Matka- ja kululaskujen kentät ja painikkeet – Procountor

Tällä sivulla esitellään matka- ja kululaskujen kentät ja painikkeet. Matka- tai kululaskun Lasku-näkymälle päästään joko avaamalla jo olemassa oleva lasku Tositteiden haun kautta, tai luomalla uusi matka- tai kululasku ohjelman kohdassa Uusi > Matka- tai kululasku. Ohjeet matka- ja kululaskujen luomiseen löytyvät täältä: Matka- ja kululaskun laadinta

Lasku-näkymän kentät

Henkilön osoite

Nimi-, tarkenne- ja katuosoitekenttiin mahtuu 80 merkkiä.
Postinumerokenttään mahtuu 20 merkkiä. Postitoimipaikkakenttään mahtuu 40 merkkiä.
Nimi on pakollinen tieto.

Matkatiedot (matkalaskulla)

Lähtöpvm ja -aika

Kenttään mahtuu 40 merkkiä. Tiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.

Paluupvm ja -aika

Kenttään mahtuu 40 merkkiä. Tiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.

Paikkakunnat

Kenttään mahtuu 255 merkkiä. Tiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.

Matkan tarkoitus

Kenttään mahtuu 255 merkkiä. Tiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.

Laskutustiedot

Laskun päivä

Laskun päivä on pakollinen valinta.
Oletuksena Procountor ehdottaa kuluvaa päivää.

Laskun numero

Laskulle luodaan numero automaattisesti laskun tallennuksen yhteydessä.

Laskun summa

Laskun summa päivittyy automaattisesti, kun tuotteita lisätään laskulle.

Henkilötunnus

Henkilötunnus tuodaan automaattisesti henkilörekisteristä, kun lasku luodaan.
Luonnin yhteydessä voidaan valita, näytetäänkö henkilötunnuksen tarkenne laskulla.
Henkilötunnusta ei myöhemmin pääse muuttamaan.

Maksutiedot

Maksutapa

Maksutapa valitaan alasvetovalikosta, jossa ovat vaihtoehtoina Tilisiirto, Suoramaksu, Clearing, Luottokorttiveloitus, Ulkomaanmaksu, Muu ja Käteinen.

Tilinumero

Maksun saajan pankkitilin syöttäminen on pakollista, jos laskun maksutavaksi on valittu Tilisiirto. Jos lasku on maksettu esim. käteisellä, voidaan pankkitili jättää pois, mutta silloin maksutavaksi on valittava Muu.

BIC-tunnus

Procountor hakee BIC-tunnuksen automaattisesti syötetyn tilinumeron perusteella.

Viitenumero

Viitenumero muodostetaan automaattisesti laskun tallennuksen yhteydessä.
Kenttään on myös mahdollista syöttää oma viitenumero, jos siihen on erityistä tarvetta.
Viitteen maksimipituus on 20 merkkiä.
Procountorin ostotositteilla (ostolasku, matka- ja kululasku) sallitaan kansainvälinen RF-viite.

Eräpäivä

Eräpäivä lasketaan maksuehdon perusteella laskun päivästä. Jos eräpäivää muuttaa, muuttuu myös maksuehto.

Maksuehto

Ensimmäiseen kenttään syötetään vuorokausien lukumäärä ja jälkimmäiseen prosentti.
Maksuehto voi olla 0-999 vuorokautta ja prosentti voidaan antaa väliltä 0-100.
Tiedot tulostuvat laskulle.

Viivästyskorko

Viivästyskorko voi olla 0-999,99.

Alennus-%

Kenttään asetettu alennusprosentti koskee koko laskua. Jos laskuriveillä on käytetty muita alennusprosentteja, ne poistuvat ja niiden tilalle päivittyy laskukohtainen alennusprosentti.
Alennus voi olla 0-100 % ja se vaikuttaa laskun loppusummaan.
Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.

Valuutta ja kurssi

Laskun valuutta valitaan alasvetovalikosta, jolloin kurssi tulee rekisteristä.
Kurssiin voi myös syöttää haluamansa arvon.

Hyväksymiskierron tiedot

Osio on näkyvissä, mikäli matka- ja kululaskujen hyväksymiskierto on otettu käyttöön käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöastukset).
Osion kenttiin määritellään laskun asiatarkastajat ja hyväksyjät.
Laskulle voidaan myös valita valmis asiatarkastajalista.

Lisätiedot

Lisätietoja

Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu. Laskujen sisäänluvun kautta voi tuoda enintään 500 merkkiä.
Lisätiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.
Lisätiedot voidaan syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa kynäpainiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.

Muistiinpanoja

Kenttään syötettävän tekstin määrää ei ole rajoitettu.
Muistiinpanot eivät näy laskun tulostettavassa muodossa.
Muistiinpanot voidaan syöttää suoraan kenttään tai painaa kentän perässä olevaa kynäpainiketta, joka avaa ikkunan tietojen muokkausta varten. Tällöin voidaan käyttää myös rivinvaihtoja. Rivinvaihdot näkyvät kentässä \ -merkkinä.
Muistiinpanot näkyvät laskun Kirjanpito-näkymällä.
Kenttä näkyy myös tositteiden haun hakutuloksessa, mutta sitä ei voi käyttää hakuehtona. Tositteiden haussa hiiren oikeanpuolisesta näppäimestä aukeavan valikon Muistiinpanot-valinta avaa ikkunan, jossa pääsee katsomaan ja muokkaamaan muistiinpanoja riippumatta laskun tilasta.

Hintojen verollisuus ”Yksikköhinnat sis. ALV”

Valinnalla määritellään, sisältääkö laskutettavien tuotteiden hinta arvonlisäveron vai ei.

Kirjanpito riveittäin ”Kirjanpito riveittäin?”

Valinnalla voidaan määrittää, että kirjanpito muodostetaan kirjanpitosivulle riveittäin, jolloin jokaisesta laskurivistä muodostuu erillinen vienti kirjanpitoon sen sijaan, että saman kirjanpitotilin ja alv-kannan alaiset kirjaukset yhdistetään. Oletuksena asetus tulee Käyttöasetuksista, mutta sitä voidaan laskukohtaisesti muuttaa. Jos halutaan käyttää tuotteiden oletustiliöintejä tai –dimensiointeja, on kirjanpito muodostettava riveittäin.

ALV-käsittely

Alv-status ohjaa tositteen alv-käsittelyä. Laskun alv-status haetaan alv-oletuksista. Jos liikekumppanille on määritelty oletustileihin oletus-alv-status, käytetään sitä. Muussa tapauksessa käytetään yleisiä alv-oletuksia. Valittu alv-status on laskukohtainen ja vaikuttaa kaikkiin laskuriveihin, ellei poikkeavaa alv-statusta ole määritelty rivitietoihin.

Rivitiedot

Tuote

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun nimi.
Kenttään mahtuu 80 merkkiä.
Tuotetieto kopioituu laskun kirjanpitosivulle, mikäli lasku tiliöidään riveittäin.

Tuotekoodi

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun koodi.
Kenttään mahtuu 40 merkkiä.

Määrä

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun määrä.
Määrä voi olla 4 desimaalin tarkkuudella.

Yksikkö

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun laskutusyksikkö.

Hinta

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun yhden yksikön hinta.

Alennus-%

Kentässä näkyy rivikohtainen alennusprosentti.
Alennus voi olla 0-100 % ja se vaikuttaa laskurivin Ilman ALV -, ALV yht. - ja Summa-kenttiin.
Alennus-% näkyy laskuriveillä aina kahden desimaalin tarkkuudella.

ALV

Kentässä näkyy rivikohtainen ALV-prosentti.

Ilman ALV

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun veroton hinta.
Yrityksen tietojen käyttöasetuksissa määritellään, näkyykö laskun tulostettavassa muodossa veroton vai verollinen arvo.

ALV-summa

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun ALV-osuus.

Summa

Kentässä näkyy laskutettavan tuotteen/palvelun verollinen hinta.

Kommentti

Kenttään mahtuu 255 merkkiä.
Tiedot näkyvät laskun tulostettavassa muodossa.
Jos lasku tiliöidään riveittäin, näkyy kommentti kirjanpitosivulla.

Näkymän painikkeet

Yläosan painikkeet

Tallenna

Tallentaa laskun tietokantaan ja muodostaa laskulle kirjanpitosivun. Lasku jää tilaan Kesken, ja sitä on vielä mahdollista muokata.
Tallennuksen jälkeen lasku voidaan asiatarkastaa, hyväksyä ja laittaa maksuun.

Merkitse valmiiksi

Painikkeella voidaan lähettää sähköpostitse muistutus Procountorissa hyväksymistä odottavasta laskusta henkilölle, joka on merkitty matka- tai kululaskulle asiatarkastajaksi tai hyväksyjäksi.
Laskun tarkastajan sähköpostiosoite on oltava tallennettu asiatarkastajan omiin tietoihin ja asetuksiin, jotta muistutuksen lähetys onnistuu.

Muokkaa

Valikon alta löytyvät toiminnot Kopioi, Muokkaa muistiinpanoja, Palauta kesken ja Mitätöi.
Kopioi-toiminnolla kopioidaan lasku. Mikäli Tositelaji- tai Liikekumppani-valintoja ei muuteta kopioinnin yhteydessä, syntyy kopioinnin myötä laskunnumeroa, viitettä, laskunpäivää ja eräpäivää lukuun ottamatta identtinen lasku tilaan Kesken. Mikäli Tositelajia tai Liikekumppania muutetaan, tulevat rivitiedot alkuperäiseltä laskulta ja muut tiedot rekisteristä. Lisätietoa laskun kopioinnista löydät täältä.
Muokkaa muistiinpanoja –toiminnolla voidaan muokata laskun muistiinpanoja silloin, kun lasku muuten ei ole enää muokattavassa tilassa.
Palauta kesken -toiminolla palautetaan lasku Kesken-tilaan.
Mitätöi-toiminnolla mitätöidään lasku. Mitätöidyt laskut eivät nouse oletuksena mukaan hakuihin tai raportointiin, eikä niitä voida palauttaa takaisin aktiiviseksi. Mitätöityjä laskuja voidaan kuitenkin hakea ohjelmassa ja ne voidaan tarvittaessa kopioida uusiksi laskuiksi.

Esikatselu

Painikkeen valikon kautta avataan laskun esikatselu uuteen ikkunaan valitussa muodossa. Valikosta löytyvät vaihtoehdot PDF ja HTML. Painettaessa suoraan Esikatselu-painiketta (ilman, että valitaan valikosta erikseen mitään vaihtoehtoa), avautuu esikatselu PDF-muodossa.
PDF-valinta näyttää laskun tulostettavassa PDF-muodossa.
HTML-valinta näyttää laskun tulostettavassa HTML-muodossa.

Keskustelu

Painikkeesta avautuu laskukohtainen keskusteluikkuna, jossa voidaan seurata laskun tapahtumatietoja ja kirjoittaa viestejä muille laskun käsittelijöille.
Lue lisää laskukohtaisesta keskustelusta.
Ominaisuus otetaan käyttöön ohjelman Käyttöasetuskista.

Siirry

Valikon kautta päästään siirtymään laskun eri näkymien välillä.

Edellinen

Painikkeella päästään siirtymään hakutuloksissa olevalle edelliselle laskulle.

Seuraava

Painikkeella päästään siirtymään hakutuloksissa olevalle seuraavalle laskulle.

Sulje (rasti-ikoni)

Painike sulkee näkymän.

Matkatietojen painikkeet

Matkalaskuri

Painike avaa Matkalaskuri-ikkunan.

Lisää seliterivi

Painike lisää uuden, tyhjän, seliterivin.

Kopioi seliterivi

Painike tekee valitusta seliterivistä kopion.

Poista seliterivi

Painike poistaa valitun seliterivin.

Alaosan painikkeet

Hae tuote

Painike avaa tuoterekisterin, josta voidaan poimia tuotteita laskuriveille.
Painikkeen oikean reunan alasvetovalikossa on valittavissa valinnat Hae tuote (oletusvalinta painettaessa Hae tuote –painiketta) tai Hae tuote koodin avulla. Hae tuote koodin avulla -valinta avaa ikkunan, jossa voi hakea laskutettavat tuotteet tai palvelut laskuriville syöttämällä sen tuotekoodin.

Lisää rivi

Painikkeella lisätään tyhjä laskurivi, jolle täytetään tuotetiedot käsin.
Huomoithan, että käsin lisätyt laskurivit eivät kohdistu tuoterekisteriin.

Lisää Eurocard-tapahtumia

Painike avaa Eurocard-tapahtumat -näkymän, jolla laskulle voidaan hakea Eurocard-tapahtumia.
Kyseinen ominaisuus on näkyvissä van niille käyttäjille, joilla on Eurocard-lisäominaisuus käytössä.

Kopioi rivi

Painikkeella kopioidaan valittu laskurivi.
Painikkeen oikean reunan alasvetovalikossa on valittavissa valinnat Kopioi rivi (oletusvalinta painettaessa Kopioi rivi –painiketta) tai Kopioi rivi moneksi, joka luo valitusta laskurivistä halutun määrän kopioita.

Poista rivi

Painike poistaa valitun laskurivin.