Laskuaineiston siirtotiedosto – Procountor

Laskuaineiston siirtotiedoston avulla Procountoriin voidaan tuoda laskuja ja muistiotositteita.

Lataa tästä siirtotiedostopohja.

Laskuaineisto

Sisäänluettavat laskut voidaan kohdistaa aineistolla tuotavien kohdistustietojen perusteella Procountorin olemassa oleville liikekumppaneille ja tuotteille.

Laskujen kohdistaminen sisäänlukuaineistolta Procountorista löytyville liikekumppaneille tapahtuu seuraavien tietojen perusteella:

Y-tunnus / henkilötunnus / ALV-tunnus (kenttä 5, sarake E)
Pankkitili (ei käytetä kohdistustietona myyntilaskuilla) (kenttä 4, sarake D)
Asiakasnumero (kenttä 32, sarake AF)

Jos liikekumppanilla ei ole Y-tunnusta, onnistuu kohdistus myös pelkän pankkitilin tai asiakasnumeron avulla (edellyttäen, että aineistolla tuotu pankkitili tai asiakasnumero löytyy liikekumppanirekisteristä).

Kun laskuja halutaan kohdistaa tietylle liikekumppanille, on paras tapa käyttää kohdistamiseen kuitenkin ensisijaista kohdistustietoa eli Y-tunnusta. Jos siis Y-tunnus on tiedossa ja se vastaa liikekumppanirekisteristä löytyvää liikekumppania, voidaan pankkitili ja asiakasnumero jättää tyhjäksi. Tällöin ohjelma hakee asiakasnumeron ja pankkitilin automaattisesti rekisteristä sen liikekumppanin tiedoista, jolle lasku kohdistuu Y-tunnuksen perusteella.

Jos myyntilaskuaineistolla tuodaan sekä Y-tunnus että asiakasnumero ja Y-tunnus täsmää olemassa olevaan asiakkaaseen, mutta asiakasnumero on eri, kohdistuu lasku Y-tunnuksen perusteella rekisteriin ja laskulle tallentuu aineistolla tuotu asiakasnumero. Rekisteriin jää kuitenkin asiakkaalle alkuperäinen asiakasnumero.

Vastaavasti tuotaessa ostolaskuaineistolla sekä Y-tunnus että pankkitili ja Y-tunnus täsmää olemassa olevaan toimittajaan, mutta pankkitili on eri, kohdistuu lasku Y-tunnuksen perusteella rekisteriin ja laskulle tulee aineistolla tuotu pankkitilinumero. Rekisteriin jää kuitenkin toimittajalle alkuperäinen pankkitilinumero.

Pankkitilin ja asiakasnumeron käyttäminen kohdistamisen apuna voi olla kuitenkin tarpeen silloin, kun liikekumppanirekisterissä on useita eri liikekumppaneita, joilla on sama Y-tunnus. Tällöin laskuja voidaan lukea sisään käyttämällä kohdistustietona pankkitiliä tai asiakasnumeroa, jotka erottavat liikekumppanin niiden liikekumppanien joukosta, joilla on keskenään sama Y-tunnus.

Laskurivin kohdistus tuoterekisteriin tapahtuu seuraavan kriteerin mukaisesti:

Tuotteen koodi (kenttä 3, sarake C)

Laskun tiliöinti tapahtuu seuraavassa järjestyksessä:

Tuotteen oletustilin mukaisesti, mikäli lasku tiliöidään riveittäin
Liikekumppanin oletustilien mukaisesti
Yrityksen oletustilien mukaisesti

Laskun dimensiointi tapahtuu seuraavassa järjestyksessä:

Aineistolla tuotavien dimensiotietojen mukaisesti
Tuotteen oletusdimensioiden mukaisesti
Liikekumppanin oletusdimensioiden mukaisesti

Aineiston sisäänluku CSV pohja

Lataa CSV tiedostopohja tästä.

Siirtotiedosto tuodaan Procountoriin CSV-muodossa. Tiedostopohja sisältää otsikkorivit niistä tiedoista, joita siirtotiedostolla on mahdollista tuoda. Ennen tiedoston sisäänlukua tulee tiedostopohjan otsikkorivit kuitenkin poistaa, sillä sisäänluvussa taulukon jokainen rivi tulkitaan omaksi lasku-, laskurivi tai dimensiotietueekseen. Lisäksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.

Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulevat kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.

Tämä artikkeli keskittyy CSV-muotoisen tiedoston sisäänlukuun. Laskuaineiston sisäänluku on mahdollista tarpeen mukaan myös seuraavissa muodoissa:

DDE: DDE on Docusend-ohjelmiston luoma siirtotiedosto, joka sisältää skannattujen ostolaskujen perustiedot ja kuvat.
ZIP-tiedosto: ZIP-tiedoston tulee aina sisältää laskujen tiedot sisältävä CSV-tiedosto. Lisäksi ZIP-pakettiin voidaan sisällyttää muita tiedostoja, jotka tulevat laskujen liitetiedostoiksi. Liitetiedoston nimi kerrotaan vastaavan laskutietueen kentässä 34 (sarake AH). ZIP-tiedostossa olevien tiedostojen nimissä ei tule käyttää skandinaavisia merkkejä (å, ä ja ö).

Laajennettu export-tuloste

Jos laskuaineiston siirtäminen on tarpeen kahden eri Procountor-ympäristön välillä, voidaan Procountorin Laajennettua export-tulostetta hyödyntää siirtotiedoston laatimiseksi. Laajennettu export-tuloste ei ole oletuksena kytketty käyttöön, mutta sen saa käyttöön ottamalla yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun. Toiminnon aktivoinnista tai sen käytöstä ei tule erillistä veloitusta.

Kun Laajennettu export-tuloste on kytketty yritykselle käyttöön, päästään tuloste luomaan seuraavalla tavalla:

Hae tulosteeseen haluttavat laskut kohdassa Haku > Tositteiden haku.
Paina hakutulosten päällä hiiren oikeanpuolista painiketta.
Valitse listasta Laajennettu export-tuloste.

Laajennetulle export-tulosteelle saadaan toisesta Procountor-ympäristöstä sisäänlukuun tarvittavat laskutiedot sisäänluvun tietuekuvauksen mukaisessa muodossa. Jos hyödynnät Laajennettua export-tulostetta laskuaineiston siirtämiseksi Procountor-ympäristöjen välillä, kokeilethan ensin yhdellä tai muutamalla laskulla sisäänlukua ja tarkistat, että tiedot siirtyvät halutulla tavalla, ennen kuin tuot koko aineiston.

Tietueet

Laskuaineiston siirtotiedostossa voi olla kolmenlaisia tietueita:

Laskutietue, joka sisältää laskun perustiedot.
Laskurivitietue, joka sisältää tiedot yllä olevan Laskutietueen laskuriveistä (suositellaan käytettäväksi, mutta ei pakollinen). Laskurivitietueita voi olla rajaton määrä Laskutietuetta kohden.
Dimensiotietue, jossa kerrotaan mille dimensioille ja nimikkeille kohdistuu joko yllä oleva Laskutietue tai Laskurivitietue (ei pakollinen). Laskutietueisiin ja Laskurivitietueisiin kohdistuvia Dimensiotietueita voi olla rajaton määrä.

Alla olevissa tietuekuvauksissa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot:

Nro: kentän järjestysnumero
Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, (X) = pakollinen tilanteesta riippuen, tyhjä = vapaaehtoinen
Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä
Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta

Laskutietue

Tämä tietue sisältää laskun perustiedot. Jokaista laskua kohden on yksi tietue eli rivi. Oletus-sarakkeessa on kerrottu kenttäkohtaisesti, mikäli tietoja haetaan liikekumppanirekisteristä, jos tietoa ei tuoda siirtoaineistolla. Sellaiset kentät, joiden tiedot on haettu rekisteristä, ovat korostettu keltaisella värillä sisäänluvun esikatselussa.

Maksuehto- tiedolle ei ole siirtotiedostossa erillistä kenttää. Jos tiedoston eräpäivä (kenttä 15, sarake O) on tyhjä, lasketaan eräpäivä asiakkaalle rekisteriin asetetun maksuehdon perusteella, joka on oletuksena sama kuin Käyttöasetuksissa asetettu maksuehto. Jos käyttöasetuksissa ei ole määritetty maksuehtoa, käytetään Procountorin oletusta, joka on 10 pv. Jos taas tiedostossa on eräpäivä, lasketaan maksuehto eräpäivän ja laskupäivän (kenttä 13, sarake M) perusteella.

Nro	Excel- solu	Kentän nimi / Tieto	Pakollisuus	Muoto	Sallitut arvot / Tarkistus	Oletus	Lisätietoja
1	A	Laskutyyppi	X	Teksti, 1 merkki	O=Ostolasku M=Myyntilasku T=Matkalasku K=Kululasku N=Muistiotosite		Pakollinen laskutietueella. Jos tyhjänä, käsitellään rivi laskun rivi- tai dimensiotietueena.
2	B	Valuuttakoodi		Teksti, 3 merkkiä	Koodin on löydyttävä Procountorin valuuttarekisteristä.	EUR	Valuuttakurssi ilmoitetaan kentässä 23 (W).
3	C	Viitenumero		Kokonaisluku, 2-20 merkkiä	Jos viitenumero tuodaan aineistolla, viitenumeron muoto tarkistetaan samaan tapaan kuin laadittaessa laskuja suoraan Procountoriin.	Myynti-, matka- ja kululaskuilla muodostetaan automaattisesti laskun numerosta. Jos myynti-, matka- tai kululasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, käytetään liikekumppanin vakioviitettä. Jos viitenumero tuodaan aineistolla, käytetään kyseistä viitenumeroa.	Vaikka ostolaskulla olisi maksutapana kentässä 6 (F) tilisiirto, ei viitenumero ole pakollinen.
4	D	Pankkitili		nnnnnn-nnnnnnnn tai IBAN	Muoto tarkistetaan	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Mikäli myyntilasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, haetaan tiliksi Pankkiyhteydet-näkymän ”Oletustili laskulla”.	Ostolaskujen osalta tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Virheellinen tilinumero tyhjennetään sisäänluvun yhteydessä.
5	E	Y-tunnus/HETU/ALV-tunnus		Teksti, 40 merkkiä, Y-tunnustyypin (maatunnuksen) kanssa tai ilman.		Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin. Jos tieto on hyväksyttävän muotoinen ALV-tunnus, sijoitetaan se laskun ALV-tunnus kenttään.
6	F	Maksutapa		Teksti	Tilisiirto, suoraveloitus, suoramaksu, clearing, luottokorttiveloitus, ulkomaanmaksu, muu tai tyhjä	Tilisiirto	Jos maksutapa on kirjoitettu eri muodossa kuin sallitut arvot, jää aineiston sisäänluku virheeseen.
7	G	Liikekumppanin nimi	(X)	Teksti, 80 merkkiä		Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Ostolaskulla voi olla tyhjä. Muilla laskuilla voi olla tyhjä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.
8	H	Toimitustapa		Teksti	Postitus, verkossa, rahtikuljetus, kuriiripalvelu, VR cargo, linja-auto, noudettava tai tyhjä		Informativiinen tieto, joka tulee näkyviin laskun ylätunnisteeseen. Jos toimitustapa on kirjoitettu eri muodossa kuin sallitut arvot, arvo tyhjennetään sisäänluvun yhteydessä.
9	I	Laskun alennus %		Desimaaliluku	0-100		Huomioidaan 2 desimaalin tarkkuudella.
10	J	Sis. ALV -koodi		Teksti, 1 merkki	t tai f	Oletus = f. Jos laskulla ei ole rivejä, niin laskun summa tulkitaan aina arvonlisäverollisena, eli tässä kentässä on arvo ”t”. Matka- ja kululaskulla arvoksi tulkitaan aina t.	Määritys kertoo, sisältävätkö laskun rivit arvonlisäveroa vai eivät. t = sisältää ALV:n ja f = ei sisällä ALV:a.
11	K	Hyvityslaskukoodi		Teksti, 1 merkki	t tai f	t	Määritys kertoo, onko kyseessä veloitus- vai hyvityslasku. Tieto on vain informatiivinen, eli se ei vaikuta esimerkiksi laskun summaan. Mikäli kyseessä on hyvityslasku, on myös summa merkittävä miinusmerkkiseksi. t = veloituslasku ja f = hyvityslasku.
12	L	Viivästyskorko %		Desimaaliluku	0-100	8,00
13	M	Laskun päivämäärä		Päivämäärä	pp.kk.vvvv	Kuluva päivä	Laskua ei voi kirjata suljetulle tilikaudelle. Jos näin kuitenkin yritetään tehdä, laskun päivämääräksi muutetaan seuraava mahdollinen avoin päivämäärä.
14	N	Toimituspäivämäärä		Päivämäärä	pp.kk.vvvv
15	O	Eräpäivämäärä		Päivämäärä	pp.kk.vvvv	Laskun päivämäärä + maksuehto	Oltava suurempi kuin laskun päivämäärä, kenttä 13 (M).
16	P	Liikekumppanin osoite		Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Tarkenne\Katuosoite \Postinumero \Kaupunki\Maakoodi tai Katuosoite\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi	Procountor tarkastaa, että kenttään on kirjattu 3 tai 4 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 4, ensimmäinen annettu tieto on tarkenne. Jos taas 3, ensimmäinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Maakoodi tulee antaa ISO 3166-1 alpha-2 -standardin määrittämässä muodossa eli kaksikirjaimisena.
17	Q	Laskutusosoite	(X)	Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Nimi\Tarkenne \Katuosoite\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi tai Nimi\Katuosoite \Postinumero \Kaupunki\Maakoodi	Procountor tarkistaa, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, toinen annettu tieto tulkitaan tarkenteeksi. Jos taas 4, toinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi.	Jos osoitetta ei tuoda aineistolla: Ensisijaisesti haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Toissijaisesti muodostetaan liikekumppanin osoitteesta (kenttä 7 (G) + kenttä 16 (P)).	Laskutusosoitetiedot ovat käytössä vain myyntilaskuilla. Pakollinen, jos laskukanava, kenttä 26 (Z), on 2 (Posti).
18	R	Toimitusosoite		Teksti, 255 merkkiä. Muoto: Nimi\Tarkenne \Katuosoite\Postinumero \Kaupunki\Maakoodi tai Nimi\Katuosoite \Postinumero \Kaupunki\Maakoodi	Procountor tarkistaa, että kenttään on kirjattu 4 tai 5 ”\”-merkkiä. Jos näitä merkkejä on 5, toinen annettu tieto tulkitaan tarkenteeksi. Jos taas 4, toinen annettu tieto tulkitaan katuosoitteeksi.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Toimitusosoitetiedot ovat käytössä myynti- ja ostolaskuilla.
19	S	Laskun lisätiedot		Teksti, 500 merkkiä		Jos myyntilasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, haetaan rekisteristä asiakkaan oletuslisätiedot. Jos liikekumppanilla ei ole oletuslisätietoa tai myyntilasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, haetaan Käyttöasetuksiin määritetty oletuslisätieto.	Lisätiedot näkyvät asiakkaalle lähtevällä laskulla.
20	T	Muistiinpanot		Teksti, 500 merkkiä			Muistiinpanot ovat sisäisiä, eli ne eivät näy asiakkaalle lähtevällä laskulla.
21	U	Sähköpostiosoite		Teksti, 80 merkkiä	Muoto tarkistetaan rakenteen osalta.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Jos tyhjänä, ja laskukanava -kentässä 26 (Z) on 1 (Sähköposti), muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti).
22	V	Maksupäivämäärä		Päivämäärä	pp.kk.vvvv		Ei vaikuta laskun tilaan.
23	W	Valuuttakurssi		Desimaaliluku		Haetaan laskun päivän perusteella Procountorin valuuttakursseista.
24	X	Laskun loppusumma	(X)	Desimaaliluku	Pakollinen tieto, jos ainenistolla ei tuoda laskurivejä.		Summa tulkitaan laskun valuutassa. Jos laineistolla ei ole laskurivejä, muodostetaan laskulle yksi laskurivi, jonka summa on tämä tieto. Jos laskulla on laskurivejä, verrataan, että tämä summa täsmää rivien summan kanssa.
25	Y	ALV-%	(X)	Kokonaisluku	0, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 17, 22, 23 tai 24		Käytetään, jos aineistolla ei ole laskurivejä. Mikäli aineistolla on laskurivejä, on tämä tieto tarpeeton.
26	Z	Laskukanava		Kokonaisluku	1=Sähköposti 2=Posti 3=Verkkolasku 6=Ei lähetetä	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin. Jos lasku ei kohdistu liikekumppanirekisteriin, eikä laskukanavaa tuoda aineistolla, käytetään oletuksena arvoa 2 (Posti).	Jos arvo on 1 (Sähköposti), kentässä 21 (U) on oltava sähköpostiosoite. Jos arvo on 2 (Posti), kentässä 17 (Q) on oltava laskutusosoite. Jos arvo on 3 (Verkkolasku), kentässä 27 (AA) tai 38 (AL) on tuotava arvo. Mikäli kentät 27 (AA), 37 (AK) ja 38 (AL) ovat tyhjiä, muutetaan laskukanavaksi 2 (Posti).
27	AA	Verkkolaskuosoite	(X)	Teksti	Muoto tarkistetaan.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3).
28	AB	Tilausviite		Teksti, 70 merkkiä			Kenttään kirjattu teksti näkyy viestinä maksussa.
29	AC	Kirjanpito riveittäin -koodi		Teksti, 1 merkki	t tai f	Haetaan yrityksen Käyttöasetuksista laskutyypin mukaan.	Määritys kertoo, tehdäänkö kirjanpito riveittäin vai vienneittäin. t = riveittäin ja f = vienneittäin.
30	AD	Finvoice-osoite 1(ei enää käytössä)		Ei käytössä, arvo jätetään tyhjäksi.			Erillinen Finvoice-laskukanava ei enää ole käytössä, joten tätä kenttää ei tule täyttää.
31	AE	Finvoice-osoite 2(ei enää käytössä)		Ei käytössä, arvo jätetään tyhjäksi.			Erillinen Finvoice-laskukanava ei enää ole käytössä, joten tätä kenttää ei tule täyttää.
32	AF	Asiakasnumero		Teksti, 40 merkkiä		Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Myyntilaskujen osalta tietoa käytetään laskun kohdistamiseen liikekumppanirekisteriin.
33	AG	Automaattinen lähetys tai Maksettu muualla -merkintä		Teksti, 1 merkki	X tai M		X tarkoittaa, että lasku merkitään lähetettäväksi asiakkaalle (myyntilasku) tai hyväksymiskiertoon (ostolasku) sisäänluvun yhteydessä. M tarkoittaa, että laskulle lisätään sisäänluvun yhteydessä maksutapahtuma ja sen tilaksi asetetaan ”Maksettu muualla”. Kun kentässä on X, Myyntilaskut lähetetään asiakkaalle, mikäli laskukanava on muu kuin Ei lähetetä. Mikäli myyntilaskun laskukanava on Ei lähetetä, tulee laskun tilaksi Lähettämätön. Kun kentässä on X, Ostolaskulle haetaan asiatarkastajat ja hyväksyjät oletuksista (toimittajarekisteristä tai Käyttöasetuksista) ja lasku ohjautuu hyväksymiskiertoon, mikäli ostolaskujen hyväksymiskierto on käytössä.
34	AH	Liitetiedoston nimi ZIP-paketissa		Teksti (liitetiedoston nimi tiedostopäätteineen)			ZIP-paketissa oleva tiedosto, jonka nimi vastaa tämän kentän sisältöä, liitetään kyseisen laskun liitetiedostoksi. Liite, joka on muotoa .txt, lähetetään myyntilaskun mukana; muussa tiedostomuodossa olevia liitteitä ei lähetetä myyntilaskun mukana. Yhdellä laskulla voi olla yksi liitetiedosto ja yksi tiedosto voi liittyä yhteen laskuun. Tiedostojen nimissä ei saa käyttää skandinaavisia merkkejä (åäö).
35	AI	Yhteyshenkilö		Teksti, 255 merkkiä		Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Ei huomoida matka- ja kuluaskuilla.
36	AJ	Liikekumppanin pankin SWIFT-tunnus	(X)	Teksti, 8-11 merkkiä	Muoto tarkistetaan.	Haetaan rekisteristä, jos ostolaskun maksutapa (kenttä 6 (F)) on ulkomaanmaksu ja kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Pakollinen, jos maksutapa (kenttä 6 (F)) on ulkomaanmaksu.
37	AK	Verkkolaskuoperaattori	(X)	Teksti	OVT- tai SWIFT tunnus. Muoto tarkistetaan.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) tai OVT-tunnuksen (kenttä 38 (AL)) avulla verkkolaskuosoitteistosta.
38	AL	Liikekumppanin OVT-tunnus	(X)	Kokonaisluku, 12-17 merkkiä	Muoto tarkistetaan.	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin.	Pakollinen, jos laskukanava (kenttä 26 (Z)) on verkkolasku (3). Voi olla tyhjä, jos liikekumppanin tiedot löytyvät Verkkolaskutunnuksen (kenttä 27 (AA)) avulla verkkolaskuosoitteistosta.
39	AM	Laskuttajan laskunumero		Teksti			Alkuperäinen laskunumero (ostolaskulla) tai Muun järjestelmän laskunumero (myyntilaskulla). Huom! Myyntilaskulla "Muun järjestelmän laskunumero", kentän käytöstä sovittava erikseen Procountorin kanssa.
40	AN	Factoring-rahoitussopimuksen numero		Teksti	Löydyttävä rahoitussopimuksista.		Lasku kohdistetaan ulkopuolisen rahoituksen sopimukseen tämän tiedon avulla. Käytössä vain myyntilaskuilla.
41	AO	ALV-käsittelyn maakoodi		Teksti, 2 merkkiä	Täytyy olla valittuna ALV-käsittelysäännöissä.		Tämä tieto on käytettävissä vain, jos siitä sovitaan erikseen Procountorin kanssa. Vaikuttaa laskurivitietueen ALV-%:n sallittuihin arvoihin.
42	AP	Kielikoodi		Kokonaisluku, 1 merkki	1=Englanti 2=Suomi 3=Ruotsi 4=Viro 5=Norja 6=Tanska	Haetaan rekisteristä, jos lasku kohdistuu liikekumppanirekisteriin, muuten oletusarvo on 2 (suomi).	Jos arvo ei ole sallittu, käytetään oletusta.
43	AQ	Käteisalennuksen päivien lukumäärä		Kokonaisluku
44	AR	Käteisalennuksen prosentti		Desimaaliluku	0-100
45	AS	ALV-vähennysprosentti		Kokonaisluku	0-100	100	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite.
46	AT	ALV-tyyppi		Teksti, 1 merkki	P=Osto S=Myynti	P=Osto	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite.
47	AU	ALV-status		vat_XX (missä XX tulee korvata oikealla numerolla listauksen mukaisesti)	Listaus statuksien koodeista löytyy alla olevan linkin takaa: ALV-koodit	vat_12=Ei ALV-käsittelyä	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. Esimerkki: kentän sisältönä on vat_22 -> muistion statukseksi muodostuu EU, yhteisömyynti (palvelu). Huomaathan tarkistaa, että kyseinen ALV-status on yhteensopiva ALV-tyypin ja -prosentin kanssa.

Laskurivitietue

Jos laskulla on rivitietoja, ne syötetään laskun perustietojen alla olevalle riville siten, että ensimmäinen sarake (A) jätetään tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Laskurivitietueita voi olla rajoittamaton määrä yhtä laskutietuetta kohden. Jos laskuilla ei ole laskurivitietueita, muodostetaan laskutietueen loppusumman (kenttä 24, sarake X) ja ALV:n (kenttä 25, sarake Y) avulla yksi laskurivi. Jos laskutietueella on ilmoitettu laskun loppusumma, joka ei täsmää rivien summan kanssa, ei aineistoa voida sisäänlukea ja virhe näytetään punaisella värillä merkittynä sisäänluvun esikatselussa.

Nro	Excel- solu	Kentän nimi / Tieto	Pakollisuus	Muoto	Sallitut arvot / Tarkistus	Oletus	Lisätietoja
1	A	TYHJÄ			Tyhjä
2	B	Tuotteen kuvaus		Teksti, 80 merkkiä	Jokin muu kuin DIMENSIO.	Haetaan tuoterekisteristä jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin, muutoin arvona on -.	Jos aineistossa -, haetaan tuoterekisteristä, jos tuote kohdistuu tuoterekisteriin.
3	C	Tuotteen koodi		Teksti, 80 merkkiä			Käytetään tuotteen kohdistamiseen tuoterekisteriin.
4	D	Määrä		Desimaaliluku		1
5	E	Yksikkö		Teksti	Myyntilaskuilla kaikkien Laskupohjan asetuksissa sallittujen yksiköiden lyhenteet, esim. kpl, kg, g, km, jne. Ostolaskuilla cm, erä, g, h, hlö, jm, kWh, kg, kk, km, kpl, l, ltk, m, m2, m3, me, min, mm, pkt, pll, prk, pss, pv, rll, s., sk, srj, tb, tn, v, vk, vrk		Yksikkö ei tule tuoterekisteristä. Jos yksikköä ei ole sisäänluettavalla aineistolla tai arvo on väärässä muodossa, jää yksikkö laskurivillä tyhjäksi.
6	F	Yksikköhinta		Desimaaliluku		0	Hinta laskun valuutassa. HUOM. yksikköhintaa ei haeta tuoterekisteristä, vaan se pitää olla siirtotiedostossa. Muussa tapauksessa yksikköhinnaksi tulee 0.
7	G	Rivin alennusprosentti		Desimaaliluku	0-100 tai tyhjä	0	Huomioidaan 2 desimaalin tarkkuudella.
8	H	Rivin ALV-%		Kokonaisluku	0, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 17, 22, 23, 24 tai tyhjä. Jos käytössä on ALV-käsittelyn maakoodi, sallittuja arvoja ovat kyseisen maan mukaiset prosentit.	0	Huom. rivin ALV-% ei tule tuoterekisteristä. Jos tietoa ei ole määritelty aineistolla, tulee ALV-prosentiksi 0.
9	I	Rivikommentti		Teksti, 255 merkkiä
10	J	(ei käytössä)					HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi.
11	K	(ei käytössä)					HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi.
12	L	(ei käytössä)					HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi.
13	M	(ei käytössä)					HUOM! Tässä kentässä ei tuoda mitään tietoa, eli se jätetään tyhjäksi.
14	N	Kirjanpitotili		Teksti, 4 merkkiä	Löydyttävä tilikartasta	Haetaan tuoterekisteristä.	Sarake N, eli kirjanpitotili, tulee oletuksena tuoterekisteristä, mikäli laskurivi kohdistuu tuoterekisteriin ja sisäänluettavalla tiedostolla ei tuoda muuta tietoa. Mikäli laskun kirjanpito tehdään riveittäin, voidaan tässä kentässä antaa laskuriviä vastaavan kirjanpitotilin nelinumeroinen tilinumero.
15	O	ALV-vähennysprosentti		Kokonaisluku	0-100	100	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite.
16	P	ALV-tyyppi		Teksti, 1 merkki	P=Osto S=Myynti	P=Osto	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite.
17	Q	ALV-status		vat_XX (missä XX tulee korvata oikealla numerolla listauksen mukaisesti)	Listaus statuksien koodeista löytyy alla olevan linkin takaa: ALV-koodit	vat_12=Ei ALV-käsittelyä	HUOM! Tämä kenttä on käytössä vain, kun laskutyypiksi on tiedoston sarakkeessa A määritelty N=Muistiotosite. Esimerkki: kentän sisältönä on vat_22 -> muistion statukseksi muodostuu EU, yhteisömyynti (palvelu). Huomaathan tarkistaa, että kyseinen ALV-status on yhteensopiva ALV-tyypin ja -prosentin kanssa.

Dimensiotietue

Jos laskulle tai laskuriville on tarkoitus tuoda sisäänluvun yhteydessä dimensiointeja, dimensiotiedot syötetään laskutietueen ja laskurivitietueen alla olevalle riville siten, että ensimmäinen sarake (A) jätetään tyhjäksi. Loput kentät täytetään alla olevan taulukon mukaisesti. Rivejä voi olla rajoittamaton määrä lasku- tai laskurivitietuetta kohden.

Nro	Excel- solu	Kentän nimi / Tieto	Pakollisuus	Muoto	Sallitut arvot / Tarkistus	Oletus	Lisätietoja
1	A	TYHJÄ			Tyhjä
2	B	DIMENSIO	X	Teksti, 8 merkkiä	DIMENSIO		Sanan on oltava kirjoitettuna isoilla kirjaimilla.
3	C	Dimensiorivin tyyppi		Teksti, 1 merkki	R tai L	L	R = Laskurivikohtainen dimensio - dimensiointi kohdistuu dimensiorivin yläpuolella olevaan laskuriviin. L = Laskukohtainen dimensio - dimensiointi kohdistuu dimensiorivin yläpuolella olevaan laskuun. Jos laskulla on sekä L- että R-rivi, niin L-rivin tiedot siirtyvät kaikille muille laskuriveille, paitsi R-riveille. Jos laskulle on tuotu aineistolla yksikin dimensiorivi, kirjanpito tehdään automaattisesti riveittäin.
4	D	Dimensio	X	Teksti, 255 merkkiä	Löydyttävä Procountorista täysin samassa muodossa kirjoitettuna		Jos aineistolla tuotua dimensiota ei löydy Procountorista: Mikäli dimensiorivin tyyppi (kenttä 3(C)) on laskukohtainen dimensio (L), ei lasku tallennu järjestelmään, vaan se näkyy punaisena virheellisenä rivinä aineiston sisäänluvun esikatselu-sivulla. Jos dimensiorivin tyyppi on laskurivikohtainen dimensio (R), lasku tallennetaan järjestelmään ilman dimensiointia.
5	E	Nimike	X	Teksti, 255 merkkiä			Jos aineistolla tuotua nimikettä ei löydy Procountorista, se luodaan ohjelmaan sisäänluvun yhteydessä.
6	F	Prosentti	X	Desimaaliluku, 2 desimaalia	0-100		Prosenttien yhteenlaskettu arvo laskun/laskurivin ja yhden dimension sisällä tulee olla 100. Jos yhteenlaskettu prosenttiarvo on pienempi tai suurempi kuin 100, niin lasku ei tallennu järjestelmään, vaan se näkyy punaisena virheellisenä rivinä aineiston sisäänluvun esikatselu-sivulla.

Tämän osion artikkelit