Tilitoimisto voi hyödyntää Procountor Arvon asiakastietorekisteriä jokapäiväisen asiakasyhteydenpidon tehostamiseen, tehokkaan asiakastiedotuksen ja -markkinoinnin perustana, asiakastietojen tallentamiseen TAL-STA-toimialastandardin mukaisesti sekä taloushallintoliiton tilastoilmoitusten pohjana. Ajan tasalla oleva asiakasrekisteri on olennainen asia Procountor Arvon hyödyntämisen kannalta.
Asiakkaan ja kontaktin perustaminen
Asiakas ja yksi asiakkaan kontakti voidaan perustaa Asiakkaat – Uusi asiakas ja kontakti -toiminnolla.
Uudesta asiakkaasta täytettävät keskeisimmät tiedot
Lomakkeen yläosan asiakashaulla voit tarkastaa, onko asiakas jo perustettu järjestelmään. Halutessasi voit hakea jo olemassa olevan asiakkaan tiedot pohjaksi uudelle asiakkaalle. Tämä on kätevää perustettaessa esimerkiksi konserniyhtiöitä. Asteriskilla (*) merkityt kentät ovat pakollisia.
|
Nimi |
Asiakkaan virallinen nimi |
|
Status |
Status kuvaa asiakassuhteen tilaa. Asiakas voi olla tilassa potentiaalinen, asiakas vai päättynyt. Nykyisten asiakkaiden status on asiakas. Myös yhteistyökumppanit kuten tilintarkastajat kannattaa perustaa järjestelmään omalla statuksellaan. |
|
Toimialaluokitus |
Asiakkaan toimiala. Tieto ei ole pakollinen. |
|
Asiakastyyppi
|
Asiakkaat voidaan jakaa erilaisiin ryhmiin, esimerkiksi pankkien ja käytettävien kirjanpidon ohjelmistojen mukaan. |
|
Yritysmuoto |
Asiakkaan yhtiömuoto |
|
Asiakasvastaava |
Valitaan alasvetovalikosta asiakkuudesta vastaava henkilö. Asiakkaan toimeksiannolle voidaan tarvittaessa asettaa erillinen vastuuhenkilö esimerkiksi sekä kirjanpito- että palkanlaskentapalveluille. |
|
Y-tunnus |
Asiakkaan Y-tunnuskenttä voidaan määrittää pakolliseksi. |
|
Osasto |
Tätä kenttää voidaan tarvittaessa käyttää ison asiakasorganisaation osien erittelyyn, esimerkiksi Helsingin kaupunki – Osasto Kiinteistötoimi. |
|
Osoitetiedot |
Perustiedot-välilehdellä annetaan asiakkaan käynti- eli katuosoite. Postitusosoite-välilehdellä (sivun yläosassa) voidaan antaa erillinen postiosoite (yleensä PL) sekä laskutustiedot-välilehdellä erillinen laskutusosoite, jos asiakas käyttää ulkoistettua ostolaskujen käsittelyä ja skannausta. |
|
Yhtiö |
Jos tilitoimisto koostuu useammasta yhtiöstä, valitaan yhtiö joka ensisijaisesti vastaa asiakkuudesta. |
|
Hinnasto |
Asiakkaalle valitaan alasvetovalikosta yleinen hinnasto tai asiakaskohtainen hinnasto. Hinnastojen perustamista käsitellään tarkemmin luvussa 3. |
|
Kontakti |
Lomakkeen alaosassa voidaan syöttää yhden asiakkaan henkilön eli kontaktin yhteystiedot. Lisää kontakteja voidaan perustaa tarvittaessa asiakkaan yhteenvetosivun kautta. |
Tallenna tiedot painamalla Tallenna-painiketta.
Asiakkaan Yhteenveto-näkymä
Tallennuksen jälkeen Procountor Arvo esittää asiakkaan keskeiset tiedot Yhteenveto-näkymällä.
Asiakkaan yhteenvetosivu on jaettu kolmeen osa-alueeseen:
-
Sivun vasemmassa laidassa ovat välilehdet, jossa asiakkaan tietoja voi muokata ja täydentää.
-
Sivun keskellä esitetään asiakkaan keskeiset perustiedot. Perustiedoista pääsee lisäämään esimerkiksi uusia kontakteja tai tapahtumia.
-
Sivun oikeassa laidassa on pikalinkeistä koostuva toimintovalikko, josta voi myös lisätä nopeasti kontakteja tai tehtäviä. Toimintovalikon voi piilottaa, jos sen ei haluta olevan näkyvissä.
Olemassa olevan kontaktin liittäminen asiakkaaseen
Asiakkaalle voidaan liittää Procountor Arvossa useita kontakteja. Kontaktille voidaan määritellä rooli Rooli-alasvetovalikosta. Roolia ei kannata käyttää normaalisti työsuhteessa oleviin henkilöihin.
Esimerkiksi tilintarkastaja kannattaa liittää roolilla Tilintarkastaja kaikkiin asiakkaisiin, joiden tilintarkastajana hän toimii. Vastaavasti asiakaskonsernin omistaja voidaan liittää kaikkiin konserniyhtiöihin rooleilla Hallituksen jäsen tai Omistaja.
Alla olevassa kuvassa tilintarkastaja Teppo Tase liitetään asiakkaaseen Lippa Oy.
Samalla näkymällä voidaan lisätä myös asiakkaalle uusia kontakteja Lisää uusi kohtakti -painikkeella.
Asiakkaiden ja kontaktien haku ja liittäminen
Procountor Arvosta voidaan hakea yksittäistä asiakasta/kontaktia tai suorittaa ryhmähakuja tarkennetulla haulla. Tarkennetulla haulla voit hakea esimerkiksi kaikki tietyn asiakasvastaavan asiakkaat tai tietyn yhtiön kaikki kontaktit.
Asiakkaiden haku
Asiakasrekisterin asiakkaita voidaan hakea päävalikon kohdasta Asiakkaat – Hae asiakkaista. Asiakasta voidaan hakea koko nimellä taikka sen osilla. Haku toimii automaattisesti ensimmäisen annetun merkin mukaan.
Asiakkaita voidaan hakea myös Tarkennettu haku -toiminolla, hakemalla esimerkiksi tietyn asiakasvastaavan asiakkaat tai potentiaaliset eli myyntivaiheessa olevat asiakkaat.
Kontaktien haku
Kontakteja eli asiakkaan yhteyshenkilöitä voidaan hakea päävalikon kohdasta Asiakkaat – Hae kontakteista.
Kontakteja voidaan hakea kirjoittamalla muutama merkki kontaktin tai asiakasyrityksen nimestä taikka niiden osista Hae kontakteista -hakukenttään. Haku toimii automaattisesti annettujen merkkien mukaan.
Kontaktien luettelonäkymällä voidaan valita kontakteja omaan kontaktilistaan. Omat kontaktit on yksi Tarkennettu haku -näkymän monista hakuehdoista. Tarkennutulla haulla voidaan hakea kontakteja Perustieto-, Luokitukset- ja Sijaintitietojen mukaan.
Hakutulos-näkymällä valitaan kontakteista näytettävät tiedot.
Olemassa olevan kontaktin liittäminen asiakkaaseen
Kontaktin tiedot -valikon Asiakasliitokset-näkymällä voit lisätä kyseisen kontaktin useampaan asiakkaaseen. Asiakas lisätään kontaktille painamalla oikean reunan Liitä kontakti asiakkaaseen -painiketta. Hae haluttu asiakas sekä valitse tarvittaessa rooli, jossa kontakti toimii kyseisellä asiakkaassa. Vahvista liittäminen painamalla Tallenna-painiketta.
Ohjelma kysyy, Merkitäänkö asiakas kontaktin toimipisteeksi. Toimipisteellä tarkoitetaan kontaktin varsinaista työpaikkaa / työnantajaa. Tässä esimerkissä asiakasta Lippa Oy:tä ei merkitä Teppo Taseen toimipisteeksi, koska hänen varsinainen työnantajansa on hänen tilintarkastusyhteisönsä.