Avoimien laskujen täsmäytysraportti

 

Avoimien laskujen täsmäytysraportti on myynti- ja ostoreskontrien täsmäyttämiseen tarkoitettu työkalu. Raportilla verrataan myynti- ja ostoreskontrien saldoa myyntisaamistilin ja maksuliikennetilin saldoon päivätasolla. Erotuksen ilmetessä päästään raportin avulla selvittämään, mitkä tositteet tai kirjaukset aiheuttavat erotuksen ja tekemään näille tarvittavat korjaustoimenpiteet.

Raportti löytyy ohjelman kohdasta Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Avoimien laskujen täsmäytysraportti.

Raportti päivittyy automaattisesti sivun latautuessa

 

Näkymän kuvaus

 

 

Yläosan painikkeet

• Hae-painikkeella haetaan hakuehtojen mukainen raportti.
• Hae oletuspäivämäärillä - painike hakee raportin edellisen kuukauden ensimmäisestä päivästä kuluvaan päivään. 
• Hae tilikaudelta -painike hakee avoimena olevan tilikauden raportin. 
  

 

Hakuehdot

• Alkaen ja päättyen -kenttiin syötetään se ajanjakso, jolta raportti halutaan ottaa. Huom! Raportille voi syntyä erotusta, jos raporttia haetaan kahden eri tilikauden ajalle osuvalta ajanjaksolta. Tarkempaa tietoa on saatavilla tämän ohjeen lopusta.
• Reskontra-valikossa on kaksi valintaa, joista valitaan tarkastelun kohde:

  • Myynnit - tili 1700 tulee Procountorin oletuksena mukaan. Myynteihin lukeutuvat tilit voidaan käydä räätälöimässä ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta > Näytä myynti- ja ostoreskontra tilit.

  • Ostot – tili 2880 tulee Procountorin oletuksena mukaan. Ostoihin lukeutuvat tilit voidaan käydä räätälöimässä ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta > Näytä myynti- ja ostoreskontra tilit.

• Tila-alasvetovalikosta valitaan, näytetäänkö raportilla Liiketapahtumat vai Kaikki tapahtumat.
• Pääkirjatilit-kohta näyttää mitkä myynti- ja ostoreskontratilit on valittuna raportille. Valinnan voi tehdä ohjelman kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Tilikartta > Näytä myynti- ja ostoreskontra tilit.

 

Raportin toiminnot

Erotuksen ilmetessä voidaan erotuksen syytä selvittää raportin hakutulosten yläpuolta löytyvien toimintojen avulla:

• Hae avoimet laskut -painikkeella siirrytään Tositteiden haku -näkymälle, johon on haettu aktiiviseksi valitun rivin (eli päivämäärän) avoimet laskut.
• Kirjanpitotilit ja viennit -painikkeella siirrytään aktiiviseksi valittua riviä (eli päivämäärää) koskevalle Kirjanpitotilit ja viennit -näkymälle.
• Tiliotehaku-painikkeella siirrytään aktiiviseksi valittua riviä (eli päivämäärää) koskevalle Tiliotteet ja viitemaksut -näkymälle.

Vain myynneillä:

• Myyntien maksutapahtumat -painikkeella siirrytään aktiiviseksi valittua riviä (eli päivämäärää) koskevalle Myyntien maksutapahtumaraportti -näkymälle.
• Viitemaksuraportti-painikkeella siirrytään aktiiviseksi valittua riviä (eli päivämäärää) koskevalle Viitemaksuraportti-näkymälle.

Vain ostoilla:

• Lähtevät maksutapahtumat -painikkeella siirrytään aktiiviseksi valittua riviä (eli jotakin päivämäärää) koskevalle Lähtevien maksujen maksutapahtumaraportti -näkymälle.

 

Hakutulokset ja erotusten seuranta

Kun hakuehtojen mukainen raportti on haettu Hae-painikkeen avulla, näytetään hakutuloksissa hakuajankohdan jokaista päivää koskeva rivi. Kun rivin Erotus-sarakkeen arvo on 0,00, ei avointen laskujen summien ja kirjanpidon saldon välillä ole erotusta (rivi on valkoinen). Jos jonkin päivän kohdalla ilmenee erotus, on tätä päivää koskevan Muutos-sarakkeen arvona erotuksen summa (rivi on keltainen).

Erotus on näkyvillä myös Erotus-sarakkeessa erottavan päivän sekä kaikkien sen jälkeisten päivien riveillä (rivit ovat keltaiset). Erotus-sarakkeessa miinusmerkkinen saldo kertoo kirjanpidon saldon olevan suurempi kuin avointen laskujen summa ja vastaavasti plusmerkkinen saldo merkitsee sitä, että avoimien laskujen summa on valittuna päivänä kirjanpidon tilin saldoa suurempi.

Muutos-sarake näyttää, onko erotus pysynyt samana vai onko erotuksen määrä muuttunut, kuinka paljon se on muuttunut ja onko erotus kasvanut vai pienentynyt. Erotus-sarakkeen arvo puolestaan näytetään kumulatiivisena.

Erotuksen ilmetessä raportilla on hyvä aluksi tarkistaa, kuittaantuuko erotus myöhemmällä päivällä, eli onko jonkin myöhemmän päivän Muutos-sarakkeessa erotus samalla summalla, mutta vastakkaisella etumerkillä. Jos erotus kuittaantuu myöhemmällä päivällä ja tiedetään erotuksen syy, voidaan erottavien päivien Muistiinpanoja-sarakkeeseen kirjoittaa, mihin kyseinen, väliaikainen erotus liittyy.

Erottavan rivin päiväys sekä kaikkien sitä seuraavien päivien päivämäärät näytetään erotuksen huomioimiseksi punaisena. Koska yhtenä päivänä syntynyt ero on luonnollisesti voimassa myös sitä seuraavina päivinä, tulee täsmäytystoimet suorittaa aikajärjestyksessä, vanhimmasta erotuksesta alkaen.

Kun yksi erotus on korjattu esimerkiksi tekemällä muutoksia joihinkin kirjanpitovienteihin, raportti päivittyy automaattisesti sivun latautuessa Kun Avoimien laskujen täsmäytysraportti haetaan uudelleen, on korjattu erotus poistunut listalta, ja täsmäyttämistä voidaan jatkaa eteenpäin.

 

Myyntireskontran täsmäyttäminen

Myyntireskontran täsmäyttämisessä Tyypiksi valitaan Myynnit. Koska täsmäytettävällä kaudella ei saisi enää olla keskeneräisiä tapahtumia, valitaan Tilaksi Liiketapahtumat. Täsmäytettävän kauden aikavälin asettamisen jälkeen painetaan Hae-painiketta.

• Viitemaksuraportin avulla voidaan tarkistaa, mille laskuille ja minkä suuruisia viitesuorituksia on saapunut aktiivista riviä koskevana päivänä. Viitemaksuraportin avulla nähdään myös se, onko jokin viitemaksu kohdistumattomassa tilassa ja täten erotuksen aiheuttajana.
• Myyntien maksutapahtumaraportti näyttää, mille laskuille on muodostunut maksutapahtuma aktiiviseksi valitun rivin päivänä. Maksettu-tilassa olevien laskujen summan tulisi täsmätä viitemaksuraportin summan kanssa, sillä lasku on Maksettu-tilassa vain, jos siihen on kohdistunut viitemaksu. Erotus voi johtua esimerkiksi Maksettu muualla -merkinnöistä, joten ne on syytä tarkistaa (esimerkiksi hyvityslaskujen osalta).
• Tiliotehaun avulla voidaan tarkistaa, onko aktiiviseksi valitun rivin päivän tiliotteella saapuneita viitteettömiä suorituksia. Jos tilille on saapunut myyntilaskuja koskevia suorituksia ilman viitettä, onko suoritus kirjattu tiliotteen kirjanpitosivulla myyntisaamisiin? Onko suoritusta vastaava lasku merkitty Maksettu muualla -tilaan?
• Kirjanpitotilit ja viennit avulla nähdään, mitä myyntisaamisiin on kirjattu aktiiviseksi valitun rivin päivänä. Onko myyntisaamistilillä virheellisiä tiliöintejä?
• Avoimien laskujen haku näyttää reskontrassa olevat avoimet laskut aktiiviseksi valitun rivin päivänä. Jos jokin lasku on myyntireskontrassa, mutta sitä ei ole kirjattu tilille 1700, voi tämä johtaa erotuksen syntyyn.

 

Ostoreskontran täsmäyttäminen

Ostoreskontran täsmäyttämisessä Tyypiksi valitaan Ostot. Koska täsmäytettävällä kaudella ei saisi enää olla keskeneräisiä tapahtumia, valitaan Tilaksi Liiketapahtumat. Täsmäytettävän kauden aikavälin asettamisen jälkeen painetaan Hae-painiketta.

• Lähtevien maksujen maksutapahtumaraportti kertoo, mitä laskuja on asetettu aktiiviseksi valitun rivin päivänä Maksettu- tai Maksettu muualla -tilaan.
• Tiliotehaun kautta nähdään, mitä maksuja tililtä on veloitettu aktiiviseksi valitun rivin päivän tiliotteella.
• Kirjanpitotilit ja viennit raportin avulla nähdään, mitä vientejä kirjanpidossa on aktiiviseksi valitun rivin päivällä.
• Avoimien laskujen haku näyttää reskontrassa olevat avoimet laskut aktiiviseksi valitun rivin päivänä.

Mahdollisia syitä ostoreskontran erotukseen:

• Käteisalennukset: lasku kuitattu kokonaan tai osittain maksetuksi, mutta velkaa ei ole oikaistu kirjanpidossa.
• Valuuttakurssierot: laskuun on kohdistettu valuuttakurssieroa, mutta velkaa ei ole oikaistu kirjanpidossa.
• Lasku on merkitty Maksettu muualla -tilaan, mutta velkaa ei ole oikaistu kirjanpidossa.
• Tiliotteen veloitustapahtumia on kirjattu pois ostoveloista, mutta kirjanpidossa ei ole velkana kirjauksia vastaavia laskuja. Tällainen tilanne voi syntyä esimerkiksi silloin, laskun päivä on myöhemmin kuin maksupäivä. Tällaisia laskuja voi etsiä Tositteiden haussa siten, että kirjanpitopäiväksi asetetaan aikaväli täsmäytyskuukautta seuraavan kuukauden ensimmäisestä päivästä alkaen ja vastaavasti maksupäivä asetetaan täsmäytettävän kuukauden viimeiseen päivään saakka.
• Jos palkkojen eräpäivä on täsmäytettävällä kuulla, mutta palkkoja ei ole maksettu, muodostuu ero avointen ja kirjanpidon välille. Eroa tulee tehtyjen maksamattomien palkkojen verran, koska palkat eivät näy avoimissa laskuissa.

 

Päiväyksistä aiheutuvat erot

Raportille muodostuu erotusta myös silloin, jos laskun päiväys on kirjanpidon tositepäivämäärää edeltävällä kuukaudella, mutta kirjanpidon tositepäivämäärä ei ole kuukauden ensimmäinen päivä. Esimerkiksi, jos laskun päiväys on 15.2. ja kirjanpidon tositepäivämäärä 5.4., syntyy raportille erotus. Ero johtuu siitä, että tapauksissa, joissa laskujen kirjanpidon päivämäärää siirretään tulevaisuuteen, tulee lasku mukaan raportin Avoimet laskut -sarakkeeseen aina kuukauden ensimmäiselle päivälle, eli tässä tapauksessa 1.4. Kun puolestaan kirjanpidon tositepäivä ei olekaan kuun ensimmäinen päivä, vaan 5.4., tulee lasku mukaan Kirjanpito-sarakkeen saldoon vasta 5.4. ja näiden päivien ajaksi muodostuu väliaikainen erotus raportille, kunnes se kuittaantuu kirjanpidon tositepäivänä. Tällaiset erotukset vältetään siirtämällä kirjanpidon tositepäivä kuun ensimmäiselle päivälle.

Erotus raportille muodostuu myös silloin, jos lasku on maksettu ennen kuin se nousisi mukaan Avoimet laskut -sarakkeen summaan. Esimerkkinä tällaisesta tilanteesta on lasku, jolla laskun päivä on 1.1., mutta kirjanpidon tositepäiväksi on vaihdettu esimerkiksi 28.2. Raportin logiikan mukaan lasku nousisi Avoimet laskut -sarakkeen summaan päivällä 1.2. (kirjanpitokauden ensimmäisenä päivänä) ja Kirjanpito-sarakkeeseen 28.2. Jos kuitenkin lasku on maksettu jo tammikuun puolella, ei se nouse Avoimet laskut -sarakkeeseen 1.2. (koska ei ole enää avoimena kyseisenä päivänä), eli se jää kokonaan pois avoimien laskujen saldosta. Lasku tulee kuitenkin mukaan Kirjanpito-sarakkeen saldoon 28.2.

On myös hyvä huomioida, että raportille voi syntyä erotusta, jos raporttia haetaan kahden eri tilikauden ajalle osuvalta ajanjaksolta. Seuraavassa esimerkissä tilikausi on kalenterivuosi:

• Raportti haetaan ajanjaksolle 1.12.2020-31.1.2021.
• Jos kalenterivuoden 2020 tilikausi on suljettu, niin tilikauden sulkemisen yhteydessä automaattisesti muodostuva tilinavaustosite muodostaa saldoa päivälle 1.1.2021.
• Tällöin raportti alkaa erottaa tilinavaustositteen summalla 1.1.2021 alkaen, vaikka eroa ei todellisuudessa ole.
• Raportti tulee tästä syystä hakea erikseen joulukuulle (1.12.2020-31.12.2020) ja erikseen tammikuulle (1.1.2021-31.1.2021), jotta raportilta nähdään todenmukainen tilanne mahdollisten erotusten varalta.