Sopimukset

 

Kun Sopimuslaskutus-lisäpalvelu on käytössä, voidaan Procountoriin perustetuille asiakkaille luoda sopimuksia, joiden avulla nopeutetaan asiakkaiden säännöllistä laskuttamista. Tässä artikkelissa kerrotaan sopimusten luomisesta asiakkaan perustietoihin.

Kun asiakkaille on luotu sopimuksia, on mahdollista aloittaa varsinaisen Sopimuslaskutus-lisäpalvelun käyttö. Sopimuslaskutuksesta on saatavissa lisää tietoa täällä.

 

Sopimukset-näkymä

Kun Sopimuslaskutus-lisäpalvelu on otettu käyttöön, päästään Sopimukset-näkymälle Asiakkaan perustiedot -näkymän yläreunan Sopimukset-painikkeesta:

 

 

Avautuvalla näkymällä voidaan tarkastella asiakkaalle luotuja sopimuksia. Näkymällä voidaan myös luoda uusia sopimuksia. Sopimusten määrää yhtä asiakasta kohti ei ole rajoitettu.

• Näytä-painike avaa aktiiviseksi valittua riviä koskevan sopimuksen erillisen Sopimus-näkymän. Lisää tietoa tästä näkymästä on saatavilla oman otsikon alla.
• Lisää-painike avaa tyhjän Sopimus-näkymän uuden sopimuksen luomista varten. Lisätietoa tästä näkymästä on saatavilla oman otsikon alla.
• Kopioi-painikkeella voidaan kopioida aktiiviseksi valittu sopimus uudeksi sopimukseksi.
• Poista-painikkeella voidaan poistaa aktiiviseksi valittu sopimusrivi.
• Näytetäänkö myös passiiviset sopimukset ja asiakkaat? -valinnalla sopimuksissa näytetään myös sellaiset sopimukset, jotka on asetettu passiivisiksi.

 

Sopimus-näkymä

 

Sopimus-näkymällä määritellään uuden sopimuksen tiedot ja tarkastellaan olemassa olevan sopimuksen tietoja.

 

Näkymän yläosan painikkeet

• Tallenna-painike tallentaa sopimukselle määritetyt tiedot.
• Poista-painike poistaa tarkasteltavan sopimuksen.
• Esikatselu-painike avaa tarkasteltavan sopimuksen tiedot uuteen välilehteen PDF-muotoisena asiakirjana.
• Hallinta-painikkeella siirrytään asiakaskohtaiselle Hallinta-näkymälle.
• Edellinen / Seuraava -painikkeilla päästään siirtymään asiakkaan edelliselle tai seuraavalle sopimukselle, jos samalle asiakkaalle on perustettuna useampia sopimuksia.

 

Uuden sopimuksen luominen

Kun uutta sopimusta luodaan, tuodaan näkymän vasemmalla puolella olevat asiakkaan laskutustiedot oletuksena asiakasrekisteristä. Laskutustietoja voi halutessaan muuttaa valitsemalla sopimuksen Laskutusosoite-osiossa Osoitteen lähde -valikosta Sopimukselta-vaihtoehdon, jolloin laskutustietojen kentät avautuvat muokattaviksi:

 

 

Sopimuksen määritykset

 

• Sopimusnumero-kenttään annetaan sopimuksen yksilöivä sopimusnumero.
• Sopimuksen päivä -kentässä valitaan sopimuksen allekirjoituspäivä. Oletuksena ehdotetaan kuluvaa päivää.
• Sopimuksen sisältö -kenttään voidaan syöttää vapaamuotoista sopimuksen sisältöä yksilöivää tietoa.
• Sopimuksen alku- ja loppupvm -kenttiin syötetään sopimuksen voimassaoloaika. Alkupäivä on pakollinen tieto, mutta loppupäivää ei tarvitse syöttää, jos se ei ole tiedossa. Tällöin sopimus on voimassa toistaiseksi. Alkupäivä on oleellinen tieto sopimuksen kannalta, koska kyseinen päivä määrittää, mistä päivästä eteenpäin sopimus nousee laskutettavien sopimusten hakuun.
• Laskutusjakso-alasvetovalikosta valitaan sopimuksen laskutusjakso. Valittavana on useita erilaisia laskutusjaksoja, kuten kuukausittaisia, kvartaalittaisia tai vuosittaisia laskutusjaksoja. Tarkempaa tietoa erilaisten laskutusjaksojen käyttäytymisestä sopimuslaskutuksessa on saatavilla tämän esimerkin avulla.
• Laskutusjakson alkupäivä -kenttään asetettu arvo määrää sen päivän kuukaudessa, jolloin laskutusjakso alkaa. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, niin oletuksena käytetään kuukauden ensimmäistä päivää.
• Laskutuskuukausi jakson aikana -kenttään asetettu arvo määrittää sen, monentenako jakson kuukautena laskutus tapahtuu. Seuraavassa on muutama esimerkki, jotka havainnollistavat tämän kentän käyttömahdollisuuksia:
  • Jos laskutuskaudeksi on valittu esimerkiksi ”3kk, 1/4/7/10” ja kenttään asetetaan arvo 2, tapahtuu laskutus aina laskutuskauden toisena kuukautena (eli tässä tapauksessa helmi-, touko-, elo- ja marraskuussa).
  • Laskutuskuukausi voi olla myös ennen laskutusjaksoa, kun kenttään syötetään esimerkiksi arvo -1. Tällöin laskut muodostetaan aina varsinaista laskutusjakson kuukautta edeltävänä kuukautena. Jos laskutuskaudeksi on valittu esimerkiksi ”1kk, 1/2/3/4/5/…” ja laskutuskuukausi jakson aikana on -1, laskutetaan tammikuun jakso sitä edeltävässä joulukuussa, helmikuun jakso tammikuussa, ja niin edelleen.
  • Laskutuskuukausi voi olla myös laskutusjakson jälkeen, kun kenttään syötetään esimerkiksi arvo 2. Tällöin laskut muodostetaan aina varsinaisen laskutusjakson kuukauden jälkeisenä kuukautena. Jos laskutuskaudeksi on valittu esimerkiksi ”1kk, 1/2/3/4/5/…” ja laskutuskuukausi jakson aikana on 2, laskutetaan tammikuun jakso helmikuussa, helmikuun jakso maaliskuussa, ja niin edelleen.
  • Jos kenttään ei syötetä mitään arvoa, käytetään oletuksena arvoa 1 (eli laskutus tapahtuu laskutusjakson ensimmäisenä kuukautena).
• Laskun päivä laskutuskuussa -kenttään asetettu arvo määrää sen päivän kuukaudessa, mille laskutusjakson mukaiset laskut luodaan. Jos kenttään asetetaan esimerkiksi arvo 5, luodaan laskut laskutusjakson mukaisten kuukausien viidensille päiville. Tarkempia esimerkkejä tämän kentän käyttäytymisestä suhteessa sopimuslaskutuksen aloittamiseen ja laskujen luonnin yhteydessä tehtyihin määrityksiin löytyy täältä.
• Tilausviite-, Oma yhteyshenkilö- ja Asiakkaan yhteyshenkilö -kenttiin voi syöttää vapaamuotoisia sopimusta yksilöiviä tietoja.
• Maksuehto (pv / %) -kentissä määritetään sopimuksen maksuehto.
• Valuutta-alasvetovalikosta valitaan sopimuksen perusteella luotavien laskujen valuutta.
• Sis. ALV -valinnalla määritetään, sisältyykö sopimuksen yksikköhintoihin arvonlisävero.
• Kieli-alasvetovalikossa määritetään sopimuksen kieli.
• Aktiivinen/passiivinen -alasvetovalikossa määritetään sopimus joko aktiiviseksi tai passiiviseksi. Oletuksena uudet sopimukset ovat aktiivisia.

 

Uudelle sopimukselle tulee määritellä vähintään yksi tuoterivi. Asiakkaalle mahdollisesti määritetyt oletustuotteet eivät tule rekisteristä sopimukselle. Rekisterin oletustuotteet eivät tule myöskään sopimuksen perusteella luoduille laskuille.

 

Näkymän alaosan painikkeet

 

• Hae tuote -painikkeella sopimukselle voidaan hakea haluttu tuote tuoterekisteristä.
• Lisää rivi -painikkeella luodaan uusi tuoterivi, jolle täydennetään sopimukselle luotavan tuotteen tiedot. Huomioithan, että Lisää rivi -toiminnolla luotavat tuoterivit eivät kohdistu tuoterekisteriin, eivätkä nouse tuotekohtaiseen raportointiin.
• Kopioi rivi -painike kopioi aktiiviseksi valitun tuoterivin.
• Poista rivi -painike poistaa aktiiviseksi valitun tuoterivin.
• Oletusdimensiot -painikkeella aktiiviseksi valitulle tuoteriville voidaan määritellä rivikohtaisia oletusdimensioita, joita käytetään myyntilaskulla sopimuksen tuoteriveistä muodostuvilla kirjanpitovienneillä.

 

Palvelun lopettaminen

• Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
• Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.