Sopimuslaskutus

 

Sopimuslaskutus on maksullinen lisäominaisuus, jonka avulla voidaan veloittaa asiakkaita säännöllisin väliajoin asiakaskohtaisesti määritetyn sopimuksen mukaan.

Sopimuslaskutuksen voi tilata käyttöön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun yhteydenottolomakkeella. Tarkempaa tietoa sopimuslaskutuksen hinnoittelusta ja tilaamisesta on saatavilla täältä.

Kun sopimuslaskutus on lisätty yritykselle käyttöön, löytyy se ohjelman kohdasta Rekisterit > Sopimuslaskutus.

Sopimuslaskutus on hyvä työkalu silloin, kun veloitettavat summat ja määrät vaihtelevat erilaisten tilanteiden mukaan. Esimerkkejä sopimuslaskutuksen käyttötilanteista:

• Projektin laskuttaminen toteutuneen etenemisen mukaan
• Säännöllinen konsultointi tai koulutus, jonka tuntimäärät kuitenkin vaihtelevat
• Erilaiset lisenssimaksut

Jos taas säännöllinen laskutus on veloitusten summien ja määrien osalta ennakoitavaa ja muuttumatonta (kuten esimerkiksi vuokralaskuissa), on joukkolaskutuksen käyttäminen tällöin kätevämpi vaihtoehto.

Tässä ohjeessa käydään läpi, miten laskutus tehdään sopimuslaskutus-toimintoa käyttäen. Jotta sopimuslaskutus-toiminnolla voi muodostaa laskuja, tulee asiakkaille luoda ensin sopimuksia. Sopimusten luomisesta on kerrottu tarkemmin täällä.

 

 

Sopimuslaskutus-näkymä

Sopimuslaskutus-näkymällä voidaan etsiä ja tarkastella asiakkaiden sopimuksia. Näkymää käytetään myös sopimuslaskutuksen käynnistämiseen.

 

 

Näkymän yläosan painikkeet ja toiminnot

Hae sopimukset -painikkeella haetaan hakuehtojen mukaiset sopimukset.

Tulostettavassa muodossa -painikkeen avulla voidaan avata hakutuloksissa valittuja sopimuksia koskeva raportti joko HTML- tai Excel-muodossa.

Sopimuslaskutusraportti -painike avaa erillisen ikkunan, jonka avulla voidaan tulostaa sopimusten laskutusta koskeva raportti:

 

 

• Alkukuukausi- ja Loppukuukausi -kentissä määritetään raportin aikaväli.
• Laskutettu-alasvetovalikossa määritetään, sisällytetäänkö raportille laskuttamattomat, laskutetut vai kaikki sopimukset.
• Valitut-alasvetovalikossa määritetään, sisällytetäänkö raportille vain hakutuloksissa valitut sopimukset (eli sopimukset, joiden vasemman laidan valintaruutu on aktivoitu) vai kaikki sopimukset.
• Pääryhmä-alasvetovalikosta voidaan valita raportille otettavaksi mukaan vain tiettyyn pääryhmään kuuluvien asiakkaiden sopimukset.
• Liikekumppaniryhmä-alasvetovalikosta voidaan valita raportille otettavaksi mukaan vain tiettyyn liikekumppaniryhmään kuuluvien asiakkaiden sopimukset. Jos Pääryhmä-valikosta on valittu jokin pääryhmä, näytetään Liikekumppaniryhmät-valikossa vain kyseiseen pääryhmään kuuluvat liikekumppaniryhmät.
• Raportin muoto -alasvetovalikosta valitaan, missä muodossa raportti muodostetaan.
• Raportti muodostetaan Jatka-painikkeella.

 

Hakuehdot

• Laskuttamattomien sopimuksien hakupvm -kentässä määritetään, minkä kuukauden tilanteen mukaan laskutettavia sopimuksia haetaan. Jos Haetaanko sopimuksia tarkalla päivällä (eikä pelkällä kuukaudella)? -valintaruutu aktivoidaan, haku tarkentuu kentässä annetun päivän tasolle. Sopimusten hakeminen kuukauden tai päivämäärän perustella noudattaa seuraavia ehtoja:
  • Sopimuksen alkupäivämäärä (tai -kuukausi) on sama kuin annettu päivämäärä (tai kuukausi), ennen annettua päivämäärää (tai kuukautta) tai sopimuksen alkupäivämäärää (tai -kuukautta) ei ole määritelty.
  • Sopimuksen loppupäivämäärä (tai -kuukausi) on sama kuin annettu päivämäärä (tai kuukausi), jälkeen annetun päivämäärän (tai kuukauden) tai sopimuksen loppupäivämäärää (tai -kuukautta) ei ole määritelty.
  • Sopimuksen tila on aktiivinen, mutta laskua annetun päivämäärän (tai kuukauden) kaudella ei ole vielä tehty, vaikka laskun tulisi olla jo tehtynä laskutusjakson perusteella.
• Laskutusjakso-alasvetovalikosta voidaan valita tietty laskutusjakso, joka rajoittaa haun sopimuksiin, joilla on kyseinen laskutusjakso.
• Sopimusnumero-kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata sopimusnumeron perusteella.
• Sopimuksen sisältö -kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata sopimuksella olevan Sopimuksen sisältö -kentän tietojen perusteella.
• Oma yhteyshenkilö -kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata sopimuksella olevan Oma yhteyshenkilö -kentän tietojen perusteella.
• Nimi-kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata asiakkaan nimen perusteella.
• Tunnus-kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata asiakkaan tunnuksen (kuten Y-tunnus) perusteella.
• Asiakasnumero-kentän avulla hakutuloksia voidaan rajata asiakasnumeron perusteella.
• Pääryhmä-alasvetovalikosta voidaan valita hakutuloksia rajoittava pääryhmä.
• Liikekumppaniryhmä-alasvetovalikosta voidaan valita hakutuloksia rajoittava liikekumppaniryhmä.
• Tuoteryhmä-alasvetovalikosta voidaan valita hakutuloksia rajoittava tuoteryhmä.
• Näytä myös passiiviset sopimukset -valintaruudulla hakutuloksiin sisällytetään myös passiiviseen tilaan asetetut sopimukset.

 

Hakutulokset

Näytä sopimus -painike avaa aktiiviseksi valitun rivin Sopimus-näkymän. Sopimus saadaan avattua myös klikkaamalla asiakkaan nimeä sopimuksen Nimi-sarakkeessa hakutuloksissa.

Aloita laskutus -painikkeen avulla aloitetaan valittua sopimusta tai sopimuksia koskeva laskutus. Tarkempi kuvaus tästä toiminnosta on seuraavan otsikon alla.

Hakutulosten saraketietoja voi muokata klikkaamalla näkymän oikeassa reunassa olevaa rataspainiketta. Pyöreää nuolipainiketta klikkaamalla sarakkeiden asettelu sen sijaan palautetaan oletukseen.

 

Aloita laskutus -toiminto

Laskutus luodaan Aloita laskutus -painikkeen avulla. Laskutus voidaan luoda yhdelle tai useammalle asiakkaalle ja sopimukselle kerralla. Halutut sopimukset valitaan hakutulosten vasemman laidan valintaruudun avulla joko yksitellen rastittamalla, tai kaikki kerralla, rastittamalla hakutulosten otsikkorivin valintaruutu.

Kun halutut sopimukset on valittu ja Aloita laskutus -painiketta painetaan, avautuu näkymälle seuraava vahvistusikkuna:

 

 

Jatka-painiketta painettaessa siirrytään Syötä laskuryhmän nimi -näkymälle:

 

 

• Laskuryhmän nimi -kenttään syötetään laskuryhmälle haluttu nimi. Oletuksen ehdotettava nimi muodostuu luontiajankohdan perusteella.
• Sopimuskauden määräävä pvm -kentässä asetetaan päivämäärä, joka määrittää luotavien sopimusten sopimuskauden. Oletuksena ehdotettu päivämäärä tulee Sopimuslaskutus-näkymän Laskuttamattomien sopimuksien hakupvm -kentän päivämäärän perusteella.
• Laskun pvm -kentässä voidaan halutessa antaa päivämäärä, joka koskee kaikkia laskuryhmään kuuluvia laskuja. Oletuksena kenttä on tyhjä ja kullekin laskulle muodostuu laskun päivämäärä sen mukaan, mitä asiakaskohtaisella sopimuksella on asetettu Laskun päivä laskutuskuussa -kenttään. Laskun päivämäärä tulee oletuksena myös laskun kirjanpitosivun tositepäiväksi, joka määrittää muun muassa arvonlisäveron kauden.
  • Jos Laskun päivä laskutuskuussa -kentän arvo sopimuksella on 0, eikä myöskään laskutuksen yhteydessä aseteta Laskun pvm -kenttään päiväystä, tulee tällaisten sopimusten osalta laskun päiväykseksi sama päiväys, joka on annettu ylemmässä Sopimuskauden määräävä pvm -kentässä.
  • Jos Laskun pvm -kenttään asetetaan jokin päiväys, tulee kaikille muodostuville laskuille kyseinen päiväys riippumatta, mitä on asetettu sopimuksella Laskun päivä laskutuskuussa -kenttään.
• Lisää mahdolliset perintä- ja viivästyskulut -valintaruudulla laskutukseen voidaan sisällyttää mukaan mahdolliset kertyneet perintä- ja viivästyskulut, jos käytössä on perintä- ja viivästyskulujen automaattinen laskenta.
• Lisää sopimuksen tiedot laskun mukana lähetettäväksi PDF-liitteeksi -valintaruudulla sopimuksen tiedot voidaan lisätä laskuille PDF-liitteenä.

Kun tarvittavat tiedot on annettu, painetaan näkymän yläosan Jatka-painiketta, minkä myötä laskut luodaan. Seuraava ikkuna avautuu:

 

 

Kyllä-painikkeella voidaan siirtyä Tositteiden hakuun, jossa juuri luodut, uudet laskut näkyvät Kesken-tilassa. Ei-painikkeella palataan Sopimuslaskutus-näkymälle.

Laskuja voidaan muokata ja lähettää Tositteiden haku -näkymän kautta. Seuraavassa on listattuna sopimuslaskutuksen kautta luotuihin laskuihin liittyviä huomioita:

• Laskusivun laskun päivä ja kirjanpitosivun tositteen päivä muodostuvat oletuksena asiakaskohtaisen sopimuksen Laskun päivä laskutuskuussa -kentän perusteella. Jos sopimuksella kyseisen kentän arvona on 0, muodostuu laskun päivä laskutuksen yhteydessä määritettävän Sopimuskauden määräävä pvm -kentän perusteella, tai Laskun pvm -kentän perusteella, jos kyseinen päiväys on annettu (jolloin sama päiväys tulee kaikille saman laskutusajon kautta muodostettaville laskuille). Kirjanpidon kirjauskausi on kyseisen päivän mukainen kuukausi.
• Laskutussopimuksen sopimusnumero ja sopimuksen lisätiedot tulevat näkyviin Lasku-näkymän Lisätietoja-kenttään. Sopimuslaskutuksen kautta luoduilla laskuilla tässä kentässä ei näytetä mahdollisia oletuslisätietoja.
• Kirjanpitosivun Palvelujakson alkupvm ja -loppupvm -kentissä näytetään sopimuslaskutuksen laskutusjakso. Palvelujaksolla ei itsessään ole vaikutusta kirjanpitoon, mutta Jaksotustyökalua käytettäessä lasku voidaan hakea palvelujakson perusteella jaksotettavaksi. Laskutusjakso määräytyy Sopimuskauden määräävä pvm -kentän perusteella. Tätä tietoa ei tule muuttaa laskusivulla tai kirjanpitosivulla. Laskutusjakso näytetään myös laskun Toimituspvm-tietona.
• Seuraavia asiakkaille tehtyjä määrityksiä käytetään myös sopimuslaskutuksen kautta tehdyillä laskuilla:
  • Vakioviite: käytetään laskujen viitenumerona
  • Pankkitili: näytetään laskun tiedoissa saajan pankkitilinä
  • Oletuslaskupohja: käytetään laskun pohjana
  • Maksutapana suoramaksu: lasku jatkokäsitellään suoramaksun prosessin mukaisesti
• Kun sopimuslaskutusta käytetään sellaisen asiakkaan kohdalla, jolla on määritetty asiakasrekisterissä käytettäväksi rahoitussopimus, tulevat laskun sopimusnumero, tilinumero ja rahoitusteksti rahoitussopimuksen tiedoista.
• Asiakkaalle mahdollisesti määritetyt oletustuotteet eivät tule mukaan sopimuslaskutuksen kautta tehdyille laskuille.
• Laskujen kirjanpito tehdään riveittäin, jos Tiliöidäänkö laskut oletuksena riveittäin? -valintaruutu on aktivoitu Käyttöasetuksissa.

 

Esimerkkejä sopimuslaskutuksen muodostamisesta

Koska sopimuslaskutuksessa sopimuksille on valittavissa useita erilaisia laskutuskausia, on niiden käyttäytymistä muun muassa hakutoiminnon kohdalla syytä avata hieman tarkemmin. Oletetaan, että on olemassa seuraavanlaiset sopimukset:

• Asiakas A, Sopimus A1, sopimuksen alkupäivä 1.2.2020, laskutusjakso 1kk, 1/2/3/4/5/…, laskuja ei ole tehty
• Asiakas A, Sopimus A2, sopimuksen alkupäivä 1.2.2020, laskutusjakso 1kk, 1/2/3/4/5/…, helmikuun lasku on tehty
• Asiakas B, Sopimus B1, sopimuksen alkupäivä 1.2.2020, laskutusjakso 2kk, 1/3/5/7/9/11, laskuja ei ole tehty
• Asiakas B, Sopimus B2, sopimuksen alkupäivä 1.2.2020, laskutusjakso 2kk, 2/4/6/8/10/12, helmikuun lasku on tehty

 

Hakeminen

• Jos Sopimuslaskutus-näkymällä Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi syötetään jokin tammikuulle 2020 sijoittuva päivä, ei laskutettavien sopimusten listalle tule mitään, koska kaikkien sopimusten alkupäivä on tammikuun jälkeen.
• Jos Sopimuslaskutus-näkymällä Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi syötetään jokin helmikuulle 2020 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle ainoastaan Sopimus A1. Sopimukset A2 ja B2 eivät tule listalle, koska niiden helmikuun lasku on jo tehty. Sopimus B1 ei tule listalle, koska helmikuu ei ole valitun laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi.
• Jos Sopimuslaskutus-näkymällä Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän arvoksi syötetään jokin maaliskuulle 2020 sijoittuva päivä, tulee laskutettavien sopimusten listalle Sopimukset A1, A2 ja B1. Sopimus B2 ei tule listalle, koska maaliskuu ei ole valitun laskutusjakson mukaan laskutuskuukausi.

 

Laskujen luominen

Oletetaan, että laskuja luodaan päivämäärän ollessa 15.2.2020. Sama päivämäärä (eli kuluva päivä) tulee myös Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän oletusarvoksi, jolla laskutettavat sopimukset haetaan ja hakutuloksena saadaan Sopimus A1. Sopimusta laskutettaessa Laskun pvm -kenttään syötetään sama päivämäärä, eli 15.2.2020.

• Tällöin muodostuu yksi lasku, jonka laskun päivä ja kirjanpidon tositepäivä ovat 15.2.2020 ja kirjauskausi on 2020-02.
• Kirjanpitosivun Palvelujakson alkupvm on 1.2.2020 ja Palvelujakson loppupvm 28.2.2020. Samat päivämäärät näkyvät myös laskun toimituspäivinä.

Oletetaan jälleen, että laskuja luodaan päivämäärän ollessa 15.2.2020. Sama päivämäärä tulee Laskuttamattomien sopimusten hakupvm -kentän oletusarvoksi. Edellisestä esimerkistä poiketen oletuksena tarjottavaa päiväystä kuitenkin muutetaan käsin ja laskutettavat sopimukset haetaankin tällä kertaa päivämäärällä 1.3.2020, jolloin hakutuloksena saadaan Sopimukset A1, A2 ja B1. Laskun pvm -kentän tiedoksi annetaan 15.3.2020.

• Tällöin muodostuu kolme laskua, joiden laskun päivä ja kirjanpidon tositepäivä ovat 15.3.2020 ja kirjauskausi on 2020-03.
• Sopimusten A1 ja A2 mukaan muodostuneilla laskuilla kirjanpitosivun Palvelujakson alkupvm on 1.3.2020 ja Palvelujakson loppupvm 31.3.2020. Samat päivät näkyvät myös laskun toimituspäivinä.
• Sopimuksen B1 mukaan muodostuneella laskulla kirjanpitosivun Palvelujakson alkupvm on 1.3.2020 ja Palvelujakson loppupvm 30.4.2020. Samat päivät näkyvät myös laskun toimituspäivinä.

 

Palvelun lopettaminen

• Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
• Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.