Maksujen kohdistus -näkymällä näytetään sellaiset osto-, matka- ja kululaskut, palkkojen maksut ja verojen maksut, jotka eivät ole automaattisesti kohdistuneet maksetuiksi tiliotteen tietojen perusteella.
Toiminto löytyy ohjelman kohdasta Maksut > Maksujen kohdistus.
Huom! Kun kohdistukset ja täsmäytykset koskevat myyntilaskuja, voidaan käyttää esimerkiksi seuraavia toimintoja:
- Myyntilasku on maksettu väärällä viitteellä - Viitemaksun kohdistaminen oikeaan laskuun
- Myyntilaskun maksamisessa ei ole käytetty viitenumeroa - Viitteettömän maksun kohdistaminen
- Avoimien laskujen haku ja täsmäyttäminen - Avoimien laskujen täsmäytysraportti.
Näkymän painikkeet
Kohdista valitut -painikkeella kohdistetaan maksetuiksi valittuna olevat tapahtumarivit.
Lasku-painikkeella siirrytään valitun rivin Lasku-näkymälle.
Kirjanpito-painikkeella siirrytään valitun rivin Kirjanpito-näkymälle.
Miksi jokin maksu päätyy tälle näkymälle?
Tällä näkymällä oleville tositteille on jäänyt voimaan Siirretty pankkiin -tilainen maksutapahtuma, vaikka maksut olisivatkin todellisuudessa jo lähteneet tililtä. Listalla näkyvät myös sellaiset tositteet, joiden tositteen tilaksi on merkitty Maksettu muualla, mutta joiden maksutapahtumiin on kuitenkin jäänyt Siirretty pankkiin -tilainen tapahtuma. Maksettu muualla -tilassa olevan tositteen tapahtumat poistuvat listalta vasta silloin, kun Siirretty pankkiin -tila poistetaan tositteiden maksutapahtumista.
Maksutapahtumien epäonnistuneelle kohdistukselle voi olla useita syitä, kuten esimerkiksi seuraavat:
- Maksuissa ei ole käytetty oikeita viitenumeroita.
- Tiliote, jolla maksut näkyvät, ei ole vielä saapunut Procountoriin. Jos käyttäjäyrityksellä on viikko- tai kuukausitiliote, on tällä näkymällä usein maksutapahtumia juurikin siitä syystä, ettei kuittauksiin käytettävä tiliote ole vielä ehtinyt saapua.
- Maksu on odottavassa tilassa ns. yösiirron takia: maksu saattaa näkyä vasta tulevan tai tulevien päivien tiliotteella. Tällaisessa tilanteessa maksua ei kannata yrittää maksaa heti uudelleen.
- Maksutilillä ei ole ollut tarpeeksi katetta maksun tai maksuerän suorittamiseen – tällaisessa tilanteessa myös kaikki maksuerän yksittäiset maksut hylätään. Lisäksi, jos käytössä on Danske Bankin tili, on huomioitava seuraavaa: jos tilillä ei ole ollut katetta maksupäivänä, pyritään maksu tai maksuerä maksamaan automaattisesti uudelleen kolmen pankkipäivän ajan. Tästä syystä maksua tai maksuerää ei kannata yrittää maksaa itse uudelleen, vaan olla tarvittaessa yhteydessä pankkiin asian selvittämiseksi.
Kohdistusten tekeminen
- Ennen kohdistamista on syytä varmistaa ajantasaisten tilitapahtumien perusteella, että kohdistettavat tositteet on todellisuudessa maksettu. Toiminnon myötä tositteille tulevaa Maksettu-tilaa ei voi enää jälkikäteen muuttaa.
- Kun maksut on todennettu tapahtuneeksi tiliotteen avulla, valitaan kohdistettavat tositteet Maksujen kohdistus -näkymän listalta.
- Valinnan jälkeen painetaan näkymän yläpalkin Kohdista valitut -painiketta, jolloin valittujen tositteiden tilaksi tulee Maksettu, ja tapahtumat poistuvat Maksujen kohdistus -näkymältä.
Huom! Maksujen kohdistaminen ei tee kirjanpitovientejä. Toiminto merkitsee tositteen vain Maksettu-tilaan. Tämän jälkeen kirjanpito tulee tarkistaa ja tarvittaessa oikaista tositteelta ja tiliotetapahtumalta.
Maksujen kohdistus -toiminto tekee laskun tapahtumatietoihin merkinnän nimellä Maksun käsin kohdistus. Tiedoissa näytetään myös kohdistuksen tehneen käyttäjän nimi ja kohdistuksen aikaleima.
Maksujen kohdistus -toiminnolla kohdistettuja laskuja voidaan hakea Tositteiden haun kautta, kun käytetään tarkennettujen hakuehtojen alta löytyvästä Laskun tapahtumatiedon tyyppi -alasvetovalikosta valitaan Maksun käsin kohdistus -valinta.