Tilitoimistoissa on perinteisesti seurattu asiakaskohtaisten töiden toteutumista esimerkiksi excel-taulukoin, joiden malleja löytyy muun muassa Taloushallintoliiton laatutyökaluista. Monessa tilitoimistossa kirjanpitäjät ovat dokumentoineet tehdyt työt manuaalisesti paperille. Yhä useampi tilitoimisto haluaa kuitenkin nykyään hyödyntää töiden seurannassa tietovälineitä, joiden avulla asiakastehtävien hallinta ja kuittaus sekä poikkeamien hallinta on helppoa ja tehokasta.
Procountor Arvon tehtäväkäsittely
Procountor Arvon tehtäväkäsittely on kehitetty alusta asti tilitoimistojen tarpeiden pohjalta ja yhdessä tilitoimistojen kanssa. Tehtäväkäsittelyn avulla voidaan tehokkaasti valvoa asiakkaan taloushallinnon tehtävien toteutumista, olivat ne sitten toistuvia rutiinitöitä tai selvityspyyntöihin tai isompiin erillisprojekteihin liittyviä töitä.
Tehtäviksi kannattaa luoda paitsi tilitoimiston omat aktiviteetit myös asiakkaan vastuulla olevat asiat, kuten tuntilistojen toimitus palkanlaskentaan sekä myynti- ja ostolaskujen toimitus.
Tehtävien seuranta
Tehtävien seurantaan pääset kohdasta Tehtävät > Tehtävälista.
Tehtävien seurantaa voidaan tehdä useiden hakuehtojen mukaan. Hakua voidaan rajata valitsemalla alasvetovalikoista yksi taikka useampia hakuehtoja.
Huomaathan, että löydät hakuehtoja usealta eri välilehdeltä. Välilehtiä ovat:
- Tekijä ja vastuu
- Asiakas ja toimeksianto
- Tehtävien tila ja toistuvuus sekä
- Ulkoasu
Kun olet määrittänyt hakuehdot, paina Hae-painiketta.
Hakutuloksissa annetaan yleiskuvaus tehtävien tilasta:
- vihreä väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät on tehty
- keltainen väri sarakkeessa kertoo, että osa kyseisen kuun tehtävistä on tekemättä
- punainen väri sarakkeessa kertoo, että kaikki kyseisen kuun tehtävät ovat tekemättä
Tehtävälistalta voidaan klikata auki tarkempi listaus halutulta aikaväliltä ja halutuista tehtävistä.
Tehtäväperusteet ja automaattinen tehtävien luonti
Tehtävät perustuvat asiakaskohtaisesti luotuihin tehtäväperusteisiin, jotka samalla dokumentoivat asiakaskohtaisen prosessikuvauksen. Tehtäväperusteiden pohjalta voidaan luoda tehtävät asiakaskohtaisesti ja myös palvelukohtaisesti.
Tehtävien avulla voidaan käsitellä ja hallita isompiakin kokonaisuuksia työlistojen, tiedostojen ja kommenttien avulla.
Koko tilitoimiston tehtävät voidaan luoda tehtäväperusteiden avulla automaattisesti esimerkiksi vuodeksi kerrallaan.
Uuden, yksittäisen tehtävän luonti
Toistuvien tehtävien lisäksi tehtävänkäsittelyn avulla voidaan luoda ja käsitellä yksittäisiä tehtäviä, jotka liittyvät esimerkiksi erillisprojekteihin tai asiakkaiden selvityspyyntöihin.
Tallennuksen jälkeen voidaan tehtävälle antaa lisätietoja.
Yksittäinen tehtävä voidaan lisätä myös suoraan palvelulle yhteenveto- ja tehtävänäkymältä oikealla olevan pikavalikon kautta.
Tai tehtävälistauksen Lisää tehtävä -painikkeen kautta.