Menneiden tilikausien tilinpäätöstietoja voidaan tarkastella kätevästi Arkistoidut tilinpäätöstiedot -näkymällä, joka kokoaa tilinpäätösdokumentit yhteen. Näkymälle päästään ohjelman kohdasta Kirjanpito > Arkistoidut tilinpäätöstiedot.
Kun tilikausi suljetaan, tallentuvat seuraavat raportit arkistoituihin tilinpäätöstietoihin automaattisesti:
Kyseiset raportit muodostetaan arkistoon ohjelman oletushakuehtojen mukaisesti muodostettuna siten, että raportille haetaan kaikki liiketapahtumiksi tulkittavat tapahtumat tilikauden alusta loppuun. Tuloslaskelma ja tase muodostetaan siten, että jokainen tili, jolla on saldoa, näytetään omana rivinään.
Raportit tulevat näkyville arkistoituihin tilinpäätöstietoihin yöpäivityksen jälkeen, eli ne ovat tarkasteltavissa tilikauden sulkemista seuraavana päivänä. Jos suljettu tilikausi avataan uudelleen esimerkiksi korjauksia varten, säilyvät jo luodut raportit arkistossa. Kun tilikausi jälleen myöhemmin suljetaan, korvautuvat tilikautta koskevat raportit arkistossa uusilla, ajantasaisilla raporteilla.
Edellisten raporttien lisäksi arkistoituihin tilinpäätöstietoihin voidaan viedä myös seuraavat dokumentit:
- Tase-erittely: tase-erittely voidaan viedä arkistoituihin tilinpäätöstietoihin Tase-erittely -näkymän Vie arkistoon -painikkeella.
- Tilinpäätös: tilinpäätös voidaan viedä arkistoituihin tilinpäätöstietoihin Tilinpäätöstyökalut-näkymän Muodosta tilinpäätös arkistoon- tai Tallenna tiedostosta arkistoon -painikkeella.
- Liitetiedot: tilinpäätökseen voidaan lisätä liitetietotositteita, jotka tuodaan tilinpäätöksen mukana arkistoituihin tilinpäätöstietoihin.
Edelliset, manuaalisesti arkistoidut dokumentit tulevat arkistoituihin tilinpäätöstietoihin näkyviin.
Arkistoitavien raporttien maksimikoko on 10MB.
Haluttu raportti tai dokumentti avataan näkymän yläosan Esikatselu-painikkeen avulla. Tilinpäätös on mahdollista poistaa Poista-painikkeella. Jotta poistaminen onnistuisi, tulee käyttäjällä olla täydet käyttöoikeudet arkistoituihin tilinpäätöstietoihin.