Pääkirja

Kirjanpitoraportteihin kuuluva pääkirja järjestää kirjanpidon tapahtumat tileittäin. Raportin hakuehtojen avulla pääkirjaa voidaan muokata monin tavoin erilaisiin tarpeisiin.

Pääkirja löytyy ohjelman kohdasta Raportointi > Kirjanpitoraportit (tai vaihtoehtoisesti kohdasta Kirjanpito > Kirjanpitoraportit), kun hakuehdoissa Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta valitaan Pääkirja.

Kaikille raporttityypeille yhteisistä, Kirjanpitoraportit-näkymän yläosan painikkeista ja niiden toiminnoista saa lisätietoa kirjanpitoraporttien yleisohjeesta.

Hakuehdot

• Kirjanpitoraportin tyyppi -valikosta valitaan Pääkirja.
• Tositepvm -kenttiin syötetään haettavan pääkirjan aikaväli.
• Esitystapavaihtoehdot -osiossa on valinnat:
  • Näytä laskun päivämäärä -sarake raportissa -valinnalla raportilla näytetään kirjanpitopäivämäärän lisäksi myös laskun päivämäärä.
  • Näytä seurantajakson avaussaldot-valinnalla raportille muodostetaan sarake, jossa näytetään seurantajaksojen avaussaldot.
  • Piilota laatija tulostetiedostoissa - piilottaa raportin laatijan tulostetiedostoissa.
  • Piilota Y-tunnus tulostetiedostoissa - piilottaa y-tunnuksen tulostetiedostoissa.
  • Piilota hakuehdot tulostetiedostoissa - piilottaa raportin hakuehdot tulostetiedostoissa.
  • Näytä tositepvm tulostetiedostoissa – valinnalla voidaan lisätä aikajakso tulostetiedostoihin. Valinnan voi tehdä vain, jos valitaan ensin Piilota hakuehdot tulostetiedostoissa.
• Tositteen tila-alasvetovalikosta valitaan, millaisissa tiloissa olevia tositteita pääkirjalle haetaan.
• Lajittelujärjestys - alasvetovalikossa on valittavissa kaksi eri lajittelutapaa: Pääkirjatili-pvm-tositenumero (joka oletuksena valittuna) tai Pääkirjatili-tositenumero.

Lisävaihtoehdot-valikosta voidaan tarvittaessa lisätä pääkirjaa varten uusia hakuehtoja. Pääkirjan osalta valittavissa ovat seuraavat hakuehdot:

• Tositelaji
  • Tällä hakuehdolla määritetään pääkirjalle sisällytettävät(t) tositelaji(t).
• Tositteen valuutta
  • Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain tietyssä valuutassa olevat tositteet.
• Tositteen Nimi
  • Tällä hakuehdolla raportille rajataan mukaan vain sellaiset tositteet, joiden nimessä esiintyy Nimi-kenttään annettu sisältö. Nimi voidaan antaa kokonaan tai osittain.
• Asiakkaan Y-tunnus
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tietyn Y-tunnuksen perusteella. Y-tunnus voidaan antaa kokonaan tai osittain, maatunnuksen ja väliviivojen kanssa tai ilman niitä.
• Kirjauskausi (vvvv-kk)
  • Tällä hakuehdolla pääkirja voidaan rajata tositteiden kirjauskauden (eli kuukauden) mukaan. Jos sekä päivämäärä että kirjauskausi on annettu, tuodaan tositteet pienimmän yhdistelmän mukaisesti: esimerkiksi jos Kirjanpitotositteen pvm -hakuehtoon on asetettu aikaväliksi 01.10.2019 – 30.11.2019 ja Kirjauskausi-hakuehtoon 2019-11 – 2019-12, tuodaan pääkirjalle tositteet ajalta 01.11.2019 – 30.11.2019.
• Tapahtuman arvo
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tapahtumien kirjanpitoarvon mukaan. Haku tapahtuu pääkirjan Kp-arvo -sarakkeesta. Rajauksessa voidaan käyttää myös < ja > -merkkejä.
  • Tämän hakuehdon avulla pääkirjalle voidaan hakea esimerkiksi vain debet- tai kredit-viennit.
    • Debet-vientien hakeminen tapahtuu siten, että kenttään asetetaan >-0.
    • Kredit-vientien hakeminen tapahtuu siten, että kenttään asetetaan <-0.
• Pääkirjatilit
  • Tämän hakuehdon avulla voidaan valita pääkirjalle haettavat tilit. Tilit voi valita Pääkirjatilit-kentästä (useiden tilien valitseminen tapahtuu esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa tilien valitsemisen yhteydessä). Koska valittavia tilejä on paljon, ne voidaan valita myös suurennuslasipainikkeen kautta avautuvassa erillisessä ikkunassa.
• Pääkirjatilin numerot
  • Tämän hakuehdon avulla pääkirja voidaan hakea esimerkiksi vain yhden tietyn tilin osalta. Jos useita tilejä halutaan valita, onnistuu se käyttämällä pilkkua tilinumeroiden erottimena (esim. 1700, 1800, 1910).
• Tositenumerot
  • Tällä hakuehdolla pääkirjalle tulevia tositteita voidaan rajata tiettyjen tositenumeroiden perusteella. Useamman kuin yhden tositenumeron hakeminen tapahtuu siten, että numerot erotetaan toisistaan pilkulla (esim. 100, 101, 102).
• Vientiselite
  • Tällä hakuehdolla hakua voidaan rajata tietyn vientiselitteen perusteella. Haku kohdistuu kirjanpitotositteen Vientiselite-kenttään.
• Tase-erän tunnisteet kirjanpidon vienneillä
  • kohdassa on kolme erilaista tase-erätunnisteen hakua pudotusvalikossa:
    • Viennit tileillä, joilla on tase-erätunnisteen käyttösuositus
    • Viennit, joilla on tase-erätunniste
    • Viennit joilta puuttuu suositeltu tase-erätunniste
• Esitysmuoto
  • Raportin kieli
    • Tällä hakuehdolla määritellään millä kielellä raportti esitetään.
  • Raportin valuutta
    • Tällä hakuehdolla määritetään, missä valuutassa raportin luvut esitetään.
• Dimensiot
  • Tämän hakuehdon avulla pääkirjalle haetaan vain sellaisia kirjanpitovientejä, jotka on kohdistettu tietyn dimension nimikkeelle tai nimikkeille.
  • Hakuehdon lisääminen tuo hakuehtoihin Dimensiot-valikon ja sen alle Nimikkeet-valintaikkunan.
  • Dimensiot-valikosta valitaan tarkasteltava dimensio. Valikosta voidaan valita raportille tarkasteltavaksi yksi dimensio, eli samalle raportille ei ole mahdollista valita useampaa dimensiota.
  • Nimikkeet-kentässä on valittavissa Dimensiot-valikosta valitun dimension alaiset nimikkeet, joista valitaan yksi tai useampi, joita halutaan tarkastella raportilla. Usean nimikkeen valitseminen tapahtuu esimerkiksi pitämällä Ctrl-näppäintä pohjassa nimikkeiden valitsemisen yhteydessä. Jos nimikkeitä on paljon, ne voidaan valita myös suurennuslasipainikkeen kautta avautuvassa erillisessä ikkunassa.
  • Pääkirjan saraketietona ei eritellä sitä, mille nimikkeelle yksittäinen pääkirjan rivi kuuluu, jos useita nimikkeitä on valittu. Nimikekohtaista tietoa voidaan saada pääkirjalle siis siten, että nimikkeeksi valitaan kerrallaan aina vain yksi nimike.

Hakutulosten painikkeet

• Lasku-painikkeesta siirrytään aktiiviseksi valittuun riviin liittyvän tositteen Lasku-näkymälle. Jos kyseessä on muistiotosite tai muu sellainen tosite, jolla ei ole Lasku-näkymää, avautuu painikkeesta tositteen Kirjanpito-näkymä.
• Kirjanpito-painikkeesta siirrytään aktiiviseksi valittuun riviin liittyvän tositteen Kirjanpito-näkymälle. Kirjanpito-näkymälle päästään porautumaan myös suoraan hakutuloksista klikkaamalla tarkasteltavan rivin nimeä Nimi-sarakkeessa.
• Liitteet-painike avaa erillisen ikkunan, jossa voidaan tarkastella mahdollisia riviin liittyvää tositetta koskevia liitetiedostoja.
• Excel-, HTML- ja PDF-painikkeista pääkirjan tiedot voidaan siirtää erilaisiin tiedostomuotoihin.
• ALV-tiedot -painike avaa erillisen ikkunan, joka kokoaa yhteen pääkirjan hakutuloksen sisältämien vientien arvonlisäveron tiedot.
• Kappalemäärät-painike avaa erillisen ikkunan, jossa näytetään yhteenveto pääkirjalla olevien tositelajien ja niitä koskevien vientien kappalemääristä.