Oletusdimensioiden avulla tuotteille, liikekumppaneille (asiakkaat, toimittajat ja henkilöt), tiliotteille ja viitesuorituksille voidaan määrittää dimensiointeja, jotka tuodaan automaattisesti vienneille ja tositteille.
Oletusdimensioiden määrittäminen
Tässä ohjeessa käytetään esimerkkinä tilannetta, jossa oletusdimensioita asetetaan tuotteelle.
Tuotteen oletusdimensioiden asettaminen tapahtuu ohjelman kohdasta Rekisterit > Tuotteet, jossa haetaan tuotteet ja valitaan tuoteriviltä se tuote, jolle oletusdimensioita halutaan asettaa. Hakunäkymällä on Oletusdimensiot-painike, jonka kautta dimensioita päästään asettamaan. Sama painike löytyy myös valitun tuotteen Tuotekortti-näkymän yläriviltä.
Oletusdimensiot-näkymällä tuotteelle asetetaan halutut dimensiot ja niiden nimikkeet. Jos tuotteelle halutaan asettaa esimerkiksi Projekti-dimensiota koskevat nimikkeet Toimiston remontti ja Yleiset kulut, valitaan alasvetovalikosta niitä vastaavat nimikkeet. Uusia alasvetovalikoita useiden nimikkeiden valitsemista varten ilmestyy sitä mukaa kun nimikkeitä asetetaan dimensiolle.
Nimikkeen alla olevaan kenttään syötetään nimikkeen osuutta kuvastava prosenttiluku. Yhden dimension nimikkeiden yhteenlaskettu prosenttiarvo tulee olla 100 prosenttia.
Tallenna-painikkeella tallennetaan asetetut tuotteen oletusdimensioinnit.
Tasaa arvot -painikkeella dimension viimeiselle valitulle nimikkeelle saadaan automaattisesti arvo, jolla dimension yhteenlaskettu prosenttiosuus tasautuu sataan.
Tyhjennä arvot -painikkeella poistetaan kaikki tuotteen oletusdimensioinnit. Yksittäisen dimensioinnin voi poistaa valitsemalla dimension nimikkeeksi alasvetovalikon ensimmäisen valinnan, eli tyhjän kentän.
Lisää nimike -painikkeella pääsee lisäämään dimensioille uusia nimikkeitä. Jotta tämä painike on näkyvissä, tulee käyttäjällä olla päällä kaikki oikeudet kirjanpidon perustietoihin.
Oletusdimensioiden yhdistäminen
Laskun automaattinen dimensiointi tapahtuu seuraavien periaatteiden mukaisesti:
- Oletuksena laskussa käytetään tuotteen oletusdimensiointia, jos sellainen on olemassa.
- Jos tuotteella ei ole oletusdimensiointia, käytetään mahdollista liikekumppanin oletusdimensiointia.
- Jos kirjanpitoa ei tehdä riveittäin, käytetään liikekumppanin oletusdimensiointia, jos sellainen on olemassa.
Käyttöasetusten Yhdistetään oletusdimensiot -valinnalla määritellään, yhdistetäänkö laskuilla liikekumppanien ja tuotteiden oletusdimensiot. Asetuksen oletusarvona on, ettei oletusdimensioita yhdistetä.
Jos oletustusdimensiot halutaan yhdistää, valitaan asetuksen arvoksi Kyllä. Tositteiden kirjanpito tulee tehdä tällöin riveittäin. Kun oletusdimensioiden yhdistäminen on käytössä ja laaditaan lasku, haetaan tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille tuotteen oletusdimensiointi, jos sellainen on. Lisäksi tositteen riveille liitetään liikekumppanin oletusdimensiointi niiden dimensioiden osalta, joille ei löydy tuotteen oletusdimensiota, mutta joille löytyy liikekumppanin oletus.
Jos oletusdimensioiden yhdistäminen ei ole käytössä, ja laaditaan lasku, haetaan tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille vain tuotteen oletusdimensiointi ja muut laskun viennit dimensioituvat liikekumppanin oletusdimensioinnin mukaisesti.
Esimerkki dimensioiden yhdistämisestä: jos tuotteella on oletusdimensiot Projekti – P1 ja Osasto – O1 ja liikekumppanilla oletusdimensiot Henkilö – H1 ja Osasto – O2, tulee tuotteesta muodostuvalle kirjanpitoviennille ilman yhdistämistä dimensioinniksi Projekti – P1 ja Osasto – O1. Yhdistettäessä dimensiot sen sijaan tuotteen kirjanpitoviennin dimensioinniksi muodostuu Projekti – P1, Osasto – O1 ja Henkilö – H1. Liikekumppanin oletusta Osasto – O2 ei tule mukaan dimensioinnille, koska Osasto-dimension nimike tulee tuotteen oletuksista.