Tilitoimistoissa näkökulma on usein varsin keskitetysti omistajien ja johdon tarpeista lähtevää. Monilla muilla toimialoilla asiakasvastaavien ja projektipäälliköiden oletetaan seuraavan aktiivisesti omien asiakkaidensa ja projektiensa kannattavuutta, mutta tilitoimistolla johtamisvastuu on yleensä keskitetty. Procountor Arvo tarjoaa kirjanpitäjille mahdollisuuden seurata omien kirjanpito- tai palkanlaskenta-asiakkaidensa kannattavuutta.
Keskustelussa tilitoimistojen kanssa nousevat yleensä esiin seuraavat raportoinnin tarpeet.
- Henkilöstön kannattavuuden ja laskutusasteen seuranta
- Asiakkaiden kannattavuuden seuranta
- Asiakastöiden ja laadun seuranta
Tilitoimistossa keskimääräiset veloitushinnat ovat useimmiten muita asiantuntijatoimialoja matalammat, joten kannattavuuden ja laskutusasteen seurannan merkitys on olennainen. Keskeisiä ja yleisesti käytettäviä mittareita seurannassa ovat esimerkiksi asiakastyön keskituntihinta (asiakkaittain tai työntekijöittäin) sekä työntekijän laskutusaste.
Henkilöstön kannattavuuden seuranta
Henkilöstön kannattavuuden seuranta ei ole asiana aivan yksinkertaista, koska tilitoimiston hinnoittelumallit vaihtelevat asiakkaittain ja usein isompien asiakkuuksien hoitoon osallistuu useampi kirjanpitäjä. Procountor Arvon henkilöstön kannattavuusraportin laskentasäännöt on kehitetty yhdessä tilitoimistojen kanssa vastaamaan useampia tarpeita ja tilanteita.
- Tuntilaskutteinen työ kohdistetaan tekijälleen eli tuntien kirjaajalle
- Suoritteet (palkkapussit, vientirivit jne) voidaan kohdistaa valinnan mukaan joko ne kirjanneelle henkilölle tai jakaa esimerkiksi palvelun tuntikirjausten suhteessa. Jälkimmäinen vaihtoehto on relevantti esimerkiksi silloin kun useampi palkanlaskija osallistuu asiakkaan palkanlaskentaan, mutta yksi palkanlaskija kirjaa kerralla palkkalaskelmien kappalemäärän järjestelmään.
- Kiinteät veloitukset (esimerkiksi kirjanpidon kuukausiveloitukset) jaetaan palveluun osallistuneille kirjanpitäjille esimerkiksi tuntikirjausten suhteessa.
Henkilöstön kannattavuusraportilla esitetään henkilön tuotot, kannattavuus, vertailu laskutustavoitteeseen (tavoitehinta) sekä henkilön keskituntihinta. Henkilöstön kannattavuusraportti löytyy Procountor Arvon kohdasta Raportit > Kannattavuus.
Henkilön tiedoista voidaan porautua toimeksianto- ja palvelutasolle tutkimaan, mistä asiakkuuksista henkilön kannattavuus tai kannattamattomuus johtuu. Kannattavuutta voidaan myös analysoida palveluiden näkökulmasta siten, että henkilön kannattavuutta tarkastellaan esimerkiksi pelkästään palkanlaskennan tai kirjanpidon kannalta. Usein henkilön kannattamattomuuden syynä on esimerkiksi muutama hankala ja manuaalinen palkanlaskenta-asiakas.
Henkilöstön kannattavuusraportista on laadittu erillinen yksityiskohtainen ohje.
Henkilöstön laskutusasteen seuranta
Tilitoimistoissa henkilöstön laskutusaste on keskeinen mittari, koska veloitushinnat ovat usein suhteellisen alhaisia. Laskutusasteella tarkoitetaan työntekijän laskutettavan asiakastyön osuutta kaikista työtunneista.
Procountor Arvossa laskutusastetta voidaan seurata koko yrityksen keskiarvona, henkilöryhmittäin (esimerkiksi palkanlaskijat vs. kirjanpitäjät), toimipisteittäin sekä henkilöittäin. Raportti esittää laskutusasteprosentin lisäksi henkilöittäin myös mihin muuhun kuin asiakastyöhön käytetty aika on kulunut (kouluttautuminen, myyntityö jne.). Tarvittaessa laskutusasteen syitä voidaan analysoida porautumalla työntekijän tuntikirjauksiin asti. Laskutusastetta seurataan Henkilöstön työajan jakautumisraportilla, joka löytyy kohdasta Raportit > Johdon raportit.
Henkilöstön kannattavuutta voidaan seurata myös Procountor Arvon etusivun widgeteillä.
- Laskutusaste esittää tilitoimiston keskimääräisen laskutusasteen kuluvalta ja edelliseltä kuukaudelta.
- Laskutusasteen kehitys esittää tilitoimiston keskimääräisen laskutusasteen kehityksen
Vastaava widget löytyy myös kunkin työntekijän omasta laskutusasteesta ja sen kehityksestä.
Henkilöstön kuormitussuunnittelu
Procountor Arvossa voidaan seurata henkilöstön ennustettua kuormitustilannetta. Henkilöstön kuormitusennuste perustuu resursointeihin, jotka tilitoimistoissa muodostetaan yleensä automaattisesti toistuvien tehtävien työmääräarvioiden perusteella.
Henkilöstön kuormitusennuste näytetään Procountor Arvon etusivulla widgetissä Henkilöstön kuormitus % työajasta. Vastaava raportti löytyy myös valikosta kohdasta Toimeksiannot > Resursointi > Henkilöstön kuormitus % työajasta -valikosta käynnistyvällä raportilla voidaan tietoja tarkastella eri aikaväleiltä ja eri tiimien eli henkilöryhmien osalta.
Kuormitusennusteen perustana olevat resursoinnit muodostetaan tehtävien deadlineiden ja tehtävien työmääräarvioiden perusteella. Näin raportti esittää kuormitushuiput palkanlaskennan tyypillisten maksupäivien ja kirjanpidon raportointipäivien ja alv-päivien kohdalla.
Klikkaamalla henkilön nimeä päästään tarkastelemaan tarkemmin yksittäisen henkilön kuormitustilannetta. Kuvaajalla voidaan analysoida eri asiakkaiden vaikutusta kuormitukseen klikkaamalla kuvaajan alapuolella palvelun/palveluiden nimeä, jolloin palvelu(t) saadaan tilapäisesti poistettua kuvaajalta.
