Tositteiden haun Maksaminen-valikosta löytyy Usean laskun maksaminen -toiminto, jolla päästään laittamaan maksuun yhdellä kertaa useita hakutuloslistalla olevia laskuja tai palkkalaskelmia. Usean laskun maksaminen -toiminnolla maksettaessa on maksutapa aina Tilisiirto, eli ulkomaanmaksu-, pikamaksu tai palkanmaksu- maksutapoja ei voida usean laskun maksamisessa käyttää.
Usean laskun maksamisen vaiheet ovat seuraavat, joista on kustakin kerrottu tarkemmin tässä ohjeessa.
- Valitse maksettavat laskut Usean laskun maksaminen -näkymällä
- Tee mahdolliset muokkaukset laskukohtaisiin maksupäiviin ja viesteihin
- Määritä kaikkia maksettavia laskuja yhteisesti koskevat maksutiedot
- Maksa laskut (Maksa-painike) tai merkitse ne Maksettu muualla –tilaan (Merkitse maksettu muualla –painike)
Maksettavien laskujen valitseminen
Valittaessa Tositteiden haun Maksaminen-valikosta Usean laskun maksaminen, avautuu Usean laskun maksaminen -näkymä, jolle tuodaan kaikki hakutuloksissa sillä hetkellä olevat laskut.
Sellaiset laskut, joita ei voida maksaa usean laskun maksamisen kautta, näytetään listalla keltaisella tai punaisella värillä syystä riippuen ja laskulistauksen Virhe-sarakkeessa näytetään syy sille, miksi laskua ei voida maksaa. Keltaisella värillä näytetään sellaiset laskut, joiden tiedot ovat jollain tapaa puutteelliset ja punaisella värillä ne laskut, jotka ovat sellaisessa tilassa, ettei niitä voida maksaa.
Laskua ei voida laittaa Usean laskun maksaminen –toiminnolla maksuun seuraavissa tilanteissa:
- Lasku tai osa siitä on jo laitettu maksuun
- Lasku on maksukiellossa
- Lasku on hyvityslasku, eli sen loppusumma on negatiivinen
- Laskun maksutavaksi on valittu Ulkomaanmaksu tai Pikamaksu
- Lasku on tiedoiltaan puutteellinen
Maksettavien tai Maksettu muualla –merkittävien laskujen valinnassa voidaan hyödyntää näkymän yläosassa olevaa Valitse-painiketta, josta avautuvassa valikossa on käytettävissä seuraavat vaihtoehdot laskujen valitsemiseksi. Oletuksena yhtään riviä ei ole valittuna.
- Valitse kaikki –valinnalla saadaan valittua kerralla kaikki laskut, eli myös sellaiset, joita ei voida laittaa maksuun, mutta jotka voidaan kuitenkin merkitä Maksettu muualla –tilaan.
- Valitse maksukepoiset -valinnalla saadaan valittua kaikki sellaiset laskut, jotka voidaan laittaa maksuun Usean laskun maksaminen -toiminnolla.
- Valitse hyväksytyt -valinnalla saadaan valittua kaikki Hyväksytty-tilassa olevat laskut.
- Tyhjennä-valinnalla saadaan poistettua tehty valinta kaikilta laskuilta.
Tarvittaessa laskuja voidaan valita myös yksitellen rastittamalla listauksen vasemmassa laidassa oleva valintaruutu kunkin maksettavan laskun rivin kohdalta. Jos jokin lasku on valittu maksettavaksi ja sitä ei halutakaan maksaa, voidaan siltä poistaa valinta ennen Maksa- tai Merkitse maksettu muualla -painikkeen painamista.
Laskukohtaisten tietojen muokkaaminen
Usean laskun maksaminen –näkymällä listatuille laskuille päästään vielä tarvittaessa laskukohtaisesti muuttamaan maksupäivää ja maksun mukana lähtevää viestiä. Maksupäivä päästään muokkaamaan laskulistauksen Maksupäivä-sarakkeeseen valitun laskun kohdalle ja viestiä voidaan muokata puolestaan Viesti-sarakkeessa.
Muut tiedot eivät ole laskukohtaisesti muokattavissa usean laskun maksamisen kautta, eli ne tulee käydä tarvittaessa erikseen muokkaamassa yksittäisen laskun Lasku-näkymällä ennen kuin lasku laitetaan maksuun.
Laskulistauksen yläpuolella olevien Laskun tiedot –painikkeen ja Lasku-painikkeen oikean laidan valikon kautta päästään siirtymään yksittäisen laskun tietoihin. Kyseisistä painikkeista avautuvat sen laskun tiedot, joka on laskulistauksessa valittuna. Lasku valitaan laskun riviä listauksessa klikkaamalla.
- Laskun tiedot -painike tuo sivun alaosaan tiedot valitun laskun toiminpiteistä sekä laskulle määritellyistä asiatarkastajista ja hyväksyjistä.
- Lasku-painike avaa Lasku-näkymän tiedot. Painikkeen oikean laidan valikon kautta päästään siirtymään myös laskun muille näkymille (Kirjanpito, Dimensiot, Esikatselu, Liitteet).
Valittuja laskuja koskevien maksutietojen määrittäminen
Usean laskun maksaminen -näkymän Maksutiedot-osiossa määritetään maksuja yhteisesti koskevat tiedot.
- Maksutapa-valikossa näytetään maksutapana Tilisiirto ja maksutapaa ei voida muuttaa, eli Usean laskun maksaminen –toiminnolla maksettaessa käytetään aina kyseistä maksutapaa.
- Tililtä-valikossa määritetään, miltä tililtä maksu tehdään. Valikossa näytetään kaikki tilit, jotka on tallennettu maksutileiksi Pankkiyhteydet-näkymälle ja tilinumeron perässä näytetään kyseisen tilin viimeisimmän tiliotteen saldo.
- Käytä maksupäivää –valinta rastitetaan, jos halutaan käyttää kaikilla kerralla tehtävillä maksuilla keskenään samaa maksupäivää.
- Jos valinta rastitetaan, käytetään valinnan oikealla puolella olevassa päivämäärä-kentässä valittua maksupäivää kaikilla maksuilla. Oletuksena kentässä on kuluva päivä, mutta tätä voidaan muuttaa.
- Jos valintaa ei rastiteta, lähtee kukin lasku maksuun laskukohtaisesti asetetulla maksupäivällä, joka voidaan asettaa listauksessa kunkin laskun osalta erikseen. Oletuksena maksupäiväksi tulee laskun eräpäivä.
- Maksetaan yhteensä –kentässä näytetään maksettavaksi valittujen laskujen maksettava summa yhteensä.
Maksaminen ja Maksettu muualla -merkintä
- Maksa-painiketta painetaan, kun maksuun halutut laskut on valittu ja maksupäivät sekä maksutili määritetty. Painiketta painettaessa tulee maksajalle vielä varmistuskysymys maksamisesta. Maksa-painikkeen painamisen jälkeen laskujen tilaksi tulee Odottaa siirtoa pankkiin.
- Laskut siirtyvät pankkiin normaalisti niille asetettujen maksupäivien mukaisesti. Täältä näet Procountorin maksuaikataulut.
- Merkitse maksettu muualla -painikkeella voidaan valitut laskut kuitata kerralla Maksettu muualla -tilaan, jos lasku on maksettu esimerkiksi käteisellä tai se ei ole automaattisesti kuittaantunut maksetuksi tiliotteen tietojen perusteella.
- Ennen kuin painetaan Merkitse maksettu muualla –painiketta, tulee laskulle olla asetettuna oikea maksupäivä laskulistauksen Maksupäivä-kenttään (tai näkymän yläosan Maksutiedot-osioon, jos Käytä maksupäivää - valinta on rastitettuna).