Procountorin kirjanpitosivut ovat teknisesti samat riippumatta siitä, mihin tositelajiin sivu on liitetty. Sivuilla on kuitenkin muutamia tositelajikohtaisia eroja. Procountor muodostaa jokaisesta tositteesta automaattisesti kirjanpitoviennit. Tositteiden kirjanpitovientejä päästään tarkastelemaan tositteiden Kirjanpito-näkymällä, jolle päästään Lasku-näkymältä klikkaamalla Siirry painiketta ja valitsemalla aukeavasta alasvetovalikosta Kirjanpito.
Yleistä
- Kirjanpitosivu muodostetaan samalla kun tosite tallennetaan (palkoilla hyväksyttäessä).
- Jos tositteen kirjanpitoon vaikuttavia tietoja muokataan (tuotteet, summa, määrä, ALV, yms.), luodaan kirjanpito ja dimensiointi uudestaan oletusarvoilla. Tämän vuoksi olisi hyvä tehdä tosite valmiiksi ennen muutosten tekemistä sen kirjanpitoon/dimensiointiin.
- Viralliseen, kirjanpitolain mukaiseen kirjanpitoon sivulla olevat rivit huomioidaan vasta kun tosite on Hyväksytty tilassa. Sitä ennen hyväksymättömät tapahtumat voidaan ottaa huomioon raportoinnissa, joka kattaa kaikki tietokannassa olevat tapahtumat. Näin voidaan saada nopeammin tietoa yrityksen tuloksesta ja taloudellisesta asemasta.
- Lisätietoja kirjanpidosta:
Näkymän painikkeet
Yläosan painikkeet
Tallenna
- Painikkeella tallennetaan kirjanpitosivulle tehdyt muutokset.
Muokkaa
- Painikkeella tositteen voidaan kopioida muistioksi tai muistioksi vastakirjauksilla.
- Painikkeella muistion voi palauttaa Kesken-tilaan tai mitätöidä.
Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi
- Painikkeista toinen on näkyvissä. Viennit riveiksi -painike muuttaa ALV-kannoittain yhdistellyn tiliöinnin rivikohtaiseksi tiliöinniksi. Rivit vienneiksi -painike yhdistää rivit yhteen ALV-kannoittain.
- Se, onko tiliöinti tehty vienneittäin vai riveittäin, riippuu siitä, onko laskun laadintavaiheessa valittu Kirjanpito riveittäin vaihtoehto vai ei. Toiminto poistaa tehdyt tiliöinnit ja dimensioinnit ja tekee ne uudestaan oletusarvoilla.
Esikatselu
- Painikkeella saa kirjanpitosivun tiedot joko HTML- tai PDF-muodossa. Dimensiot voi valita mukaan tulosteelle.
Liitteet
- Painikkeella pääsee lisäämään, poistamaan ja katsomaan tositteen liitetiedostoja.
- Kaikkien tositelajien kirjanpitosivuilla pääsee liittämään/katselemaan/poistamaan liitetiedostoja.
Dimensiot
- Painike avaa tositteen dimensiosivun.
Keskustelu
- Painike on näkyvissä osto-, matka- ja kululaskuilla.
- Painikkeesta avautuu laskukohtainen keskustelu, johon voidaan kirjoittaa laskuun liittyviä kommentteja ja kysymyksiä laskun asiatarkastajille ja hyväksyjille.
- Keskustelu näkyy kaikille, joilla on vähintään katseluoikeudet kyseiselle laskulle ja keskustelu on otettu käyttöön Käyttöasetuksissa.
Alaosan painikkeet
Lisää vienti
- Painike tekee uuden tyhjän kirjanpitorivin.
Kopioi viennit
- Painike tekee identtisen viennin kopioitavasta viennistä
Poista viennit
- Painike poistaa valitun kirjanpitorivin. Ainoastaan nollarivejä voi poistaa, eikä vastakirjausriviä voi poistaa.
Valitse tili
- Painikkeella pääsee Tililuettelo-ikkunalle, josta valitulle kirjanpitoriville voidaan valita kirjanpitotili.
Muokkaa x valittua
- Painikkeesta päästään muokkaamaan useaa valittua vientiä samanaikaisesti. Muokattavia tietoja ovat tili, ALV%, ALV-status, tase-erä sekä vientiselite. Jotta painike aktivoituu, tulee valita vähintään kaksi vientiä tositteen kirjanpitovienneistä.
Tositteen otsikkotiedot
Tositteen tyyppi ja numero näkyvät sivun yläpalkissa. Alapalkissa näkyvät luonti ja muokkausleimat.
Perustiedot
- Kirjanpitosivun perustiedoissa nähdään asiakkaan/toimittajan/henkilön tiedot (Nimi, Y-tunnus/Hetu/ALV-tunnus).
- Y-tunnus-kentän oletus on laskun Y-tunnus-kentän sisältö. Jos se on tyhjä, tuodaan Y-tunnus-kenttään laskun ALV-tunnus-kentän sisältö.
ALV-status
- ALV-statuksen perusteella huolehditaan luvut ALV-laskelmalle.
- Procountor olettaa, että kyseessä on kotimaan kauppaan liittyvä lasku, joten kirjanpitosivun ALV-statuksen oletusarvo on Kotimaa. Jos kyse ei ole kotimaan kaupasta, on ALV-status vaihdettava kirjanpitosivulla.
- Liikekumppaneille ja tuotteille voidaan määritellä oletus ALV-status. Jos ALV-status on muu kuin Kotimaa, ohjelma ei salli muita ALV prosentteja kuin 0%.
- Kirjanpitosivulla täytyy valita sopiva ALV-status, joka vaikuttaa siihen, kuinka tiedot nousevat oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselle.
- Lisätietoja arvonlisäverosta:
Kirjanpitäjän muistiinpanot
- Kenttään voi syöttää 255 merkkiä muistiinpanoja. Muistiinpanot näkyvät vain tositteen kirjanpitosivulla.
Muistiinpanot laskulta
- Muistiinpanot laskulta näytetään, mikäli laskulle on syötetty muistiinpanoja.
Tosite yhteensä
- Tosite yhteensä -kohdassa saldon pitäisi olla nolla. Jos kohdassa on kuitenkin saldoa, eivät kirjanpitosivun tiliöinnit täsmää. Tällöin tulee painaa Tallenna-painiketta, joka siirtää saldon täsmäytyserot 8890 tilille, josta se taas voidaan kirjata oikeaan paikkaan.
Laske yhteenveto
- Painikkeella aukeaa ikkuna, johon ohjelma listaa tositteen viennit yhdistäen samalle kirjanpidon tilille tiliöidyt viennit.
Kirjanpitovaluutta:
Tositteen valuutta vaihdetaan kirjanpitosivulla kirjanpitovaluutaksi, joka on Euro. Näin ostolasku voi olla ostomaan valuutassa, matkalasku matkakohteen valuutassa jne, vaikka itse kirjanpito pidetään Euroissa. Muunnoksen tekee järjestelmä automaattisesti valitun valuuttakurssin mukaan. Yrityksen perustiedoissa voit päättää valuuttakurssien hakutiheyden.
Tositenumero:
Tositteet numeroidaan Procountorissa tositelajittaiseen numerosarjaan. Tositenumerointiin voi tulla aukkoja, koska tapahtuma voidaan mitätöidä sen jälkeen, kun sille on jo annettu numero. Näin voi käydä esimerkiksi, jos tarkastuksessa todetaan, ettei ostolasku kuulu yritykselle lainkaan. Mitätöidyt tositteet ovat edelleen Procountorissa tallessa, mutta niiden kirjanpitosivu poistetaan. Mitätöidyt tositteet ovat erikseen haettavissa Tositteiden haun kautta. Tositeaineiston täydellisyys varmistetaan numerojärjestyksen sijasta täsmäytyksillä.
Tositepvm ja kirjauskausi
- Kirjanpitosivulla tositepäivämäärän oletuksena on kirjanpitosivua vastaavan laskun päiväys.
- Päivämäärä voidaan muuttaa. Näin esimerkiksi vuosialennuslasku, joka laaditaan 15.1.2010, voidaan päivätä samalle päivälle, jolloin esim. maksuehto on looginen. Muuttamalla kirjanpitosivulla tositepäivämääräksi 31.12.2019 tämä lasku otetaan huomioon joulukuun 2019 kirjanpitotapahtumana.
- Kirjauskaudeksi muodostuu automaattisesti tositepäivämäärää vastaava kalenterikuukausi. Kirjauskautta ei päästä erikseen muuttamaan. Jos tositepäivämäärää muutetaan, myös kirjauskausi muuttuu.
Tositteen vaikutusaika ja palvelujakso
- Kenttien tietoja käytetään Procountorin Jaksotustyökalussa määriteltäessä, mille ajalle tosite jaksotetaan. Käytettäessä Sopimuslaskutusta, tulee kenttiin laskutusjakson alku- ja loppupäivä.
Tutustu Sopimuslaskutus -lisäominaisuuteen täältä:
Poistomenetelmä
- Kenttä on puhtaasti informatiivinen, eikä vaikuta mihinkään toimintoihin.
Vientiselite
- Vientiselite kenttään voi kirjoittaa 255 merkkiä pitkän tositekohtaisen vientiselitteen. Jos kirjanpitosivulla ei ole tallennettu vientikohtaisia riviselitteitä, kopioituu vientiselite rivitietoihin. Kopioi tositteen nimestä -valinnalla voidaan kopioida tositteen nimi sellaisenaan tai muokattuna vientiselitteeksi.
Tositteen kirjanpitoviennit
Kirjanpitovientirivit
Kirjanpitovientirivit eroavat tositelajista riippuen, mutta pääkirjatilin nimen ja numeron lisäksi tositteiden kirjanpitovientiriveiltä on löydettävissä seuraavia tietoja:
|
Arvo (EUR) |
Viennin arvo euroissa. Veloitukset ovat plusmerkkisiä (eli debet-vientejä). |
|
ALV (EUR) |
Rivillä olevan arvonlisäveron määrä |
|
ALV % |
Rivin arvonlisäverokanta |
|
ALV väh. % |
Osto-, matka- ja kululaskuilla oleva oletus 100 % tarkoittaa, |
|
ALV-status |
Alasvetovalikosta voidaan valita vientikohtainen ALV-status, joka poikkeaa tositekohtaisesta statuksesta. |
|
Rivitiedot |
Kirjanpitäjä voi merkitä riville erillisen selosteen, |
|
Dimensiointien lkm |
Kuinka monelle nimikkeelle rivi on kohdistettu. |
|
Tase-erä |
Kenttä näkyy tositteen kirjanpitosivulla, jos Käyttöasetuksissa on erikseen valittu päälle asetus Tase-erät kirjanpitosivulla. Jaksotustyökalun kautta tehdyn muistion kirjanpitosivulle tulee näkyviin Tase-erä -kohtaan alkuperäinen tosite ja tositteen numero, esimerkiksi Myyntilasku 2. Kun kyse on taseen tilistä, viennille voi valita pudotusvalikosta tase-erätunnisteen tai luoda uuden tunnisteen, joka tallentuu tase-erätunnisterekisteriin (maksimissaan 40 merkkiä). Kenttä helpottaa tase-erittelyiden tekemistä, sillä tase-erittelyn kautta voi erikseen hakea avoimia tase-eriä. Tase-erittelyn Hae avoimet tase-erät -haku hakee kaikki tilillä käytetyt vientien tunnisteet ja laskee niitä vastaavat avoimet taseen saldot. |
Kirjanpitosarakkeiden leveyden muuttaminen
Ohjelma tallentaa kirjanpitosivulla tehdyn sarakeleveydn muutoksen automaattisesti kaikille samaa tositelajia olevien tositteiden kirjanpitosivuille. Kirjanpitosivun sarakkeiden leveys siirtyy käyttäjän mukana ympäristöstä toiseen.
- Sarakkeiden leveyttä voi muuttaa saraketta vetämällä.
- Sarakeleveyden muutos tallentuu tositelajikohtaisesti.
Tositteen täsmäytys
- Tositteissa käytetään täsmäytysriviä, jolle jäävä täsmäytysero kirjataan pääkirjanpidossa tilille 8890 Täsmäytyserot.
- Kirjanpidossa voidaan seurata tilille merkittyjen tapahtumien määrää laatimalla pääkirja kyseisen tilin tapahtumista ja lajittelemalla tapahtumat kirjanpitoarvon mukaan suuruusjärjestykseen.
- Jos 8890 Täsmäytyserot tilille on kirjautunut saldoa, täytyy kirjanpitosivulle tehdä uusi rivi, jolle kirjataan täsmäytysrivin summa ja oikea tilinumero sekä täsmäytyserotilillä ollut saldo nollataan.
- Täsmäytyseroriville ei teknisistä syistä johtuen voi vaihtaa tilinumeroa eikä muuttaa ALV-%.
Tiliöinnit
- Procountor olettaa tositteelle tiliöinnin tositteen lajin mukaan (esim. matkalaskulle matkakulut), liikekumppanikohtaisen oletustilin mukaan tai tuoterekisteriin syötetyn oletustilin mukaan.
- Tiliöintirivit on laadittu arvonlisäverokantojen mukaan yhdisteltyinä tai riveittäin, jos laskun laadintavaiheessa on valittu Kirjanpito riveittäin- vaihtoehto.
- Kirjanpitosivulla voidaan myös muuttaa yhdistelty tiliöinti rivikohtaiseksi tiliöinniksi painamalla Viennit riveiksi -painiketta, tai rivikohtainen tiliöinti ALV-kannoittain yhdistellyksi tiliöinniksi painamalla Rivit vienneiksi -painiketta.
- Tiliöintitietoja voidaan muuttaa tilikauden ajan. Procountorin tavoitteena on kuitenkin se, että kirjanpito on automatisoitu niin, ettei tiliöintimerkintöjä tarvitse tarkentaa.
Tiliöinnin muuttaminen
- Jos oletustilejä tai jo tehtyä tiliöintiä joutuu muuttamaan, aktivoimalla tilin rivi ja painamalla Valitse tili -painiketta avautuu Tililuettelo-ikkuna, josta voidaan valita tilalle uusi pääkirjatili. Jatka-painikkeella Tililuettelo-ikkunalta valittu tili viedään kirjanpitoriville. Muokkaa tilikarttaa -painikkeella pääsee Tililuettelo-ikkunalta Muokkaa tilikarttaa -näkymälle.
- Tililuettelo avautuu myös aktivoimalla tilin rivi ja tämän jälkeen klikkaamalla tilin nimeä.
- Tili-kentässä voidaan hakea haluttua tiliä kirjoittamalla alku tilinumerosta tai tilin nimestä, jolloin ohjelma hakee alasvetovalikoon kaikki kyseisellä numerolla alkavat tai sanan sisältävät tilit. Jos tilinumeron syöttää, muuttuu tilin nimi, kun on syötetty tilikartasta löytyvä tilinumero.
- Kun muutokset on tehty, painetaan Tallenna-painiketta.
Korjausmerkintä
- Kun vanhalle kirjanpitosivulle tehdään korjauksia, ilmestyy kirjanpitosivulle Korjausmerkintä-painike. Tästä painikkeesta päästään katsomaan aiempaa kirjanpitosivua. Korjausmerkintä-näkymältä päästään takaisin Kirjanpito-näkymälle Sulje-painikkeella.
- Korjausmerkintä tulee, jos tositteen kirjanpidon pvm on yli kaksi kuukautta vanha JA tosite on luotu yli kaksi kuukautta sitten JA sitä ei ole muokattu kahteen päivään.
Tapahtumien liputtaminen
Kirjanpitovientejä on mahdollista liputtaa Osto-, matka ja kululaskuilla painamalla lippu-ikonia. Ikonin avulla voidaan merkitä esimerkiksi kesken jäänyt täsmäytettävä rivi, jotta kirjanpitäjä muistaa palata kyseiselle riville, mikäli työ keskeytyy.
- Liputuksen saa pois painamalla lippua toisen kerran.
- Vientien liputtaminen laskun kirjanpitosivulla vaatii sen että käyttäjällä on kaikki oikeudet siihen tositelajiin jota ollaan liputtamassa.
- Liputus on mahdollista myös tositteen Tarkastaminen-näkymällä, jossa pääsee liputtamaan laskun tuoterivejä. Tarkastaminen-näkymällä tehty liputtaminen ei vaikuta kirjanpitosivun liputusvalintoihin tai toisinpäin.
- Liputtaminen ei vaikuta ohjelman toimintaan tai tositteiden tiloihin.
- Liputettuja tositteita voi hakea Tositteiden hausta valitsemalla Tarkennettu haku > Haetaanko vain liputetut laskut.
Dimensiot
- Riveittäin näkyy, kuinka monelle dimensioiden nimikkeelle summa on jaettu.
- Ennen dimensiointien tekemistä on kirjanpidon tiliöinnit tehtävä valmiiksi eli painettava Tallenna-painiketta.
- Jos muuttaa kirjanpitoriveillä summia, on kyseisten rivien dimensiointi muutetta vastaamaan uusia summia.
- Jos käyttäjä tekee dimensiot, tai laskulla on oletusdimensiointeja, ja sen jälkeen vaihtaa kirjanpitotilejä, vaihtuu myös dimensiointien kirjanpitotili.
- Jos käyttäjä muuttaa kirjanpitosivun summia (tai esim. ALV-% tai vähennysoikeutta), eivät dimensioinnit muutu, vaan dimensiointien summat on käytävä korjaamassa oikeiksi.
- Jos Kirjanpitosivulla painaa Viennit riveiksi / Rivit vienneiksi -painiketta, poistuvat dimensiomerkinnät ja ne tehdään uudestaan oletusarvoilla.
- Jos kirjanpitorivin poistaa, poistuvat sille tehdyt dimensiomerkinnät.
- Jos laskulla muuttaa kirjanpitoon vaikuttavia tietoja, kirjanpitosivu tehdään uudelleen, jolloin poistuvat dimensiomerkinnät ja ne luodaan uudestaan oletusarvoilla.
- Lisätietoa dimensioista: