Henkilökunta –rooli on helppo ja nopea valinta käyttäjälle, joka saa nähdä vain omat palkkansa, sekä luoda ja tallentaa omat matka- ja kululaskunsa. Henkilökunnalle tehtyjen tunnusten avulla tehostat Procountorin käyttöä, koska:
- Palkkalaskelmia ei tarvitse lähettää jatkossa erikseen palkansaajille, vaan he voivat käydä itse katsomassa laskelmansa Procountorista.
- Säästät aikaa ja rahaa.
- Matka- ja kululaskujen laadinta automatisoituu ja paperikuitteja ei tarvitse toimittaa erikseen, koska työntekijät voivat itse laatia matka- ja kululaskuja joko tietokoneella tai Procountor Mini -sovelluksella.
Kuinka henkilökunnalle luodaan omat tunnukset?
- Ympäristön pääkäyttäjä (tai muu käyttäjä, jolla on oikeudet käyttäjähallintaan) luo uuden käyttäjän päävalikon kohdassa Hallinta > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Luo uusi käyttäjä, ja asettaa käyttäjälle rooliksi Henkilökunta.
- Henkilökuntaroolilla ei ole mahdollista nähdä muita Procountorin ominaisuuksia, kuin omat palkkalaskelmat, omien matka- ja kululaskujen laadinta ja omien tietojen päivittäminen.
- Uusi käyttäjä lisätään joko käyttäjätunnusten luomisen yhteydessä tai hänet on jo lisätty henkilörekisteriin. Tässä kohtaa on huomioitava, että käyttäjän henkilötunnus henkilörekisterissä määritettynä.
- Mikäli käyttäjää ei lisätä käyttäjätunnusten luomisen yhteydessä henkilörekisteriin, käyttäjä tulee liittää manuaalisesti henkilörekisterissä olevaan tietoon kohdassa Rekisterit > Henkilörekisteri > Etsi henkilö rekisteristä ja aktivoi henkilön rivi > Paina Yhdistä käyttäjään > Etsi käyttäjätunnus listalta ja paina Valitse.
- Henkilörekisteriin liittäminen mahdollistaa omien palkkojen selailun ja kululaskujen laadinnan.
- Toimita tunnukset käyttäjälle, joko suoran tai valitse, että Procountor toimittaan ne määritettyihin yhteystietoihin.
- Lisää tietoa käyttäjätunnusten luomisesta löytyy täältä.
Mihin käyttäjä kirjautuu ja mitä hän tarvitsee tehokkaaseen käyttöön?
Procountorin tietokoneversioon kirjaudutaan osoitteessa secure.procountor.com. Ensimmäisellä kirjautumisella käyttäjä tarvitsee käyttäjätunnuksen ja salasanan. Tällä sivulla on kerrottu tarkemmin käyttäjän ensimmäisestä kirjautumisesta.
- Ensimmäisellä kirjautumisella on hyvä tarkistaa omat tiedot ja asetukset, joihin tulee määrittää puhelinnumero, sähköpostiosoite ja hetu, jotta laskujen laadinta onnistuu ja ongelmatilanteissa käyttäjä voi tunnistautua Procountorin asiakaspalveluun. Omat tiedot ja asetukset löytyvät ohjelman yläkulmasta oikealta.
Matka ja kululaskujen luonti aloitetaan Procountorin tietokoneversiossa kohdasta Uusi > Matka- ja kululasku. Kun käyttäjäroolina on Henkilökunta, laskuja voi laatia vain itselleen. Ohjelma ehdottaa automaattisesti kyseistä käyttäjää laskulle. Valitse onko kyseessä Matka- vai kululasku ja paina Luo lasku –painiketta. Tarkemmat ohjeet laskun kentistä löydät täältä.
Matka- ja kululaskujen luonnin jälkeen omat laskut löytyvät ohjelman kohdasta Haku > Tositteiden haku.
Jotta matka- ja kululaskujen laadinta olisi mahdollisimman mutkatonta käyttäjän on hyvä ladata Procountor Mini sovellus, jolla voi laatia matka- ja kululaskuja suoraan älypuhelimella. Laatimisen jälkeen nämä laskut välittyvät suoraan Procountoriin, josta ne menevät yrityksen jatkokäsiteltäväksi. Minin avulla voidaan ottaa kuvia kuiteista ja tehokkaasti sisällyttää matkalaskuun useita etappeja matkan varrelta. Matkalaskujen laadinta ja kuittien kuvaus ovat Mini -sovelluksessa maksullisia toimintoja. Lisää tietoa sovelluksesta löytyy täältä.
Palkkalaskelmia on mahdollista selailla ohjelma kohdassa Palkat > Palkkalistojen haku. Tarkempaa tietoa omien palkkalaskelmien hakemisesta on saatavilla täältä.