Dokumentinhallinta on lisäpalvelu, jonka avulla voidaan lisätä dokumentteja seuraaviin sijainteihin:
- Yrityksen tietoihin: esimerkiksi yhtiökokouspöytäkirjojen tai muiden yrityksen dokumenttien tallentaminen
- Liikekumppanirekistereihin: asiakas-, toimittaja- sekä henkilörekisterit
- Tuoterekisteriin: myyntien ja ostojen tuoterekisterit
- Henkilörekisteriin: esimerkiksi verokorttien ja muiden työsuhdetta koskevien dokumenttien tallentaminen työntekijäkohtaisesti
Lisäpalvelun hinnoittelu perustuu lisättyjen dokumenttien määrään. Kuukauden aikana lisätty dokumentti lasketaan yhdeksi tositteeksi.
- Dokumentin hallintaan lisätyt dokumentit (tyypiltään Yritys) veloitetaan Procountor sopimuksen mukaisen tositemaksun mukaan. Procountor käytöstä veloitetaan valitun kuukausipaketin mukaisesti ja kuhunkin kuukausipakettiin kuuluu tietty määrä tositteita. Lisätositteista veloitetaan erikseen.
- Dokumentinhallinta-näkymällä näkyvät myös tositteille liitetyt kuitit. Näistä ei veloiteta erikseen tositemaksua (tyypiltään Lasku).
Tarkempaa yleistä tietoa Dokumentinhallinnasta sekä sen hinnoittelusta on saatavilla täältä.
Dokumentinhallinnan käyttöönotto
Dokumentinhallinnan voi ottaa käyttöön omatoimisesti yrityksen Käyttöasetuksissa (ohjelman kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset):
Kun yllä olevan kuvan valintaruutu aktivoidaan, avautuu näkymälle seuraava ikkuna:
Käyttöönotto vahvistetaan ikkunan Kyllä-painikkeella. Tämän jälkeen tulee klikata vielä Käyttöasetusten yläpalkin Tallenna-painiketta.
Kun Dokumentinhallinta on otettu käyttöön, ilmestyy uusi Dokumentit-näkymä ohjelman kohtaan Haku > Dokumentit.
Jotta toiminto tulee näkyville, tulee käyttäjän kirjautua Procountoriin uudelleen sisään toiminnon käyttöönoton jälkeen.
Huom! Jos ympäristössä on käytössä Dimensiokohtainen käyttöoikeusrajaus -erikoisoikeus, ei Dokumentinhallintaa voida kytkeä tällöin käyttöön.
Dokumentit-näkymä
Jotta eri käyttäjät voivat käyttää Dokumentinhallintaa, tulee heillä olla vähintään katseluoikeudet niihin sijainteihin, joihin dokumentteja halutaan liittää.
Käyttäjällä tulee olla kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin, jotta hän pääsee lisäämään dokumentteja Dokumentit -näkymällä. Mikäli käyttäjällä on katseluoikeus yrityksen perustietoihin, hän pääsee näkemään lisätyt dokumentit, mutta ei lisäämään niitä itse.
Dokumentit-näkymällä voidaan hakea ympäristön eri sijainteihin liitettyjä dokumentteja. Näkymällä voidaan myös tuoda Procountoriin uusia dokumentteja.
Oletuksena Dokumentit-näkymällä lisättyjen liitteiden ja dokumenttien sijainniksi määritetään yrityksen perustiedot (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot), josta lisätyt dokumentit löytyvät yläpalkin Liitteet-painikkeen alta.
Näkymän yläosan painikkeet ja toiminnot
Hae-painike hakee hakuehtojen mukaiset dokumentit.
Lisää liitetiedostoja -painike avaa erillisen Liitteet-ikkunan:
- Lisää liitetiedostoja -painikkeella Procountoriin voidaan tuoda täysin uusia dokumentteja valitusta tiedostosijainnista. Kun liitetiedosto lisätään tällä toiminnolla, tulee se näkyville yrityksen perustietoihin. Huom! Painike on näkyvissä vain, mikäli käyttäjällä on kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin.
- Lisää dokumenteista -painikkeella voidaan liittää yrityksen perustietoihin sellaisia dokumentteja, jotka ovat jo olemassa jossain toisessa sijainnissa (kuten esimerkiksi tuoterekisterissä). Huom! Painike on näkyvissä vain, mikäli käyttäjällä on kaikki oikeudet yrityksen perustietoihin.
- Lisätty dokumentti voidaan poistaa ikkunalla dokumentin rivillä olevan Poista-valinnan avulla.
Tyhjennä-painike tyhjentää hakuehtojen kentät ja palauttaa tositetyyppejä ja hallintomappeja koskevat valinnat oletukseen.
Hakuehdot
- Liitetty-kentät: näiden kenttien avulla hakutuloksia voidaan rajata sen perusteella, milloin liitetiedosto on liitetty.
- Nimi-kenttä: tämän kentän avulla hakua voidaan rajata liitteen nimen perusteella.
- Käyttäjä-kenttä: tämän kentän avulla hakua voidaan rajata liitteitä lisänneen käyttäjän perusteella.
- Etsi tositetyypeiltä -valinnat: Eri tositetyyppejä koskevien valintaruutujen avulla voidaan etsiä dokumentteja vain halutuilta tositetyypeiltä. Oletuksena kaikki tyypit ovat valittuna.
- Etsi hallintomapista -valinnat: Eri sijainteja koskevien valintaruutujen avulla voidaan etsiä dokumentteja vain halutuista sijainneista. Oletuksena kaikki sijainnit ovat valittuna.
Hakutulokset
- Tulostettava listaus -painikkeen kautta voidaan tulostaa rivien vasemman reunan valintaruuduilla valitut dokumentit yhteen tiedostoon joko PDF- tai ZIP-muodossa.
- Liitetty-sarake kertoo dokumentin liittämisen ajankohdan.
- Nimi-sarake kertoo dokumentin nimen. Dokumentin voi avata selaimessa uuteen välilehteen klikkaamalla dokumentin nimeä.
- Liitteen sijainti -sarake kertoo, missä liite sijaitsee.
- Koko-sarake kertoo dokumentin tiedostokoon.
- Käyttäjä-sarake kertoo, kuka dokumentin on lisännyt.
Dokumentinhallinta muissa sijainneissa
Dokumentinhallinnassa käytettävä Liitteet-ikkuna voidaan avata Liitteet-painikkeesta seuraavissa sijainneissa: yrityksen perustiedot, asiakas-, toimittaja- sekä henkilörekisteri (liikekumppanit), tuoterekisteri sekä palkansaajan tiedot. Näissä sijainneissa dokumentteja lisätään painamalla yläpalkin Liitteet-painiketta:
Kun halutun näkymän yläpalkin Liitteet-painiketta on painettu, avautuu erillinen ikkuna, jossa dokumentteja voidaan liittää kahdella tavalla:
- Lisää liitetiedostoja -painikkeella liitteeksi tuodaan kokonaan uusia dokumentteja valitusta tiedostosijainnista.
- Lisää dokumenteista -painikkeella liitteeksi tuodaan jo valmiiksi Procountorissa olevia dokumentteja Dokumentit-näkymältä. Tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi tuoterekisterissä oleva dokumentti voidaan kopioida myös yrityksen perustietojen dokumentiksi.
Dokumentinhallinnan poistaminen käytöstä
Jos Dokumentinhallinta halutaan myöhemmin poistaa käytöstä, klikataan Käyttöasetusten Otetaanko Dokumentit (dokumentinhallinta) käyttöön ympäristössä? -valintaruutua uudelleen. Tällöin näkymälle avautuu seuraava ikkuna:
Jos toiminto poistetaan käytöstä, kannattaa toiminnon avulla lisätyt dokumentit ottaa talteen ennen poiskytkemistä.