Procountorin kautta on mahdollista lähettää Finvoice-muotoisia kuluttajaverkkolaskuja ja suoramaksuja eli e-laskuja. E-lasku on kuluttajille tarjottava sähköinen lasku, joka lähetetään asiakkaan verkkopankkiin ja maksetaan verkkopankissa.
Kuluttajaverkkolaskutuksen käyttöönotto
Ohjelmasta on mahdollista lähettää kuluttajaverkkolaskuihin liittyviä laskuttajailmoituksia ja käsitellä vastaanottoilmoituksia sekä lähettää kuluttajaverkkolaskuja kuluttaja-asiakkaan verkkopankkiin.
Kuluttajaverkkolaskutukseen liittyvät toiminnot saa käyttöön tilaamalla ne asiakaspalvelusta yhteydenottopyyntölomakkeen kautta.
Verkkolaskusopimus pankin kanssa
- Kuluttajaverkkolaskutusta varten yrityksellä on oltava pankissa sopimus verkkolaskujen lähetyksestä ja vastaanotosta.
- Verkkolaskuosoitteet on tallennettava ohjelmaan omiin verkkolaskuosoitteisiin (Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet). Omasta pankista on hyvä tarkistaa, sisältyykö verkkolaskusopimukseen myös kuluttajaverkkolaskujen lähetys, vai onko siitä tehtävä erillinen sopimus.
Laskuttajailmoituksen lähettäminen
Laskuttajailmoituksella yritys ilmoittaa pankkeihin käyttävänsä e-laskupalvelua. Tämä mahdollistaa yrityksen tietojen näkymisen e-laskun tarjoajissa kuluttajan omassa verkkopankissa.
1. Ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Verkkolasku- ja skannausosoitteet> Laskuttajailmoitus -painikkeella lähetetään pankkioperaattoreille tieto siitä, että yritys on valmis lähettämään asiakkailleen kuluttajaverkkolaskuja. Laskuttajailmoituksessa on tunnistetieto, jonka perusteella vastaanottajat (kuluttaja-asiakkaat) kohdistetaan oikealle laskuttajalle (yritys). Ilmoituksen perusteella kuluttajalle tarjotaan verkkopankissa e-laskua laskun maksamisen yhteydessä.
2. Täytä Uusi laskuttajailmoitus -lomakkeen kentät.
Operaattori- ja Lähetysosoite-kenttiin siirtyy sen verkkolaskuosoitteen tiedot, joka oli valittuna käytettäessä Laskuttajailmoitus-painiketta.
Laskuttajan tarjoamat palvelut -kenttään valitse Kuluttajaverkkolasku (E-lasku) tai Kuluttajaverkkolaskut sekä suoramaksu.
Yksilöintitieto-kenttään voit valita joko Viitenumeron, Asiakasnumeron tai yhdistelmän Asiakasnumero ja viitenumero.
Jos yksilöintitietona käytetään sekä asiakasnumeroa että viitenumeroa, molemmat ovat pakollisia tietoja asiakkaan laatiessa E-laskusopimusta. Asiakasnumeron täytyy olla 1-35 merkkiä pitkä ja sen ei tulisi sisältää muita erikoismerkkejä kuin tavuviivoja tai välilyöntejä. Viitenumeroa käytettäessä asiakkaalle tulee olla tehtynä myyntilasku, joka löytyy Procountorista.
Laskutusaiheen nimi -osioon tulee antaa pankin tietovaatimusten mukaisesti laskutusaiheen nimi suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Nimi voi olla esimerkiksi Vakuutuslaskut tai Puhelinlaskut.
Ohje vastaanottajalle -osioon tulee kirjoittaa ohjeita laskun saajalle. Ohjeen kirjoittaminen on pakollista suomen kielellä. Sinulla on mahdollisuus antaa ohjeita myös ruotsin ja englannin kielellä. Ohjeessa voit esimerkiksi opastaa asiakasta löytämään asiakasnumeron tai viitenumeron laskulta.
Valitse tilit -osiossa valitaan pankkitilit, joita ilmoitus koskee. Valittuna tulee olla ainakin yksi tili. Vasemmanpuoleisessa valikossa näet kaikki valittavissa olevat tilit (pankkiyhteydet). Valitse yksi tai useampi tilinumero listalta ja käytä nuolipainiketta, jolloin valitut tilit siirtyvät ilmoitukselle. Tilejä voi vastaavasti siirtää pois ilmoitukselta valitsemalla poistettava tili ja käyttämällä alempaa nuolipainiketta.
3. Painamalla Lähetä-painiketta lähetetään uusi laskuttajailmoitus pankkiin.
4. Pankki käsittelee laskuttajailmoituksia kerran päivässä ja ne ovat saman pankkiryhmän sisällä käytettävissä lähetyspäivän seuraavana päivänä (aikataulu saattaa vaihdella pankkikohtaisesti).
5. Kun laskuttajailmoitus on tehty, tulee Verkkolasku- ja skannausosoitteet -näkymälle tieto laskuttajailmoituksen lähetysajankohdasta Laskuttajailmoitus -sarakkeeseen.
Vastaanottoilmoituksen käsittely
Asiakas laatii ja lähettää vastaanottoilmoituksen omassa verkkopankissaan. Vastaanottoilmoituksella kuluttaja ilmoittaa haluavansa vastaanottaa yrityksestäsi e-laskuja. Vastaanottoilmoituksen tunnistetietona käytetään edellisen laskun viitenumeroa tai asiakasnumeroa pankista riippuen. Suosittelemme, että asiakkaalle on jo lähetetty ensimmäinen lasku muuta kanavaa pitkin, jotta hän voi täyttää pankin e-laskusopimuslomakkeella oikean viitenumerot ja asiakasnumeron.
Saapuneet vastaanottoilmoitukset voi nähdä etusivun Pikalinkeistä. Jos Kuluttajaverkkolaskujen ilmoitukset -kohta ei ole näkyvissä, voi sen asettaa näkyviin klikkaamalla Muokkaa-painiketta.
Saapuneet vastaanottoilmoitukset löytyvät lisäksi ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanit > Vastaanottoilmoitukset.
Kohtaan Kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitusten käsittely tuodaan vastaanotetut vastaanottoilmoitukset, joita ei ole kohdistettu liikekumppanirekisterissä olevaan asiakkaaseen. On myös mahdollista, että asiakas haluaa perua olemassa olevan e-laskusopimuksen, jolloin myös nämä ilmoitukset tulevat näkyviin.
- Tilanteessa, jossa siirrytään toisesta ohjelmasta Procountoriin, voidaan vanhassa ohjelmassa olevat vastaanottoilmoitukset ajaa Procountoriin sisään painamalla Vastaanottoilmoituksien sisäänluku. Lue lisää täältä.
Vastaanottoilmoituksissa näytetään nimi, jolla alkuperäinen ilmoitus on saapunut (Nimi osoitteistosta). Lisäksi Procountor päättelee vastaanottoilmoituksella ilmoitetun viitenumeron perusteella, mistä liikekumppanirekisterin liikekumppanista on kyse ja näyttää tämän nimen sarakkeessa Nimi (rekisteristä).
- Suluissa oleva (rekisterissä) tarkoittaa, että ohjelma on päätellyt Procountorin rekisterissä olevien tietojen perusteella kyseisen tietokentän tiedon. Mikäli tietoa ei ole pystytty päättelemään tai se on väärin, valitse liikekumppani aktivoimalla Nimi (rekisteristä) -kenttä ja valitsemalla oikea liikekumppani alasvetovalikosta.
- Suluissa oleva (ilmoitus) tarkoittaa, että kyseinen tieto on haettu vastaanottoilmoitukselta.
Kun asiakas ilmoittaa, että haluaa vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja, saapuu listaan vastaanottoilmoitus tilassa Lisäys. Vastaavasti jos asiakas ilmoittaa, ettei enää jatkossa halua vastaanottaa kuluttajaverkkolaskuja (ja on aiemmin vastaanottanut), saapuu vastaanottoilmoitus tilassa Poisto.
Saapuneen vastaanottoilmoituksen kohdistaminen
1. Saapuneet vastaanottoilmoitukset käsitellään valitsemalla/tarkastamalla Nimi (rekisteristä) olevan kentän liikekumppani.
- Nimi (rekisteristä) -sarakkeessa näytetään sen asiakkaan nimi, jota ohjelma olettaa ilmoituksen koskevan ilmoituksella käytetyn viitenumeron perusteella. Ilmoituksella käytetty viitenumero näytetään ID-sarakkeessa.
- Jos ilmoituksen Nimi rekisteristä -sarake on tyhjä, saapunutta vastaanottoilmoitusta ei ole voitu yhdistää liikekumppanirekisterin olemassa oleviin liikekumppaneihin, esim. puuttuvan viitenumeron vuoksi.
- Mikäli tietoa ei ole pystytty päättelemään tai se on väärin, valitse liikekumppani aktivoimalla Nimi (rekisteristä) -kenttä ja valitsemalla oikea liikekumppani alasvetovalikosta.
- Voit määrittää kaikille vastaanottoimloituksille liikekumppanin tässä vaiheessa ja kohdistaa ne liikekumppanille kerralla.
2. Kun liikekumppanit on valittu, valitse kaikki ne vastaanottoilmoitukset, jotka kohdistetaan liikekumppanille ja paina Kohdista liikekumppanille -painiketta.
- Kun tilana on Lisäys, vaihdetaan käsittelyn yhteydessä asiakkaan laskukanavaksi verkkolasku ja asiakkaan verkkolaskuosoite tallennetaan Liikekumppanirekisteriin.
- Kun ilmoituksen tilana on Poisto ja ilmoitus käsitellään Kohdista liikekumppanille -painikkeella, vaihtuu tässä yhteydessä asiakkaan laskukanavaksi posti.
- Lisäys ja Poisto ilmoituksia ei voi käsitellä samalla kerralla.
Vastaanottoilmoituksen käsittely tallentaa automaattisesti asiakasrekisteriin laskukanavaksi verkkolaskun ja verkkolaskuosoitteeksi vastaanottoilmoituksella saapuneen verkkolaskuosoitteen.
Laskukanavan vaihtamisen ja verkkolaskuosoitteen tallennuksen jälkeen on asiakkaalle mahdollista lähettää myyntilaskuja verkkolaskuina.
Asiakkaisiin kohdistettuja vastaanottoilmoituksia on mahdollista hakea Liikekumppaniraportilta (Raportointi > Rekisteriraportit > Liikekumppaniraportti) asettamalla Rekisterin tiedot -osioon hakuehdon Kohdistettu vastaanottoilmoitus ja hakemalla raportin.
Vastaanottoilmoituksen poistaminen ja purkaminen
Jos ilmoitusnäkymällä on ilmoitus, joka on aiheeton (eli ilmoituksen lähettäjä ei ole esimerkiksi lainkaan yrityksen asiakas ja on epähuomiossa lähettänyt ilmoituksen yritykselle) voidaan ilmoitus poistaa Poista rivi -painikkeella.
Jo kohdistettuja vastaanottoilmoituksia tarkastellaan näkymän alaosassa kohdassa Kohdistetut kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitukset. Valitse tarkasteluaikaväli Vastaanottoilmoitus luotu aikavälillä hakuehtoihin ja paina Hae.
Virheellisesti kohdistettu vastanottoilmoitus voidaan purkaa valitsemalla alaosan näkymästä haluttu vastaanottoilmoitus ja painamalla Poista valittu kohdistus.
Kohdistuksen purkamisen jälkeen vastaanottoilmoitus siirtyy näkymän yläosaan Kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoitusten käsittely -paneeliin. Kohdistuksen purkamisen yhteydessä asiakkaan tiedoista poistetaan verkkolaskuosoitteet ja laskukanavaksi muutetaan posti. Suoramaksun kohdistuksen poisto muuttaa asiakkaan maksutavaksi tilisiirto.
Purkamisesta tulee aikaleima sarakkeiseen Muokattu ja Muokkaaja. Näin voidaan seurata vastaanottoilmoitusten muokkaamista ja kuka on tehnyt muokkauksia.