Ostolaskujen tarkastaminen ja hyväksyminen on mahdollista, mikäli yrityksellä on käytössä Laskujen hyväksymiskierto Procountorin kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Hyväksymiskierron hallinta. Tarkemmat tiedot laskujen hyväksymiskierrosta löytyvät täältä.
Tarkastamisen ja hyväksymisen ero on se, että vasta hyväksyminen tekee tositteista liiketapahtumia. Hyväksymisen jälkeen tosite tulee vielä maksaa Maksaminen-näkymällä (Siirry > Maksaminen).
Laskujen tarkastamisen ja hyväksymisen kaksivaiheinen prosessi
1. Kuinka lasku saapuu?
- Lasku voi saapua Procountoriin joko elektronisesti tai kirjaamalla paperinen lasku manuaalisesti ohjelmaan.
- Mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on päällä ja lasku saapuu elektronisesti, laskun saapumisesta lähtee viesti laskun ensimmäiselle tarkastajalle.
- Kun taas lasku kirjataan ohjelmaan manuaalisesti, laskulla tulee painaa Lähetä kiertoon –painiketta, jotta ohjelma lähettää laskun valitulle asiatarkastajalle.
2. Mistä löydän laskun?
- Asiatarkastajille ja hyväksyjille tulee joko vuorollaan tai yhtäaikaa (lisää laskun hyväksymiskierron järjestyksestä täällä) sähköpostiviesti tarkastettavasta laskusta, jonka linkkiä pitkin pääsee suoraan tarkastamaan laskuja.
- Lasku löytyy Procountorin etusivun Tarkastettavat laskut -widgetissä, Hei, käyttäjä -widgetistä ja Tositteiden haun Tarkastettavien haussa. Hakunäkymät näyttävät kaikki sillä hetkellä yhdelle henkilölle tarkastettavana olevat laskut.
- Siirry edellä mainittuja reittejä pitkin laskun Tarkastaminen-näkymälle ja paina Asiatarkasta tai Hyväksy.
- Tilanteessa, jossa et voi hyväksyä laskua, voit käyttää Poikkeus-painikkeen alta löytyviä Palauta kesken, Maksukieltoon, Palauta edelliselle, Ohjaa toiselle ja Mitätöi -painikkeita.
Voit tarkastaa ja hyväksyä laskuja myös Procountor Minillä!
Tarkastaminen-näkymän painikkeet
Yläosan painikkeet
Asiatarkasta
- Painike muodostaa laskulle asiatarkastusleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä asiatarkastuskommentti.
- Ohjelma tarkistaa ostolaskuilta, löytyykö vastaavilla tiedoilla samanlaisia laskuja ja varoittaa Tarkastaminen-näkymällä kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, mikäli Procountorista löytyy samankaltainen lasku.
- Kun ostolaskujen tai matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt asiatarkastajat ovat laskun tarkastaneet, siirtyy lasku tilaan Asiatarkastettu. Jos Käyttöasetuksissa on valittu, että asiatarkastuksen ja hyväksynnän täytyy tapahtua järjestyksessä, lähetetään asiatarkastuksesta automaattisesti sähköpostimuistutus seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle. Jos seuraavalla asiatarkastajalla/ hyväksyjällä ei ole sähköpostiosoitetta syötettynä käyttäjän omiin tietoihin, ohjelma huomauttaa siitä.
- Kun käyttäjä joka ei ole seuraava jonossa oleva asiatarkastaja tarkastaa laskun, ohjelma huomauttaa, että kyseinen henkilö ei ole hyväksymiskierron seuraava tarkastaja.
- Lasku voidaan asiatarkastaa, vaikka hyväksymiskierto ei olisi käytössä.
Hyväksy
- Painike muodostaa laskulle hyväksymisleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä hyväksymiskommentti.
- Kun ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä ja kaikki määritellyt hyväksyjät ovat laskun hyväksyneet, siirtyy ostolasku tilaan Hyväksytty.
- Hyväksymiskierrossa olevaa laskua ei voi hyväksyä ennen kuin se on asiatarkastettu, jos laskulle on määritelty asiatarkastajia.
Poikkeus
Painikkeen takaa löytyy valinnat Palauta kesken, Maksukieltoon, Palauta edelliselle, Ohjaa toiselle ja Mitätöi.
- Palauta kesken–valinta palauttaa laskun Asiatarkastettu tai Hyväksytty-tilasta takasin Kesken-tilaan.
- Maksukieltoon-valinta muodostaa laskulle maksukieltoleiman, jossa näkyy käyttäjän nimi, päiväys ja kellonaika sekä kommentti. Laskun tilaksi tulee Maksukiellossa. Maksukiellossa olevaa laskua ei voi laittaa maksuun. Maksukielto voidaan peruuttaa painamalla Hyväksy-painiketta Tarkastaminen näkymällä.
- Palauta edelliselle -valinnalla voidaan hyväksymiskierrossa oleva tosite palauttaa edelliselle asiatarkastajalle/hyväksyjälle. Laskun on oltava tilassa Kesken, Asiatarkastettu, Vastaanotettu, Maksukiellossa tai Hyväksytty.
- Ohjaa toiselle -valinnalla voidaan hyväksymiskierrossa oleva tosite ohjata toiselle asiatarkastajalle/hyväksyjälle. Tällöin avautuu ikkuna, jossa voidaan valita toinen tarkastaja. Ohjaa toiselle-valinta tulee aktiiviseksi, kun tosite on tilassa Kesken.
Lähetä kiertoon
- Painike lähettää laskusta sähköpostilla muistutuksen seuraavalle asiatarkastajalle tai hyväksyjälle.
- Jos Yrityksen tietojen Hyväksymiskierron hallinta-sivulla on päällä Hyväksymiskierron järjestys -asetus, lähtee asiatarkastusta odottavasta laskusta sähköposti ensimmäiselle asiatarkastajalle. Jos asetus ei ole päällä, lähtee viesti kaikille asiatarkastajille.
- Viesti lähetetään niin monta kertaa kuin painiketta painetaan ja lähetys hyväksytään. Jos lasku on jo aiemmin lähetty kiertoon, ohjelma huomauttaa siitä.
- Asiatarkastajien ja hyväksyjien sähköpostiosoitteet tulee olla syötettynä käyttäjän omiin tietoihin ja asetuksiin.
Ohjelma varoittaa tuplalaskusta kiertoon lähettämisen, asiatarkastamisen ja hyväksynnän yhteydessä, jos se löytää Procountorista kaksi laskua, joissa:
- Eräpäivät tai laskun päivät täsmäävät
- Laskuttajan laskunumerot tai viitenumerot täsmäävät
- Laskuttajan nimi tai laskuttajan rekisteritiedot täsmäävät
- Laskujen summat täsmäävät
Huomioitavaa on, että varoitusta tuplalaskuista ei tule Usean laskun tarkastaminen -näkymällä.
Päivitä varasto
- Painike on näkyvissä, jos Procountorin varastotoiminnot ovat käytössä.
Keskustelu
- Painikkeesta avautuu laskukohtainen keskustelu, johon voidaan kirjoittaa laskuun liittyviä kommentteja ja kysymyksiä laskun asiatarkastajille ja hyväksyjille.
- Keskustelu näkyy kaikille, joilla on vähintään katseluoikeudet kyseiselle laskulle.
- Laskukohtainen keskustelu on mahdollista ottaa käyttöön Käyttöasetuksista.
Siirry
- Painikkeen takaa löytyvät valinnat Lasku, Kirjanpito, Dimensiot, Maksaminen, Tiliote sekä Esikatselu.
- Lasku-valinnalla pääsee tarkastelemaan laskunäkymää.
- Kirjanpito -kohdasta pääsee kirjanpitosivulle.
- Dimensioista päästään määrittelemään dimensioita.
- Maksaminen -sivulle pääsee Maksaminen-valinnalla.
Edellinen ja Seuraava
- Edellinen-painikkeen kautta pääset siirtymään edeltävän laskun Tarkastaminen-näkymälle ja vastaavasti Seuraava-painikkeesta pääset seuraavalle laskulle.
X-painike
- Painike sulkee sivun.
Alaosan painikkeet
Aseta dimensiot
- Painikkeella päästään siirtymään tositteen Dimeniot-näkymälle ja asettamaan dimensiointeja.
Aseta viennin dimensiot
- Painike aktivoituu, kun haluttu vienti valitaan.
- Painikkeen kautta päästään asettamaan viennin dimensiot.
Hae ostotilauksia
- Painikkeella haetaan laskulle kohdistettavia ostotilauksia.
Ostotilaus
- Painikkeen avulla siirrytään ostolaskulle kohdistettuun ostotilaukseen.
Poista kohdistus
- Painike poistaa kohdistetun ostotilauksen.
Näkymän kentät
Laskun tiedot
- Näkymällä on listattu koonti laskun sisällöstä.
- Muistiinpanot-kenttään on mahdollista kirjoittaa muistiinpanoja. Muistiinpanot laskulta -kenttä löytyy myös Lasku-näkymän Lisätiedot-osiosta, sekä laskun Kirjanpito-sivulta.
Laskulle määritellyt tarkastajat
- Kenttä listaa kyseisen laskun asiatarkastajat ja hyväksyjät.
Laskun tapahtumatiedot
- Kentässä listataan kaikki laskun toimenpiteet, toimenpiteen laatija ja laatimisen aikaleima.
Dimensiot
- Kentässä päästään tarkastelemaan tositteen dimensioita ja tarvittaessa muuttamaan niitä.
Laskulle kohdistetut ostotilaukset
- Kentässä pystyy hakemaan laskulle kohdistettuja ostotilauksia.
Laskun liitteet ja laskun kuva
Laskun liitteitä ja kuvaa voi tarkastella laskunäkymän oikeaan reunaan avautuvan sivuvalikon kautta. Liitteet-ikkunassa voidaan laskulle lisätä liitetiedostoja raahaamalla ne ikkunaan. Vaihtoehtoisesti voidaan liitteet lisätä Lisää tiedostoja -painikkeen kautta vaihtoehdoista Lisää tietokoneelta, Lisää dokumenteista ja Lisää kuiteista.
Usean laskun tarkastaminen
Usean laskun tarkastaminen -näkymällä on mahdollista tarkastaa ostolaskuja massana.
- Hae tarkastamista vaativat ostolaskut Tositteiden haussa.
- Paina Tarkastaminen (nuoli-ikoni) ja Usean laskun tarkastaminen.
- Valitse tarkastettavat laskut näkymältä.
- Paina Asiatarkasta tai Hyväksy.
Näkymän painikkeet
Asiatarkasta
- Painike merkitsee valitut laskut kyseisen käyttäjän osalta tarkastetuiksi.
Hyväksy
- Painike merkitsee laskut Hyväksytty-tilaan.
Palauta kesken
- Painike palauttaa laskut Asiatarkastettu tai Hyväksytty -tilasta Kesken-tilaan.
Maksukieltoon
- Painike asettaa laskut Maksukieltoon.
Valitse
- Valitse kaikki –painike valitsee kaikki näkymän tarkastamista odottavat laskut.
- Valitse omaa asiatarkastusta odottavat –painike valitsee näkymältä vain ne laskut, joihin sinut on asetettu seuraavaksi tarkastajaksi.
- Valitse omaa hyväkymistä odottavat –painike valitsee näkymältä vain ne laskut joihin, sinut on asetettu hyväksyjäksi.
- Tyhjennä –painike tyhjentää valinnat.
Laskun tiedot
- Painike näyttää valitun laskun tapahtumatiedot näkymän alaosassa.
Lasku
- Painikkeen (ja viereisin nuoli-ikonin) avulla siirrytään yksittäisen laskun Lasku-näkymälle ja muille näkymille.