Procountorin Varastonhallinta on maksullinen lisäpalvelu, jonka avulla voidaan seurata määriteltyjen tuotteiden varastotapahtumia ja varastosaldoja.
Varastonhallintaan ja sen hinnoitteluun voi tutustua tarkemmin täällä. Varastonhallinnan voi tilata käyttöön ottamalla yhteyttä Procountorin asiakaspalveluun yhteydenottolomakkeella.
Kun Varastonhallinta on käytössä, löytyy se ohjelman kohdasta Rekisterit > Varastonhallinta.
Yleistä tietoa
Varastotapahtumia voidaan muodostaa joko automaattisesti myynti- ja ostolaskujen käsittelyn yhteydessä tai manuaalisesti Varastonhallinta-näkymällä.
Varastonhallinta-näkymän lisäksi varaston seuraamisessa auttaa Varastoraportti sekä Tuoterekisteriraportti.
Varastonhallinnasta ei automaattisesti muodostu kirjanpidon tapahtumia, vaan tarvittavat kirjaukset vaihto-omaisuuteen ja varastojen muutokseen tulee tehdä muistiotositteella. Muistiotositteella ei ole mahdollista luoda varsinaisia varastonhallinnan tapahtumia (eli varastotuotteiden tuotekohtaista lisäämistä ja vähentämistä), vaan muistiotositetta käytetään varastonhallinnan kirjanpitovientien luomiseen.
Jos varastonhallinta-lisäpalvelu ei ole käytössä, voi varastoa seurata kevyemmällä tasolla myös Myynnin raportoinnin ja Ostojen raportoinnin avulla. Raporttien tietoja voidaan käyttää yksinkertaiseen varastokirjanpitoon ja inventaarilistan laatimiseen. Mikäli osto- ja myyntituotteiden rekisterit on laadittu siten, että tietty tuote toisessa vastaa tiettyä tuotetta toisessa rekisterissä ja laskuilla käytetään tuoterekisterin tuotteita, saadaan Myynnin ja Ostojen raportoinnin avulla selville tuotteen osto- ja myyntimäärät kuukausitasolla. Kun tuotteen osto- ja myyntitiedot sekä mahdolliset saldo- tai inventaaritiedot yhdistetään esimerkiksi Excelissä, saadaan tällä tavoin tiedot tuotteen määrän muutoksista, nykyiyistä saldoista sekä tuotteiden inventaarilista.
Procountorin Varastonhallinta -palvelu on tarkoitettu pienimuotoiseen varastonhallintaan. Mikäli tarvitset laaja-alaisen varastonhallinnan, jossa voit muun muassa seurata tavaran liikkeitä tarkalla tavalla, tutustu tarjoamiimme integraatioratkaisuihin:
Varastotuotteiden määrittely
Jotta varastonhallintaa voidaan käyttää, tulee ensin määritellä varastotuotteet. Käytännössä myyntituote yhdistetään ostotuotteeseen tai päinvastoin. Näin muodostuu pari, jonka varastosaldo:
- kasvaa, kun ostotuotetta käytetään ostolaskulla, tai
- pienenee, kun myyntituotetta käytetään myyntilaskulla.
Varastotuotteiden määrittely eli myynti- ja ostotuotteen yhdistäminen toisiinsa tapahtuu tuoterekisterin tuotekortilla. Määrittelyn voi tehdä joko myyntien tuoterekisterin tai ostojen tuoterekisterin puolella, valitsemalla tuotteen ja painamalla Tuotekortti-painiketta.
Tuoteparin luominen tapahtuu tuotekortilla klikkaamalla yläosan Varastohallinnan vastaava tuote -painiketta tuotekortilla. Seuraava ikkuna avautuu:
- Aseta tuote -painikkeesta avautuu Valitse tuote -näkymä, josta valitaan haluttu tuote yhdistettäväksi tuotteeksi. Jos ollaan ostojen tuoterekisterin tuotekortilla, avautuu tästä myyntilaskun tuoterekisteri ja päinvastoin.
- Perusta tuote -painikkeella luodaan vastaavaksi tuotteeksi uusi tuote kopioimalla sen tuotteen tiedot, jonka tuotekortin kautta Varastonhallinnan vastaava tuote -ikkuna on avattu.
- Jos tuotekortin Varastonhallinnan vastaava tuote -painiketta klikataan sellaisen tuotteen kohdalla, jolle on jo asetettu vastaava varastotuote, on avautuvassa ikkunassa mahdollista erottaa tuotepari klikkaamalla Tyhjennä tuote -painiketta. Tällöin kyseisten tuotteiden varastosaldo nollautuu ja varastotapahtumat poistuvat.
- Jos varastonhallinnan vastaavaa tuotetta halutaan vaihtaa, on ensin erotettava olemassa oleva tuotepari Tyhjennä tuote -painikkeella.
Varastotuotteiksi määriteltyjen tuotteiden varastosaldot näytetään tuoterekisterin rivitietojen Varastosaldo-sarakkeessa sekä varastoraportilla.
Procountorin automatiikka ei tue tilannetta, jossa yksi myyntituote koostuu useammasta ostotuotteesta tai myöskään toisinpäin. Mikäli varastonhallintaa käytetään tämän tyyppisen varaston seuraamiseen, tulee ostotuotteet vähentää manuaalisesti varastonhallinnasta, kun tuotteita myydään. Manuaalisista varastotapahtumien luomisesta kerrotaan seuraavassa Varastonhallinta-näkymä -luvussa.
Varastonhallinta-näkymä
Varastonhallinta-näkymällä voidaan tarkastella varastotapahtumia ja luoda manuaalisesti uusia tapahtumia, sekä myös tarvittaessa poistaa manuaalisesti luotuja tapahtumia.
Hakuehdot
Hae varaston muutokset -painike hakee hakuehtojen mukaiset varaston muutokset.
- Tuote-alasvetovalikon avulla haettavia varastotapahtumia voidaan rajata valitsemalla haluttu varastotuote.
- Aikaväli-kentän avulla varastotapahtumien hakua voidaan rajata antamalla haluttu aikaväli, jolloin varastotapahtuma on luotu.
-
Tyyppi-alasvetovalikossa on kolme valintaa, joilla hakua rajoitetaan tiettyyn tapahtumatyyppiin:
- Myyntilasku: muodostuu myyntilaskusta, jolla on käytetty varastotuotetta
- Ostolasku: muodostuu ostolaskusta, jolla on käytetty varastotuotetta
- Varastotapahtuma: muodostetaan manuaalisesti Varastonhallinta-näkymän Uusi varastotapahtuma -painikkeella.
Hakutulokset
Hakutulokset eli varastotapahtumat näytetään näkymän alaosassa sarakkeittain. Näytettävät tiedot ovat Myyntituote, Ostotuote, Lkm, Hinta, Tapahtuman arvo, Tapahtuman päiväys, Tyyppi, Lisätietoja, Laatija ja Luotu.
Jos hakutuloksessa on myynti- tai ostolaskujen perusteella muodostuneita varastotapahtumia, Lisätietoja-sarakkeessa näytetään varastotapahtumaa koskevan laskun numero sekä liikekumppanin nimi.
Riveillä näkyvät, varastoon vaikuttavat summat ovat arvonlisäverottomia summia, joista on vähennetty mahdolliset tuotteita koskevat alennukset.
Varastotapahtumien luominen ja poistaminen
Varastonhallinta-näkymällä voidaan luoda uusia varastotapahtumia painamalla Uusi varastotapahtuma -painiketta. Tällöin aukeaa erillinen Varastotapahtuma-näkymä:
- Lisää (myynti)- ja Lisää (osto) -painikkeilla voidaan lisätä haluttu varastotuote varastotapahtumalle. Painikkeiden painaminen avaa erillisen Tuoterekisteri-näkymän, jossa on listattuna joko myynti- tai ostotuoterekisterin varastotuotteet. Kun varastotuote on valittu ja haettu Tuoterekisteri-näkymän kautta, tulee se näkyviin omana rivinään Varastotapahtuma-näkymälle. Rivejä voi lisätä kerralla myös useampia.
- Poista-painikkeella aktiiviseksi valittu rivi voidaan tarvittaessa poistaa.
- Luoduille varastotuoteriveille asetetaan halutut lukumäärät ja hinnat niitä vastaaviin Lkm- ja Hinta-sarakkeisiin. Mikäli varaston saldo kasvaa, tulee Lkm-sarakkeen arvo syöttää positiivisena. Jos varaston saldo pienenee, syötetään Lkm-sarakkeen arvo vastaavasti negatiivisena.
- Varastotapahtumaa koskevia vapaamuotoisia lisätietoja voidaan antaa Lisätietoja-kenttään. Huom! Tämä kenttä ei ole välttämättä näkyvissä kaikissa ympäristöissä.
- Varastotapahtuma päivätään Päiväys-kentässä. Oletuksena kentässä ehdotetaan kuluvaa päivää. Valittu päivä tulee kaikille samalla kerralla luoduille varastotapahtumariveille.
- Kun tarvittavat tiedot on annettu ja tarkistettu, painetaan Varastotapahtuma-näkymän yläreunan Vie varastoon -painiketta. Tämän jälkeen kaikki luodut varastotapahtumarivit tulevat näkyville Varastonhallinta-näkymän rivitiedoiksi. Varastonhallinta-näkymällä rivejä ei voi enää muokata, joten mahdolliset virheelliset varastotapahtumarivit tulee poistaa ja luoda niitä vastaavat uudet, korjatuilla tiedoilla luodut rivit.
Varastotapahtumat myynti- ja ostolaskuilla
Varastotuotteiksi määriteltyjä tuotteita voidaan käyttää myynti- ja ostolaskuilla siten, että laskujen tapahtumat vaikuttavat varaston arvoon. Laskuilta muodostuneilla tapahtumilla käytetään arvonlisäverottomia hintoja, joista on vähennetty mahdolliset alennukset.
Myyntilasku
Kun varastotuote on valittu myyntilaskulle ja Lasku-näkymällä painetaan Hyväksy-painiketta, avautuu näkymälle seuraava ikkuna, jossa valitaan haluttu varastoon liittyvä vaikutus:
Jos myyntilasku palautetaan myöhemmin tilaan Kesken, kyseiseen laskuun liittyvät tapahtumat poistuvat varastonhallinnasta.
Kun käytetään joukkolaskutusta tai laskuaineiston siirtotiedostoa, ei varastotapahtumia muodostu.
Tilanteessa, jossa myyntilasku lähetetään ennen vastaavan ostotuotteen saapumista, varaston saldo menee miinukselle. Ostotuotteen saapuessa varaston saldo tasoittuu.
Ostolasku
Kun varastotuote on valittu ostolaskulle, voidaan varastotapahtuma muodostaa laskun Tarkastaminen-näkymällä painamalla Päivitä varasto -painiketta. Tämä toiminto luo Laskun tapahtumatietoihin merkinnän siitä, että tuotetiedot on päivitetty varastonhallintaan. Varaston voi päivittää milloin tahansa riippumatta ostolaskun tilasta. Jos painiketta painetaan useamman kerran, korvaa uusin painallus aiemmat päivitykset.
Vastaavasti, jos Päivitä varasto -painiketta ei paineta, ei varastonhallinnan tapahtumaa muodostu.
Usean laskun tarkastaminen -näkymällä ei ole mahdollista luoda varastotapahtumia.
Palvelun lopettaminen
- Palvelun Irtisanomisaika on yksi (1) kuukausi, kuitenkin siten, että sopimus päättyy sopimuksen päättymiskuukauden viimeisenä päivänä.
- Voit ilmoittaa palvelun irtisanomisesta meille Procountorin kautta kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot ja valitsemalla Muutospyynnöt -alasvetovalikosta Muu tilausmuutos. Kerrothan viestissä yrityksen nimen ja y-tunnus sekä tiedon minkä lisäominaisuuden haluat irtisanoa. Jos ilmoittaminen Procountorin kautta ei onnistu, voit lähettää irtisanomispyynnön kirjallisesti osoitteeseen hallinto@procountor.com.