Liikekumppanirekisteriin voidaan perustaa liikekumppaniryhmiä, jotka helpottavat suurten liikekumppanirekisterien hallintaa. Liikekumppaniryhmiä voidaan liittää edelleen pääryhmiin, jotka kokoavat yhteen useampia liikekumppaniryhmiä.
Tässä ohjeessa käydään läpi, miten liikekumppaniryhmiä perustetaan ja miten niitä voidaan hyödyntää Procountorissa. Alla olevassa havainnekuvassa esitettyihin pääryhmiin voi syventyä tarkemmin pääryhmiä koskevassa artikkelissa.
Liikekumppaniryhmiä päästään perustamaan ja tarkastelemaan ohjelman kohdassa Rekisterit > Liikekumppaniryhmät.
Liikekumppaniryhmän perustaminen
Procountoriin ei ole luotu valmiita liikekumppaniryhmiä, vaan käyttäjä pääsee luomaan ryhmiä itse tarpeen mukaan. Liikekumppaniryhmiin voidaan liittää asiakkaita, toimittajia tai henkilöitä.
Liikekumppaniryhmä luodaan seuraavalla tavalla:
- Paina Liikekumppaniryhmät-näkymän hakuehtojen alapuolella olevaa Lisää-painiketta ja valitse avautuvasta valikosta joko Asiakas, Toimittaja tai Henkilö.
- Ohjelma antaa ilmoituksen ”Ryhmä lisätty”, minkä jälkeen valitun tyypin mukainen tyhjä ryhmärivi tulee näkyviin Lisää-painikkeen alapuolella oleviin hakutuloksiin. Jos ryhmiä on luotu jo aiemmin, tulee uusi lisättävä ryhmä listauksen alimmaiseksi.
- Syötä ryhmälle haluamasi nimi Nimi-sarakkeeseen ja tallenna tiedot Tallenna-painikkeella.
Liikekumppanien liittäminen liikekumppaniryhmiin ja erottaminen ryhmistä
Liittäminen
Liikekumppaneita voidaan liittää massana liikekumppaniryhmiin Liikekumppaneiden ja ryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymällä, jolle päästään siirtymään Liikekumppaniryhmät-näkymän Liitä/erota -painikkeesta:
- Valitse Liikekumppaneiden ja ryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymän hakuehdoissa Liikekumppanien tyyppi -valikosta se liikekumppanityyppi, jonka mukaiset liikekumppanit halutaan hakuun mukaan. Jos haetaan vain tiettyä liikekumppania, voidaan kyseisen liikekumppanin nimi syöttää hakuehtojen Nimi-kenttään.
- Kun hakuehdot on määritetty, paina Hae liikekumppanit -painiketta. Tällöin näkymän alaosan vasemmalle puolelle listataan hakuehtojen mukaiset liikekumppanit ja oikealle puolelle vastaavasti hakuehtojen mukaiset liikekumppaniryhmät.
- Valitse liitettävät liikekumppanit vasemmanpuoleisesta osiosta klikkaamalla niiden nimiä. Useamman liikekumppanin voi valita pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa liikekumppaneita klikattaessa. Oikeanpuoleisesta osiosta valitaan liikekumppaniryhmä tai -ryhmät, joihin valitut liikekumppanit halutaan liittää. Liikekumppanit voivat kuulua useisiin liikekumppaniryhmiin.
- Kun liikekumppanien ja liikekumppaniryhmien valinnat on tehty, paina näkymän yläreunassa olevaa Liitä-painiketta, jolloin valitut liikekumppanit liitetään valittuun liikekumppaniryhmään tai -ryhmiin.
Erottaminen
Liikekumppanien erottaminen liikekumppaniryhmistä tapahtuu samalla näkymällä, jolla myös edellisen otsikon alla kuvattu liikekumppaneiden liittäminen liikekumppaniryhmiin tapahtuu.
- Valitse Liikekumppaneiden ja ryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymän hakuehdoissa Liikekumppanien tyyppi -valikosta se liikekumppanityyppi, jonka mukaisia liikekumppaneita halutaan hakea. Valitse sitten hakuehtojen Liikekumppaniryhmä-valikosta se liikekumppaniryhmä, josta on tarkoitus erottaa liikekumppaneita.
- Kun hakuehdot on määritelty, paina Hae liikekumppanit -painiketta. Tällöin näkymän alaosan vasemmalle puolelle listataan ne liikekumppanit, jotka kuuluvat hakuehdoissa valittuun liikekumppaniryhmään. Oikealla puolella on listattuna valitun liikekumppanityypin mukaiset liikekumppaniryhmät.
- Valitse erotettavat liikekumppanit vasemmanpuoleisesta osiosta klikkaamalla niiden nimiä. Useamman liikekumppanin voi valita pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa liikekumppaneita klikattaessa. Oikeanpuoleisesta osiosta valitaan se liikekumppaniryhmä, josta liikekumppanit halutaan erottaa.
- Kun liikekumppanien ja liikekumppaniryhmän valinnat on tehty, paina näkymän yläreunassa olevaa Erota-painiketta, jolloin valitut liikekumppanit erotetaan valitusta liikekumppaniryhmästä. Jos erotettu liikekumppaniryhmä oli myös liikekumppanin raportointiryhmä, ei liikekumppanilla ole erottamisen jälkeen raportointiryhmää.
Liikekumppaniryhmien määrittely liikekumppanirekisterissä
Liikekumppaniryhmiä päästään määrittämään myös Liikekumppanirekisterissä, Liikekumppanin perustiedot -näkymällä.
Näkymän Rekisteritiedot-osiossa on Ryhmät, joihin liikekumppani kuuluu -valintaikkuna, jossa voidaan valita ne ryhmät, joihin liikekumppani halutaan liittää, tai vastaavasti poistaa valinta niiden ryhmien kohdalta, joista liikekumppani halutaan poistaa.
Useampi ryhmä saadaan valittua pitämällä Ctrl-painiketta pohjassa ja tarvittaessa saadaan avattua myös erillinen valintaikkuna suurennuslasipainikkeesta.
Liikekumppanin raportointiryhmä
Raportointiryhmällä tarkoitetaan ryhmää, johon liikekumppani kohdistuu tietyissä raporteissa, joissa liikekumppaniryhmiä käytetään hakuehtona. Kyseiset raportit on listattu seuraavan otsikon alla. Vaikka liikekumppani voi kuulua useisiin eri liikekumppaniryhmiin, liikekumppani voi kuulua kuitenkin vain yhteen raportointiryhmään.
Kun liikekumppani lisätään ensimmäistä kertaa liikekumppaniryhmään, tulee tästä ryhmästä myös liikekumppanin perustiedoissa näkyvä raportointiryhmä. Jos liikekumppani lisätään useampaan liikekumppaniryhmään, voi raportointiryhmää vaihtaa liikekumppanin perustiedoissa olevan Raportointiryhmä-valikon kautta.
Liikekumppanien raportointiryhmän voi määrittää myös Liikekumppaneiden ja ryhmien liittäminen ja erottaminen -näkymän yläpalkin Aseta raportointiryhmä -painikkeella. Liikekumppanien ja liikekumppaniryhmän hakeminen ja valitseminen tapahtuu samoin kuin liikekumppanien liittämisessä sillä erotuksella, että liikekumppaniryhmiä voidaan valita raportointiryhmää asetettaessa kuitenkin vain yksi kappale.
Kun valintojen jälkeen klikataan Aseta raportointiryhmä -painiketta, tulee valittujen liikekumppanien raportointiryhmäksi valittu liikekumppaniryhmä. Jos valitut liikekumppanit eivät vielä aiemmin kuuluneet raportointiryhmäksi valittuun liikekumppaniryhmään, liikekumppanit liitetään samalla myös raportointiryhmän mukaiseen liikekumppaniryhmään.
Liikekumppaniryhmien hyödyntäminen ohjelmassa
- Liikekumppaniryhmää voidaan käyttää hakuehtona useimmissa rekisterihauissa, esimerkiksi liikekumppanirekisterin selailussa, sekä uuden laskun, joukkolaskun ja joukkokirjeen laadinnassa.
- Liikekumppaniryhmiä voidaan käyttää hakuehtona muun muassa Liikekumppaniraportilla ja CRM-toimenpideraportilla. Kyseisillä raporteilla liikekumppani tulee näkyviin kaikkien niiden ryhmien alle, joihin se on liitetty.
- Raportointiryhmäksi asetettua liikekumppaniryhmää voidaan käyttää hakuehtona seuraavissa raporteissa: