Tallennustyökalun avulla voidaan syöttää tehokkaasti useita kirjanpitovientejä ja niihin liittyviä dimensiointeja yhdellä kertaa.
Tallennustyökalu löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Tallennustyökalu.
Oheisessa videossa puhutaan tallennustyökalusta nimellä Tallennustyökalu (uusi). Sittemmin työkalun nimestä on poistettu "(uusi)". Toiminnot ovat kuitenkin edelleen samat, kuin videolla on esitetty.
Näkymän toiminnot
Tallenna
- Painike tallentaa luodut muistiotositteet.
- Tositteet siirtyvät suoraan Hyväksytty-tilaan.
Näytä ALV-sarakkeet
- Valinnalla määritetään, näytetäänkö kirjausriveillä ALV-käsittelyyn liittyviä sarakkeita.
Näytä dimensiosarakkeet
- Valinnalla määritetään, näytetäänkö kirjausriveillä dimensioiden valintaan liittyviä sarakkeita.
Uusi tosite
- Painike lisää uuden tositerivin ja sille kopioituu edellisen rivin päivämäärä.
- Uuden tositteen voit lisätä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Shift+Enter.
Lisää vienti
- Painike lisää uuden vientirivin sille tositeriville, joka on valittuna aktiiviseksi.
- Uuden viennin voit lisätä myös näppäinyhdistelmällä Ctrl+Enter.
Kopioi vienti
- Painike tekee kopion siitä vientirivistä, joka on valittuna aktiiviseksi.
- Kopiointiin sisältyy rivillä olevat mahdolliset ALV- ja dimensiotiedot.
Poista rivi
- Painike poistaa aktiiviseksi valitun rivin.
Liitä vientejä
- Painike avaa uuden ikkunan, johon voidaan syöttää kirjanpitovientien tietoja esimerkiksi Excel-taulukosta kopioimalla.
- Lisätietoja tästä toiminnosta voi lukea alempaa ”Liitä vientejä -toiminto” -otsikon alta.
Muistiotositteen laatiminen
Tallennustyökalua avattaessa on näkymällä esillä valmiina yksi tositerivi. Jotta tositteen sekä debet- että kredit-puoli tulee kirjatuksi, tulee tositteelle luoda vastakirjaus Lisää vienti -painikkeella. Painike luo viennin automaattisesti vastakkaisella summalla, jolloin tosite täsmää. Lisää vienti -painike ei kuitenkaan kopioi varsinaisen tositerivin ALV-sarakkeisiin tai dimensiosarakkeisiin tehtyjä määrityksiä. Yhdelle tositteelle voi tietysti tehdä myös useita erillisiä vientirivejä kredit- tai debet-puolelle, jos esimerkiksi tositteen summa halutaan jakaa eri tileille tai dimensioille.
Näkymällä voidaan myös laatia useita tositteita peräkkäin Uusi tosite -painikkeella. Ohjelma luo uuden tositteen tositenumeroksi automaattisesti seuraavan vapaan tositenumeron. Tosite- ja vientirivit erottaa toisistaan siitä, että vientiriveillä ei ole tositenumeroa, päivämäärää tai tositteen nimeä.
Kun tallennustyökalulla lisätään paljon vientejä kerralla, on tiedot hyvä tallentaa aika ajoin. Painettaessa Tallenna-painiketta, avautuu Muistiotositteet tallennettu –ikkuna, jossa ohjelma kysyy, halutaanko siirtyä tositteiden hakuun hakemaan luodut muistot. Kyllä-painikkeesta siirrytään Tositteiden hakuun, jonka hakutuloksissa juuri laaditut muistiotositteet näkyvät Hyväksytty-tilassa. Ei-painikkeesta ei siirrytä tositteiden hakuun, mutta juuri laaditut tositteet kuitenkin poistuvat näkyvistä Tallennustyökalusta. Tositteet ovat myöhemmin haettavissa normaalisti Tositteiden haun kautta.
Jos luodut tositteet halutaan myöhemmin palauttaa Kesken-tilaan, onnistuu tämä esimerkiksi avaamalla tositteen kirjanpitosivu Tositteiden haun kautta ja painamalla Muokkaa > Palauta kesken.
Liitä vientejä -toiminto
Liitä vientejä -painikkeen kautta avautuu ikkuna, jonka avulla kirjanpitovientejä voidaan lukea sisään tekstimuodossa Excelistä tai muusta taulukkolaskentaohjelmasta kopioituna. Toiminnon avulla voidaan lukea sisään seuraavia tietoja (tietotyyppien perässä ohjeet sitä, missä muodossa tieto tulee taulukkoon syöttää):
- Kirjanpitotili: tilikartan mukainen numero
- Bruttosumma: viennin summa kahden desimaalin tarkkuudella (jos desimaaleja on enemmän, pyöristetään summa kahden desimaalin tarkkuuteen)
- ALV-prosentti: prosentti numeromuodossa ilman %-merkkiä
- ALV-vähennysoikeusprosentti: prosentti numeromuodossa ilman %-merkkiä
- ALV-tyyppi: osto (P) tai myynti (S)
- ALV-status: ALV-statuksen koodi, jotka ovat listattuna ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > ALV-oletukset.
- Tase-erätunniste: tulee olla lisättynä ja aktiivisena tase-erätunnisterekisterissä. Isoilla ja pienillä kirjaimilla kirjoitetut tase-erätunnisteen nimet käsitellään samana tunnisteena.
- Vientiselite: vapaamuotoinen vientiselite
- Dimensioinnit: dimensionimikkeen nimi täsmällisesti kirjoitettuna, isot ja pienet kirjaimet mukaan lukien
Liitä kirjanpitovientien tiedot -näkymän ylärivillä voidaan vaihtaa luettavien tietojen järjestystä. Kun tietoja kopioidaan Excel-taulukosta, tulee jokaisen tiedon olla omassa solussaan. Yhden vientirivin tiedot tulee lisätä Excel-taulukkoon vaakasuunnassa ennen tietojen tuomista. Vientejä on myös mahdollista lisätä useampia kerralla – tällöin viennit lisätään Excel-taulukossa allekkain.
Kun tiedot kopioidaan Excel-taulukosta Liitä kirjanpitovientien tiedot -näkymälle, ohjautuvat ne omiin sarakkeisiinsa seuraavan kuvan mukaisella tavalla:
Vientien tuomiseksi ohjelmaan painetaan oikean alakulman Liitä vientejä -painiketta. Jos syötetyissä tiedoissa (esimerkiksi ALV-statuksessa) on virheitä, ei tietoja saa tästä painikkeesta tallennettua, vaan ohjelma antaa puutteellisista tai virheellisistä tiedoista virheilmoituksen.
Vientien siirtämisen voi peruuttaa painamalla Peruuta-painiketta, jolloin näkymä sulkeutuu.
Vasemman alakulman Tyhjennä-painike taas tyhjentää syötetyt vientitiedot, minkä jälkeen korjatut tiedot voidaan kopioida Excel-taulukosta ja liittää näkymälle uudestaan.
Kun kirjanpitovientejä syötetään Liitä vientejä -toiminnolla, tulee Tallennustyökalussa ensin luoda Lisää vienti -painikkeesta uusi vientirivi, jolle sisään luettavat tiedot tallennetaan. Toinen vaihtoehto on poistaa oletusrivi Poista rivi -painikkeella. Tällöin esimerkiksi yllä olevan kuvan mukaisesta aineistosta muodostuu yksi tosite, jolla on kuusi erillistä kirjanpitoriviä.
Liitä vientejä -toimintoa voidaan hyödyntää esimerkiksi vertailutietojen tallentamisessa. Vertailutietojen tallentamisesta Liitä vientejä -toiminnolla on kerrottu tarkemmin täällä.