Tilitoimisto tarvitsee asiakkaan toimeksiantoa käynnistäessään monenlaisia asiakirjoja, jotka arkistoidaan. Näitä ovat esimerkiksi kaupparekisteriote, yhtiöjärjestys, osakassopimukset, osakasluettelot sekä merkittävimmät sopimukset mukaan lukien asiakkaan kanssa laadittava toimeksiantosopimus. Toimeksiannon aikana asiakas toimittaa tai tilitoimisto laatii monenlaisia arkistoitavia asiakirjoja kuten tilinpäätöksiä, tilintarkastuskertomuksia, pöytäkirjoja hallituksen kokouksista ja yhtiökokouksista sekä asiakirjoja liittyen vakuutuksiin, lainoihin ja vakuuksiin sekä useita työsuhteisiin liittyviä dokumentteja. Verotukseen liittyen arkistoidaan ennakkoveroliput, kiinteistöveroliput, veroilmoitusten kopiot, jäljennökset verotarkastuskertomuksista ja vastineista, osinkojen vuosi-ilmoitukset ja kausiveroilmoitukset ja niin edelleen.
Näiden lakisääteisesti arkistoivien tai muutoin virallisluontoisten asiakirjojen rinnalla tilitoimisto tuottaa asiakkaalleen erilaisia laskelmia ja selvityksiä sekä laatii usein esimerkiksi taloushallintoa kuvaavan prosessikuvauksen tai vastuu- ja aikataulutaulukon. Dokumentaatiota syntyy vuosien varrella melkoinen määrä. Dokumenttien arkistoinnissa keskeisiä tarpeita ovat:
- Turvallinen ja tietoturvallinen säilytys eli asiakirjat eivät tuhoudu ja asiattomat tahot eivät saa aineistoja nähtäväkseen
- Kunkin asiakkaan asiakirjat löytyvät helposti
- Asiakirjat löytyvät myös yli asiakasrajojen, voidaan esimerkiksi hakea verotarkastuskertomuksia viimeisten kahden vuoden ajalta.
Asiakirjojen tallentaminen Procountor Arvoon muistioina
Asiakkaiden asiakirjat voidaan tallentaa Procountor Arvoon muistioina riippumatta tiedostomuodosta.
Yllä olevassa kuvassa tallennetaan asiakkaan verotarkastuskertomus muistiona Procountor Arvoon. Muistiolle annetaan otsikko sekä tarvittaessa kuvaus. Otsikko, kuvaus ja hakusanat toimivat hakutekijöinä. Näin Procountor Arvosta voidaan hakea muistiota, jotka liittyvät konserniverokeskukseen, siirtohinnoitteluun tai (ylitarkastaja) Kuorttiin. Luokan avulla voidaan myös hakea esimerkiksi kaikkia verotarkastuskertomuksia.
Kaikki asiakkaan muistiot löytyvät kätevästi asiakkaan yhteenvedosta.
Muistiota voidaan hakea myös yli asiakasrajojen. Ohessa on haettu kaikki Procountor Arvoon tallennetut työnjakotaulukot.
