Procountor muodostaa tiliotteiden kirjanpitoviennit automaattisesti tiliotteiden tapahtumien perusteella. Procountorissa on valmiina joukko oletustiliöintejä, mutta oletuksia voidaan muokata, tarkentaa ja täsmentää erilaisiin yrityskohtaisiin tarpeisiin. Tiliotteen oletustiliöintien avulla kirjanpidosta voidaan poistaa mekaanista työtä, kun toistuvat ja yksinkertaiset tapahtumat kirjatuvat ennalta asetettujen sääntöjen mukaan.
Tässä artikkelissa keskitytään Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymään ja sen toimintojen kuvaukseen. Syvällisempiä käytännön esimerkkejä tiliotteen oletustiliöintien käyttämisestä esimerkiksi American Express -tilitysten, Nets-tilitysten, Diners Club -tilitysten sekä kuukausittaisten lainanlyhennysten kirjaamisessa saa täältä.
Tiliotteen oletustiliöintejä voidaan asettaa ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tiliöintioletukset > Tiliotteen oletustiliöinnit.
Näkymän kuvaus
Tiliotteen oletustiliöinnit -osio
Tässä osiossa voidaan asettaa käyttäjäorganisaation omia oletustiliöintejä. Osiossa on seuraavat painikkeet:
- Tallenna-painike (yläpalkissa) tallentaa Tiliotteen oletustiliöinnit -näkymällä tehdyt muutokset.
- Lisää rivi -painikkeella lisätään muokattavien oletustiliöintien joukkoon uusi rivi.
- Poista rivi -painikkeella poistetaan aktiiviseksi valittu rivi.
- Vaihda kirjanpitotili -painikkeesta avautuvassa ikkunassa voidaan vaihtaa aktiiviseksi valitun rivin kirjanpitotili.
- Tiliöinti viestin perusteella -painikkeesta avautuu ikkuna, jossa voidaan asettaa tiliöintioletuksia tilitapahtuman viestikenttään perustuen. Tarkemmin tästä toiminnosta alempana oman otsikon alla.
- Dimensiot-painikkeesta siirrytään Dimensiot-näkymälle, jolla voidaan asettaa tiliöintisääntöihin oletusdimensiointeja.
- HTML-painike avaa asetettujen tiliöintisääntöjen yhteenvedon HTML-tulosteena uuteen välilehteen.
Oletustiliöinnit-osio
Procountorissa on mahdollista asettaa omia oletustiliöintejä myös seuraaville tapahtumille:
- Tiliotteen maksuliikenne
- Pankkikulutili
- Korkokulutili
- Korkotuottotili
- Vaihtovelkakirjalainatili
Näkymän alaosaan on listattuna Procountorin 38 oletustiliöintiä, joiden perusteella tilitapahtumia oletuksena kirjataan. Säännöt perustuvat kirjausselitteisiin, verotilitapahtumiin ja oma-aloitteisten verojen maksuun. Procountorin oletustiliöintejä voidaan muuttaa kynä-kuvakkeiden kautta, sekä Oletustiliöinnit otsikon vieressä olevan i-painikkeen kautta (osa näistä oletustiliöinneistä muutetaan Viitesuoritusten oletustiliöintien ja Verojen oletustiliöintien kautta).
Oletustiliöintien asettaminen
Vapaasti määriteltäviä oletustiliöintejä voi asettaa Tiliotteen oletustiliöinnit -osiossa. Sääntöjä on mahdollista luoda pankkitilikohtaisesti tai siten, että ne koskevat kaikkia organisaation käytössä olevia tilejä. Tiliöintisääntöjä voidaan asettaa muun muassa kirjausselite-, viesti- tai saaja/maksajakohtaisesti.
Kun uutta tiliöintiä varten on luotu uusi rivi, voidaan riville valita tiliöintiä koskevia asetuksia seuraavien sarakkeiden tietojen avulla:
- Järjestysnro: Tiliöintisäännöt numeroidaan automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Järjestysnumerolla määritellään järjestys, missä saman kirjausselitteen säännöt käsitellään. Tallennuksen jälkeen sääntöjen järjestystä voidaan muuttaa hiiren oikeanpuoleisen painikkeen takaa löytyvän valikon Siirrä yksi ylöspäin tai Siirrä yksi alaspäin -valinnalla. Jos samalla kirjausselitteellä on useampi tiliöintisääntö, tulisi säännöt, joissa on viestiin tai saajan/maksajan nimeen perustuva tiliöinti, tallentaa järjestysnumeroltaan pienemmäksi kuin pelkällä kirjausselitteellä olevat säännöt.
- Säännön nimi: Vapaaehtoinen säännön nimi, voidaan myös jättää tyhjäksi.
- Kirjausselite: Tällä valinnalla määritetään, mille kirjausselitteelle halutaan tehdä oletuksista poikkeava tiliöintisääntö. Jokaiselle tiliöintisäännölle tulee valita kirjausselite.
- Otto/Pano: Tällä valinnalla määritetään, onko kyseessä pankkitilin otto vai pano. Osassa kirjausselitteitä tietoa ei ole mahdollista muuttaa. Tieto on pakollinen.
- Tilinro: Tämä valinta määrittää, mihin pankkitiliin tiliöintisääntö vaikuttaa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käsitellään sääntö jokaisella pankkitilillä.
- Saaja/Maksaja: Tässä kentässä voidaan merkitä tiliotteen Nimi-kentässä oleva teksti, jos sääntö tehdään tietyn saajan tai maksajan perusteella. Tekstin ei tarvitse olla täysin vastaava kuin tiliotteella, mutta sen tulee kuitenkin sisältyä kokonaisuudessaan tiliotteelle. Esimerkiksi jos tiliotteen Nimi-kentässä on teksti ”Yritys A Konserni Oy”, Saaja/Maksaja -kenttään riittää teksti ”Yritys A”.
- Viesti: Tässä kentässä näytetään tiliöintisäännölle tallennettu tiliotteen Viesti-kentän tieto, jos tehdään sääntö tietyn viestin perusteella. Viesti -kentän tiedot syötetään Tiliöinti viestin perusteella -painikkeesta avautuvan toiminnon avulla. Jos tiliöintisäännölle on tallennettu tapahtuman tai tietojen haku viestin perusteella, näytetään tämän kentän vieressä X-merkki.
- Tiliöidään kirjanpitotilille: Tämä kenttä määrittää tiliöintisäännön kirjanpitotilin. Tili syötetään kenttään painamalla Vaihda kirjanpitotili -painiketta. Kirjanpitotiliä ei valita silloin, kun tiliöinti tehdään Tiliöinti viestin perusteella -toiminnon Tietojen haku viestistä, säännöt tapahtumille -osion perusteella.
- ALV-%: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin arvonlisäveroprosentti, joka käsitellään tapahtuman summasta vähennettävänä arvonlisäverona.
- ALV-tyyppi: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin arvonlisäveron tyyppi eli se, onko kyseessä myynti- vai ostotapahtuma.
- ALV-status: Tässä kentässä valitaan tiliöinnin ALV-status.
- Tase-erä: Jos rivin kirjanpitotiliksi on valittu jokin taseen tili, voidaan tässä kentässä antaa vapaaehtoinen tunnistetieto valitsemalla pudotusvalikosta haluttu tase-erän tunniste tai luoda uusi tunniste, joka tallentuu Tase-erätunnisterekisteriin.
- Dimensiointisäännöt: Tässä kentässä näytetään tieto siitä (Kyllä/Ei), onko tiliöintisääntöä koskevia dimensiointeja asetettu. Dimensiot voidaan määrittää Dimensiot-painikkeen kautta.
Tiliöinti viestin perusteella -toiminto
Tiliöintiä viestin perusteella käytetään silloin, kun tiliotteen tapahtuma halutaan tiliöidä pelkän oletustilin sijasta tietylle kirjanpitotilille tiliotteen Viesti-kentän tekstin perusteella.
Toiminto on kätevä työkalu myös esimerkiksi silloin, kun tiliotteen Viesti-tekstissä käsitellään erilaisia summia, kuten luottokorttitilityksiä.
Toiminto on jaettu kolmeen osaan:
- Tapahtuman tunnistus viestin perusteella,
- Tietojen hakuun viestistä, säännöt tapahtumille,
- Tarkista tiliöintien toimivuus liittämällä esimerkkiviesti tiliotteelta tähän.
Huomioithan, että Tiliöinti viestin perusteella -ikkunassa vain toista määritysosiota voi käyttää kerrallaan: Joko Tapahtuman tunnistus viestin perusteella tai Tietojen haku viestistä.
Tapahtuman tunnistus viestin perusteella
Ohitettavien merkkien määrä -kenttään syötetään viestistä ohitettavien, ennen varsinaista viestiä olevien merkkien lukumäärä. Ohitettavien merkkien määrä voi olla enintään 500 merkkiä. (välilyönnit lasketaan merkeiksi)
Viestistä tunnistettava teksti -kenttään syötetään tiliotteelta tunnistettava teksti. Tekstin tulee olla täysin vastaava kuin tiliotteella. Esimerkiksi, jos tiliotteen Viesti-kentässä on teksti ”Liike X Oy”, tulee myös Viestistä tunnistettava teksti -kentässä lukea ”Liike X Oy”.
Tietojen haku viestistä
- Rivi: Tähän kenttään syötetään se viestin rivin numero, miltä haluttu summa käsitellään.
- Ohitettavat merkit: Tähän kenttään syötetään viestistä ohitettavien merkkien lukumäärä.
- Sarake: Tähän kenttään syötetään, miltä viestin rivin sarakkeelta haluttu summa käsitellään.
- Tekstihaku: Tähän kenttään syötetään hakuehto, jolla summaa etsitään.
- Täytä joko Sarake - tai Tekstihaku -kenttä ja jätä toinen tyhjäksi sen perusteella, kumpaa hakukriteeriä haluat tiliöidessä käyttää. Kun Sarake -kenttään syöttää tietoja, Tekstihaku -kenttä muuttuu inaktiiviseksi ja päinvastoin. Molempia kenttiä ei voi täyttää.
- Tili: Tässä kohdassa näytetään Vaihda kirjanpitotili -painikkeen avulla asetetut tilit.
- Vaihda kirjanpitotili -painikkeet: Näistä painikkeista avautuu ikkuna, josta voidaan valita tapahtumia koskevat kirjanpitotilit.
- Vaihda etumerkki -valinta: Tällä valinnalla voidaan kääntää viestissä olevan summan etumerkki päinvastaiseksi sitä koskevassa tiliöinnissä.
- Välilyönti tuhaterottimena -valinta: Tämän valinnan avulla Procountor tulkitsee yhdellä välilyönnillä erotetut numerot yhdeksi numeroksi. Toiminto on hyödyllinen esimerkiksi silloin, kun tiliotteen viesti on seuraavanlainen: ”Lainan lyhennys 1 230,40”.
Tarkista tiliöintien toimivuus
Tässä osiossa olevana kenttään voidaan syöttää tiliotteen Viesti-kentän teksti, jolloin asetetun tiliöinnin toimivuuden voi varmistaa.
Tarkista-painikkeen klikkaamisen jälkeen tulos-tekstin kohdalla näkyy, miten esimerkkiviesti tiliöityy.
Jatka-painikkeella tallennetaan asetetut tiliöintisäännöt.