Tässä artikkelissa kerrotaan liikekumppanien perustiedot-näkymän kentistä ja painikkeista. Yksittäisten henkilöiden, asiakkaiden tai toimittajien tietoja päästään tarkastelemaan liikekumppanin perustiedoissa. Perustiedot-näkymällä päästään perustietojen lisäksi käsittelemään liikekumppanin hallinta-, lisä-, ja oletustietoja.
Liikekumppanit-näkymälle päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanit. Yksittäisen liikekumppanin perustietoihin puolestaan päästään suorittamalla liikekumppanin haku Liikekumppanit-näkymällä. Kun haku on suoritettu, avataan liikekumppanin perustiedot klikkaamalla halutun asiakkaan nimeä.
Näkymät
Asiakkaan perustiedot -näkymä:
Toimittajan perustiedot -näkymä:
Henkilön perustiedot -näkymä:
Näkymän kentät
Osoitetiedot
Nimi
- Liikekumppanin nimi on pakollinen tieto.
Osoite
- Asiakkaan osoitetiedot kopioituvat laskutusosoitteeseen, jos laskutusosoitteen kentät on jätetty tyhjiksi. Toisin päin syötettynä tiedot eivät kopioidu. Jos halutaan käyttää toimitusosoitetta, se on syötettävä erikseen.
Tarkenne
- Asiakkailla ja toimittajilla, muttei henkilöillä, on osoitteissa Tarkenne-kenttä, joka näkyy nimen ja katuosoitteen välissä. Kenttää voidaan käyttää esim. pitkien tai moniosaisten nimien tallentamiseen.
Laskutustiedot
Tunnus
- Tunnus on liikekumppanin Y-tunnus tai henkilön ollessa kyseessä HETU. Sitä käytetään liikekumppanien yksilöimiseen. Aukeavasta alasvetolistasta valitaan tunnuksen tyypiksi joko tyhjä, FI, HETU, YHD tai EU-maan lyhenne. FI:n tai HETU:n ollessa kyseessä tunnuksen oikeellisuus tarkistetaan. Kun tunnuksen tyyppi on valittu, syötetään tunnus seuraavaan kenttään.
- Tunnus on pakollinen tieto, jos henkilölle halutaan maksaa palkkaa. Henkilötunnuksen puuttuessa esim. ulkomaalaisilta henkilöiltä, voidaan käyttää keinotunnusta ppkkvv-UUUU. HETU:ksi voidaan syöttää myös pelkkä syntymäaika, jolloin henkilölle ei voida maksaa palkkaa, mutta matka- ja kululaskuja voidaan tehdä ja maksaa. Jos syntymäaika ei ole tiedossa, voidaan käyttää 'syntymäaikaa' 000000. Jos samalla HETU:lla löytyy rekisteristä henkilöitä, huomautetaan siitä, mutta sitä voi käyttää.
Asiakasnumero
- Asiakasnumero on vapaavalintainen tapa yksilöidä liikekumppanit. Kahdella samaan liikekumppanityyppiin kuuluvalla liikekumppanilla ei voi olla samaa asiakasnumeroa. Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa voi laittaa automaattisen numeroinnin käyttöön. Silloin annetaan uudelle liikekumppanille automaattisesti asiakasnumero, joka on yhtä isompi kuin suurin kyseisellä liikekumppanit tyypillä käytössä oleva asiakasnumero.
Laskukanava
- Laskukanava määrittää oletuksena käytettävän tavan lähettää laskuja tai tilauksia. Henkilörekisterissä valittua laskukanavaa käytetään oletuksena palkansaajan vuosiyhteenvedon lähetystavassa.
- Huom! Palkkalaskelmien lähetyskanava valitaan palkansaajan tiedoissa.
Kieli
- Kielivalinta vaikuttaa tulostettavien tositepohjien kieleen.
- Huom! Kielivalinta ei vaikuta tositteiden rivitietojen kieleen.
Pohja
- Jos yhtiöllä on käytössä erilaisia laskupohjia, voidaan asiakkaalle määritellä rekisteriin, mitä pohjaa käytetään oletuksena aina, kun kyseiselle asiakkaalle tehdään laskuja.
Verkkolaskuosoite
- Procountorissa vastaanottajan verkkolaskuosoite muodostuu kolmen kentän, verkkolaskuoperaattorin, verkkolaskutunnuksen ja OVT-tunnuksen tiedoista. Jos tiedossa on verkkolaskutunnus tai OVT-tunnus, etsii Procountor muiden kenttien tiedot listalta, joka perustuu Tieken ylläpitämään verkkolaskuosoitteistoon. OVT-tunnus ei ole pakollinen tieto. Osoitetta voi myös etsiä TIEKE -painikkeen kautta. Lue lisää verkkolaskuista.
Yhteyshenkilö
- Kenttään voidaan täyttää halutun yhteyshenkilön yhteystiedot. Yhteyshenkilöllä tarkoitetaan laskuttajan yhteyshenkilöä asiakkaan suuntaan. Yhteyshenkilön tiedot tulevat laskupohjalle.
Maksutiedot
Rahoitussopimus
- Jos liikekumppanin kanssa on voimassa oleva rahoitussopimus, se voidaan valita tässä kentässä.
Maksutapa
- Alasvetovalikosta valitaan liikekumppanille sopiva maksutapa.
- Kun toimittajalle valitsee maksutavaksi ulkomaanmaksu, avautuvat Maksutapa-kentän perään kentät, joihin voidaan syöttää ulkomaanmaksuun tarvittavia tietoja kuten BIC-tunnus, clearing-koodi, välittäjäpankin BIC-tunnus, saaja pankin nimi ja osoite sekä välittäjäpankin nimi ja osoite. Ulkomaanmaksuissa toimittajan osoite ja BIC-tunnus ovat pakollisia tietoja.
- Ulkomaan maksuun tarvittavat tiedot voi syöttää suoraan Toimittajarekisteriin. Tiedot pääset syöttämään toimittajarekisterin Maksutiedot-osioon, kun valitset maksutavaksi Ulkomaanmaksu.
Tilinumero
- Asiakkaalla laskun yläosan tiedoissa näkyvänä tilinumerona voidaan käyttää IBAN-tilinumeroa. Kotimaisen IBAN-tilinumeron yhteyteen Procountor osaa automaattisesti tuoda pankin BIC -koodin. BIC-koodista käytetään myös termiä SWIFT-tunnus.
- SEPA-alueella käytettävä IBAN-numero annetaan maakoodin kanssa ilman välilyöntejä, esimerkiksi SE3550000000054910000003. Kotimaisen toimittajan tilinumero tulee olla FI-alkuinen IBAN-tilinumero. Toimittaja- ja henkilörekisteriin voidaan tallentaa BIC-koodi, kun Maksutapa-valikosta on valittu Tilisiirto.
- Jos henkilölle halutaan maksaa palkkaa, on tilinumero pakollinen tieto.
Alennus-%
- Alennus-%-kenttään voidaan syöttää liikekumppanin oletusalennus-%, joka näkyy laskuilla alennus-%-kentässä. Jos liikekumppanille on määritelty oletustuotteita, tulee alennus-% myös niiden laskuriveille, ellei oletustuotteille ole määritelty eri alennus-%. Laskua tehtäessä tuoterekisteristä haettaville tuotteille ei tule kyseistä alennusprosenttia, mutta jos käytetään Lisää rivi -toimintoa, tuodaan sille ko. alennus.
Maksuehto (pv / %)
- Kenttään voidaan määrittää maksuehto kyseiselle liikekumppanille.
Viivästyskorko-%
- Kenttään voidaan määrittää viivästyskorko kyseiselle liikekumppanille.
Laskutusvalutta
- Kenttään voidaan määrittää laskutusvaluutta kyseiselle liikekumppanille.
Toimitustapa
- Kenttään voidaan määrittää toimitustapa kyseiselle liikekumppanille.
Hyväksymiskierron tiedot
Jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä, voidaan toimittajille ja henkilöille määritellä maksimissaan Yrityksen tietojen Käyttöasetuksissa määritelty määrä asiatarkastajia ja hyväksyjiä. Niitä käytetään oletusarvoina, kun kyseiselle liikekumppanille syötetään lasku tai kun lasku saapuu verkkolaskuna tai skannauspalvelun kautta. Hyväksymiskierrossa voidaan hyödyntää asiatarkastajalistoja. Lue lisää hyväksymiskierrosta.
Rekisteritiedot
Yhteystiedot
- Rekisteritietoihin voidaan tallentaa liikekumppanin yhteystietoja, kuten puhelinnumero ja kotikunta.
Ryhmät ja raportointiryhmä
- Liikekumppani voidaan liittää useaan ryhmään, mutta vain yhteen raportointiryhmään.
- Raportointiryhmä on se ryhmä, jolle liikekumppanin tiedot tulevat ajettaessa raportteja, joita voidaan hakea liikekumppaniryhmän perusteella.
Aktiivinen/passiivinen
- Kenttään voidaan määrittää, onko rekisterissä oleva liikekumppani aktiivinen vai passiivinen.
- Passiiviseksi määritelty liikekumppani ei näy liikekumppanihauissa.
- Huom! Passiiviseksi määritelty henkilö ei tule mukaan palkkailmoituksille. Tällöin on suositeltavaa käyttää esimerkiksi ryhmää "entiset työntekijät".
Lisätiedot
- Tarvittaessa liikekumppanille voidaan antaa lisätietoja, kuten liikekumppanin toimiala tai WWW-osoite.
- Vakioviite on viitenumero, joka säilyy aina samana laskuilla. Kun käytössä on vakioviite, ei ohjelma muodosta viitenumeroa laskunumerosta, vaan se korvataan rekisteriin annetulla viitteellä. Viitenumero tallentuu laskuille, ja kun maksuissa käytetään samaa viitettä kuin laskuilla, kohdistuvat maksut sen avulla laskuihin.
- Vakioviitettä ei muodosteta automaattisesti, vaan matka- ja kululaskuilla sekä palkoilla viite muodostetaan laskun tai palkkalaskelman numerosta. Vakioviitteen voi syöttää henkilölle henkilön perustietoihin). Viitenumeron on läpäistävä pankkien tarkistelaskenta.
Huom! Näkymän alapalkissa näkyvät luonti- ja muokkausleimat.
Näkymän painikkeet
Tallenna
- Painikkeella liikekumppanin tiedot voidaan tallentaa.
Muokkaa
- Painikkeesta aukeaa alasvetovalikko, josta löytyvät vaihtoehdot Lisää, Kopioi, Kopioi asiakkaana/toimittajana sekä Poista.
- Kopioi-valinnalla saa tehtyä liikekumppanista kopion.
- Kopioi asiakkaana/toimittajana -painikkeella on mahdollista kopioida liikekumppanin tiedot rekisterien välillä. Toimittajarekisteristä painike löytyy nimellä Kopioi asiakkaana ja Asiakasrekisteristä puolestaan Kopioi toimittajana. Rekisteriin kopioidun liikekumppanin tunnistat nimen perässä olevasta (kopio) -merkinnästä.
- Poista-painikkeella voidaan poistaa liikekumppani.
- Lisää-painikkeella voidaan lisätä uusi liikekumppani.
Hallinta
- Painikkeella päästään liikekumppanin Hallinta-näkymälle.
Oletukset
- Painikkeella päästään tarkastelemaan ja muokkaamaan liikekumppanin taakse tallennettuja oletustuotteita, -tilejä sekä -dimensioita.
Hae liikekumppanin tiedot
- Painikkeella voi avata liikekumppanin tiedot erilliseen Excel- tai HTML-tiedostoon. Painiketta painettaessa avautuu ikkuna, josta voidaan valita avattavan tiedoston kieli ja tiedostomuoto. Tiedosto pitää sisällään kaikki liikekumppanin tiedot, jotka on tallennettu liikekumppanirekisteriin.
Vie laskulle
- Painikkeella voidaan laatia kyseiselle liikekumppanille uusi ostolasku, ostotilaus, myyntilasku tai myyntitilaus. Tällöin laskulle tuodaan automaattisesti liikekumppanin tietoja.
Hae laskut
- Painikkeella poistutaan rekisteristä ja haetaan Tositteiden haun kautta kaikki kyseiselle liikekumppanille laaditut laskut.
TIEKE
- Painikkeesta avautuu Verkkolaskuosoitteen haku -näkymä, jonka kautta voidaan hakea verkkolaskuosoitteita.
YTJ
- Painikkeesta avautuvan näkymän Y-tunnus kenttään kirjoitetaan sen yrityksen Y-tunnus, jonka tiedot halutaan hakea liikekumppanirekisteriin. Suurennuslasi -painikkeella saadaan yrityksen tiedot näkyviin ja ne siirretään rekisteriin Tuo liikekumppanirekisteriin-painikkeella. Tiedot, jotka tuodaan ovat yrityksen nimi, katuosoite, postinumero ja kaupunki.
- Tiedot ovat saatavilla seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö, julkinen vakuutusyhtiö. Huomioitavaa on, ettei tietoja saada suoraan haettua esimerkiksi yksityisistä elinkeinonharjoittajista/toiminimistä tai kommandiittiyhtiöistä.
- YTJ:n verkkosivu -painikkeella pääsee tarvittaessa siirtymään YTJ:n omille verkkosivuille. Sieltä voidaan normaaliin tapaan itse kopioida ja liittää liikekumppanirekisteriin tietoja myös tapauksissa, joissa ei voida hakea yrityksen tietoja suoraan.