Dimensiot ja niiden nimikkeet
Procountorin dimensiot ovat sisäisen laskennan työkaluja, joilla voidaan seurata erilaisia yritykselle oleellisia seurantakohteita. Kullekin dimensiolle määritetään sen alaiset nimikkeet ja nimikkeille voidaan kohdistaa kirjanpidon tapahtumia. Kohdistus tehdään aina nimiketasolla, eli dimensiointi vaatii aina nimikkeiden perustamista kunkin dimension alle.
Raportointi on mahdollista joko dimensiotasolla, jolloin mukaan tulevat kaikki valitun dimension alaisille nimikkeille kohdistettujen tapahtumien yhteissummat, tai nimiketasolla, jolloin kullekin valitun dimension nimikkeelle kohdistettu osuus näytetään raportilla eriteltynä.
Dimensiointeja voidaan tehdä Procountoriin laadittaville tai vastaanotettaville tositteille, kuten myyntilaskuille, ostolaskuille, tiliotteille sekä muistiotositteille.
Dimensioita voi olla käytettävästä Procountorin tuoteversiosta riippuen käytössä maksimissaan kuusi kappaletta, joista kaksi on oletuksena nimetty valmiiksi: Projekti ja Henkilö. Dimensioiden nimiä voidaan kuitenkin muokata vapaasti yrityksen tarpeiden mukaisiksi: dimensioita voivat olla esimerkiksi Kustannuspaikka, Osasto ja Kaupunki, yrityksen toimialasta ja seurannan tarpeista riippuen.
Jos tarvitset lisää dimensioita käyttöösi (max 6 kappaletta), voit olla yhteydessä asiakaspalveluumme. Tarkistat Hinnastostamme, kuinka monta dimensioita Procountor tuoteversioosi sisältyy ja voiko siihen tilata käyttöön lisädimensiot -ominaisuuden.
Yhdelle dimensiolle voidaan lisätä rajoittamaton määrä nimikkeitä. Osasto-dimension nimikkeitä voivat olla esimerkiksi Myynti, Talous ja Tuotekehitys, joiden perusteella liiketapahtumia jaetaan eri osastoille kuuluviksi. Henkilö-dimension nimikkeitä voivat olla esimerkiksi myyjät tai muut henkilökunnan edustajat (nimikkeinä ovat siis henkilöiden nimet).
Dimensioinnit voidaan asettaa vienti- tai tositekohtaisesti ja yksi vienti tai tosite voidaan dimensioida useamman eri dimension nimikkeille. Vientiä tai tositetta ei ole pakko kohdistaa kaikkien eri käytössä olevien dimensioiden nimikkeille, vaan käytettävät dimensiot ja niiden alaiset nimikkeet valitaan tilannekohtaisesti. Dimensioiden asettaminen on aina vapaaehtoista, eli niiden asettamista ei ole mahdollista asettaa pakolliseksi. Dimensiointia voidaan automatisoida oletusdimensioiden avulla.
Dimensioinnissa ei ole hierarkiaa: kaikki dimensiot ovat siis samantasoisia ja -arvoisia. Niin sanottu "ristiindimensiointi", eli dimensiointi eri dimensioiden nimikkeiden välillä, ei ole mahdollista.
Yhden dimension nimikkeille kohdistettujen prosenttiosuuksien yhteissumman tulee aina olla 100 prosenttia. Jos esimerkiksi jokin ostolasku on tarkoitus kohdistaa vain 70-prosenttisesti Projekti-dimension Projektille A, eikä lainkaan muille Projekti-dimension nimikkeille, tulee loput 30 prosenttia kohdistaa jollekin toiselle saman dimension alaiselle nimikkeelle. Tästä syystä kullekin dimensiolle voi olla tarpeen luoda esimerkiksi Kohdistamattomat- tai Muut-nimike, jolle voidaan tarvittaessa kohdistaa sellaiset osuudet, joita ei ole tarkoitus kohdistaa varsinaisille nimikkeille.
Mitä hyötyä dimensioiden käytöstä on?
Dimensioiden avulla on mahdollista tuottaa tarkkaa ja yksityiskohtaista seurantatietoa esimerkiksi projekteja koskien. Dimensiot toimivat tärkeänä projektiseurannan työkaluna, kun kirjanpitoon syntyvät tulot ja kustannukset jaetaan projektikohtaisesti niitä varten perustetuille dimensionimikkeille. Projektikohtaisten laskelmien esittäminen on helppoa ja vaivatonta myös ulkoisille sidosryhmille dimensioraporttien avulla.
Koska erilaisia dimensioita on mahdollista asettaa rinnakkain jopa kuusi kappaletta, voidaan yksittäistä liiketapahtumaa seurata dimensioiden avulla hyvin monesta erilaisesta näkökulmasta samaan aikaan. Jos yritys haluaa esimerkiksi seurata myyntitulojaan toimipisteen, myyntikampanjan ja myyjän kannalta, voidaan yhteen myyntitapahtumaan liittää kaikki edelliset seurantakohteet seuraavalla tavalla:
- Toimipiste: Helsinki – Espoo – Vantaa – Tampere – Turku
- Myyntikampanja: Kevätsesonki – Super-ALE – Kuumimmat uutuudet – Äitienpäivä
- Myyjä: Kimmo – Nella – Jaana – Eemil – Albert
Edellisessä esimerkissä yhden myyntitapahtuman nimikkeiksi ovat siis valikoituneet Toimipiste-dimension osalta nimike Espoo, Myyntikampanja-dimension osalta nimike Kuumimmat uutuudet ja Myyjä-dimension osalta nimike Kimmo. Usean eri dimension tasolla tapahtuva seuranta mahdollistaa muun muassa sen, että yritys voi paikantaa toiminnastaan yhtäältä kaikista eniten tuottavat osat, mutta toisaalta myös kehitystä vaativat kohteet. Erilaisia dimensioita yhdistelemällä voidaan siis seurata tapahtumia juuri niistä näkökulmista, mitkä ovat kunkin tapahtuman kohdalla oleellisia.