Tuoteaineiston siirtotiedosto

Tuoteaineiston siirtotiedostolla voidaan täydentää Procountorin tuoterekisteriä tai päivittää rekisterissä olevien tuotteiden tietoja.

Tuoteaineisto

Yllä olevassa kuvassa Excel-taulukkoon on lisätty testituotteita, jotka voidaan lukea Procountoriin Aineiston sisäänluku -ominaisuuden avulla. Procountoriin voidaan lukea sisään täysin uusia tuotteita, mutta aineiston sisäänluvulla voidaan myös korvata olemassa olevia tuotteita.

Edellisen esimerkkikuvan sisäänluettavat tuotteet ovat uusia tuotteita. Jos ominaisuuden avulla halutaan päivittää Procountorissa jo olemassa olevien tuotteiden tietoja, tulee sisäänlukutiedoston C-sarakkeessa olla päivitettävän tuotteen tuotekoodi, jonka perusteella tiedot kohdistuvat aineistolta tuoterekisterin tuotteeseen. Tietojen kohdistuessa olemassa olevaan tuotteeseen, Procountor korvaa tuoterekisterissä kyseisellä tuotteella jo olevat tiedot uusilla, sisäänluvun kautta tuoduilla tuotetiedoilla.

Huom! Mikäli Procountorin tuoterekisterissä on useampi tuote, jolla on sama tuotekoodi ja aineiston sisäänluvun kautta lisätään tuote, jolla on eri nimi, mutta sama tuotekoodi, niin silloin Procountor lisää uuden tuotteen tuoterekisteriin samalla tuotekoodilla ja päivittää tälle sisäänluvun kautta tuodut tuotetiedot. Myös passiiviset tuotteet lasketaan mukaan.

Aineiston sisäänluku CSV pohja

• Lataa CSV tiedostopohja tästä. 

Siirtotiedostoa luotaessa voidaan hyödyntä yllä olevaa CSV pohjaa. Tiedostopohjan ensimmäinen rivi sisältää otsikot niistä tiedoista, joilla tuotteita voidaan siirtotiedostossa yksilöidä. Ennen tiedoston sisäänlukua tulee tiedostopohjan ylimmäinen, tuotetietojen otsikot sisältävä rivi kuitenkin poistaa, jotta aineiston sisäänluvussa ei tapahdu virheitä. Lisäksi tulee tarkistaa, että tiedoston ensimmäisessä solussa (A1) on sisältöä; jos solu on tyhjänä, liikahtavat myös kaikki muut solut väärään kohtaan.

Aineiston siirtotiedosto on tekstitiedosto, jossa yksi rivi muodostaa tietueen. Tietueen kentät erotetaan toisistaan puolipisteellä, minkä vuoksi soluissa ei saa esiintyä puolipistettä. Tiedostossa ei käytetä erillistä otsikkoriviä, eli tietueet alkavat heti tiedoston ensimmäiseltä riviltä. Tiedoston tunnisteena käytetään CSV-päätettä, mutta muuten tiedoston voi nimetä vapaasti. Jos tiedosto tehdään Excel-taulukossa ja tallennetaan CSV-muodossa (ei CSV (Macintosh) tai CSV (MS-DOS)), tulee kentän erotin ja pääte automaattisesti oikein. Jos tiedosto tehdään OpenOffice-taulukkolaskennalla, tarjoaa se CSV-muodossa tallennettaessa oletuksena merkkijonojen ympärille lainausmerkkejä. OpenOfficen asetuksia tulee muuttaa siten, että lainausmerkkejä ei muodostu, jotta siirtotiedostosta tulee onnistuneesti luettava.

Tuotetietue

Alla olevassa tietuekuvauksessa on tietuetyypeittäin kenttäkohtaisesti seuraavat tiedot:

• Nro: kentän järjestysnumero
• Excel-solu: kentän sarake Excel-taulukossa
• Kentän nimi / Tieto: mistä tiedosta on kyse
• Pakollisuus: X = tieto on pakollinen, tyhjä = vapaaehtoinen
• Muoto: teksti, desimaaliluku, kokonaisluku, päivämäärä tai muu erikseen määritelty muoto
• Sallitut arvot / Tarkistus: sallitut arvot; suoritetaanko tiedolle oikeellisuustarkistus
• Oletus: arvo, jonka kenttä saa, jos arvo on tyhjä
• Lisätietoja: muuta huomioitavaa kentän osalta