Jokaisella asiakkaalla on Arvossa toimeksianto, johon lisätään palveluita. Palveluille tehdään tunti- ja tuotekirjaukset.
Asiakastoimeksiannon rakenne
Toimeksianto ja palvelut
Tilitoimistoissa on yleensä kullekin asiakkaalle yksi toistaiseksi voimassa oleva toimeksianto, esimerkiksi Lippa Oy Taloushallinto. Toimeksianto koostuu erityyppisistä palveluista. Palveluita ovat esimerkiksi kirjanpito, palkanlaskenta ja konsultointipalvelut.
Saman asiakkaan eri palveluilla on joskus eri hinnoittelumalleja. Esimerkiksi kirjanpidosta veloitetaan asiakasta tuntiperusteisesti ja palkanlaskennasta laskettujen palkkalaskelmien taikka palkkapussien mukaan. Erityyppisistä palveluista on hyötyä esimerkiksi palkanlaskennan ja kirjanpidon työmäärien ja katteiden seurannassa.
Tuntikirjaukset
Tehdyistä palveluista syntyneet työtunnit kirjataan Procountor Arvoon. Tuntikirjauksessa tunnit voidaan tarvittaessa kirjata eri työlajeille. Tämä on tarpeen, jos saman palvelun sisällä erityyppisestä työstä veloitetaan eri hinta, esimerkiksi kirjanpidon sisällä peruskirjanpidosta veloitetaan 55 €/h ja verosuunnittelusta 80 €/h. Hinnastolla voidaan asettaa työlajin hinnaksi nolla, jos työ sisältyy esim. kiinteään kuukausiveloitukseen. Tällöin tunnit eivät näy laskulla, eikä laskuerittelyllä.
Asiakkaan laskutuksen perusteet eli työtunnit ja tuotteet (esimerkiksi palkkalaskelmat ja vientirivit) kohdistuvat aina palveluun eli esimerkiksi Asiakas Oy:n kirjanpitoon tai palkkoihin.
Asiakkaalta voidaan laskuttaa myös esimerkiksi kiinteitä kirjanpidon kuukausiveloituksia.
Palvelun laskutustyyppi
Procountor Arvossa palvelu on laskutustyypiltään joko kiinteähintainen tai tuntilaskutteinen.
- Tuntilaskutukseen perustuvassa palvelussa kaikki kirjatut tunnit tulevat mukaan laskutukseen hinnaston mukaisin hinnoin.
- Kiinteähintaisessa palvelussa mitkään kirjatut tunnit eivät tule mukaan laskutukseen, vaan asiakkaalta laskutetaan esimerkiksi tuotteita (vientirivejä ja palkkalaskelmia jne.) tai kiinteitä veloituksia, esimerkiksi kirjanpidon kuukausiveloitus. Tunnit tallentuvat kuitenkin järjestelmään tavoitehinnaston mukaisin hinnoin ja niitä käytetään vaihtoehtoistuottojen raportoinnissa.
Alla olevassa kuvassa on asiakkaalle perustettu toimeksianto palveluineen.
Hinnastot, työlajit ja tuoterekisteri
Löydät koosteen erilaisista hinnoitteluperiaatteista täältä.
Ohjeen Arvon hinnaston perustamiseen löydät täältä.
Procountor Arvossa voidaan kullekin asiakkaalle luoda oma hinnasto. Tilitoimistolle voidaan luoda myös yksi tai useampi yleinen hinnasto, joista asiakkaalle valitaan sopiva. Jos asiakasta laskutetaan tilitoimiston yleisen hinnaston mukaisesti ts. samoin tunti- ja tuotehinnoin, ei asiakaskohtaista hinnastoa tarvitse perustaa. Samaan konserniin kuuluvat asiakkaat voivat myös noudattaa samaa hinnastoa.
Kukin Procountor Arvon hinnasto koostuu kahdesta osasta: tuntihinnat ja tuotehinnat.
Työlajit
Hinnaston tuntihinnat osiossa hinnoitellaan tehtävät työtunnit eli ne tunnit, jotka henkilö kirjaa Procountor Arvon tuntikirjausnäkymällä. Tuntihinnoittelun pohjana tilitoimistoissa ovat usein työlajit. Hinnastossa tehdyille asiakkaille tehdyille eri töille ja työvaiheille voidaan työlajien avulla antaa eri tuntihinta. Työlajeja voivat olla esimerkiksi kirjanpitotyö, selvitykset, palkkahallinto, asiakasneuvonta, konsultointi, virhekorjaukset ja raporttien teko.
Procountor Arvon työlajit määritellään kohdassa Ylläpito > Toimeksiannot > Työlajit.
Työlajin järjestysnumero vaikuttaa tuntikirjausnäkymän työlajien alasvetovalikon järjestykseen, siten että alasvetovalikon ylimmällä työlajilla on pienin järjestysnumero. Työlajien järjestys kannattaa määrittää siten, että yleisimmät työlajeille kuten kirjanpitotyölle ja palkanlaskennalle annetaan pienet järjestysnumerot.
Työlajit on hyvä nimetä selkeästi, jotta tuntikirjaus on helpoa ja nopeaa. Työlaji tulee näkyviin myyntilaskulle, jos työ on asiakkaalta veloitettavaa tuntityötä.
Työlajille annetaan alv-kannaksi voimassa oleva yleinen alv-kanta. Lisäksi tuotteelle tulee antaa tuotekoodi ja kirjanpitotili, joita voidaan hyödyntää liittymissä kirjanpitojärjestelmiin.Tuotetiedot siirtyvät Procountoriin siirrettävien laskujen mukana ja kohdistus tuoterekisteriin tapahtuu tuotekoodin avulla. Jos tuotekoodia ei ole annettu, syntyy Procountorin tuoterekisteriin aina uusi tuote siirrettävien laskujen tuotteiden mukaan.
Tuntikirjauksen ja laskutuksen sujuvuutta lisää se, että Procountor Arvossa voidaan palvelutyypeittäin määrittää, mitkä työlajit ovat käytössä esimerkiksi kirjanpidossa ja palkanlaskennassa.
Alla olevassa esimerkkikuvassa on Arvon kohdassa Ylläpito > Toimeksiannot > Palvelutyypit/työlajirajaukset määritetty palvelutyypille Procountor palkanlaskentapalvelut alla ovat työlajit:
- Asiakasneuvonta veloitukseton
- Palkanlaskenta
- Palkanlaskennan lisäpalvelut
Työntekijän tuntikirjaus näkymällä ei Palkanlaskennan osalta ole tuntikirjauksiin käytettävissä muita työlajeja kuin Palkanlaskennan neuvonta ja toisena Palkkapalvelu.
Tästä rajauksesta johtuen asiakkaiden palkkapalveluille voidaan tehdä tuntikirjauksia vain palkanlaskennassa käytettäville työlajeille, eikä esimerkiksi perinnälle tai tilinpäätökselle. Työlajeja voidaan määrittää tarvittaessa tarkemmin palvelukohtaisesti toimeksiantoa perustettaessa tai palvelun Työlajit ja palkkalajit -välilehdellä, mutta näiden rajausten ylläpito on työlästä.
- Muokkaa-linkistä pääset muokkaamaan työlajirajauksia valitulle palvelutyypille.
- Tallenna-painikkeen painaminen tallentaa määritykset, mutta ei vaikuta jo luotuihin palveluihin/asiakkaisiin
- Tallenna ja päivitä palveluille -painikkeen painaminen tallentaa tehdyt asetukset kaikille palkanlaskentapalveluille ja ylikirjoittaa samalla mahdolliset yksittäisille palveluille tehdyt määritykset.
Jos palvelutyypille ei valita yhtään työlajia, ovat kaikki työlajit valittuna kyseiselle palvelutyypille.
HUOM: Jos lisäät uuden työlajin ja olet määrittänyt palvelutyypille sallitut työlajit, sinun tulee määrittää uusi työlaji sallituksi haluamillesi palvelutyypeille Tallenna ja päivitä palveluille -painikkeella.
Tuoterekisteri
Tuoterekisteriin perustetaan laskutettavat tuotteet, kuten
- palkkalaskelmat
- vientirivit
- verkkolaskut
- raporttipaketit
- mapit ja
- ohjelmistoveloitukset.
Suoritteita ovat kaikki muuten kuin tunteina laskutettavat työt.
Tuoterekisterin suoritteet perustetaan kohdassa Hinnasto > Hinnaston ylläpito > Tuoterekisteri. Huomioithan, että tuoterekisteri avautuu erilliseen selainikkunaan.
Klikkaamalla Lisää uusi tuote -painiketta, voidaan lisätä uusi tuote ja muokkaa valinnalla päästään muokkaamaan tallennettuja tuotetietoja.
- Tuoterekisterin Koodi-kenttä yksilöi tuotteen. Tuotekoodi siirtyy myyntilaskujen automaattisiirrossa Procountoriin ja sitä käytetään kohdistusperusteena Procountorin tuoterekisteriin.
- Tuote-kenttään kirjataan tuotteen nimi.
- Hinta-kenttään voidaan antaa tuotteen ovh. Hinta voidaan määrittää myös asiakaskohtaisissa hinnastoissa.
- Ostohinta-kenttään voidaan syöttää kustannusseurantaa varten tuotteen ostohinta. Tätä kannattaa käyttää esimerkiksi ohjelmistoveloituksissa, verkkolaskussa tai mapeissa, joissa asiakkaalta laskutettavasta tuotteesta joudutaan maksamaan ostohinta.
- Kohdentuu-kenttä (Työ/Materiaali) vaikuttaa raportointiin. Materiaaleihin kohdentuva tuote (esimerkiksi mappi, ohjelmistoveloitus) ei oletuksena ole mukana henkilöstön kannattavuudessa.
- Yksikkö-kenttään syötetty tieto näkyy laskulla.
- Alv-kenttään valitaan suoritteelle oikea alv-kanta
- Tarvittaessa voidaan valita tuotekohtainen myyntitili
Muita kenttiä ei tilitoimistoissa ole yleensä tarpeen täyttää.
Tuntikirjauksen ja laskutuksen sujuvuutta lisää se, että Procountor Arvossa voidaan palvelytyypeittäin määrittää, mitkä tuotteet ovat käytössä esimerkiksi kirjanpidossa ja palkanlaskennassa.
Alla olevassa kuvaesimerkissä on Arvon kohdassa Ylläpito > Toimeksiannot > Palvelutyypin tuotteet määritetty, että palvelutyypillä Procountor palkanlaskentapalvelut ovat sallittuja vain seuraavat suoritteet:
- Palkkalaskelma / h-palkka
- Palkkalaskelma / kk-palkka
- Palkkojen hakemukset
- Palkkojen todistukset
Lisäksi on määritetty, että tuotteet Palkkalaskelma / h-palkka ja Palkkalaskelma kk-palkka ovat valittuna oletuksena tuntilapulla, kun kirjataan tunteja minkä tahansa asiakkaan palkanlaskentapalvelulle.
Myös sallitut tuotteet voidaan määrittää palvelukohtaisesti tarvittaessa tarkemmin toimeksiantoa perustettaessa tai palvelun Sallitut tuotteet -välilehdellä.
- Muokkaa-linkistä pääset muokkaamaan tuoterajauksia valitulle palvelutyypille.
- Tallenna-painikkeella Arvo tallentaa määritykset, mutta ei vaikuta jo luotuihin palveluihin/asiakkaisiin.
- Tallenna ja päivitä palveluille -painiketta painettaessa Arvo tallentaa tehdyt asetukset kaikille palkanlaskentapalveluille ja ylikirjoittaa samalla mahdolliset yksittäisille palveluille tehdyt määritykset.
HUOM: Jos lisäät tuoterekisteriin uuden suoritteen ja olet määrittänyt palvelutyypille sallitut suoritteet, sinun tulee määrittää uusi tuote sallituksi haluamillesi palvelutyypeille Tallenna ja päivitä palveluille -painikkeella.
Hinnoitteluesimerkit
Tuntiperusteinen − Vain yksi hinta
Asiakkaalle Artimus Oy perustetaan uusi hinnasto.
Anna hinnastolle vähintään nimi ja aloituspäivämäärä. Tämän jälkeen paina Tallenna-painiketta.
Perushinnastoiksi merkitään hinnastot, jotka ovat käytössä useilla asiakkailla. Perushinnastojen muutosoikeus on rajattu.
Hinnastolle annetaan hinnoittelumalliksi Vain yksi hinta. Tuntihinta on 55 €/h riippumatta tehdyn työn sisällöstä. Tuoterekisterissä olevia tuotteita (vientirivit, palkkalaskelmat jne.) ei tarvitse hinnoitella, koska asiakasta laskutetaan vain tuntiperusteisesti.
Asiakkaalle perustetaan toimeksianto Artimus Oy - TALOUSHALLINTO sekä palvelut Kirjanpito, Tilinpäätös, Palkat ja Myynti. Kaikkien palveluiden laskutustyyppi on tuntilaskutus.
Tuntiperusteinen − Työlajikohtainen hinta
Asiakkaalle Kuuselma Oy perustetaan hinnasto.
Hinnastolle annetaan hinnoittelumalliksi Työlajikohtaiset hinnat. Tuntihinta riippuu tehdystä työstä eli tuntikirjauksella valitusta työlajista. Tuoterekisterissä olevia suoritteita (vientirivit, palkkalaskelmat jne) ei tarvitse hinnoitella, koska asiakasta laskutetaan vain tuntiperusteisesti.
Anna jokaiselle työlajille hinta. Jos hintaa ei anneta, käyttää hinnasto hintaa 0,00€. Tämän jälkeen paina Tallenna-painiketta.
Huom! Hinnastojen historia tallentuu järjestelmään. Kun asiakkaan hintoja muutetaan, ei luoda uutta hinnastoa, vaan annetaan hinnastolle uudet hinnat halutusta päivästä alkaen.
Asiakkaalle perustetaan Kuuselma TALOUSHALLINTO -toimeksianto sekä palvelut Kirjanpito, Tilinpäätös, Palkat ja myynti. Palveluiden laskutustyyppi on tuntilaskutus.
Tuote- ja tuntiperusteinen
Asiakkaalle Lippa Oy tarjotaan palkkapalvelua siten, että palvelusta veloitetaan palkanmaksukohtainen perusmaksu 45 € sekä 12 € kuukausipalkkaisen palkkalaskelmasta sekä 15 € tuntipalkkaisen palkkalaskelmasta. Nämä hinnat sisältävät kaiken palkanlaskentaan kuuluvan työn, myös asiakkaan yhteyshenkilön neuvonnan ja asiakkaasta johtuvien virheiden selvitystyön.
Asiakkaalle Lippa Oy perustetaan hinnasto ja sille annetaan hinnoittelumalliksi Työlajikohtaiset hinnat. Hinnastolle annetaan normaalisti tuntihinnat, joko yksi hinta tai työvaihekohtaiset hinnat. Tuntihinnat tulee syöttää, vaikka asiakasta laskutetaankin suoritteiden perusteella. Procountor Arvo käyttää tuntihintoja vaihtoehtoistuottojen laskennassa.
Työlajeille, joiden laskutus perustuu tuotelaskutukseen, annetaan hinnaksi 0,00€.
Lisäksi Lippa Oy:n hinnastossa syötetään tuotteiden hinnat. Tuoterekisterissä voidaan tuotteille antaa oletushinnat, joten tuotteiden hinnat täytyy syöttää vain, jos ne poikkeavat tuoterekisterin oletushinnoista.
Hinta asetetaan tuotteille, joiden myyntihinta poikkeaa tuoterekisterin ovh-hinnoista.
Kiinteähintainen palvelu sekä tuntilaskutteiset lisätyöt (vaihtoehto 1)
Asiakkaalle Corttina Oy tuotetaan kirjanpitopalvelua, josta laskutetaan kiinteä veloitus 600€ kuussa. Kiinteään veloitukseen ei kuitenkaan kuulu kirjanpidon lisäpalvelut asiakkaalle eikä asiakasneuvonta. Lisäpalveluista ja neuvonnasta laskutetaan 60 € per tunti, joka on tilitoimiston listahinta.
Tilitoimistoissa on yleensä käytössä vain yksi hintaryhmä, johon henkilöt on liitetty. Procountor Arvossa oletuksena on yksi hintaryhmä Taloushallinto. Tarvittaessa hintaryhmiä voidaan lisätä. Hintaryhmään perustuvaa hinnoittelua voidaan hyödyntää hinnastoissa, joissa suurin osa työlajeista ovat saman hintaisia ja vain muutamalla työlajilla on tästä poikkeava hinta.
Corttina Oy:n hinnastoksi on valittu kk-veloitus hinnasto, jossa hinnoittelumallina on Hintaryhmä ja työlaji.
Annetaan hintaryhmälle Taloushallinto hinnaksi 0,00€, koska suurin osa työstä sisältyy kuukausiveloitukseen.
Työlajikohtaiset hinnat -linkistä pääset asettamaan niille työlajeille hinnat, jotka eivät sisälly kiinteään veloitukseen, vaan veloitetaan tuntihintaisena.
Työlajit, joille määritetään tuntiveloitushinta, voidaan valita yksittäin työlajien alasvetovalikosta, tai hinnoittelu listalle voidaan valita kaikki työlajit. Valitut työlajit tuodaan hinnoittelulistalle Lisää-linkillä.
Työlajilistauksella määritetään työlajikohtaiset hinnat. Työlajit, jotka noudattavat hintaryhmälle annettua yleishintaa, tässä esimerkissä 0,00e, ei aseteta hintaa lainkaan, vaan kenttä jätetään tyhjäksi.
Yllä olevassa esimerkissä kaikki muut työlajit kuuluvat kiinteään kk-veloitukseen, eli ovat hintaryhmän mukaan hinnoiteltu 0,00€/h. Työlajeille Kirjanpidon lisäpalvelut, Palkanlaskennan lisäpalvelut sekä Konsultointi ja koulutus veloitetaan tunneittain.
Kiinteästä kuukausiveloituksesta luodaan palvelulle Jatkuvaislaskutus-välilehdellä sopimusrivi. Jatkuvaislaskutus luo palvelulle myyntirivit, jotka automaattisesti tulevat valittuina päivinä laskutettaviksi tuotteeksi.
Alla olevassa esimerkissä Corttina Oy laskutetaan 600 € kuussa. Kirjanpitäjän ei tarvitse syöttää toistuvia eriä, vaan ne tulevat automaattisesti mukaan laskutukseen.
Jatkuvaislaskutuksen lomake avautuu täytettäväksi uuteen ponnahdusikkunaan.
Lisää jatkuvaislaskutuksen tiedot. Voit täydentää tietoja jälkeenpäin. Tähdellä (*) merkityt ovat pakollisia.
Tuote: valitse tuote alasvetovalikosta. Valikossa näkyvät vain ne tuoterekisterin tuotteet, jotka on sallittuja palvelun palvelutyypillä. kts. kohta Tuoterekisteri
Määrä: Kuinka monta valittua tuotetta tulee myyntiriville / laskutusjakso
Myyntihinta: Yhden valitun tuotteen myyntihinta myyntirivillä
Laskutusperuste: kuukausien lukumäärä mikä sisältyy myyntihintaan
Laskutusjakso: kuinka monen kuukauden välein myyntirivit laskutetaan
Myyntihinta kerrotaan laskutusjaksolla: jos valittuna, Arvo laskee laskutusjakso / laskutusperuste = Kerroin, jolla myyntihinta kerrotaan myyntirivillä.
Alv: Käytettävä alv%
Koodi: tulee automaattisesti valitun tuotteen tuoterekisterin tiedoista. Koodi tulee olla, jotta rekisterikohdistus Procountorissa toimii.
Tarkenne: annetaan jos myyntiriville tarvitaan tuote- ja kausitiedon lisäksi lisätietoa. Esim. + raportointi.
Aloituspäivämäärä: sen kuun ensimmäisen päivän, jolloin laskutus alkaa.
Toimeksiantopäivämäärä: annetaan päivämäärä, jolloin sopimus on allekirjoitettu tai tilaus on tehty.
Lopetuspäivämäärä: annetaan päivämäärä minkä jälkeen myyntirivejä ei enää luoda. Jatkuvissa sopimuksissa jätetään päivämäärä tulevaisuuteen.
Tee myyntirivit vuoden loppuun saakka: anna vuosi minkä loppuun asti myyntirivit tehdään valmiiksi, esim. kuluvan vuoden loppuun.
Myyntien status: statuksia on kaksi, jotka molemmat näkyvät laskutus näkymällä
kesken – mukaan laskulle rasti ei ole valittuna
laskutusvalmis – mukaan laskulle rasti on valittuna
Paina lopuksi Tallenna-painiketta.
Arvo luo myyntirivit näkymän alaosaan.
Tallennuksen jälkeen Muokkaa laskuttamattomat rivit ----- vuoden loppuun asti -kenttä tyhjenee ja Myyntien status muuttuu kesken tilaan.
Jos teet muutoksia ylläoleviin sopimusriveihin, muista antaa vuosi kenttään uudestaan vuosi, jonka loppuun asti luodaan myyntirivit ja tarvittaessa muuttaa myyntien status.