Töiden laskutus on lisäominaisuus, joka helpottaa asiakkaille tehtyjen töiden laskuttamista. Ominaisuuden avulla laskutettavat työt ja muut suoritteet kirjataan asiakkaan tietoihin talteen ja tallennettujen tietojen pohjalta saadaan luotua kätevästi myyntilaskuja.
Töiden laskutus on maksullinen ominaisuus, jonka voi tilata käyttöön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun yhteydenottolomakkeella. Tarkempaa tietoa Töiden laskutuksen hinnoittelusta on saatavilla täältä.
Kun Töiden laskutus -toiminto on lisätty käyttöön, se löytyy ohjelman kohdasta Rekisterit > Töiden laskutus.
Töiden laskutukseen liittyviä toimintoja löytyy myös muualta ohjelmasta. Nämä toiminnot käydään läpi tässä artikkelissa omien otsikkojensa alla. Jotta käyttäjällä on pääsy kaikille näkymille, on hänellä oltava riittävät käyttöoikeudet, joista on kerrottu tämän ohjeen lopussa tarkemmin.
Töiden laskutus
Töiden laskutus -näkymä on toiminnon päänäkymä. Kyseisen näkymän kautta luodaan laskutus, jonka tuloksena muodostuu myyntilaskuja laskutettaviksi kirjatuista töistä. Näkymän kautta myös nähdään kätevästi kaikki laskuttamatta olevat työt.
Näkymän kentät ja painikkeet
- Hae laskutettavia asiakkaita -painikkeella näkymälle haetaan hakuehtojen mukaiset asiakkaat.
- Laskutettavat työt -painikkeella siirrytään Laskutettavat työt -näkymälle, josta kerrotaan tarkemmin seuraavan otsikon alla.
- Laskutettavien töiden päivämääräväli -kenttiin voidaan syöttää ajanjakso, jolla rajataan hakutuloksissa näytettäviä asiakkaita. Oletuksena alkupäivä on tyhjä ja loppupäivä on kuluva päivä. Jos alkupäivä jätetään tyhjäksi, näytetään hakutuloksissa kaikki aiemmille päiville laskutettavat työt, joita ei ole vielä kuitenkaan laskutettu.
- Näytä oletustuotteet -otsikon alla oleva valinta lisää hakutuloksiin myös sellaiset asiakkaat, joille on määritetty oletustuotteita Oletustuotteet-näkymällä, mutta joille ei ole kirjattu laskutettavia töitä.
Laskutettavat työt -näkymä
Töiden laskutus -näkymän yläpalkin Laskutettavat työt -painikkeella siirrytään erilliselle näkymälle, jolla voidaan kirjata laskutettavia töitä asiakaskohtaisesti. Näkymällä oleva rivi vastaa kukin yhtä laskutettavaa työtä. Laskutettavat työt -näkymän kautta kirjatut työt tulevat näkyviin Töiden laskutus -näkymälle niiden laskuttamista varten.
- Tallenna -painike tallentaa lisätyt rivit ja mahdolliset olemassa oleviin riveihin tehdyt muutokset.
- HTML- ja Excel -painikkeista voidaan avata laskutettavia töitä koskeva yhteenveto erilaisissa tiedostomuodoissa.
- Näytetäänkö myös laskutetut? -valinta sisällyttää näkymän hakutuloksiin myös kaikki aiemmin laskutetut työt.
- Laskutettavien töiden päivämääräväli -kenttiin voidaan antaa aikaväli, joka rajaa hakutuloksia.
- Hae tuote -painike avaa Tuoterekisteri-näkymän, josta voidaan valita tuote aktiiviseksi valitulle riville.
- Lisää-painike luo uuden rivin laskutettavan työn kirjaamista varten.
- Kopioi-painike kopioi aktiiviseksi valitun rivin.
- Poista-painike poistaa aktiiviseksi valitun rivin.
- Valitse asiakas -painikkeen avulla valitaan aktiiviseksi valitulle riville haluttu asiakas.
- Valitse henkilö -painikkeen avulla valitaan aktiiviseksi valitulle riville haluttu henkilö (laskuttavan yrityksen henkilö, joka on esimerkiksi ollut vastuussa laskutettavan työn muodostumisesta).
- Liitä rivejä -painike avaa erillisen näkymän, jolla laskutettavia töitä voidaan liittää tekstimuodossa:
- Tiedot voidaan kopioida taulukkolaskentaohjelman dokumentista ja liittää tekstikenttään. Kun tiedot on liitetty, ikkunan sarakekentissä nähdään laskutettavat työt ja päästään tarvittaessa muuttamaan sitä, mitä tietoa on missäkin sarakkeessa.
- Jos tekstikenttään syötetään tietoa manuaalisesti tai jostakin muusta ohjelmasta kuin taulukkolaskentaohjelmasta, tulee tiedot erottaa toisistaan Tab-näppäimellä, jotta tietojen paikat tunnistetaan oikein.
- Kun painetaan Jatka-painiketta, ikkuna sulkeutuu, ja tekstikenttään syötetyt tiedot siirtyvät riveillä omiin kohtiinsa. Kun muut tarvittavat tiedot on täytetty riv(e)ille ja syötettyjen tietojen oikeellisuus on tarkistettu, painetaan Tallenna-painiketta.
Laskutettavien töiden rivitietoina voidaan lisäksi antaa muita rivitietoja, kuten esimerkiksi Tunnit, Tuotenimike (rekisterituotteille haetaan rekisteristä), Tuotekoodi (rekisterituotteille haetaan rekisteristä, jos asetettu), Yksikkö (rekisterituotteille haetaan rekisteristä, jos asetettu) ja Rivikommentti.
Käytettäessä töiden laskutus -toimintoa sellaisen asiakkaan laskuttamiseen, jolla on käytössä ulkopuolinen rahoitus (eli asiakkaalle on valittu rekisterissä rahoitussopimus), muodostettavalle laskulle tuodaan sopimusnumero, tilinumero ja rahoitusteksti voimassa olevalta rahoitussopimukselta. Jos taas rahoitussopimusta ei ole olemassa, otetaan tilinumero asiakasrekisteristä tai yrityksen Pankkiyhteydet-näkymältä.
Hakutulokset
Hakutuloksissa näytetään hakuehtoja vastaavat asiakkaat, joiden saraketasoisina rivitietoina näytetään oletuksena Nimi, Tunnus ja Laskutettavat työt. Jos hakuehtojen Näytä oletustuotteet -valinta on aktivoitu, tulee hakutuloksiin näkyviin myös Oletustuotteet-sarake, jossa näytetään asiakkaan oletustuotteiden kpl-määrä.
- Valitse kaikki -painikkeella valitaan kaikki hakutuloksissa näkyvät asiakkaat. Asiakkaat voi valita myös yksitellen rastittamalla asiakkaan rivin vasemmassa reunassa olevan valintaruudun. Suluissa oleva numero valintaruutujen sarakkeessa kertoo valittujen asiakkaiden määrän.
- Aloita laskutus -painike avaa uuden ikkunan, josta kerrotaan tarkemmin seuraavan otsikon alla.
Aloita laskutus -toiminto
Kun laskutettavat asiakkaat on valittu Töiden laskutus -näkymällä ja Aloita laskutus -painiketta painetaan, avautuu oheinen Laskutus-ikkuna:
- Laskuryhmän nimi -kentässä on oletuksena nimenä Laskutus (laskutuksen pvm) klo (laskutuksen kellonaika), esim. Laskutus 31.7.2019 klo 10:00, joka muodostetaan laskutushetken päivämäärän ja kellonajan perusteella. Nimen voi kuitenkin halutessaan vaihtaa.
- Laskun päivä -kenttään määritetään lasku(je)n päivämäärä.
- Toimitusaika -kentissä voi määrittää toimitusajan. Annettu aikaväli tulee näkyviin laskulle toimitusajankohdaksi. Oletuksena toimitusajankohdaksi tulee Töiden laskutus -näkymän Laskutettavien töiden päivämääräväli -kenttiin annettu aikaväli, jos alkupäivämäärä on annettu hakuehdoissa. Jos haku on tehty pelkän loppupäivämäärän perusteella, ovat toimituspäivät oletuksena tyhjät.
- Lisätietoja -kenttään voidaan antaa vapaavalintaisia lisätietoja, jotka tulevat laskulle näkyviin.
- Laskutetaanko oletustuotteet? -valinnalla laskulle lisätään asiakasta koskevat oletustuotteet. Valinta on oletuksena rastitettuna.
- Yhdistä saman tuotteen kirjaukset laskulle -valinnalla samalle tuotteelle tehdyt laskutettavien töiden kirjaukset niputetaan laskulla yhdeksi riviksi. Jos esimerkiksi etusivun Laskutettavien töiden kirjaus -widgetin kautta on kirjattu kaksi kertaa sama tuote lukumäärällä 1, tulee laskulle näkyville vain yksi tuoterivi, jolla tuotteen määränä esitetään 2. Valinta on oletuksena rasitettuna. Jos Yhdistä saman tuotteen kirjaukset laskulle -valintaa ei ole rastitettu, näytetään samalle tuotteelle tehdyt erilliset kirjaukset myös laskulla erillisinä riveinä.
- Lisää kirjauksen päivämäärä rivikommenttiin -valinta lisää laskulle tuotteen rivikommentiksi laskutettavan työn kirjauspäivän (eli päivämäärän, joka on asetettu työlle sitä kirjattaessa). Valinta ei ole oletuksena rastitettuna ja valinnalla ei ole vaikutusta oletustuotteiden rivikommentteihin.
- Jatka -painike luo laskut, jonka jälkeen avautuu Laskutus valmis -ikkuna. Tämän ikkunan kautta voidaan haluttaessa siirtyä Tositteiden haku -näkymälle, jossa näytetään juuri luodut laskut. Laskut ovat luomisen jälkeen Kesken-tilassa.
- On huomioitava, että mikäli asiakkaalla on olemassa Kesken-tilassa oleva lasku, yhdistetään Töiden laskutus -toiminnon kautta luodut tiedot tälle Kesken-tilassa olevalle laskulle. Jos Töiden laskutus -toiminnon kautta luodut tiedot halutaan siis omalle, uudelle laskulleen, tulee kullekin asiakkaalle jo aiemmin luodut Kesken-tilassa olevat laskut joko mitätöidä tai hyväksyä ennen Aloita laskutus -toiminnon käyttämistä.
Laskutettavien töiden kirjaus etusivun widgetin kautta
Procountorin etusivulle voi liittää Laskutettavien töiden kirjaus -widgetin klikkaamalla etusivun Muokkaa etusivua -painiketta. Widgetin voi lisätä etusivulle valitsemalla sitä koskevan laatikon näkymän yläosasta: kun widget on valittu pitämällä hiiren vasemmanpuolista painiketta pohjassa, se voidaan raahata halutulle paikalle etusivulla.
Widgetin avulla voidaan kirjata nopeasti ja helposti laskutettavia töitä. Widgetissä on useita erilaisia kenttiä ja valintoja, joista pakolliset on merkitty punaisella tähdellä. Widgetin kautta laskutettavaa työtä kirjatessa tulisi huomioida, että jos tuotteelle on tallennettu tuorerekisteriin oletus ALV-prosentti, ei sitä tuoda laskulle. Widgetin ALV-kenttään tuodaan siis aina ohjelman oletus 24 %, huolimatta siitä mikä ALV-prosentti tuotteella on tuoterekisterissä.
Kun tarpeelliset tiedot on annettu, tallennetaan laskutettava työ widgetin yläosasta löytyvällä Tallenna laskutettava työ -painikkeella. Widgetin kautta tallennetut työt tulevat näkyviin Töiden laskutus -näkymälle, Laskutettavat työt -koontinäkymälle ja asiakasrekisteriin asiakaskohtaiselle Laskutettavat työt -näkymälle.
Laskutettavien töiden kirjaus asiakasrekisterissä
Töiden laskutuksen kautta avautuvan Laskutettavat työt -näkymän ja etusivun Laskutettavien töiden kirjaus -widgetin lisäksi laskutettavia töitä voidaan kirjata myös asiakasrekisterin (Rekisterit > Asiakasrekisteri) kautta. Asiakkaan perustiedot -näkymän Laskutettavat työt -painikkeesta päästään asiakaskohtaiselle Laskutettavat työt -näkymälle, jolla kirjata asiakkaalle laskutettavia töitä, tarkastella aiemmin kirjattuja laskuttamattomia töitä, sekä myös jo laskutettuja töitä. Laskutetut työt saadaan näkyviin hakutuloksiin rastittamalla hakuehdoista valinta Näytä laskutetut -otsikon alla.
Laskutettavien töiden kirjaus tapahtuu samaan tapaan kuin Töiden laskutuksen kautta avautuvalla Laskutettavat työt -näkymällä. Näkymän yläreunan Vaihda asiakasta -painikkeesta tai Edellinen / Seuraava -painikkeista voidaan siirtyä toisen asiakkaan vastaavalle näkymälle.
Toinen vaihtoehto asiakaskohtaiselle Laskutettavat työt -näkymälle siirtymiseksi on valita haluttu asiakasrivi aktiiviseksi Asiakasrekisteri-näkymällä ja klikata Avaa-painikkeen vieressä olevan nuolipainikkeen alla olevaa valintaa Laskutettavat työt.
Henkilörekisterin Laskutettavat työt -näkymä
Henkilörekisterin (Rekisterit > Henkilörekisteri) Laskutettavat työt -näkymän kautta voidaan seurata, mitä laskutettavia töitä kukin Procountoriin perustettu henkilö on kirjannut. Näkymän kautta on myös mahdollista kirjata asiakkaille laskutettavia töitä. Henkilön Laskutettavat työt -näkymälle siirrytään painamalla Laskutettavat työt -painiketta Henkilön perustiedot -näkymällä. Toinen vaihtoehto näkymälle siirtymiseksi on valita haluttu henkilörivi aktiiviseksi Henkilörekisteri-näkymällä ja klikata Avaa-painikkeen vieressä olevan nuolipainikkeen alla olevaa valintaa Laskutettavat työt.
Avautuvan Laskutettavat työt -näkymän toimintoihin voi tutustua tarkemmin tämän otsikon alla. Näkymän yläreunan Vaihda henkilöä -painikkeesta tai Edellinen / Seuraava -painikkeista voidaan siirtyä toisen henkilön vastaavalle näkymälle.
Käyttöoikeudet
Laskutettavien töiden kirjaaminen edellyttää seuraavia käyttöoikeuksia:
- Etusivun widget: täydet oikeudet asiakasrekisteriin
- Asiakasrekisterin kautta: täydet oikeudet asiakasrekisteriin
- Henkilörekisterin kautta: täydet oikeudet henkilörekisteriin ja asiakasrekisteriin
Asiakkaiden, henkilöiden ja tuotteiden haku edellyttää vähintään katseluoikeuksia vastaavaan rekisteriin.
Laskutuksen tekeminen Töiden laskutus -toiminnon kautta edellyttää täysiä oikeuksia myyntilaskujen laadintaan.