Laskujen hyväksymiskierto on toiminto, joka mahdollistaa osto-, matka- ja kululaskujen helpon kierrätyksen asiatarkastajalta seuraavalle ja edelleen hyväksyjille. Tässä ohjeessa käymme läpi hyväksymiskierron käyttöön liittyviä asetuksia Procountorissa.
Hyväksymiskierto otetaan käyttöön ja siihen liittyvät, Procountor-ympäristön yleiset asetukset määritetään ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta. Hyväksymiskierto voidaan asettaa myös liikekumppaneiden taakse tai suoraan yksittäisille laskuille:
- Jos liikekumppaneille ei ole määritelty liikekumppanikohtaista hyväksymiskiertoa, tulee kyseisen liikekumppanin laskuille Procountor-ympäristön yleisissä hyväksymiskierron asetuksissa määritellyt hyväksyjät ja asiatarkastajat.
- Jos liikekumppanikohtainen hyväksymiskierto sen sijaan on määritetty, tulee kyseisen liikekumppanin laskuille liikekumppanirekisteriin määritelty hyväksymiskierto.
- Jos laskulle määritetään vielä laskun luontivaiheessa joko yleisistä ympäristön määrityksistä tai liikekumppanin taakse tehdyistä määrityksistä poikkeava hyväksymiskierto, tulee tämä laskulle asetettu kierto voimaan kyseistä laskua koskien.
Vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä, voidaan osto-, matka- ja kululaskuja silti tarkastaa ja hyväksyä, mutta tällöin ei voida etukäteen määrittää laskulle tiettyjä tarkastajia ja hyväksyjiä.
Tarvittavat käyttöoikeudet asiatarkastamiseen ja hyväksymiseen
Hyväksymiskiertoa määritettäessä voidaan asiatarkastajaksi asettaa sellaiset käyttäjät, joilla on Käyttöoikeuksissa asetettu oikeudet asiatarkastamiseen (Ostot / Asiatarkastaminen). Hyväksyjäksi voidaan asettaa sellaiset käyttäjät, joilla on oikeudet hyväksyntään (Maksuliikenne / Hyväksyminen). Asiatarkastajalla ja hyväksyjällä tulee myös olla vähintään katseluoikeudet ostolaskuihin (Ostot / Uusi ostolasku) sekä laskujen hakemiseen (Ostot / Hae laskut).
Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän Omiin tietoihin ja asetuksiin, jos halutaan, että heille lähtee sähköpostilla ilmoitus asiatarkastettavasta tai hyväksyttävästä laskusta. Lisäksi käyttäjällä tulee olla valittuna, että hän haluaa vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia tarkastettavista laskuista. Määritys tehdään rastittamalla Omissa tiedoissa ja asetuksissa Sähköpostiviestit Procountorista -osiossa valinta Haluan ilmoituksia esim. tarkastettavista laskuista.
Käyttöoikeuksien Rajoitukset käyttöoikeuksiin -osiossa on mahdollista määritellä, että käyttäjä pääsee hakemaan ohjelmassa vain niitä osto-, matka- ja kululaskuja, joihin hänet on merkitty asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi.
Jos käyttäjä poistetaan yrityksestä, poistetaan hänet automaattisesti Hyväksymiskierron hallinta -näkymältä, toimittajan tai henkilön taakse määritellystä hyväksymiskierrosta sekä asiatarkastajalistoilta.
Hyväksymiskierron määrittäminen
Kun hyväksymiskierto on käytössä, voidaan Hyväksymiskierron hallintaan, toimittaja- sekä henkilörekistereihin ja suoraan laskuille määrittää hyväksymiskiertoja, eli asettaa tietyt asiatarkastajat ja hyväksyjät, joille lasku ohjataan tarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi. Lisäksi, Procountoriin on mahdollista luoda asiatarkastajalistoja, jotka sisältävät valmiiksi tietyt asiatarkastajat ja hyväksyjät ja lista voidaan asettaa käyttöön Hyväksymiskierron hallinnassa, toimittaja- ja henkilörekisterissä tai suoraan laskuille.
Hyväksymiskierron hallinnan hyväksymiskierto
Hyväksymiskierron hallinnan Hyväksymiskierron tiedot -osioon voidaan määrittää oletushyväksymiskierto tai asiatarkastajalista, jota käytetään oletuksena niillä toimittajilla ja henkilöillä, joille ei ole liikekumppanirekisterissä asetettu toimittaja- tai henkilökohtaista hyväksymiskiertoa. Jos toimittajalle tai henkilölle on kuitenkin asetettu rekisteriin hyväksymiskierto, käytetään kyseisille toimittajille kohdistuvilla ostolaskuilla ja henkilöille kohdistuvilla matka- ja kululaskuilla rekisteriin asetettua hyväksymiskiertoa.
Toimittajan ja henkilön hyväksymiskierto
Toimittaja- tai henkilökohtainen hyväksymiskierto voidaan määrittää liikekumppanirekisterissä toimittajan tai henkilön Perustiedot-näkymällä, Hyväksymiskierron tiedot –osiossa. Kyseinen osio on näkyvissä, kun hyväksymiskierto on käytössä.
Jos liikekumppanille on käsin määriteltävän hyväksymiskierron sijaan valittuna Hyväksymiskierron tiedot –osion Asiatarkastajalista-valikosta jokin asiatarkastajalista, ei yksittäisiä asiatarkastajia ja hyväksyjiä pääsee tällöin muuttamaan liikekumppanin tiedoissa, vaan ne täydentyvät automaattisesti valitun listan mukaisesti.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymän asetuksissa määritetään, kuinka monta asiatarkastajaa ja hyväksyjää voidaan asettaa samaan hyväksymiskiertoon ja tämä asetus pätee myös liikekumppanirekisteriin.
Liikekumppanirekisterissä asetettuja oletuksia käytetään, kun kyseiselle liikekumppanille laaditaan lasku Procountorissa, tai kun toimittajalta saapuu lasku verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta.
Jos halutaan asettaa massana samanlainen hyväksymiskierto kerralla usealle liikekumppanille, voidaan tässä hyödyntää liikekumppanirekisterin Muokkaa useita –toimintoa.
Suoraan laskulle määritettävä hyväksymiskierto
Osto-, matka- ja kululaskujen tietoihin tulee asiatarkastajiksi ja hyväksyjiksi ensisijaisesti liikekumppanirekisterissä määritetyn hyväksymiskierron mukaiset henkilöt. Jos hyväksymiskiertoa ei ole määritetty rekisterissä, tuodaan hyväksymiskierto Hyväksymiskierron hallinnasta.
Lasku-näkymän Hyväksymiskierron asetukset -osiossa voidaan määritellä myös laskukohtaisesti asiatarkastajat ja hyväksyjät, joko käyttäen valmiita asiatarkastajalistoja tai määrittelemällä asiatarkastajat ja hyväksyjät tapauskohtaisesti.
Asiatarkastajalistat
Kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta > Asiatarkastajalistat-painike päästään määrittämään asiatarkastajalistoja, joille asetettavat tarkastajat ja hyväksyjät tulevat laskuille, joilla lista on käytössä. Asiatarkastajalistoja päästään määrittämään, kun hyväksymiskierto on käytössä.
Jos asiatarkastajalistaa muokataan, päivittyvät muutokset niiden liikekumppanien hyväksymiskiertoon, joille kyseinen lista on rekisterissä valittu. Muutokset eivät päivity vanhoille laskuille, vaan tulevat käyttöön uusille laskuille.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymän asetuksissa määritetään, kuinka monta asiatarkastajaa ja hyväksyjää voidaan asettaa samaan hyväksymiskiertoon ja tämä asetus pätee myös asiatarkastajalistoihin.
Asiatarkastajalistat-näkymällä on käytettävissä oheiset painikkeet:
- Lisää-painikkeella lisätään uusi tyhjä asiatarkastajalista. Lista nimetään, minkä jälkeen Asiatarkastaja- ja Hyväksyjä-alasvetovalikoista valitaan listalle halutut asiatarkastajat ja hyväksyjät.
- Tallenna-painikkeella tallennetaan tiedot.
- Poista-painikkeella voidaan tarvittaessa poistaa tietty asiatarkastajalista. Poistettava lista aktivoidaan hiirellä klikkaamalla ennen Poista-painikkeen painamista. Kun lista poistetaan, poistuu se käytöstä niiltä liikekumppaneilta, joilla kyseinen lista on ollut valittuna.
Laskun kiertoon lähettäminen
Kun lasku laaditaan Procountoriin käsin, voi laskun laatija lähettää laskun hyväksymiskiertoon Lasku-näkymän Lähetä kiertoon -painikkeella, jolloin laskusta lähtee sähköposti-ilmoitus asiatarkastajalle tai asiatarkastajille (jos sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä). Jos laskusta on lähdössä Lähetä kiertoon -painiketta painettaessa sähköposti-ilmoitus, avautuu painikkeen painamisen jälkeen Vahvista kiertoon lähettäminen -ikkuna, jossa kerrotaan, kenelle ja mihin osoitteeseen ilmoitus on lähdössä. Kiertoon lähetys vahvistetaan valitsemalla Kyllä.
Sähköposti-ilmoitukset
Jos lasku saapuu ohjelmaan verkkolaskuna tai skannauspalvelusta, lähtee laskusta automaattisesti sähköposti-ilmoitus laskun asiatarkastajalle tai -tarkastajille laskun saapuessa, eli sitä ei tarvitse käyttäjän toimesta lähettää kiertoon. Sähköposti-ilmoitus vastaanotetusta ostolaskusta lähetetään, kun Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle on valittu Käytä hyväksymiskiertoa ostolaskuilla ja määritelty yksi tarkastaja tai hyväksyjä.
Automaattinen ilmoitus saapuneesta verkkolaskusta tai skannauspalvelun kautta saapuneesta laskusta lähetetään, kun seuraavat edellytykset täyttyvät:
- Kun hyväksymiskierto on käytössä:
- Asiatarkastaja tai hyväksyjä on Omissa tiedoissa ja asetuksissa määrittänyt, että hän haluaa vastaanottaa sähköposti-ilmoituksia tarkastettavista laskuista.
- Lasku kohdistuu y-tunnuksen tai pankkitilinumeron perusteella liikekumppaniin ja liikekumppanille on määritetty rekisterissä oletusasiatarkastaja tai -hyväksyjä.
- Jos liikekumppanille ei ole määritetty oletusasiatarkastajaa tai -hyväksyjää, Hyväksymiskierron hallinnassa on määritetty vähintään yksi asiatarkastaja tai hyväksyjä, jolle ilmoitus lähetetään ja kyseisellä henkilöllä on sähköposti-ilmoitukset sallittuna ohjelmasta.
- Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle on valittu Käytä hyväksymiskiertoa ostolaskuilla.
Procountorista lähtevät hyväksymiskierron sähköposti-ilmoitukset lähetetään kootusti vastaanottajille noin puolen tunnin välein. Jos asiatarkastaja tai hyväksyjä saa käsiteltäväkseen useamman laskun kerralla, kootaan ajastettuun sähköposti-ilmoitukseen kaikki samalle käyttäjälle osoitetut käsiteltävät laskut.
Sähköposti-ilmoituksessa on mukana linkki, joka vie Procountorin kirjautumissivulle. Kirjauduttaessa ohjelmaan sähköposti-ilmoituksessa olleen linkin kautta, avautuu kirjautumisen jälkeen suoraan Tositteiden haku –näkymä, johon on haettuna kaikki sähköposti-ilmoituksessa mainitut laskut.
Hyväksymiskierron hallinta -näkymän asetuksissa on mahdollista ottaa käyttöön Hyväksymiskierron järjestys –asetus, joka tarkoittaa, että ilmoitus tarkastettavasta tai hyväksyttävästä laskusta lähtee aina kerrallaan vain seuraavana vuorossa olevalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Oletuksena asetus ei ole käytössä.
Kun Hyväksymiskierron järjestys -asetus ei ole käytössä, lähtee ilmoitus saapuneesta kerralla kaikille laskun asiatarkastajille, eikä ole merkitystä, missä järjestyksessä tarkastaminen tapahtuu. Kun lasku on asiatarkastettu, lähtee laskusta ilmoitus kerralla kaikille laskulle määritetyille hyväksyjille (jos useampi kuin yksi). Lue tarkemmin hyväksymiskierron järjestyksen asetuksista täältä.
Tarkastettavien laskujen haku ja tarkastaminen
Laskujen asiatarkastaminen ja hyväksyntä tapahtuvat laskujen Tarkastaminen-näkymällä, jonne päästään esimerkiksi Tositteiden hausta, johon päästään päävalikon kohdasta Haku > Tositteiden haku. Tarkastusta odottavat laskut näytetään myös ohjelman etusivun Tarkastettavat laskut -widgetissä, Hei, käyttäjä -widgetissä ja Laskujen hyväksymiskierto -näkymällä. Lue lisää laskujen tarkastamisesta ja Tarkastaminen-näkymän kentistä täällä.
Laskujen hyväksymiskierron tehokas käyttö
Yllä on esitetty perusasiat ja -edellytykset laskujen hyväksymiskierron asettamiseen. Tässä osiossa esitellään vielä muutama hyödyllinen vinkki liittyen hyväksymiskierron muokkaamiseen ja hyväksymiskierrossa olevien laskujen seurantaan.
Kun muutoksia jo käytössä olevaan hyväksymiskiertoon tulee tehdä, niin ensimmäisenä kannattaa miettiä sitä, mille tasolle muutokset on luontevinta tehdä:
- Jos liikekumppaneille ei ole määritetty erikseen liikekumppanikohtaisia asiatarkastajia, hyväksyjiä tai ennalta luotuja asiatarkastajalistoja, niin hyväksymiskiertoon tehtävät muutokset kannattaa tehdä tällöin Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle – jos ympäristön yleisellä tasolla määritetty asiatarkastaja tai hyväksyjä vaihdetaan tällä näkymällä, niin vaihdos tulee voimaan kaikilla tulevilla laskuilla toimittajasta riippumatta.
- Jos taas liikekumppaneille on määritetty erikseen liikekumppanikohtaisia asiatarkastajia, hyväksyjiä tai ennalta luotuja asiatarkastajalistoja, niin hyväksymiskiertoon tehtävät muutokset kannattaa tehdä tällöin liikekumppanien taakse. Kun esimerkiksi kokonaan uusi, halutut henkilömuutokset sisältävä asiatarkastajalista luodaan Hyväksymiskierron hallinta -näkymällä, niin kyseinen lista voidaan asettaa kätevästi kaikille halutuille toimittajille liikekumppanirekisterin Muokkaa useita –toiminnon avulla – tällöin henkilömuutos tulee päivitetyksi helposti kerralla kaikille niille toimittajille, joihin muutos halutaan tehdä. Jos taas muutoksia tehdään jo olemassa olevaan asiatarkastajalistaan, joka on käytössä tietyillä liikekumppaneilla, niin listan sisälle tehty muutos päivittyy myös liikekumppaneiden taakse.
Jos henkilömuutoksen yhteydessä halutaan selvittää, mitä laskuja vanhalla hyväksymiskierrossa olevalla henkilöllä on vielä odottamassa asiatarkastusta tai hyväksyntää, voidaan asiaa tarkastella Laskujen hyväksymiskierto -näkymän avulla. On huomiotava, että Hyväksymiskierron hallinta -näkymälle tai liikekumppanirekisteriin tehdyt muutokset eivät vaikuta takautuvasti jo aiemmin hyväksymiskiertoon asetettuihin laskuihin, joten Laskujen hyväksymiskierto -hakunäkymää käyttämällä voidaan varmistaa, että vanhalle asiatarkastalle tai hyväksyjälle ohjatut laskut tulevat varmasti tarkastettua ja hyväksyttyä. Laskujen hyväksymiskierto -näkymällä vanhalle henkilölle ohjattuja laskuja voidaan hakea Tarkastaja/Hyväksyjä -kentän avulla, kun tähän kenttään asetetaan kyseisen henkilön nimi muodossa Sukunimi, Etunimi.