Arvo: Työntekijän tiedot – Procountor

Työntekijän perustaminen

Työntekijät perustetaan valikon kohdasta Henkilöstö > Henkilöstöhallinto > Uusi Henkilö. Alla on kuvattu tilitoimistojen kannalta olennaisten kenttien täyttö.

Lomakkeen yläosassa syötät henkilön nimen ja valitset hänen työnantajayhtiönsä, jos Procountor Arvo -kannassa on perustettuna useampi yhtiö.

Voit myös syöttää henkilön yhteystiedot ja kotiosoitteen, sekä muita yhteystietoja. Työntekijän sähköpostiosoite on tarpeellinen, jos Procountor Arvosta lähetetään sähköpostia asiakkaille.

Seuraavaksi lomakkeella voi syöttää seuraavat tiedot.

Työsuhdetiedot

Työsuhteen laatu: valitse valintalistalta oikea vaihtoehto
Työsuhde alkaa: merkitse työsuhteen alkamispäivä. Procountor Arvon toiminnan kannalta riittää, että päiväys on ennen ensimmäistä tuntikirjausta.
Työaika h /päivä: työaika tunneissa per päivä. Jos henkilö tekee vajaata työaikaa, merkitse sovittu päivittäinen työaika.
Tuntisaldon tyyppi:
- Työaikapankki: Työaikasaldoa lasketaan jatkuvasti. Valitse tämä vakinaisille kuukausipalkkaisille ja tuntipalkkaisille, joiden työaikaa verrataan tavoitetunteihin.
- Kuukausittainen: Saldo nollataan kuukausittain. Tätä ei yleensä tarvita tilitoimistoissa.
- Ei saldoa: saldoa ei lasketa. Tätä voidaan käyttää tuntipalkkaisilla, joiden työaikaa ei verrata tavoitteeseen sekä alihankkijoilla, jotka kirjaavat tuntinsa Procountor Arvoon.

Saldo

Päivämäärä: Voit käyttöönotossa syöttää minkä tahansa päivän historiassa, ja syöttää uuden päivämäärän, kun tuntikirjaus alkaa. Syötä tällöin päivämäärä, jolloin tuntikirjaus alkaa.
Saldo: tuntikirjausten aloituspäivän saldo.
Selitys: tähän voi tarvittaessa laittaa selvityksen saldotilanteesta kunkin käyttäjän kohdalla.

Omakustannushinnat

Voimassa alkaen: määritä päivämäärä, joka voi olla mikä tahansa päivä historiassa.
Hinta: määritä omakustannushinta/tunti (Laskentakaavana voi käyttää esim. tuntipalkka * 1,7). Omakustannushinta muodostaa perustan Procountor Arvon kustannuslaskennalle. Kustakin tuntikirjauksesta tallennetaan järjestelmään kustannukseksi henkilön omakustannushinnan mukaisesti laskettu arvo.

Hintaryhmä

Voimassa alkaen: määritä päivämäärä, joka voi olla mikä tahansa päivä historiassa.
Hintaryhmä: järjestelmässä on perustettuna vain hintaryhmä kirjanpitäjä, koska tilitoimistoissa ei tuntihintaa määritetä henkilön kokemustason perusteella, kuten insinööri- ja konsulttiyrityksissä. Jos tällaiseen hinnoitteluun on tarvetta, hintaryhmiä voi luoda lisää.

Sähköpostin allekirjoitus: tähän voidaan haluttaessa syöttää Procountor Arvon joukkosähköpostia varten henkilön omasta sähköpostiosoitteesta poikkeava lähettäjänimi ja osoite

Lähettäjän nimi: esimerkiksi Tilitoimistodemo Asiakastiedotus
Lähettäjän osoite: esimerkiksi asiakastiedotus@tilitoimistodemo.fi
Sähköpostin allekirjoitus: esimerkiksi Tilitoimistodemo on tarjonnut ystävällistä ja asiantuntevaa taloushallintopalvelua jo vuodesta 1969.

Seuraavaksi syötät vielä oheiset tiedot ja tallennat.

Käyttöoikeusryhmä: valitse valintalistalta käyttöoikeusryhmä sen mukaan, mihin tietoihin työntekijän tulee päästä. Järjestelmään on valmiiksi luotu seuraavat käyttöoikeusryhmät. Normaalisti tilitoimistoissa käytetään vain ryhmiä kirjanpitäjä, oikeus kaikkiin toimeksiantoihin, johto (oma yhtiö), pääkäyttäjä.

Avustava työntekijä	Tällä oikeudella pääsee vain kirjaamaan tunteja ja kuittamaan omia tehtäviä
Kirjanpitäjä	Tällä oikeudella pääsee henkilön omien toimeksiantojen tietoihin. Tämä oikeus ei ole riittävä, jos kirjanpitäjät joutuvat sijaistamaan ja hoitamaan asiakkuuksia laajasti.
Oikeus kaikkiin toimeksiantoihin	Tällä oikeudella pääsee kaikkien toimeksiantojen tietoihin ja voi laskuttaa kaikkia toimeksiantoja. Tämä on usein suositeltavin vaihtoehto, jos tilitoimistossa sijaistetaan toisia henkilöitä.
Johto, kaikki yhtiöt	Pääsy kaikkien yhtiöiden (jos tilitoimistossa on useampi yhtiö) kaikkiin tietoihin.
Johto, oma yhtiö	Pääsy kaikkiin oman yhtiön tietoihin, kannattavuusraportteihin ja henkilötietoihin.
Pääkäyttäjä, oma yhtiö	Pääkäyttäjän oikeus, jolla pääsee Procountor Arvon ylläpito-osioon (Liitä henkilö lisäksi ryhmään johto kohdassa Ylläpito > Käyttäjäryhmät)
Myynti	Myynnin vastuuhenkilöille tarkoitettu oikeus, jolla pääsee myynnin toimintoihin, jos ne ovat käytössä.
Pääkäyttäjä, kaikki yhtiöt	Pääkäyttäjän oikeus, jolla pääsee Procountor Arvon ylläpito-osioon.
Laskuttaja	Tämä oikeus voidaan antaa henkilölle, joka hoitaa tilitoimiston omaa laskutusta, mutta joka ei saa päästä kaikkiin toimeksiantojen tietoihin.
Esimiehet	Tämä oikeus voidaan antaa henkilöille, jotka EIVÄT kuulu ryhmään johto, mutta joilla on alaisia. Näin he pääsevät alaistensa henkilötietoihin.
Ulkopuolinen tuntikirjaaja	Tämä oikeus voidaan antaa alihankkijakirjanpitäjälle, joka hoitaa vain tiettyjä nimettyjä asiakkaita.

Tunnus: määritä käyttäjätunnus, jolla kirjaudutaan järjestelmään esim. 5 kirjainta sukunimestä ja 3 etunimestä.
Salasana: Salasanan tulee olla vähintään 8 merkkiä ja se voi sisältää kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitystä.

Sivun alkuun

Työntekijän tietojen päivitys

Tässä kappaleessa on kuvattu keskeiset työntekijöiden ylläpidossa tarvittavat toimet.

Työntekijän käyttäjätunnus lukkiutuu tai salasana halutaan vaihtaa

Jos työntekijä yrittää kirjautua Procountor Arvoon väärällä salasanalla, kirjautumissivulla esitetään seuraava teksti:

Jos työntekijä yrittää kirjautua viisi kertaa väärällä salasanalla, tunnus lukitaan ja kirjautumissivulla esitetään seuraava teksti:

Tilitoimiston pääkäyttäjä pääsee vapauttaman tunnuksen kohdassa Henkilöstö > Puhelinluettelo avaamalla kyseisen henkilön tiedot ja valitsemaan tiedoista Salasana-välilehden.

klikkaamalla avaa käyttäjätunnus
taikka antamalla tarvittaessa uuden salasanan

Procountor Arvon tuki ei tietoturvasyistä vapauta käyttäjätunnuksia muuten kuin nimetyn Procountor Arvo pääkäyttäjän pyynnöstä.

Kukin Procountor Arvo -käyttäjä voi itse vaihtaa salasanansa omissa tiedoissaan Salasana-välilehdellä. Omiin henkilötietoihin pääse kätevästi klikkaamalla omaa nimeään Procountor Arvon etusivun oikeassa yläkulmassa.

Työntekijän työaikasaldoa muutetaan

Henkilölle pääsee antamaan uuden työaikasaldon tiettynä päivänä (päivän alkusaldo ennen päivän tuntikirjauksia) henkilön tiedoissa välilehdellä Työaika.

Työntekijän työsuhde päättyy

Henkilön tiedoissa Luottamukselliset tiedot -välilehdellä henkilön statukseksi vaihdetaan passiivinen.

Poistuneen työntekijän välitön passivointi on tärkeää, jotta hän ei enää pääse tilitoimiston tietoihin. Procountor Oy laskuttaa tilitoimistoa aktiivisten käyttäjien lukumäärän perusteella, joten passivointi kannattaa myös tehdä tarpeettomien kustannusten välttämiseksi.

Passivoitujen työntekijöiden tiedot löytyvät Procountor Arvosta kohdasta Henkilöstö > Henkilöstöhallinto > Passivoidut työntekijät. Jos henkilö palaa takaisin tilitoimiston palvelukseen, hänet voidaan aktivoida vaihtamalla statukseksi Aktiivinen.

Työntekijän käyttäjäryhmän vaiht

Jos työntekijän käyttöoikeuksia halutaan laajentaa tai supistaa, toimitaan seuraavasti:

Henkilön tiedoissa Käyttäjäryhmät-välilehdellä nähdään mihin käyttäjäryhmään hän kuuluu tällä hetkellä. Alleviivattuna käyttäjäryhmänä on se, johon henkilö on liitetty ja muut käyttäjäryhmät ovat alemman tason ryhmiä, joiden oikeudet henkilön käyttäjäryhmä perii automaattisesti.

Klikkaamalla ruudun oikeassa ylälaidassa olevaa linkkiä Siirry käyttäjäryhmien ylläpitoon, päästään kohtaan Ylläpito > Käyttäjäryhmät.

Tässä näkymässä klikataan Muokkaa, sen käyttäjäryhmän kohdalla, johon henkilö halutaan liittää. Esimerkissä henkilö liitetään ryhmään Johto, oma yhtiö.

Kohdassa Henkilöt, valitse oikea henkilö listalta ja paina Liitä-painiketta.

Jos henkilö liitetään ylempään ryhmään, esim. Johto, henkilö kannattaa käydä poistamassa alemmasta ryhmästä Poista-painikkeella. Tämä ei ole välttämätöntä eikä aiheuta virheitä, mutta auttaa pitämään käyttöoikeusluokittelun selkeämpänä ja todennettavampana.