Joukkokirje on usealle liikekumppanille yhtäaikaisesti lähetettävä kirje, jonka avulla voidaan esimerkiksi ilmoittaa yrityksen useaa asiakasta tai toimittajaa koskevasta asiasta yhdellä kertaa.
Uusi joukkokirje -näkymällä luodaan ja lähetetään uusia joukkokirjeitä. Vanhoja, jo aiemmin lähetettyjä joukkokirjeitä voi puolestaan tarkastella Vanhat joukkokirjeet -näkymällä.
Joukkokirjeitä voi laatia ohjelman kohdassa Rekisterit > Joukkokirje > Uusi joukkokirje.
Varmistathan, että olet täyttänyt yrityksesi osoitetiedot ohjelman perustietoihin (hallinta> Yrityksen tiedot> Perustiedot). Ilman lähettäjän osoitetietoja, joukkokirjeen lähettäminen ei onnistu.
Vastaanottajien valitseminen
Halutut liikekumppanit valitaan Vastaanottajien haku -näkymällä. Hakua voi rajata muun muassa Nimi-, Tunnus- ja Asiakasnumero-kenttien avulla. Jos liikekumppaneille on perustettu Pääryhmiä tai Liikekumppaniryhmiä, voidaan myös näitä ryhmiä käyttää haun rajauksena.
Hakun voidaan sisällyttää passiiviset liikekumppanit Näytä myös passiiviset liikekumppanit -valinnalla. Asiakkaat-, Toimittajat- ja Henkilöt-valinnoilla määritetään hakutuloksissa esitettävien liikekumppanien tyypit.
Hakuehtojen mukaiset liikekumppanit tulevat näkyviin näkymän alaosaan, kun näkymän ylälaidan Hae liikekumppanit -painiketta painetaan. Halutut liikekumppanit voidaan valita rivikohtaisesti merkitsemällä rivin vasemmassa laidassa oleva ruutu. Jos kaikki hakutulosten liikekumppanit halutaan valita, painetaan Valitse kaikki -painiketta.
Kun liikekumppanit on valittu joukkokirjettä varten, painetaan Kirjoita joukkokirje -painiketta, josta avautuu uusi näkymä. Lisää tästä näkymästä seuraavan otsikon alla. Jos vastaanottajien osoitetiedot ovat puutteelliset, tulee asiasta ilmoitus ennen Kirjeen muodostaminen -näkymälle siirtymistä. Liikekumppanin valitseminen vastaanottajaksi ei onnistu, mikäli tämän perustiedoista puuttuu sähköpostiosoite.
Joukkokirjeen kirjoittaminen ja lähettäminen
Kirjeen muodostaminen -näkymällä valitaan kirjeen lähetyskanava, postitustapa ja lähetyspäivä. Kirjeen tyyppi -kentässä voidaan valita, muodostetaanko kirje Procountorin vakiopohjalle vai kokonaan omalle PDF-kirjepohjalle. Vaihtoehtona on myös oman PDF-liitteen lisääminen Procountorin vakiopohjan täydennykseksi.
Jos kirjeen tyypiksi on valittu Procountorin kirjepohjalle muodostettu -valinta tai Procountorin kirjepohjalle muodostettu ja PDF-muotoinen liite, tulee Otsikko- ja Kirjeen teksti -kenttiin syöttää tietoa. Jos taas kirjeen tyypiksi on valittu Omalle PDF-kirjepohjalle muodostettu, ei Otsikko- ja Kirjeen teksti -kenttiin tarvitse syöttää tietoa, mutta PDF-kirjepohjan lisääminen näkymän ylälaidan Valitse tiedosto -painikkeen kautta on tällöin välttämätöntä.
Näkymän ylälaidan Esikatselu-painikkeen avulla voidaan tarkastella lähetettävän kirjeen ulkoasua. Etenkin omaa PDF-kirjepohjaa käytettäessä on esikatselun avulla hyvä varmistaa, että kirje näyttää halutun kaltaiselta.
Kun tarvittavat tiedot on syötetty ja kirjeen sisältö kirjoitettu, painetaan näkymän ylälaidan Lähetä-painiketta kirjeen lähettämiseksi. Kun kirje on lähetetty, tulee sen tiedot näkyviin Vanhoihin joukkokirjeisiin.
Joukkokirjeen asettelussa huomioitavaa ja kirjeen postittaminen
Procountor sijoittaa vastaanottajan osoitteen alkamaan kohdasta, joka on neljä senttimetriä paperin ylälaidasta ja kaksi senttimetriä paperin vasemmasta laidasta. Osoitealue ulottuu 10 senttimetrin päähän paperin vasemmasta laidasta. Jos tällä alueella on kirjeessä tietoa, tulee osoite kirjoitetuksi sen päälle.
Kirjeen jokaisen sivun ylä- ja vasemmassa laidassa tulee olla yhden senttimetrin marginaali. Paperin kooksi on määritettävä A4, kun kyseessä on PDF-kirjepohja. Jotkin PDF-ohjelmat ehdottavat paperin oletusasetteluksi "Letteriä", jolloin pohja itse on muistettava muuttaa A4-kokoiseksi.
Postitse lähetettävissä kirjeissä voi valita, lähetetäänkö kirjeet ensimmäisen vai toisen luokan postina sekä sen, ovatko kirjeet värillisiä vai mustavalkoisia. Kirjekuori on C5-kokoa (22,9 cm x 16,2 cm), jossa on 9,0 cm x 6,0 cm -kokoinen ikkuna, jonka etäisyys vasemmasta laidasta on 1,8 cm ja ylälaidasta 1,5 cm.
Joukkokirjeen hinnoittelu
Joukkokirjeen lähettäminen on maksullista ja hinta muodostuu lähetettyjen tositteiden määrästä ja lähetyskanavan (posti/sähköposti) mukaisesta lähetysmaksusta voimassa olevan hinnastomme mukaisesti.
Joukkokirje lasketaan mukaan kuukausittaiseen tositemäärään. Procountor Taloushallinnon eri tuoteversioihin sisältyy kuukausimaksuun tietty määrä tositteita ja yli menevistä tositteista laskutetaan kuukausilaskutuksen yhteydessä sen mukaan, milloin tosite on luotu.