Myyntilaskuja luodaan Procountorissa Uusi myyntilasku –näkymän kautta, jonne pääset siirtymään ohjelman kohdasta Uusi > Myyntilasku. Uusi myyntilasku –näkymän lisäksi Lasku-näkymälle, eli laskun laadintaan, päästään myös suoraan asiakasrekisterin kautta, mutta tässä ohjeessa kerrotaan laskun laadinnasta Uusi myyntilasku –näkymän kautta.
Kaksi tapaa laatia uusi myyntilasku
Uusi myyntilasku -näkymän kautta voit laatia laskun kahdella eri tavalla: valitsemalla asiakkaan Uusi myyntilasku –näkymällä ja täydentämällä laskun muut tiedot Lasku-näkymällä, tai täyttämällä laskun tietoja jo Uusi myyntilasku –näkymällä, ennen Lasku-näkymälle siirtymistä. Molemmilla tavoilla toimittaessa päädyt Lasku-näkymälle, jossa laskun tiedot täydennetään loppuun, sekä hyväksytään ja lähetetään lasku.
Tapa 1: Valitse asiakas ja siirry Lasku-näkymälle
1. Valitse Laskun asiakas ja tyyppi –osion Hae asiakas –painikkeen kautta asiakasrekisterin asiakas, jolle lasku laaditaan. Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle asiakkaalle, ei asiakasta valita lainkaan, vaan asiakkaan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Uusi myyntilasku –näkymän Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Myyntilasku.
Huomioithan, että jos laskulle ei valita asiakasta rekisteristä, vaan asiakkaan tiedot täydennetään käsin, ei lasku kohdistu rekisterissä olemassa olevaan asiakkaaseen.
2. Siirry Lasku-näkymälle Luo uusi lasku –painikkeesta. Avautuvalle Lasku-näkymälle tuodaan automaattisesti rekisteriasiakkaan tiedot (jos asiakas valittu), muussa tapauksessa avautuu tyhjä Lasku-näkymä, jonka tiedot täydennetään käsin.
Tapa 2: Esitäytä tiedot ja siirry Lasku-näkymälle
1. Valitse Laskun asiakas ja tyyppi –osion Hae asiakas –painikkeen kautta asiakasrekisterin asiakas, jolle lasku laaditaan. Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle asiakkaalle, ei asiakasta valita lainkaan, vaan asiakkaan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Myyntilasku.
2. Seuraavaksi voit täydentää Laskun otsikkotiedot –osiossa laskulle päiväyksen (oletuksena kuluva päivä) ja mahdollisen Lisätietoja-tekstin, joka tulee näkyviin laskurivien yläpuolelle. Laskun rivitiedot –osiossa voit lisätä laskulle joko rekisterituotteita Hae tuotteet –painikkeen kautta, tai syöttää tuotteet käsin valitsemalla ensin Laskun tuoterivit –valikosta Syötetään käsin (oletuksena tässä on valittuna Haetaan tuoterekisteristä).
3. Kun halutut tiedot on täytetty, siirry Lasku-näkymälle Luo uusi lasku –painikkeesta. Lasku-näkymälle tuodaan automaattisesti rekisteriasiakkaan tiedot (jos asiakas on valittu) ja Uusi myyntilasku –näkymällä täydennetyt tiedot, kuten rivitiedot. Muut tiedot täydennetään Lasku-näkymällä.
Lasku-näkymän tietojen täydennys
Kun olet siirtynyt Lasku-näkymälle, täytä tässä vaiheessa loput laskun tiedot, minkä jälkeen voit hyväksyä ja lähettää laskun valittua kanavaa pitkin vastaanottajalle.
1. Jos asiakasta ei ole valittu rekisteristä Uusi myyntilasku –näkymällä, vaan tiedot on valittu täytettäväksi käsin, täytä ensimmäisenä asiakkaan tiedot Lasku-näkymän Asiakkaan osoite –osioon. Rekisteriasiakkaan osalta kyseiset tiedot ovat automaattisesti haettuna laskulle.
Käyttöasetuksissa voidaan Liikekumppaneiden perustaminen –asetuksella määrittää, että uudet asiakkaat perustetaan automaattisesti rekisteriin ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä.
2. Aseta Laskutustiedot-osiossa laskulle päivämäärä Laskun päivä -kenttään (jos sen on tarkoitus olla muu kuin oletus, eli kuluva päivä). Laskulle muodostuu automaattisesti eräpäivä laskun päivän ja oletusmaksuehdon perusteella, mutta voit halutessa muuttaa eräpäivää laskun Maksutiedot-osiossa.
3. Jos asiakasta ei ole valittu rekisteristä, määritä laskukanava (oletuksena Verkkolasku, jos lähettävällä yrityksellä on Procountoriin tallennettuna verkkolaskujen lähetysosoite), laskupohjan kieli ja käytettävä laskupohja (oletuksena Procountor-oletus, valittavissa myös Tilisiirto-pohja). Rekisteriasiakkaalla nämä tiedot tulevat laskulle suoraan rekisteristä.
4. Jos laskulle halutaan jokin lisätieto, jota ei ole lisätty vielä Uusi myyntilasku –näkymällä, tai sitä ei ole rekisteriasiakkaalle tallennettuna rekisteriin (josta se tuodaan automaattisesti laskulle), voit täydentää kyseisen lisätiedon laskun Lisätiedot-osion Lisätietoja-kenttään. Lisätiedot-osiossa pääset myös määrittämään Hintojen verollisuus –valinnan, eli sisältävätkö tuotteiden yksikköhinnat arvonlisäveron, vai lisätäänkö arvonlisävero tuotteiden hintoihin. Oletuksena valinta tulee Hallinnan ALV-oletuksista.
5. Täytä seuraavaksi rivitiedot eli tuotteet laskulle, joko hakemalla tuotteet rekisteristä Rivitiedot-osion Hae tuote –painikkeella, tai lisäämällä rivit käsin Lisää rivi –painikkeella.
Huomioithan, että jos tuotteita ei haeta rekisteristä, vaan tuoterivit täytetään käsin, eivät rivit kohdistu tuoterekisteriin, eivätkä nouse mukaan tuotekohtaiseen raportointiin.
6. Tallenna laskun tiedot Tallenna-painikkeella, jolloin ohjelma muodostaa sille laskunumeron. Laskun tallentamisen jälkeen pääset Esikatselu–painikkeen kautta katsomaan, miten tiedot näytetään laskulla. Laskun ulkoasusta on kerrottu tarkemmin täällä.
7. Kun edellä mainitut tiedot on täytetty ja laskulla on kokonaisuudessaan sellaiset tiedot, kuin on tarkoitus, voit hyväksyä laskun Hyväksy-painikkeella.
8. Lopuksi valmis lasku lähetetään Lähetä-painikkeella. Lähetä-painiketta painettaessa laskun tilaksi tulee Lähetetty ja se siirtyy ohjelman Lähetyslistalle. Lähetyslistalta lasku lähtee automaattisesti eteenpäin kolme päivää ennen laskun päiväystä, tai saman tien, jos laskun päivä on kuluva päivä, tai alle kolmen päivän päässä tulevaisuudessa.
Laaditut laskut pääset hakemaan Tositteiden haun kautta.
Halutessasi voit myös lähettää myyntilaskun rahoitettavaksi, jolloin saat rahat tilille lähes välittömästi. Katso täältä tarkemmat tiedot Kassaturvastamme!