Procountorissa maksaminen tehdään Maksaminen-näkymän kautta. Maksaminen-näkymälle päästään siirtymään Lasku-näkymän Siirry-valikosta, tai laskun hakutulosten Maksaminen-painikkeen kautta. Tositteiden hausta on kerrottu lisää täällä.
Jotta ohjelman kautta voidaan tehdä maksuja, tulee yrityksellä olla vähintään yhden pankkitilin osalta tehty pankkiyhteysvaltuutus pankin kanssa. Kyseinen pankkitili ja sen liiketunnus tulee tallennettuna ohjelman Pankkiyhteydet-näkymälle ja tilille tulee olla valittuna pankin kanssa sovitut maksutavat.
Palkanmaksusta on kerrottu erikseen täällä.
Maksaminen-näkymän painikkeet ja kentät
Maksaminen-näkymän yläosan painikkeet
Maksa
- Painikkeella laitetaan lasku maksuun Maksaminen-näkymällä näytettävien maksutietojen mukaisesti. Maksutiedot tulee olla täydennetty Uusi maksutapahtuma -osioon ennen Maksa-painikkeen painamista.
- Painikkeen painamisen jälkeen maksutapahtuman tilaksi tulee Odottaa siirtoa pankkiin ja se jää odottamaan maksupäivän mukaista maksuajoa. Procountorin maksuaikatauluista on kerrottu tarkemmin täällä.
Merkitse maksettu muualla
- Painikkeella voidaan merkitä lasku Maksettu muualla -tilaan, jos lasku on maksettu esimerkiksi käteisellä tai se ei ole automaattisesti kuittaantunut maksetuksi tiliotteen tietojen perusteella.
- Ennen painikkeen painamista, tulee Maksaminen-näkymälle olla asetettuna haluttu maksupäivä ja Maksetaan -kentän arvo eli laskulle lisättävän maksutapahtuman summa. Oletuksena tiedot tulevat Lasku -näkymältä, mutta niitä voidaan Maksaminen-näkymällä muuttaa.
Liitteet
- Painikkeen kautta päästään tarkastelemaan laskulle lisättyjä liitteitä.
Laskun kuva
- Valikon kautta voidaan valita laskun kuva näytettäväksi oikealla tai alhaalla. Oletuksena kuvaa ei näytetä Maksaminen-näkymällä.
Siirry
- Valikosta päästään siirtymään laskun muille näkymille, kuten Lasku-näkymälle.
Edellinen ja Seuraava
- Painikkeista päästään siirtymään edellisen tai seuraavan laskun Maksaminen-näkymälle.
Rasti (X)
- Painikkeesta suljetaan näkymä.
Uusi maksutapahtuma
Maksaminen -näkymän Uusi maksutapahtuma -osioon täydennetään maksun tiedot, kuten maksupäivä, maksun summa, saajan nimi ja saajan pankkitilin tiedot. Oletuksena kyseiset tiedot tulevat suoraan Lasku -näkymältä, mutta niitä voidaan vielä tarvittaessa muokata tai täydentää Maksaminen-näkymällä.
Maksutapa
- Valikosta valitaan laskulle haluttu maksutapa. Oletuksena maksutapa tulee Lasku-näkymältä, mutta se voidaan vielä Maksaminen-näkymällä muuttaa. Lue lisää maksutavoista ja niiden maksuaikatauluista täältä.
Tililtä
- Valikossa määritetään, miltä pankkitililtä maksu tehdään. Oletuksena valittuna on se tili, joka Pankkiyhteydet -näkymällä on määritetty oletusmaksutiliksi, mutta tili voidaan vielä Maksaminen-näkymällä muuttaa.
- Varmistathan, että valitun tilin osalta pankin kanssa tehdyllä pankkiyhteysvaltuutuksella on sovittu sen maksutavan käytöstä, joka maksulle on valittu.
- Valitun tilin perässä näytetään viimeisimmän tiliotteen saldo ja päiväys. Jos ajantasasaldo on otettu käyttöön, näkymässä on mahdollista nähä pankin ajantasasaldo pankkitilin alasvetovalikossa, jos se on uudempi kuin tiliotteen viimeisin saldo. Valikon oikeanpuoleinen Maksut -painike avaa uuden ikkunan, jossa näytetään valitulta tililtä tehdyt maksutapahtumat. Listauksessa näytetään myös muita laskuja koskevat samalta tililtä tehdyt maksut.
- Osuuspankin tileiltä ei ole mahdollista tehdä maksuja pankkitileille, joiden tilinumerot ylittävät 30 merkin mitan. Tällaiset maksut tulee suorittaa joko toisten pankkien pankkitileiltä tai Osuuspankin omasta verkkopankista.
Maksupäivä
- Kentässä määritetään maksupäivä, eli päivä, jonka mukaisessa maksuajossa maksuaineisto siirtyy Procountorista pankkiin käsiteltäväksi.
- Oletuksena maksupäivä on Lasku-näkymällä laskulle määritetty eräpäivä, mutta maksupäivä voidaan vielä Maksaminen-näkymällä muuttaa.
Maksetaan
- Kentässä näytetään laskusta tehtävän maksutapahtuman arvo. Oletuksena kentässä näytetään laskun avoin summa, mutta maksettavaa summaa voidaan tarvittaessa muuttaa avoimesta summasta poikkeavaksi.
- Huomioithan, että Maksetaan-kentän arvon ollessa 0,00, tarkoittaa tämä, että lasku on jo kokonaisuudessaan laitettu maksuun, eikä sillä ole jäljellä maksettavaa.
Viitenumero
- Kentässä näytetään Lasku-näkymällä määritetty viitenumero. Viitenumeroa ei voida muokata Maksaminen-näkymällä.
Viesti
- Kentässä näytetään Lasku -näkymällä Tilausviite-kenttään syötetty tieto. Kenttään voidaan kirjoittaa vapaamuotoista tekstiä ja suurin sallittu merkkimäärä on 140 merkkiä.
- Jos Lasku-näkymällä ei ole täydennetty viitenumeroa eikä tilausviitettä, tulee Maksaminen-näkymän Viesti-kenttään oletuksena laskun päivämäärä. Maksettaessa voidaan käyttää joko viitettä tai viestiä, mutta ei molempia. Jos laskulla on jo viitenumero ja sille täydennetään Maksaminen-näkymällä lisäksi viesti, ei viesti tallennu maksulle.
- Jos maksussa ei käytetä lainkaan viitenumeroa, on sille suositeltavaa lisätä mukaan viesti, joka yksilöi maksun vastaanottajan pankin päässä.
Saajan nimi
- Kentässä näytetään maksun saajan nimi. Oletuksena nimi tulee Lasku-näkymältä.
Saajan tili
- Kentässä näytetään maksun saajan tilinumero, joka tulee oletuksena Lasku-näkymältä.
Saajan BIC-tunnus
- Kentässä näytetään saajan pankin BIC-tunnus, joka tulee oletuksena Lasku-näkymältä.
Vain ulkomaanmaksuilla näytettävät kentät
Seuraavat kentät ovat näkyvissä vain, kun maksutavaksi on valittu Ulkomaanmaksu:
Saajan pankin nimi ja osoite
- Painikkeen alla oleva kynäikoni avaa ikkunan, johon tiedot päästään tarvittaessa syöttämään.
Saajan pankin clearing-tunnus
- Täytetään tarvittaessa.
Välittäjäpankin nimi ja osoite
- Painikkeen alla oleva kynäikoni avaa ikkunan, johon tiedot päästään tarvittaessa syöttämään.
Välittäjäpankin BIC-tunnus
- Täytetään tarvittaessa.
Palvelumaksu
- Maksettaessa ulkomaanmaksua, voidaan määrittää, maksavatko pankin veloittamista palvelumaksuista maksaja ja saaja omansa vai maksaako maksaja molempien kulut.
- FKL:n suositusten mukaan Ulkomaanmaksun osalta palvelumaksut veloitetaan aina sekä lähettäjältä että vastaanottajalta. Oletuksena valinta onkin Maksaja ja saaja maksavat omat pankkikulunsa.
Kenttien pituustarkisteet ulkomaanmaksuissa
- Osoitetietokentissä ovat seuraavat tarkisteet, kun lasku tai suora tilisiirto maksetaan ulkomaanmaksuna:
-
- Viesti (max 140 merkkiä)
- Saajan nimi (max 80 merkkiä)
- Saajan katuosoite (max 80 merkkiä)
- Saajan postinumero (max 20 merkkiä)
- Saajan kaupunki (max 40 merkkiä)
- Saajan pankin nimi (max 80 merkkiä)
- Saajan pankin katuosoite (max 80 merkkiä)
- Saajan pankin postinumero (max 20 merkkiä)
- Saajan pankin kaupunki (max 40 merkkiä)
- Välittäjäpankin nimi (max 80 merkkiä)
- Välittäjäpankin katuosoite (max 80 merkkiä)
- Välittäjäpankin postinumero (max 20 merkkiä)
- Välittäjäpankin kaupunki (max 40 merkkiä)
-
Laskun tiedot
Kyseisessä osiossa näytettävät tiedot tulevat suoraan Lasku-näkymältä.
Summa
- Laskun avoin summa
Laskun pvm
- Lasku-näkymällä laskulle Laskun päivä -kenttään tallennettu päivämäärä.
Maksuehto
- Lasku-näkymällä laskulle tallennettu maksuehto.
Lisätietoja
- Lasku-näkymällä laskulle Lisätietoja-kenttään tallennettu tieto. Tietoa ei päästä Maksaminen-näkymällä muokkaamaan.
Muistiinpanoja
- Lasku-näkymällä laskulle Muistiinpanot laskulta -kenttään tallennettu tieto eli sisäinen muistiinpano. Tietoa voidaan muokata myös Maksaminen-näkymällä.
Maksutapahtumat
Kyseisessä osiossa on listattu tiedot laskulle tehdyistä maksutapahtumista. Osiossa näytetään maksun tiedot, kuten käytetty maksutapa, maksutapahtuman tila, maksupäivä, summa, sekä saajan ja maksajan tiedot.
Jos lasku on laitettu maksuun niin, että maksutietoja on muokattu Maksaminen -näkymällä käsin ennen maksuunpanoa, tulevat maksussa käytetyt tiedot maksatuksen jälkeen näkyviin Maksutapahtumat-osioon. Uusi maksutapahtuma -osiossa puolestaan näytetään maksatuksen jälkeen jälleen ne tiedot, jotka tulevat oletuksena laskulta, eli joilla lasku olisi lähdössä maksuun, jos maksu tehtäisiin oletustiedoilla.
Poista maksutapahtuma
- Painikkeella voidaan poistaa Siirretty pankkiin -tilainen maksutapahtuma, jos maksu on jostain syystä hylkääntynyt pankissa ja tästä on tullut ilmoitus maksajalle.
- Jos maksu on kuitenkin käsitelty pankissa onnistuneesti, eli siitä ei ole tullut hylkäysilmoitusta, ei Siirretty pankkiin -tilaista maksutapahtumaa tule poistaa.
- Painikkeella voidaan poistaa myös laskulle lisätty Maksettu muualla -maksutapahtuma.
Peruuta maksutapahtuma
- Painikkeella voidaan perua laskusta tehty maksutapahtuma niin kauan, kun tapahtuman tilana on Odottaa siirtoa pankkiin.
Tutustu tarkemmin maksutapahtuman poistamisen ja peruuttamisen ohjeisiin täällä.
Laskun tapahtumatiedot
Kyseisessä osiossa näytetään tiedot laskulle tehdyistä toimenpiteistä, kuten maksatus, maksutapahtuman peruuttaminen ja poistaminen. Myös muut kuin suoraan maksamiseen liittyvät laskulle tehdyt toimenpiteet, kuten asiatarkastaminen, hyväksyntä ja Kesken -tilaan palautus ovat nähtävissä tapahtumatiedoissa.
Maksun vastaanottajan tiedot
Maksaminen IBAN-pankkitilille
IBAN on pääasiassa Euroopan maissa käytössä oleva tilinumerostandardi. Jos maksun valuutta on EUR ja maksun saajan pankkitili on IBAN -muotoinen, valitaan maksutavaksi Tilisiirto. IBAN -muotoinen tilinumero tulee syöttää laskulle ilman välilyöntejä yhtenäisenä merkkijonona.
Lisäksi maksulle tulee täydentää maksun saajan pankin BIC-tunnus, joka voi alkuperäisellä laskulla olla nimetty myös SWIFT-tunnukseksi. Suomalaisten tilien osalta Procountor täydentää BIC-tunnuksen automaattisesti annetun tilin perusteella, mutta ulkomaisten tilien osalta tulee tunnus syöttää käsin joko Lasku-näkymällä, tai suoraan Maksaminen-näkymällä.
Maksaminen muulle kuin IBAN-pankkitilille tai eri valuutassa
Procountorista voidaan tehdä maksuja myös maihin, joissa IBAN ei ole käytössä tai valuutta on jokin muu kuin EUR. Tällöin maksutavaksi valitaan Ulkomaanmaksu. Ulkomaanmaksujen osalta tulee varmistaa, että maksulla on mukana tarvittavat tiedot maksun välittämiseksi saajalle.
Ulkomaanmaksuun liittyvät maksutiedot on mahdollista syöttää jo Toimittajarekisterissä toimittajan perustietojen Maksutiedot-osioon, kun maksutavaksi on valittu Ulkomaanmaksu. Tällöin toimittajarekisteriin tulee näkyviin vain ulkomaanmaksuilla käytettävissä olevat kentät eli Clearing -koodi, Saaja pankin nimi ja osoite, Välittäjäpankin BIC-tunnus, sekä Välittäjäpankin nimi ja osoite.
Ulkomaanmaksulla tulee aina ilmoittaa vastaanottajan pankin BIC/SWIFT –tunnus tai vaihtoehtoisesti clearing-koodi. Jos saajan pankin BIC/SWIFT –tunnus ei ole tiedossa, voidaan tunnusta etsiä täältä. Kaikkien maiden kaikilla pankeilla ei ole BIC/SWIFT-tunnusta ja tällöin käytetään clearing-koodia.
Ulkomaanmaksulle mukaan tarvittavat muut tiedot kuitenkin vaihtelevat maittain ja pankeittain. Tarkistathan tarvittaessa tilannekohtaisesti alkuperäiseltä laskulta (laskun liite) tai pankista, mitä tietoja maksettaessa tulisi täyttää, jotta maksu käsitellään pankissa onnistuneesti.
Usean laskun maksaminen
Usean laskun maksaminen -toiminnolla voidaan laittaa kerralla maksuun useampi lasku. Usean laskun maksamiseen päästään, kun laskujen haussa valitaan hakutulosten yläpuolella olevan Maksaminen-painikkeen oikeassa laidassa olevasta valikosta vaihtoehto Usean laskun maksaminen. Usean laskun maksamisesta on kerrottu lisää täällä.