Myyntilaskun pohjaa ja myyntilaskun numerointia on mahdollista muuttaa ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Laskupohjan asetukset.
Logon lisääminen laskupohjalle
- Laskupohjalla käytettävä yrityksen logo on mahdollista lisätä itse Vaihda logoa -painikkeen avulla.
- Ensin valitaan tietokoneen kansiosta haluttu kuva Selaa-painikkeella ja tämän jälkeen kuva liitetään Liitä-painikkeella.
- Logo laskupohjalla kohdassa valitaan, halutaanko logo näkyviin laskupohjalle.
- Tallenna laskupohjan muutokset Tallenna-painikkeesta.
- Lopuksi voidaan esikatsella luotua laskupohjaa Esikatselu-painikkeen kautta.
Logon kuvan ominaisuudet
Yrityksen logon pitää olla jpeg-,jpg- tai gif-kuvatiedosto ja tiedostopääte pitää olla tallennettuna pienillä kirjaimilla, eli esimerkiksi logo.gif, jossa gif on kirjoitettuna pienillä kirjaimilla.
Lisää logon kuva mahdollisimman suurella kuvatarkkuudella (pikselimäärällä), jotta kuva on mahdollisimman tarkka laskupohjalla. Logon koko voi enimmillään olla 50 kilotavua.
Laskupohjalla logoa varten on normaalisti varattu 1,50 cm x 9,0 cm (k x l) tilaa. Procountorista postitettaessa (laskukanava Posti) käytettävä kirjekuori on C5 kokoa (22,9 cm x 16,2 cm) ja siinä on 9 cm x 6 cm kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm.
Lisätietoja laskun ulkonäöstä ja sisällöstä löytyy täältä.
Laskujen asetukset
Laskujen asetusten Rivikommentti-asetus ratkaisee, näytetäänkö rivikommentti lähtevillä laskuilla ja tilauksilla.
Rivisummien ALV-asetuksella määritellään, näytetäänkö laskujen ja tilausten riveillä arvonlisäveroton vai arvonlisäverollinen summa. Oletuksena näytetään arvonlisäveroton summa.
Laskujen validointi -asetuksella voidaan ottaa käyttöön EN16931-standardin mukainen validointi Finvoice 3.0 formaatin mukaisille verkkolaskuille. Jos validointi otetaan käyttöön, yrityksen tulee olla ALV-rekisterissä ja Y-tunnuksen tyypin tulee olla FI. Tämä määritetään Perustiedot-näkymällä kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.
Laskupohjan valinta
Laskupohjan valinnassa määritellään, käytetäänkö Procountorin oletuslaskupohjaa, Tilisiirto-laskupohjaa tai erikseen Procountorin räätälöimää laskupohjaa. Laskupohjien räätälöintejä voi tilata asiakaspalvelusta: yhteydenottolomake.
Tositenumerot
Tositenumerot-osiossa käyttäjä pääsee itse muuttamaan myyntilaskun numerointia. Haluttu numero syötetään Seuraava myyntilaskun numero-kenttään.
Laskun numero tulee olla aina suurempi, kuin ohjelmassa jo olemassa oleva laskun numero, jotta vältytään päällekkäisiltä numeroinneilta. Esimerkiksi, jos edellisen, jo ohjelmassa olevan, myyntilaskun numero on 2, seuraavan laskun numerointia voidaan muuttaa numerosta 3 eteenpäin.
Muutokset tallennetaan Tallenna-painikkeella.
Historialokin kautta päästään seuraamaa, milloin ja mitä muutoksia numerointiin on tehty.
Huomioithan, että jos yrityksellä on käytössä Ulkopuolinen rahoitus-toiminto, ei numeroinnin muuttaminen ole viiteteknisistä syistä mahdollista. Tällöin näkymällä näytetään huutomerkki symbolin kautta avautuva virheilmoitus.
Myyntilaskun numeroinnissa huomioitavaa
Myyntilaskujen numerointiin ei ole mahdollista saada kirjaimia tai erikoismerkkejä. Tositteiden numerointi on juokseva, eikä se nollaudu esim. vuodenvaihteessa. Oletuksena myyntilaskujen numerointi alkaa numerosta 1.
Myyntitilaukset ja myyntilaskut kulkevat samassa numerointiketjussa. Laskun numerointi ei ole riippuvainen laskun päiväyksestä vaan numerointi etenee laskun luontijärjestyksessä.
Kun tilaus muutetaan laskuksi Muuta laskuksi -toiminnolla, uusi myyntilasku saa myyntitilauksen numeron. Käytännössä tällöin vaihtuu ainoastaan tositteen tositelaji. Jos kuitenkin myyntitilaus kopioidaan laskuksi, muodostuva lasku saa uuden numeron.
Yksiköiden valinta
Laskupohjan asetuksissa valitaan myynneissä käytettävät tuoteyksiköt. Viemällä yksiköitä omien yksiköiden listaan määritellään, mitä tuoteyksiköitä on valittavissa myyntituotteille mm. myyntilaskuilla, myyntitilauksilla ja tarjouksilla.
Vasemmalla listassa ovat kaikki saatavilla olevat tuoteyksiköt. Yksiköitä voidaan suodattaa valitsemalla kategorioita. esim. "Aika", "Massa" tai "Tilavuus". Yksiköitä voidaan hakea myös kirjoittamalla yksikkö hakukenttään.
Saatavilla olevista yksiköistä viedään yksikkö omiin yksiköihin viemällä hiiri tuoteyksikön kohdalle ja klikkaamalla kohtaa Lisää+. Tuoteyksikkö ilmestyy tällöin oikealle omien yksiköiden listaan. Kun tuoteyksikkö on lisätty omien yksiköiden listaan, tuoteyksikköä voidaan käyttää kaikissa toiminnoissa, joissa myyntituotteelle valitaan yksikkö.
Tuoteyksikkö voidaan tarvittaessa poistaa käytettävissä olevien yksiköiden listalta. Tällöin klikataan ruksi-ikonia yksikön kohdalla. Ainoastaan "kpl"-yksikkö on pakollinen, eikä sitä voi poistaa käytöstä.
Tuoteyksikön poistaminen käytöstä estää yksikön valitsemisen Yksikkö-valikosta uusille myyntituotteille ja laskuriveille, mutta yksikkö säilytetään tuoterekisterissä ja tositteilla niissä tuotteissa, joissa yksikköä on aiemmin käytetty. Poistettu yksikkö säilyy tuoteriveillä myös silloin, jos se kopioidaan vanhalta tositteelta uudelle.