Aineiston sisäänluku

 

Aineiston sisäänlukun -toiminnon avulla Procountoriin voidaan tuoda aineistoa, joka on peräisin muista järjestelmistä, tai joka on luotu manuaalisesti esimerkiksi Excel-taulukkoon.

Aineiston sisäänluku -toimintoon päästään päävalikon kohdasta Hallinta > Aineiston sisäänluku.

 

 

Sisäänluettavien aineistojen tulee olla pääsääntöisesti tiedostotyyppiä .CSV, mutta laskuaineiston siirtotiedosto voi olla myös tyyppiä .DDE tai .ZIP. Tarkemmat siirtotiedostoja koskevat ohjeet löytyvät kutakin aineistotyyppiä koskevalta erilliseltä ohjesivulta, jotka ovat listattuna alla.

Aineiston sisäänluku -toiminnon kautta voidaan lukea sisään seuraavia aineistoja:

• Liikekumppaniaineisto
  • Uusien liikekumppanien (asiakkaat, toimittajat ja henkilöt) tuominen Procountoriin tai olemassa olevien liikekumppanien tietojen päivittäminen.
• Tuoteaineisto
  • Uusien tuotteiden tuominen Procountoriin tai rekisterissä olevien tuotteiden tietojen päivittäminen. 
• Budjettiaineisto
  • Budjetin (perusbudjetti tai dimensiobudjetti) tuominen Procountoriin.
• Kirjanpitoaineisto
  • Kirjanpitoaineiston tuominen Procountoriin muistiotositteiden muodossa.
• Laskuaineisto
  • Laskujen ja muistiotositteiden tuominen Procountoriin.

 

Lisäksi Procountoriin voidaan lukea sisään myös seuraavia aineistoja:

• Dimensioaineisto (kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Dimensiot)
• Palkkatietojen siirtotiedosto (kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri)
• Palkka-aineiston siirtotiedosto (kohdassa Palkat > Uusi palkkalista)

 

Aineiston sisäänluku -toiminnon käyttö

1. Valitse alasvetovalikosta sisäänluvun tyypiksi oikea aineistotyyppi Aineiston sisäänluku, vaihe 1 (2) -näkymällä.
2. Paina näkymän yläreunan Valitse tiedosto -painiketta. Valitse sisäänluettava tiedosto painikkeesta avautuvassa Tiedoston sisäänluku -ikkunassa ja paina ikkunan Jatka-painiketta.
3. Kun tiedosto on valittu, näytetään valitun tiedoston nimi Aineiston sisäänluku, vaihe 1 (2) -näkymällä, Sisäänluvun tyyppi -valikon alapuolella. Paina näkymän yläreunan Jatka-painiketta.
4. Tee avautuvalla Aineiston sisäänluku, vaihe 2 (2) -näkymällä tarvittavat toimenpiteet aineistotyypistä riippuen. Seuraavia otsikoita klikkaamalla pääset suoraan ohjeen oikeaan kohtaan:

• Liikekumppaniaineiston sisäänluku
• Tuoteaineiston sisäänluku
• Budjettiaineiston sisäänluku
• Kirjanpitoaineiston sisäänluku
• Laskuaineiston sisäänluku

 

Liikekumppaniaineiston sisäänluku

Ladattu aineisto tulee ohjelmaan yhteenvetona tiedoston lataamisen jälkeen. Kyseisellä näkymällä on eriteltynä luettujen rivien (liikekumppaneiden) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen rivien määrät.

Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena.

Rekisteristä jo löytyvät liikekumppanit näkyvät keltaisena. Tietojen sisäänluvun tyypin valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, miten toimitaan uusien ja jo rekisterissä olevien liikekumppanien suhteen. Oletus on "Tallenna uudet rivit ja päivitä vanhat rivit". Mikäli vain olemassa olevien liikekumppanien tietoja halutaan päivittää sisäänlukuaineistosta, valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Päivitä vanhat rivit". Mikäli olemassa olevien liikekumppanien tietoja ei haluta päivittää sisäänlukuaineistosta, valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Tallenna uudet rivit".

Huomio! Mikäli sisäänluetaan jo asiakasrekisterissä olevan asiakkaan tietoja ja asiakkaan laskukanava aiotaan sisäänluvun avulla päivittää verkkolaskusta joksikin muuksi, tulisi huomioida, että sisäänlukeminen paitsi vaihtaa asiakkaan laskukanavan, myös poistaa verkkolaskuosoitteet asiakkaan perustiedoista.

Poista? -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki poistettaviksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista? -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta-painikkeella.

Liikekumppaneita sisäänluettaessa voidaan valita, käsitelläänkö aineistossa mahdollisesti mukana olevat oletustili- ja dimensiotiedot. Jos tuodaan toistuvasti samojen liikekumppanien tietoja, eivätkä oletustilit ja dimensiot muutu, saadaan aineiston käsittelyä nopeutettua poistamalla valinta.

Mikäli oletustilien ja dimensioiden käsittely on päällä, mutta aineistossa ei ole oletustilejä, käytetään Procountorin oletuksia. Jos aineistossa ei ole oletusdimensoita, tyhjennetään liikekumppanilla mahdollisesti ennestään rekisterissä olevat oletusdimensiot.

Tallenna-painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.

Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti Procountorissa. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta. Liikekumppanirekisteristä voi tarkistaa, ovatko kaikki aineiston liikekumppanit luettu sisään.

Samassa liikekumppaniaineistossa voi olla asiakkaita, toimittajia ja henkilöitä. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa tuodaan vain yhden tyyppisiä liikekumppaneita.

Tarkempaa tietoa liikekumppaniaineiston sisäänluvusta sekä ohjeet siirtotiedoston luomiseksi: Liikekumppaniaineiston siirtotiedosto

 

Tuoteaineiston siirtotiedosto

Ladattu aineisto tulee ohjelmaan yhteenvetona tiedoston lataamisen jälkeen. Kyseisellä näkymällä on eriteltynä luettujen rivien (tuotteiden) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen rivien määrät.

• Uudet tuotteet, joita ei ole Procountorin tuoterekisterissä, näkyvät valkoisina.
• Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, näkyvät ne vaaleanpunaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena.
• Rekisteristä jo valmiiksi löytyvät tuotteet näkyvät sisäänluvun esikatselussa keltaisina.

Tietojen sisäänluvun tyypin valinnalla voidaan vaikuttaa siihen, miten toimitaan uusien tai jo rekisterissä olemassa olevien tuotteiden suhteen. Oletus on "Tallenna uudet rivit ja päivitä vanhat rivit". Mikäli vain olemassa olevien tuotteiden tietoja halutaan päivittää sisäänlukuaineiston tiedoilla, valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Päivitä vanhat rivit". Mikäli olemassa olevien tuotteiden tietoja ei haluta päivittää, sisäänlukuaineistosta valitaan Tietojen sisäänluvun tyypiksi "Tallenna uudet rivit".

Poista? -sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista? -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta-painikkeella.

Tallenna-painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.

Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti Procountorissa. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.

Samassa tuoteaineistossa voi olla sekä osto- että myyntituotteita. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa tuodaan vain yhden tyyppistä aineistoa.

Tarkempaa tietoa tuoteaineiston sisäänluvusta sekä ohjeet siirtotiedoston luomiseksi: Tuoteaineiston siirtotiedosto

 

Budjettiaineiston sisäänluku

Kun Aineiston sisäänluku -näkymällä valitaan sisäänluvun tyypiksi Budjettiaineiston sisäänluku ja valitaan sisäänluettava aineisto, avautuu Jatka-painiketta painettaessa ikkuna, jossa voidaan määrittää kerroin, jolla aineiston arvot kerrotaan.

Seuraavan sivun yläosassa näkyy yhteenveto aineistosta eli luettujen rivien (budjettirivien) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen rivien määrät.

Jos sisäänluettavassa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena. Esimerkiksi, jos aineistolla tuotua kirjanpitotiliä ei löydy tilikartasta, näytetään Kp-tili -sarake punaisena.

Poista?-sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta lukea sisään. Kaikki poistettaviksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista? -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta-painikkeella.

Tallenna-painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.

Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti Procountorissa. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.

Tarkempaa tietoa budjettiaineiston sisäänluvusta sekä ohjeet siirtotiedoston luomiseksi: Budjettiaineiston siirtotiedosto

 

Kirjanpitoaineiston sisäänluku

Ladattu aineisto tulee ohjelmaan yhteenvetona tiedoston lataamisen jälkeen. Kyseisellä näkymällä on eriteltynä luettujen rivien (kirjanpitorivien) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen rivien määrät.

Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena. Esimerkiksi, jos aineistolla tuotua kirjanpitotiliä ei löydy tilikartasta, näytetään Kp-tili -sarake punaisena. Mikäli aineistossa on virheellisiä rivejä, on syytä keskeyttää aineiston sisäänluku Peruuta-painikkeella ja korjata aineisto, minkä jälkeen se voidaan lukea uudelleen sisään.

Kirjanpitoaineiston siirtotiedostoa sisäänluettaessa muodostuu Procountoriin muistiotosite, jolle tulee sisäänluvun yhteydessä antaa nimi ja päivämäärä.

Tila-valinnalla voidaan määrittää, muodostuuko muistiotosite tilaan Kesken vai Hyväksytty. Oletuksena valinta on Hyväksytty. Mikäli muistiotositteen tiedot on todettu oikeellisiksi ja se halutaan suoraan mukaan viralliseen kirjanpitoon, voidaan tilaksi valita Hyväksytty, jolloin sitä ei tarvitse erikseen hyväksyä käyttäjän toimesta.

Poista?-sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta käsitellä lainkaan. Kaikki poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista? -sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta-painikkeella. Mikäli merkitsee jonkin rivin Poista? -sarakkeeseen rastin, on syytä poistaa myös merkityn rivin vastakirjaus, jottei synny muistiotositetta, jonka tiliöinti ei täsmää.

Tallenna-painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.

Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti Procountorissa. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta.

Tarkempaa tietoa kirjanpitoaineiston sisäänluvusta sekä ohjeet siirtotiedoston luomiseksi: Kirjanpitoaineiston siirtotiedosto

 

Laskuaineiston sisäänluku

Ladattu aineisto tulee ohjelmaan yhteenvetona tiedoston lataamisen jälkeen. Kyseisellä näkymällä on eriteltynä luettujen rivien (laskujen) yhteismäärä sekä oikein ja väärin luettujen rivien määrät. Näkyvissä on myös laskujen yhteensä summa euroina sisältäen ALV:n.

Sisäänluettuen laskujen ryhmänimi -kenttään määritetään sisäänluetun aineiston pohjalta muodostuville laskuille laskuryhmän nimi (enintään 80 merkkiä). Oletuksena nimenä on sisäänluvun päivämäärä, mutta nimeä voidaan halutessa muuttaa. Nimi on hyödyllinen tunnistetieto Tositteiden haussa, sillä tositteita voidaan hakea käyttämällä Laskuryhmä -hakukriteeriä.

Jos sisäänluetussa tiedostossa on virheellisiä rivejä, ne näkyvät punaisina. Virheellisen rivin virheellinen sarake näkyy tummanpunaisena. Jos yksikään sarake ei ole tummanpunainen, on virhe todennäköisesti laskun rivi- tai koko laskuun kohdistuvissa dimensiotiedoissa.

Mikäli lasku on kohdistunut liikekumppaniin ja kentän tieto on tullut rekisteristä, on kenttä korostettu keltaisella.

Näytä rivitiedot -painikkeella päästään katsomaan valitun laskun laskurivejä. Mikäli laskurivillä on virhe, näkyy rivi punaisena ja virheellinen sarake tummanpunaisena. Mikäli jokin rivi tai rivit näytetään punaisena, mutta yksikään sarake ei ole tummanpunainen, viittaa tämä siihen, että riviin kohdistuvassa dimensioinnissa on virhe. Tällöin lasku ja sen rivit luetaan sisään, mutta dimensiointia ei tehdä.

Näytä liite -painikkeella päästään katsomaan valitun laskun liitetiedostoa. Yhdellä laskulla voi aineiston mukana tulla yksi liitetiedosto, kun laskuaineiston tiedosto on tyyppiä DDE tai ZIP.

Poista?-sarakkeeseen merkitään rasti, jos jotain riviä ei haluta lukea sisään. Kaikki poistettavaksi -painike merkitsee rastin kaikkien rivien Poista?-sarakkeeseen. Koko aineiston sisäänluvun voi keskeyttää Peruuta-painikkeella.

Tuotaessa laskuaineistoa, muodostuvat sisäänluettavat laskut oletusarvoisesti tilaan Kesken. Kesken-tilaisia laskuja päästään muokkaamaan Tositteiden haun kautta.

Yksittäiset myyntilaskut voidaan valita lähetettäväksi sisäänluvun yhteydessä rastittamalla Lähetä? -sarake. Jos kaikki myyntilaskut halutaan lähettää, saadaan ne helposti kerralla valittua lähetettäviksi Kaikki lähetettäviksi -painikkeella. Jos myyntilaskun laskukanava on Ei lähetetä ja kyseisen laskun osalta rastitetaan Lähetä? -valinta,  tulee lasku automaattisesti hyväksytyksi ja laskun tilaksi tulee Lähettämätön. Muissa tapauksissa Lähetä? -valinnan myötä lasku hyväksytään, lähetetään ja asetetaan tilaan Lähetetty. Jos myyntilaskun päiväys on pidemmällä kuin kolmen päivän päässä tulevaisuudessa, jää se ohjelman lähetyslistalle odottamaan automaattista lähetystä ja lähtee eteenpäin kolme päivää ennen laskun päiväystä, muussa tapauksessa lasku lähtee ohjelmasta eteenpäin noin 5-15 minuutin viiveellä.

Mikäli ostolaskulla rastitetaan Lähetä?-valinta, lähtee laskusta sähköposti-ilmoitus Käyttöasetuksissa määritetylle ostolaskujen asiatarkastajalle, jos ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä.

Mikäli käytössä on automaattinen perintä- ja viivästyskulujen käsittely, saadaan laskuttamattomat perintä- ja viivästyskulut lisättyä laskuaineiston perusteella muodostuville laskuille rastittamalla Perintä- ja viivästyskulut -valinta.

Tallenna-painikkeella tiedot luetaan ja tallennetaan järjestelmään.

Jos aineistoa on paljon, voidaan valita vaihtoehto Tausta-ajo, jolloin ohjelma suorittaa aineiston tallennuksen tausta-ajona ja käyttäjä voi jatkaa työskentelyään normaalisti Procountorissa. Tausta-ajon päättymisestä ei tule ilmoitusta. Tositteiden haun kautta voidaan tarkistaa, onko kaikki aineiston laskut luettu sisään.

Samassa laskuaineistossa voi olla mukana myynti-, osto-, matka- ja kululaskuja sekä muistioita. On kuitenkin selkeämpää, että yhdessä tiedostossa tuodaan vain yhden tyyppistä aineistoa.

Aineiston sisäänluvun kautta muodostuneiden laskujen tietoja ei ole mahdollista päivittää uudella sisäänluvulla. Jos sama laskuaineisto luetaan sisään useamman kerran, muodostuu jokaisesta sisäänluvusta uudet laskut.

Tarkempaa tietoa laskuaineiston sisäänluvusta sekä ohjeet siirtotiedoston luomiseksi: Laskuaineiston siirtotiedosto

 

Palvelun hinnoittelu ja käyttöönotto

Aineiston sisäänluvun mahdollistava toiminto sisältyy valmiina Procountorin perustoimintoihin, mutta toiminnon käyttöönotto edellyttää, että aineistoja lähettävään toiseen ohjelmistoon on toteutettu tai toteutetaan Procountorin määrittämän tiedostokuvauksen mukainen siirtotiedostojen muodostus. Aineiston sisäänluku -toiminnon käyttöönotosta tai sen käytöstä ei peritä erillistä avaus- tai kuukausimaksua. Aineiston sisäänluvun kautta muodostetuista laskuista veloitetaan tositeperusteisesti Procountor-palveluhinnaston mukaiset tositeveloitukset ja jos laskuja lähetetään Procountorin kautta, veloitetaan normaalit hinnaston mukaiset lähetysmaksut.

Aineiston sisäänluku -toiminto on mahdollista ottaa käyttöön itsepalveluna siten, että asiakas tai sen järjestelmän toimittaja, josta aineistoa siirretään, toteuttaa ja testaa Procountorin määrittelyiden mukaiset siirtotiedostot. Suosittelemme erillisen testiympäristön avaamista testausta varten etenkin tapauksissa, joissa aineistoa siirretään järjestelmästä, josta ei ole aiemmin toteutettu Procountorin tietuekuvauksen mukaista aineiston muodostusta.

Mahdollisista Accountor Finagolta tilattavista, käyttöönoton yhteydessä ja käyttöönoton jälkeen tehtävistä lisätöistä veloitetaan hinnaston mukaisesti. Lisätöitä ovat esimerkiksi ohjelmistointegraation prosessien läpikäynti, ohjelmistojen välisten tietokenttien läpikäynti, sekä aineiston siirron testaus. Mahdolliset palveluun liittyvät lisäveloitukset laskutetaan normaalin Procountor-laskutuksen yhteydessä.

Käyttöönottoon liittyvää testausapua ja muita lisätöitä voidaan tilata Procountorin asiakaspalvelusta (Yhteydenottolomake).

 

Haluaisitko tietää enemmän eri ohjelmistojen liittämisestä Procountoriin? 

Täältä löydät kaikki ohjelmistokumppanimme, joista on valmis integraatio Procountoriin. Sivuilla olevan yhteydenottolomakkeen kautta voit myös vapaasti kysyä lisää ohjelmistojen liittämisestä Procountoriin tai voidaanko jostakin ohjelmistosta tai toiminnosta toteuttaa integraatio Procountoriin. 

 

 

Hakusanat: sisäänlukutiedosto, sisäänluku, tietojen sisäänluku