Liikekumppanirekistereitä eli asiakkaiden, toimittajien ja henkilöiden tietoja voidaan tarkastella ja muokata Liikekumppanit-näkymän kautta, jonne päästään ohjelman kohdasta Rekisterit > Liikekumppanit. Liikekumppanikohtaisiin rekistereihin päästään myös Asiakasrekisteristä, Toimittajarekisteristä sekä Henkilörekisteristä, mutta Liikekumppanit-näkymän kautta voidaan hakea kaikkia kyseisiä liikekumppanityyppejä.
Tällä ohjesivulla kerromme Liikekumppanit-näkymän eli liikekumppanirekisterin toiminnoista. Samat ohjeet pätevät myös Asiakasrekisteri-, Toimittajarekisteri- ja Henkilörekisteri -näkymien kautta tietoja haettaessa.
Liikekumppaneiden hakeminen
Liikekumppanit-näkymän yläosassa on Hakuehdot-osio, jossa päästään asettamaan halutut hakuehdot, minkä jälkeen liikekumppanit haetaan näkymän oikean ylänurkan Hae liikekumppanit –painikkeella. Käytettäviä hakuehtoja ovat:
- Nimi
- Tunnus
- Asiakasnumero: tähän voidaan syöttää asiakas-, toimittaja- tai henkilönumero
- Pääryhmä: hakuehto on näkyvissä, jos Käyttöasetuksissa on määritetty, että käytetään kaksitasoisia liikekumppaniryhmiä.
- Liikekumppaniryhmä
- Passiiviset liikekumppanit: Näytetäänkö myös passiiviset liikekumppanit? -valinnalla saadaan hakutuloksiin mukaan myös passiiviset liikekumppanit. Oletuksena valinta ei ole rastitettuna.
- Liikekumppanin tyyppi: valittavissa on Asiakkaat, Toimittajat ja Henkilöt, joista voidaan valita yksi tai useampi. Jos liikekumppanin tyyppiä ei valita ennen kuin painetaan Hae liikekumppanit –painiketta, tulee oletuksena valituksi tyypiksi Asiakkaat.
Pääryhmä- ja Liikekumppaniryhmä-hakuehdot ovat käytettävissä, kun on valittu ensin Liikekumppanien tyyppi –kohdasta tyyppi ja haettu valitun tyypin mukaiset liikekumppanit.
Tämän jälkeen hakutuloksia voidaan suodattaa pääryhmän tai liikekumppaniryhmän perusteella ja kyseisissä valikoissa näytetään hakuehdoissa valitun liikekumppanityypin mukaiset ryhmät, eli asiakas-, toimittaja- tai henkilöryhmät (tai kaikki edellä mainitut, jos kaikki tyypit on valittu hakuehdoissa).
Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osa nimestä, tunnuksesta tai numerosta ja teksti voi olla myös keskellä nimeä, tunnusta tai asiakasnumeroa, jos Hakujen täydennys –asetus ei ole päällä Käyttöasetuksissa.
Kyseisiin hakuehtoihin syötettyihin arvoihin voidaan yhdistää *- ja ?-merkkejä, joista *-merkki vastaa mitä tahansa merkkijonoa (myös tyhjää) ja ?-merkki vastaa mitä tahansa yksittäistä merkkiä. Hakujen täydennyksestä on kerrottu lisää täällä.
Hakutulokset
Liikekumppaneiden haun hakutuloksessa näytetään seuraavat tiedot liikekumppaneista:
- Nimi
- Lähiosoite
- Tunnus
- Asiakasnumero (asiakas-, toimittaja,- tai henkilönumero)
- Tyyppi (liikekumppanin tyyppi eli asiakas, toimittaja tai henkilö)
Hakutuloksia voidaan lajitella halutun tiedon perusteella kyseisen sarakkeen otsikkoa klikkaamalla.
Hakutulosten yläosan painikkeet ja toiminnot
- Avaa-valikon kautta päästään siirtymään liikekumppanin Perustiedot-, Hallinta-, Laskutettavat työt (jos Töiden laskutus -ominaisuus on käytössä) ja Sopimukset-näkymille (jos Sopimuslaskutus-lisäominaisuus on käytössä).
- Lisää–valikon kautta lisätään uusi asiakas, toimittaja tai henkilö. Lue lisää uuden liikekumppanin perustamisesta:
- Muokkaa-valikon kautta päästään kopioimaan ja poistamaan tai passivoimaan valittu asiakas.
- Kopioi-valinnalla painamalla voidaan kopioida valittu liikekumppani. Ensin kysytään, halutaanko liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja -tuotteet myös kopioida. Ohjelma kysyy tämän jälkeen, halutaanko kopioidun kumppanin tiedot avata näytölle kopioinnin jälkeen vai ei. Kopioidun kumppanin nimen perään tulee automaattisesti teksti "(kopio)". Y-tunnusta, henkilötunnusta ja asiakasnumeroa ei kopioida. Jos Käyttöasetuksissa on otettu käyttöön liikekumppanien automaattinen numerointi, muodostuu uudelle liikekumppanille seuraavana vapaana oleva numero.
- Poista-valinnalla voidaan poistaa valittu liikekumppani rekisteristä tai passivoida se. Ohjelma kysyy, halutaanko liikekumppani poistaa kokonaan vai passivoida. Liikekumppaneiden poistamista ei kuitenkaan suositella, jos sille on laadittu laskuja, koska poistamisen jälkeen liikekumppanille kohdistuneita laskuja ei enää näytetä raporteilla kyseisen liikekumppanin alla. Jos liikekumppani asetetaan sen sijaan passiiviseksi, näytetään se edelleen raporteilla, mutta se ei tule oletuksena mukaan liikekumppanirekisterin hakuun.
- Henkilöä, jolle on maksettu palkkoja, ei voida poistaa, mutta voidaan asettaa passiiviseksi. Passiiviseksi asetettu henkilö ei tule kuitenkaan oletuksena mukaan palkkaraporteille. Näin ollen esimerkiksi henkilöillä, joiden työsuhde on päättynyt, on passivoinnin sijaan suositeltavaa käyttää omaa henkilöryhmää, esimerkiksi Entiset työntekijät ja passivoida henkilö vasta sitten, kun tarvittavat tiedot on raportoitu.
- Vie laskupohjalle –valikon kautta päästään laatimaan hakutuloksissa valitulle liikekumppanille myyntilasku tai –tilaus, ostolasku tai –tilaus, matkalasku, tai kululasku. Valittaessa Vie laskulle –valikosta esimerkiksi vaihtoehto Myyntilasku, avautuu uuden laskun Lasku-näkymä valitun liikekumppanin tiedoilla täydennettynä.
Näkymän yläosan painikkeet
- Hae liikekumppanit -painike hakee asiakkaat annettujen hakuehtojen mukaisesti.
- Hallinta–painikkeen kautta päästään hakemaan asiakkaiden tietoja Liikekumppanin hallinta –näkymän tietojen perusteella.
- Tyhjennä–painike tyhjentää annetut hakuehdot
- Muokkaa useita –painikkeen kautta päästään Liikekumppanien joukkomuokkaukseen, joka mahdollistaa useamman liikekumppanin rekisteritietojen muokkaamisen samalla kertaa. Lue lisää liikekumppaneiden joukkomuokkauksesta täällä.
- Verkkolaskuosoitteet-painikkeen kautta päästään hakemaan liikekumppanien verkkolaskuosoitteita ja määrittämään kerralla usealle liikekumppanille laskukanavaksi verkkolasku.
- Vastaanottoilmoitukset-painikkeesta päästään käsittelemään kuluttajaverkkolaskujen ja suoramaksujen vastaanottoilmoituksia, jos kuluttajaverkkolasku ja/tai suoramaksu-toiminto on käytössä. Lue lisää kuluttajaverkkolaskuista ja suoramaksuista.
Hiiren oikeanpuoleisen painikkeen valikon toiminnot
Painettaessa hakutulosten päällä hiiren oikeanpuolesta painiketta, avautuu valikko, jossa on käytettävissä seuraavat toiminnot:
- Perustiedot: avaa liikekumppanin Perustiedot-näkymän
- Hallinta: avaa liikekumppanin Hallinta-näkymän
- Kopioi: kopioi valitun liikekumppanin tiedot uudeksi liikekumppaniksi. Kopioinnin yhteydessä voidaan kopioida myös liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja –tuotteet.
- Poista: poistaa tai passivoi liikekumppanin
- Avaa Excel: avaa koko hakutuloksen Exceliin
- Avaa PDF: avaa koko hakutuloksen PDF-muodossa
- Avaa HTML: avaa koko hakutuloksen HTML-muodossa
Liikekumppaneista saadaan tarkempia tietoja ulos Liikekumppaniraportin avulla.
Liikekumppanin perustiedot
Liikekumppaneiden haun hakutuloksista päästään siirtymään valitun liikekumppanin Perustiedot-näkymälle joko hakutulosten yläpuolella olevasta Avaa-painikkeesta tai suoraan liikekumppanin nimeä klikkaamalla.
- Asiakkaiden ja toimittajien Perustiedot-näkymän kentät ja täydennettävät tiedot on käyty tarkemmin läpi täällä.
- Henkilön perustietojen täydentämisestä on kerrottu tarkemmin täällä.
Liikekumppanin hallinta
Liikekumppaneiden haun hakutuloksista päästään siirtymään valitun liikekumppanin Hallinta-näkymälle joko valitsemalla hakutulosten yläpuolella olevasta Avaa-painikkeen oikean reunan valikosta Hallinta, tai asiakkaan Perustiedot-näkymältä Hallinta-painikkeen kautta.
Hallinta-näkymällä päästään tarvittaessa syöttämään liikekumppaneiden hallintaan liittyviä tietoja, esimerkiksi asiakkaille tai potentiaalisilla asiakkaille lähetetyistä tarjouksista ja tehdyistä sopimuksista.
Tietoja voidaan käyttää liikekumppanien hakemiseen liikekumppanirekisteristä. Tietoja voidaan hyöydyntää myös liikekumppaniraportilla. Asiakkaiden hallintatietoja voidaan tarkistella lisäksi rekisteriraporteista löytyvällä CRM-toimenpideraportilla.
Näkymän yläosan painikkeet ja kentät
- Tallenna-painikkeella tallennetaan hallintatietoihin tehdyt muutokset. Jos Tilat- tai Toimenpiteet-välilehdillä on lisätty, poistettu tai muokattu käytettävissä olevia tiloja tai toimenpiteitä, ei kyseisiä tietoja tarvitse erikseen tallentaa.
- Näytä perustiedot -painike avaa liikekumppanin Perustiedot -näkymän.
- Tilat-painikkeen kautta päästään lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia tiloja. Jos tila poistetaan, tyhjentyy tilatieto kaikilta liikekumppaneilta, joilla kyseistä tilaa on käytetty. Procountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään tiloja, vaan kukin yritys voi määritellä omaan toimintaansa sopivat tilat.
- Toimenpiteet-painikkeen kautta päästään lisäämään, poistamaan ja muokkaamaan käytettävissä olevia toimenpiteitä. Jos toimenpide poistetaan, tyhjentyy toimenpidesarake kaikilta toimenpideriveiltä, joilla kyseistä toimenpidettä on käytetty. Itse toimenpiderivi ei poistu. Procountorissa ei ole valmiiksi määritelty mitään toimenpiteitä, vaan kukin yritys voi määritellä omaan toimintaansa sopivat toimenpiteet.
- HTML-painikkeella saadaan liikekumppanin hallintatiedot HTML-muodossa.
- Excel-painikkeella saadaan avattua liikekumppanin hallintatiedot Exceliin.
- Edellinen- ja Seuraava-painikkeilla päästään siirtymään edellisen tai seuraavan liikekumppanin Hallinta-näkymälle. Painikkeet ovat näkyvissä, kun Hallinta-näkymälle on tultu liikekumppanien hausta, ja hakutuloksessa on ollut enemmän kuin yksi liikekumppani.
- Näkymän oikean ylälaidan Tila-valikkoon määritetään liikekumppanin tila ja Vastuuhenkilö-valikkoon vastuuhenkilö. Muistiinpanoja-kenttään voidaan syöttää sisäisiä muistiinpanoja. Vastuuhenkilöksi voidaan valita kuka tahansa yrityksen käyttäjistä.
Toimenpide-osion painikkeet ja kentät
- Lisää-painikkeella liikekumppanille luodaan uusi toimenpiderivi. Toimenpiteen päiväykseksi tarjotaan oletuksena kuluvaa päivää, mutta päiväys voidaan tarvittaessa muuttaa.
- Toimenpiteen tyyppi valitaan Toimenpide-sarakkeen valikon kautta, johon on listattu kaikki olemassa olevat toimenpiteet.
- Vastuuhenkilö-sarakkeessa vastuuhenkilöksi tarjotaan näkymän yläosan tiedoissa määritettyä vastuuhenkilöä, mutta valikosta voidaan valita kyseisen toimenpiteen vastuuhenkilöksi myös joku muu yrityksen käyttäjistä.
- Lisätietoja- ja Seuraava toimenpide -kenttiin voidaan syöttää vapaamuotoista tekstiä. Kyseiset kentät saadaan avattua erilliseen ikkunaan klikkaamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitsemalla valikosta, kumman kentän haluaa avata. Molempiin kenttiin voidaan syöttää rajoittamaton määrä tekstiä.
- Arvo-sarakkeeseen voidaan syöttää esimerkiksi toteutuneen tai potentiaalisen kaupan arvo.
- Poista-painikkeella saadaan tarvittaessa poistettua liikekumppanille lisätty toimenpiderivi.
Liikekumppanille lisättävien toimenpiderivien määrää ei ole rajoitettu.
Haku hallinnan tietojen perusteella
Liikekumppaneita päästään hakemaan hallintatietojen perusteella, kun painetaan Liikekumppanit-näkymällä hakuehtojen yläpuolella olevaa Hallinta-painiketta. Painikkeesta avautuu hakunäkymä, jossa on käytettävissä seuraavat hakuehdot:
- Tila
- Vastuuhenkilö
- Toimenpide
- Toimenpide välillä
- Toimenpiteen vastuuhenkilö
- Toimenpidehaun tyyppi (haetaanko toimenpidettä, ei sen puuttumista?)
- Muistiinpanoja
Painamalla Hallinta-painiketta, päästään tarvittaessa takaisin normaaliin hakuun.
Liikekumppanin oletukset
Liikekumppanille päästään asettamaan oletustuotteita, -dimensioita ja –tilejä Perustiedot-näkymän Oletukset-valikon kautta.
- Oletustuotteet-välilehdellä voidaan määrittää tuotteet, jotka tulevat oletuksena liikekumppanille laadittaville laskuille. Oletustuotteille voidaan myös määrittää liikekumppanikohtaisesti tuoterekisterin hinnasta poikkeava hinta. Oletustuotteiden määrittämisestä on kerrottu tarkemmin täällä.
- Oletusdimensiot-välilehdellä voidaan määrittää dimensiot ja nimikkeet, joille liikekumppanin laskujen halutaan oletuksena kohdistuvan. Oletusdimensioiden määrittämisestä on kerrottu tarkemmin täällä.
- Oletustilit-välilehdellä voidaan määrittää kirjanpitotilit, joille liikekumppanin laskujen halutaan oletuksena kirjautuvan. Henkilöille ei voida asettaa oletustilejä, eli tämä toiminto on käytettävissä asiakkailla ja toimittajilla. Oletustilien määrittämisestä on kerrottu tarkemmin täällä.
Verkkolasku-laskukanavan valinta liikekumppaneille
Asiakas-, Toimittaja-, Henkilörekisteri- tai Liikekumppanit-näkymällä hakuehtojen yläpuolella olevan Verkkolaskuosoitteet-painikkeen kautta päästään hakemaan liikekumppanien verkkolaskuosoitteita ja määrittämään kerralla usealle liikekumppanille laskukanavaksi verkkolasku.
Painikkeesta avautuvalla Verkkolaskuosoitteen haku –näkymällä voidaan hakea ne liikekumppanit, joilla on osoite Tieken ylläpitämässä verkkolaskuosoitteistossa, mutta joiden laskukanava on Procountorissa jokin muu kuin verkkolasku. Haettavien liikekumppanien tyypiksi on valittavissa Asiakkaat ja Toimittajat, joista oletuksena on valittu Asiakkaat.
Procountor etsii yrityksiä vertaamalla niiden y-tunnuksia Procountorissa ja Tieken osoitteistossa. Tunnuksen etunollat ja väliviiva jätetään huomioimatta.
- Hae-painikkeella haetaan liikekumppanit.
- Vaihda laskukanava –painikkeella saadaan valituille liikekumppaneille vaihdettua laskukanavaksi verkkolasku ja tässä yhteydessä verkkolaskuosoitteiksi tallentuvat listalla näkyvät osoitteet.
- Valitse kaikki –painikkeella saadaan kerralla valittua kaikki hakutuloksissa olevat liikekumppanit. Vaihtoehtoisesti voidaan liikekumppanit valita yksitellen rastittamalla vasemman laidan valintaruutu liikekumppanin kohdalta.
Hakusanat: Asiakaslista, Asiakkaat, Toimittajalista, Toimittajat,