Tarvittavat käyttöoikeudet myyntilaskujen laadintaan:
- Käyttöoikeus myynti- ja joukkolaskuille: Kaikki oikeudet
-
- Saa hakea ja tarkastella myyntilaskuja
- Saa luoda ja muokata myyntilaskuja
-
- Myyntilaskujen haku: Kaikki oikeudet
- Asiakasrekisteri: Kaikki oikeudet / Katseluoikeudet
- Myyntien tuoterekisteri: Kaikki oikeudet / Katseluoikeudet
-
Näillä käyttöoikeuksilla käyttäjä pääsee luomaan ja lähettämään myyntilaskuja, tarkastelemaan asiakas- ja tuoterekisteriä, ja hakemaan myyntilaskuja tositteiden haun kautta. Jos oikeudet rajataan Katseluoikeuksiksi, käyttäjä ei voi tehdä muutoksia/ tai lisätä uusia asiakkaita tai tuotteita asiakasrekisteriin tai tuoterekisteriin.
Luo myyntilasku Uusi myyntilasku -näkymän kautta kohdasta Uusi > Myyntilasku.
Uusi myyntilasku –näkymän lisäksi Lasku-näkymälle, eli laskun laadintaan, päästään myös suoraan asiakasrekisterin kautta, mutta tässä ohjeessa kerrotaan laskun laadinnasta Uusi myyntilasku –näkymän kautta.
Kaksi tapaa laatia uusi myyntilasku
Tapa A: Valitse asiakas ja siirry Lasku-näkymälle
1. Hae asiakas - painikkeesta pääset valitsemaan asiakasrekisteristä asiakkaan, jolle laadit laskun.
2. Luo uusi lasku -painikkeesta siirryt Lasku -näkymälle. Jos asiakasta ei ole valittu, avautuu tyhjä Lasku -näkymä.
Lasku -näkymästä voit lukea kohdassa Lasku -näkymän tietojen täydennys.
Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle asiakkaalle, ei asiakasta valita lainkaan, vaan asiakkaan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Uusi myyntilasku –näkymän Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Myyntilasku.
Huomioithan, että jos laskulle ei valita asiakasta rekisteristä, vaan asiakkaan tiedot täydennetään käsin, ei lasku kohdistu rekisterissä olemassa olevaan asiakkaaseen.
Tapa B: Esitäytä tiedot ja siirry Lasku-näkymälle
1. Hae asiakas -painikkeella valitset asiakasrekisteristä asiakkaan, jolle lasku laaditaan.
2. Täydennä laskun päivä ja mahdolliset lisätiedot.
3. Hae tuotteita tuoterekisteristä painamalla Hae tuotteet -painiketta.
4. Voit lisätä laskulle tuoterivejä myös manuaalisesti valitsemalla alasvetovalikosta Syötetään käsin.
5. Siirry Lasku -näkymälle Luo uusi lasku -painikkeesta.
Jos laskua ei ole tarkoitus laatia rekisterissä olevalle asiakkaalle, ei asiakasta valita lainkaan, vaan asiakkaan tiedot täytetään myöhemmässä vaiheessa, Lasku-näkymälle siirryttäessä. Tositelaji-valikossa on jo valmiiksi valittuna tositelajiksi Myyntilasku.
Lasku-näkymälle tuodaan automaattisesti rekisteriasiakkaan tiedot (jos asiakas on valittu) ja Uusi myyntilasku –näkymällä täydennetyt tiedot, kuten rivitiedot. Muut tiedot täydennetään Lasku-näkymällä.
Lasku-näkymän tietojen täydennys
Kun olet siirtynyt Lasku-näkymälle, täytä tässä vaiheessa loput laskun tiedot, minkä jälkeen voit hyväksyä ja lähettää laskun valittua kanavaa pitkin vastaanottajalle.
Kuvaa klikkaamalla saat sen suuremmaksi.
1. Täytä asiakkaan tiedot Asiakkaan osoite -osion kenttiin.
Vinkki: Rekisteriasiakkaan osalta tiedot ovat automaattisesti haettuna laskulle kts. edellinen kappale.
2. Laskutustiedot -osiossa laskun päivä on oletuksena kuluva päivä. Muokkaa päivää halutessasi.
3. Määrittele laskukanava. Laskukanavana on oletuksena verkkolasku, jos lähettävällä yrityksellä on Procountoriin tallennettuna verkkolaskujen lähetysosoite.
Procountor ilmoittaa, jos annettu verkkolaskuosoite ei ole TIEKE rekisteristerissä asiakkaan y-tunnuksen verkkolaskuosoite.
Myyntilaskulle ilmestyy Ehdotetut verkkolaskuosoitteet -valintalista, kun laskukanavaksi on valittu Verkkolasku. Valintalista näyttää TIEKE-rekisteristä löytyvät yrityksen verkkolaskuosoitteet.
Ehdotetut verkkolaskuosoitteet -valintalista tulee näkyville, kun
- Laskulle on syötetty asiakkaan Y-tunnus
- Laskukanavaksi on valittu verkkolasku
- Laskulla ei ole vielä verkkolaskuosoitetta tai annettu verkkolaskuosoite ei löydy TIEKE-rekisteristä.
Valittu verkkolaskuosoite tallennetaan laskulle Ota käyttöön -painikkeella.
Määrittele laskupohjan kieli ja käytettävä laskupohja (oletuksena Procountor-oletus, valittavissa myös Tilisiirto-pohja). Rekisteriasiakkaalla nämä tiedot tulevat laskulle suoraan rekisteristä.
4. Oletuksena laskulle muodostuu eräpäivä laskun päivän ja oletusmaksuehdon mukaisesti. Voit muokata eräpäivää halutessasi.
5. Lisätiedot -osiossa syötä mahdolliset lisätiedot Lisätietoja -kenttään.
Lisätiedot -osiossa pääset määrittämään Hintojen verollisuus –valinnan, eli sisältävätkö tuotteiden yksikköhinnat arvonlisäveron, vai lisätäänkö arvonlisävero tuotteiden hintoihin. Oletuksena valinta tulee Hallinnan ALV-oletuksista.
6. Täytä rivitiedot, eli tuotteet laskulle, joko hakemalla tuotteet rekisteristä Rivitiedot-osion Hae tuote –painikkeella, tai lisäämällä rivit käsin Lisää rivi –painikkeella.
Vinkki: jos tuotteita ei haeta rekisteristä, vaan tuoterivit täytetään käsin, eivät rivit kohdistu tuoterekisteriin, eivätkä nouse mukaan tuotekohtaiseen raportointiin.
7. Tallenna laskun tiedot Tallenna-painikkeella, jolloin ohjelma muodostaa sille laskunumeron.
8. Esikatselu–painikkeen kautta voit katsoa, miten tiedot näkyvät laskulla. Laskun ulkoasusta on kerrottu tarkemmin täällä.
9. Voit hyväksyä laskun Hyväksy-painikkeella.
10. Lopuksi valmis lasku lähetetään Lähetä-painikkeella.
Lähetä-painiketta painettaessa laskun tilaksi tulee Lähetetty ja se siirtyy ohjelman Lähetyslistalle. Lähetyslistalta lasku lähtee automaattisesti eteen päin kolme (3) päivää ennen laskun päiväystä. Lasku lähtee heti, jos laskun päivä on kuluva päivä, tai alle kolmen päivän päässä tulevaisuudessa.
Vinkki: Laaditut laskut pääset hakemaan Tositteiden haun kautta.
Käyttöasetuksissa voidaan Liikekumppaneiden perustaminen –asetuksella määrittää, että uudet asiakkaat perustetaan automaattisesti rekisteriin ensimmäisen laskun tallennuksen yhteydessä.
Halutessasi voit myös lähettää myyntilaskun rahoitettavaksi, jolloin saat rahat tilille lähes välittömästi. Katso täältä tarkemmat tiedot Kassaturvastamme!