Tuntien kirjaaminen
Kaikkien työtuntien kirjaaminen on perusta koko Procountor Arvon hyödyntämiselle. Tuntikirjausten perusteella:
- Procountor Arvo tuottaa työaikakirjanpidon raportit
- Asiakkaalle tehdyt tunti- ja tuoteveloitteiset työt saadaan laskutettua
- Henkilöstön laskutusastetta ja kannattavuutta voidaan seurata
- Asiakaskannattavuutta voidaan seurata
- Sisäisiin hankkeisiin käytettyä aikaa voidaan seurata
Kun palvelut on perustettu oikein, tuntien kirjaaminen on helppoa ja tiedot tulevat laskutukseen automaattisesti oikein.
Palvelujen perustaminen laadukkaasti maksaa vaivan jo ensimmäisten tuntikirjausten yhteydessä, koska tuntikirjaus on nopeaa ja virheetöntä.
Alla olevassa esimerkkikuvassa Esa Liikanen kirjaa tunnit ja tuotteet Corttina Oy:n palvelulle Palkanlaskenta.
- Palvelulle on tallennettu selkeä tuntikirjausohje, joka opastaa esimerkiksi sijaisia kirjaamaan tunnit sopimuksen mukaisesti.
- Työlajilistaan on säädetty näkymään vain palkkahallinnossa tarvittavat työlajit
- Myös tuotelistassa ovat valittavana vain tällä palvelulla tarpeelliset tuotteet (eli palkkalaskelma / kk-palkka ja Palkkalaskelma / h-palkka).
Tuntien kirjaaminen tehtävälistan kautta
Käyttäjä pääsee tehtävälistalta tekemään tuntikirjauksen alla olevassa kuvassa esitetyllä tavalla klikkaamalla Lisää tuntikirjaus -painiketta.
Procountor Arvo avaa tuntien syöttötoiminnon uuteen välilehteen.
Oikea palvelu ja tehtävä ovat valmiiksi valittuna. Tuntikirjauksen selitteeksi tulee tehtävän nimi, mutta käyttäjä voi muuttaa tai täydentää selitettä. Jos tehtäväperusteelle on annettu oletussuoritteet, ovat oletussuoritteet valmiiksi valittuina. Käyttäjän tulee syöttää suoritteen määrä ja antaa halutessaan suoritteelle selite.
Tehtävälistalta tuntilapulle tullessa voi kirjata tunnit tehtävälle riippumatta siitä, onko se tehty vai tekemätön.
Jos käyttäjä tulee suoraan tuntilapulle, tehtävävalinnassa näytetään vain tekemättömät tehtävät!
Työaikakirjanpito
Procountor Arvo laatii työaikakirjanpidon raportit automaattisesti tuntikirjausten perusteella. Työaikaraportteja ja saldoja voidaan tarkastella esimerkiksi koko henkilöstön osalta yhdellä raportilla tai henkilöittäin halutulta aikaväliltä.
Olennaista on, että kukin työntekijä voi vaivattomasti myös itse seurata omaa työajankäyttöään ja työaikasaldotilannettaan. Tuntikirjausnäkymässä käyttäjä näkee oman saldotilanteensa. Lisäksi hän näkee kalenterinäkymässä kuluvan kuun tunnit.
Klikkaamalla henkilöraporttia hän saa listauksen haluamansa kuukauden tuntikirjauksista palveluittain.
Työaikakirjanpidon asetukset
Oletuksena Procountor Arvon työaikalaskenta laskee työaikaa seuraavasti:
- Työaikalaskenta perustuu kirjattuihin kellonaikoihin ja laskenta tapahtuu minuutin tarkkuudella.
- Tunnit pyöristetään laskutukseen 15 minuutin tarkkuudella ylöspäin (muina vaihtoehtoina ovat: ei pyöristystä, 30 minuuttia ja tunti).
Jos laskutuksessa muutetaan laskututettavia tuntimääriä, ei muutos vaikuta työntekijän työaikalaskentaan.