Tämä ohje käsittelee asiakkaan lisäämistä asiakasrekisteriin. Asiakas voidaan lisätä joko asiakasrekisterin, tai liikekumppanirekisterin kautta. Edellä mainituista vaihtoehdoista tässä artikkelissa käydään läpi asiakkaan lisääminen asiakasrekisterin kautta.
Asiakasrekisteriin päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Asiakasrekisteri.
Uuden asiakkaan lisääminen
1. Uuden asiakkaan lisäämisen pääset aloittamaan Asiakasrekisteri -näkymältä klikkaamalla Lisää asiakas -painiketta.
2. Lisää asiakas -painike avaa Uuden asiakkaan perustiedot -näkymän, jonne voit syöttää asiakkaan tietoja, kuten asiakkaan nimen ja yhteystiedot. Syötettyäsi tarvittavat tiedot, tallenna tiedot Tallenna-painikkeella.
- Huomioi erityisesti asiakkaan verkkolaskuosoitteiden oikeellinen muoto. Verkkolaskuosoitteen, operaattorin ja operaattoritunnuksen on oltava täysin oikein, jotta laskut voidaan välittää perille.
-
YTJ -painikkeen kautta voit hakea asiakkaan yhteystietoja myös yritys- ja yhteisöhausta.
3. Perustietojen tallennuksen jälkeen voit syöttää asiakaskohtaisia tietoja, kuten oletustuotteita. Oletustuotteita pääset syöttämään valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painikkeen Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitaan Oletustuotteet.
- Oletustuotteeksi voidaan valita tuoterekisterissä olevia tuotteita. Lisää tuote klikkaamalla Lisää-painiketta, jonka kautta pääset hakemaan ja valitsemaan tuotteita tuoterekisteristä Hae tuotteet ja Valitse tuote -painikkeilla. Lopuksi tallenna muutokset painikkeella Tallenna. Oletustuotteiden tietoja voidaan muokata asiakaskohtaisesti. Asiakkaan oletustuotteelle voidaan määritellä muun muassa eri hinta valitsemalla kohta Eri hinta ja sen jälkeen muuttamalla Hinta-solun summaa.
4. Kirjanpidon oletustilin voit tallentaa asiakaskohtaisesti valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painike Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitse Oletustili.
- Aukeavalta näkymältä pääset valitsemaan oletustilit, ALV-oletus-% sekä ALV-status. Tee näkymällä tehdään tarvittavat valinnat, minkä jälkeen tallenna muutokset Tallenna-painikkeella.
5. Oletusdimensioiden tallentaminen asiakaskohtaisesti tapahtuu valitsemalla Asiakkaan perustiedot -näkymältä painike Oletukset, jonka takaa aukeavasta alasvetovalikosta valitaan Oletusdimensiot.
- Valitse aukeavalta näkymältä asiakkaalle sopivat dimensiot, minkä jälkeen tallenna valinnat painamalla Tallenna-painiketta.
6. Täytettyäsi kaikki halutut tiedot uudelle asiakkaalle, paina Tallenna.
Asiakkaan hakeminen ja tietojen ottaminen ulos
Asiakkaan hakeminen
Asiakasrekisteriin tallennettuja asiakkaita voidaan hakea Asiakasrekisteri-näkymältä. Hakua voidaan rajata valitsemalla erilaisia hakuehtoja, kuten asiakkaan nimi, tunnus tai asiakasnumero. Haluttujen hakuehtojen asettamisen jälkeen painetaan Hae asiakkaat -painiketta, jolloin ohjelma hakee halutun asiakkaan asiakasrekisteristä.
Asiakkaan tietojen ottaminen ulos
Asiakasrekisterissä olevat asiakkaat voivat kysyä ohjelmaan tallennetuista omista tiedoistaan. Alta löytyvät ohjeet asiakkaan tietojen hakemiseen.
- Hae haluttu asiakas asiakasrekisteristä.
- Löydettyäsi asiakkaan rekisteristä, avaa asiakkaan tiedot klikkaamalla asiakkaan nimeä.
- Asiakkaan perustiedot -näkymän yläpalkissa in Hae liikekumppanin tiedot-painike, jota klikkaamalla pääset valitsemaan näytettäville tiedoille halutun kielen ja tiedostomuodon. Tiedosto pitää sisällään kaikki asiakkaan tiedot, jotka on tallennettu asiakas- ja liikekumppanirekisteriin.
- Hae liikekumppanin tiedot-painikkeen lisäksi Asiakkaan perustiedot -näkymältä löytyy myös painike Hae laskut. Painikkeen avulla voi ladata tulostettavan listauksen kyseisen liikekumppanin tositteista.
Ulkomaalaisen asiakkaan lisääminen
Myös ulkomaalainen asiakas lisätään asiakasrekisteristä, johon päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Asiakasrekisteri.
- Syötä asiakkaalle halutut tiedot, kuten nimi ja osoite.
- Syötä ulkomaalaiselle asiakkaalle ulkomainen VAT-numero. Numero syötetään valitsemalla Laskutustiedot-osion Tunnus-kenttään maatunnus, sekä syöttämällä numeerinen tunnus.
- Huom! Ruotsalainen VAT-tunnus tallennetaan ilman 01-päätettä, sillä Procountor lisää päätteen automaattisesti.
- Valitse asiakkaalle kielioletus Laskutustiedot-osion Kieli-alasvetovalikosta.
- Lisää Lisätiedot-osiossa Myyntilaskun oletuslisätiedot -kenttään ulkomaankauppaan liittyvä vakioteksti.
- Voit valita ulkomaalaiselle asiakkaalle Oletustilit, -tuotteet ja -dimensiot samalla tavalla kuin kotimaisellekin asiakkaalle.
- Oletustuotteet-kohdasta valitaan koko tuoterekisteri oletuksena mukaan ja kpl-määräksi nolla. Sitten valitaan joka riville kohta eri alv-%, jonka jälkeen voidaan muokata ALV-prosenttia ulkomaalaisen toimittajan mukaiseksi.
Laskun rivitietoihin tulee aina nolla alv, laskulle tulee aina asiakkaan VAT-numero, lasku tulee valitulla kielellä ja sinne tulee pakollinen ulkomaankauppaan liittyvä teksti. Lisäksi myös kirjanpitosivulle tulee automaattisesti oikea alv-status, eli tiedot ohjataan oikein alv-laskelmalle ja oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselle.