanot -kenttien perässä on kynä-ikoni, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot saadaan lisättyä kenttiin \-merkillä.

Huomioitavaa on, että joukkolasku-toiminnon kautta luotaville laskuille ei tule automaattisesti mukaan asiakasrekisteriin tallennettuja asiakkaiden oletuslisätietoja tai yrityksen käyttöasetuksisa määriteltyä myyntilaskujen oletuslisätietoa.

Näkymän alaosassa joukkolaskulle lisätään laskurivit kuten tavalliselle laskulle. Jos liikekumppanikohtaiset oletustuotteet on määritetty lisättäväksi Lisätäänkö oletustuotteet? -valinnalla ja muita laskurivejä ei luoda, tulee laskua tallennettaessa virheilmoitus niitä liikekumppaneita koskien, joille ei rekisterissä ole asetettuna lainkaan oletustuotteita.

Näkymän yläreunassa olevalla Tallenna-painikkeella tallennetaan täytetyt laskun tiedot ja laskurivit. Huomioithan, että tallentamista ei kannata kuitenkaan tehdä liian aikaisin, koska tallentaminen lukitsee osan tiedoista (vastaanottajat, laskuryhmän nimi, annetut päivämäärät, laskujen lkm ja väli, joukkolaskun tyyppi, oletustuotteiden valinta ja pankkiviite).

Hyväksy-painikkeella tallennetut tiedot hyväksytään ja siirrytään seuraavalle näkymälle.

 

Joukkolaskun muokkaus ja lähetys

 

Edellisen näkymän Hyväksy-painikkeen klikkaamisen myötä avautuvalla näkymällä voidaan muokata, poistaa ja lähettää laskuja.

• Muokkaa-painikkeen avulla voidaan muokata aktiiviseksi valittua laskua. Tämä painike on näkyvissä vain silloin, kun Joukkolaskun tyyppi -alasvetovalikosta on valittu edellisellä näkymällä Monta laskua. Jos tyypiksi valittiin puolestaan Koontilasku-valinta, ei laskuja voi enää tässä vaiheessa muokata.
• Poista-painikkeella poistetaan aktiiviseksi valittu lasku, jolloin laskua ei muodosteta.
• Kaikki lähetettäviksi -painikkeella (tai merkitsemällä Lähetä? -sarakkeen ruudun halutuilla laskuriveillä) lasku(t) määritetään lähetettäväksi.
• Joukkolasku valmis -painiketta painetaan, kun laskut ovat valmiit ja ne halutaan siirtää lähetettäväksi. Tässä yhteydessä laskut siirtyvät ohjelman lähetyslistalle, josta ne lähetetään automaattisesti valittua laskukanavaa pitkin eteenpäin kolme päivää ennen laskun päivää. Esimerkiksi, jos laskun päivä on 27.05., lähtevät laskut eteenpäin 24.05. Laskut, joiden päiväys on kuluva päivä, alle kolmen päivän päässä, tai menneisyydessä, lähtevät eteenpäin saman tien. Viive Joukkolasku valmis -painikkeen painamisesta siihen, että kyseiset laskut lähtevät lähetyslistalta, on noin 5-15 minuuttia, eli laskut voivat näkyä vielä hetken aikaa lähetyslistalla (tilassa Kesken).
  • Jos laskun luontivaiheen Joukkolaskun tyyppi -alasvetovalikosta valittiin Monta laskua, ovat lähetettäväksi valitut laskut Joukkolasku valmis -painikkeen painamisen jälkeen ohjelmassa tilassa Kesken, mutta ovat lähdössä automaattisesti eteenpäin ohjelmasta. Kyseiset laskut ovat siis edelleen muokattavissa siihen saakka, kunnes ne lähetetään automaattisesti Lähetyslistalta, jolloin tilaksi muuttuu Lähetetty.
    • Tämän osalta tulee huomioida, että jos laskut on valittu lähetettäväksi joukkolaskun laadinnan yhteydessä ja joukkolasku on merkitty valmiiksi, ei kyseisiä laskuja tule enää lähettää yksitellen tai Usean myyntilaskun hyväksyntä / lähetys -toiminnolla, koska Kesken-tilastaan huolimatta ne ovat jo kertaalleen lähdössä lähetyslistalta eteenpäin laskun päiväyksen mukaisesti.
  • Jos taas Joukkolaskun tyyppi -alasvetovalikosta valittiin Koontilasku, ovat laskut tilassa Lähetetty. Jos laskujen lukumääräksi asetettiin laskun laadinnan yhteydessä suurempi kuin 1, lähtee kullekin vastaanottajalle kuitenkin vain yksi lasku (päiväykseltään ensimmäinen), mutta muutkin laskut menevät Lähetetty-tilaan. Jos lähetettävän laskun päiväystä muutetaan, muuttuu myös lähetyspäivä.

Jos laskuja ei valita Lähetä? -sarakkeen valinnalla tai Kaikki lähetettäviksi -painikkeella lähetettäviksi, eivät laskut siirry lähetyslistalle automaattisesti lähteviksi. Tällöin laskut tulee käydä hyväksymässä ja lähettämässä erikseen. Laskut voidaan hakea Tositteiden haussa käyttämällä hakuehtona esimerkiksi annettua laskuryhmän nimeä.

Joukkolasku-toiminnolla luoduille laskuille ei voi lisätä liitetiedostoja laskujen luontivaiheessa. Jos laskuille on tarvetta liittää liitetiedostoja, täytyy se tehdä muokkaamalla yksittäisiä laskuja ennen niiden lähettämistä.