Procountorissa on mahdollista ottaa käyttöön automaattinen perintä- ja viivästyskulujen laskenta, jonka myötä ohjelma laskee automaattisesti kertyvät kulut myöhässä maksetuista laskuista ja ehdottaa niitä lisättäväksi kyseisen asiakkaan seuraavalle laskulle. Procountorista on myös mahdollista ohjata laskut ulkopuolisen perintäkumppanin huomautus- tai perintäpalveluun, joka hoitaa maksuhuomautukset ja perinnän. Perintäkumppaneiden huomautus- ja perintäpalveluiden käytöstä kerrotaan tarkemmin täällä. Maksumuistutusten luomisesta ja lähettämisestä Procountorin kautta kerrotaan puolestaan tässä artikkelissa.
Automaattisen perintä- ja viivästyskululaskennan käyttöönotto
Automaattisen perintä- ja viivästyskululaskennan käyttöönoton ensimmäinen vaihe on perintä- ja viivästyskulujen tuotteiden perustaminen myyntien tuoterekisteriin:
- Perintäkulut, x eur, ALV 0%: Perintäkuluille voidaan määritellä haluttu oletushinta, jota voi muokata tarvittaessa laskukohtaisesti. Yksikön voi valita vapaasti, esim. kpl.
- Viivästyskorko, 0 eur, ALV 0%: viivästyskorko lasketaan viivästyskorkoprosentin mukaisesti, joten sen oletushinta jätetään nollaan. Yksikön voi valita vapaasti, esim. pv.
Seuraava vaihe on aktivoida Onko automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely päällä? -valinta. Pääset perintäasetuksiin ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perintäasetukset.
- Perintäkulujen tuote- ja Viivästyskulujen tuote -alasvetovalikoista valitaan kohdassa 1 perustetut tuotteet.
- Viivästyskulujen päivämarginaali -kenttään voidaan halutessa syöttää arvo, joka määrittää sallitun maksuviiveen. Jos kenttään laitetaan esimerkiksi luku 2, tarkoittaa tämä sitä, että viivästyskuluja aletaan laskea vasta sen jälkeen, kun eräpäivästä on kulunut kaksi päivää. Oletuksena kentässä ei ole arvoa, eli viivästyskuluja aletaan laskea heti eräpäivän umpeuduttua. Viikonloput ja pyhäpäivät otetaan laskentaan ja viivästyskulun muodostumiseen mukaan.
- Laskettavan viivästyskoron minimisumma -kenttään voidaan haluttaessa määrittää viivästyskorkoa koskeva minimisumma, jota pienemmät summat eivät nouse laskutettaviksi, eli Procountor ei ehdota viivästyskuluja lisättäväksi asiakkaan seuraavalle laskulle ennen kuin kyseinen summa ylittyy.
- Myyntilaskujen oletusviivästyskorko -kentässä määritetään yleinen viivästyskoron oletusprosentti.
- Myyntilaskujen oletusmaksuehto -kentässä määritetään yleinen oletusmaksuehto.
- Perintäkumppani -alasvetovalikossa voidaan määrittää käytettävä perintäkumppani. Valittavina ovat Maksuvahti ja Ropo Oy (ent.Ropo Capital). Procountorista päästään siirtämään laskuja valitun perintäkumppanin huomautus- tai perintäpalveluun. Lisätietoa Procountoriin integroiduista huomautus- ja perintäpalveluista sekä perintäkumppaneista saa tästä artikkelista.
Automaattisten perintä- ja viivästyskulujen muodostuminen
Viivästyskulujen muodostuminen:
Kun perintä- ja viivästyskuluominaisuus on aktivoitu, on viivästyskulujen laskenta käytössä niillä laskuilla, jotka tulevat maksetuksi ominaisuuden aktivoinnin jälkeen. Procountor laskee määritettyjen tietojen pohjalta automaattisesti mahdolliset viivästyskulut niiden laskujen osalta, jotka tulevat maksetuksi myöhässä.
Jos asiakas maksaa laskunsa myöhässä, eli maksupäivä on myöhempänä kuin eräpäivä (huomioiden yrityksen tiedoissa mahdollisesti annettu viivästyskulujen päivämarginaali) laskee Procountor myöhässä olleiden päivien lukumäärän. Tieto viivästyksestä jää tietokantaan muistiin.
Perintäkulujen muodostuminen:
Perintäkulut voidaan puolestaan tallentaa ohjelman muistiin maksumuistutuksen laadinnan yhteydessä. Kun lähetetään asiakkaalle maksumuistutus Procountorista, avautuu Lähetä-painikkeen painamisen jälkeen Perintäkulujen lisääminen -ikkuna, jossa ohjelma kysyy, lisätäänkö seuraavalle asiakkaan myyntilaskulle automaattisesti perintäkulurivi. Jos tähän vastataan Kyllä, ohjelma ehdottaa perintäkuluja lisättäväksi asiakkaan seuraavalle laskulle. Jos sen sijaan vastataan Ei, ei perintäkuluja ehdoteta lisättäväksi laskulle.
Jotta Procountor voi laskea perintä- ja viivästyskuluja myyntilaskuille, tulee jokaisen myyntilaskun olla kohdistettuna liikekumppanirekisteristerissä olevalle asiakkaalle. Kohdistumattomia laskuja voi etsiä ja kohdistaa seuraavalla tavalla:
- Etsi kohdistumattomia laskuja Tositteiden haun Haetaanko vain kohdistamattomat -valinnan (Tarkennetussa haussa) avulla.
- Valitse kohdistumaton lasku aktiiviseksi hakutuloksissa ja valitse Lisää toimintoja -painikkeen alta Kohdista liikekumppanille -valinta, jonka kautta avautuvalla näkymällä voidaan valita haluttu liikekumppani.
Kulujen laskutus seuraavilla laskuilla
Saman asiakkaan seuraavalle laskulle ehdotetaan lisättäväksi edellisestä, myöhässä maksetusta laskusta kertyneitä viivästyskuluja, jos edellinen lasku on uuden laskun laadintahetkellä maksettuna. Viivästyskorkoja ei ehdoteta lisättäväksi laskulle, jos lasku on erääntynyt, mutta sitä ei ole vielä maksettu. Viivästyskorot veloitetaan koko myöhästymisajalta ja tämän vuoksi Procountor ehdottaa viivästyskorkoja lisättäväksi vasta sen jälkeen, kun alkuperäinen lasku on maksettu.
Perintäkuluja ehdotetaan lisättäväksi, jos asiakkaalle on laadittu maksumuistutus, jonka lähettämisen yhteydessä on valittu perintäkuluja ehdotettavaksi asiakkaan seuraavalle laskulle. Perintäkulujen osalta edellisen laskun ei tarvitse olla maksettu, eli perintäkuluja ehdotetaan seuraavalle laskulle myös silloin, kun edellinen lasku on vielä avoimena.
Kun laskua luodaan, ilmestyy ruudulle seuraava kysymys: ”Lisätäänkö laskulle asiakkaalta veloitettavat perintäkulut?” Vaikka kysymyksessä mainitaan vain perintäkulut, voidaaan niillä tarkoittaa myös viivästyskuluja tai perintä- ja viivästyskulujen yhdistelmää.
- Jos tähän vastataan Ei, myyntilaskun laadinta jatkuu normaalisti. Samoja viivästys- ja/tai perintäkulurivejä ehdotetaan seuraavan kerran, kun kyseiselle asiakkaalle laaditaan myyntilaskua.
- Jos tähän vastataan Kyllä, laskulle lisätään tuoteriviksi perintä- ja/tai viivästyskulut. Ensimmäisen tallennuksen yhteydessä perintä- ja viivästyskulujen tuotenimien perään lisätään sulkuihin se laskunumero, johon kulut liittyvät. Perintä- ja viivästyskulurivejä voi olla laskulla yhdestä useampaan riippuen siitä, kuinka useasta eri laskusta kuluja on kertyneenä laskun laadintahetkellä. Kun lasku ensimmäisen kerran tallennetaan, perintä- ja viivästyskulurivit tulkitaan Procountorissa perityiksi, eikä niitä ehdoteta enää luotaessa seuraavaa laskua kyseiselle asiakkaalle.
Kulujen poistaminen tietyn asiakkaan laskuilta
Jos tietyn asiakkaan laskuille ehdotettavia perintä- ja viivästyskuluja ei ole tarkoitus lainkaan laskuttaa, eikä niitä haluta enää ehdotettavan laskulle, tulee toimia seuraavalla tavalla:
- Valitse ohjelman tarjoamat perintä- ja viivästyskulut lisättäväksi asiakasta koskevalle laskulle.
- Tallenna kyseinen lasku.
- Poista perintä- ja viivästyskuluja koskevat rivit laskulta.
Tämän jälkeen kyseisiä perintä- ja viivästyskulurivejä ei enää tulevaisuudessa tarjota asiakasta koskeville laskuille.
Kertyneiden kulujen seuranta ja kulujen erillinen laskutus
Laskuja, joista on kertynyt viivästyskuluja, jotka ovat laskuttamatta, voidaan hakea Tositteiden haun avulla. Kun perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta on otettu käyttöön käyttöasetuksissa, on Tositteiden haun Tarkennettu haku -osion oikeassa yläreunassa näkyvissä valinta Haetaanko vain laskuttamattomat.
Kun tositteet haetaan niin, että Haetaanko vain laskuttamattomat -valinta on rastitettuna, hakutuloksiin tuodaan vain ne laskut, joista on laskuttamattomia perintä- ja viivästyskuluja. Tällaisille asiakkaille voidaan laatia uusi lasku painamalla hakutulosrivin päällä hiiren oikeanpuoleisen painikkeen kautta avautuvan valikon valintaa Tee uusi lasku. Tämän jälkeen edetään Kulujen laskutus seuraavilla laskuilla -otsikon mukaisesti, eli laaditaan asiakkaalle lasku, johon sisällytetään asiakkaalle kertyneet perintä- ja viivästyskulut.
Asiakkaittain kertyneitä veloittamattomia ja veloitettuja perintä- ja viivästyskuluja voi tarkastella myös Perintä- ja viivästyskuluraportin avulla.
Kulujen laskutus laskuaineiston sisäänluvun ja automaattisiirron yhteydessä
Laskuaineiston sisäänluvussa Procountor tarkistaa jokaisen laskun kohdalla mahdolliset perittävät viivästys- tai perintäkulut, ja lisää ne laskuille sisäänluvun yhteydessä (jos perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta on käytössä). Laskuaineiston sisäänluku, vaihe 2 (2) -näkymällä on Perintä- ja viivästyskulut -valinta ("Lisätäänkö laskuttamattomat perintä- ja viivästyskulut laskuaineiston laskuille?"). Oletusarvoisesti valinta on rastitettuna, mutta valinnan voi myös poistaa, jolloin perintä- ja viivästyskuluja ei oteta mukaan sisäänluvun myötä muodostettaville laskuille.
Laskujen automaattisiirtoliittymän kautta tuotaville laskuille perintä- ja viivästyskulut lisätään automaattisesti, kun laskut tuodaan Procountoriin tilassa Kesken tai Lähettämätön. Muissa tiloissa tuotaville laskuille ei kuluja lisätä. Automaattisiirron kautta tuotavien laskujen osalta ei voida erikseen määrittää, lisätäänkö kuluja laskulle, mutta jos kuluja ei haluta laskuttaa, voidaan ne poistaa käsin laskulta ennen laskun hyväksyntää ja lähettämistä.
API-rajapinnan kautta Procountoriin tuotaville laskuille ei ehdoteta lisättäväksi eikä myöskään automaattisesti lisätä perintä- ja viivästyskuluja. API-rajapinnan kautta tuotavien laskujen osalta tulee mahdolliset perintä- ja viivästyskulut lisätä laskuille käsin.