Tehtävien luonti tulevalle vuodelle
Tehtävät voidaan luoda tehtäväperusteilta kolmella tavalla:
- Tehtävien massaluonnin avulla
- Asiakaskohtaisesti
- Tehtäväperustekohtaisesti
Tehtävien massaluonti
Tehtävät voidaan luoda massana esimerkiksi koko seuraavalle vuodelle kerrallaan. Tämä tehdään valikon kohdassa Tehtävät > Tehtävien massaluonti. Tehtävät voidaan luoda valitulle ajanjaksolle joko:
- Koko tilitoimisto kerralla (yhtiötä ei valita ja vastuuhenkilövalinnassa valitaan arvo Kaikki)
- Yhtiö kerrallaan (jos tilitoimisto koostuu useammasta yhtiöstä)
- Palvelun vastuuhenkilö (kirjanpitäjä/palkanlaskija) kerrallaan
Tehtävien luonti:
- Korvaa aina muokkaamattomat tehtävät uusilla, jos samalla jaksolla on olemassa samoja tehtäviä samoille asiakkaille (käytännössä tämä tilanne tulee vastaan, jos ajo ajetaan uudestaan). Tämä on välttämätöntä, jotta järjestelmään ei synny turhia tuplatehtäviä.
- Korvaa käyttäjän niin halutessa myös muokatut tehtävät uusilla, jos samalla jaksolla on olemassa samoja tehtäviä samoille asiakkaille.
- Pidentää palvelujen kestoja käyttäjän antaman aikavälin mukaiseksi. Tämä on tarpeen, jos jokin palvelu on merkitty päättymään kesken vuoden ja sille halutaan luoda tehtäviä koko vuodelle.
Tehtävät luodaan ajastettuna tausta-ajona muutaman minuutin välein. Tehtävien luontinäkymässä näytetään kaikki jonossa olevat ja valmiit tehtävien luontiajot. Klikkaamalla tehtävien luojaa (esimerkissä Tarmo Leppänen) saadaan listaus kussakin ajossa luoduista tehtävistä.
HUOM: Tehtävien massaluonti ei luo tehtäviä niille asiakkaille, joiden status on Asiakassuhde päättynyt. Ennen tehtävien massaluontia on hyvä tarkistaa, että mm. Malli Asiakas ja päättyneet asiakkuudet ovat statuksella Asiakassuhde päättynyt.
Tehtävien luonti asiakaskohtaisesti
Asiakkaan tehtäväperusteet -välilehdellä voidaan tehtävät luoda asiakkaan kaikille palveluille tai tietylle palvelulle klikkaamalla tehtäväperusteissa asiakkaan tai palvelun kohdalla Luo tehtävät.
Tässäkin tapauksessa tehtävät luodaan tausta-ajona. Tämä tehtävien luomismalli on kätevä, jos tilitoimisto haluaa vuosittain päivittää tai tarkastaa asiakkaidensa prosessit ja palvelun sisällön ja luoda seuraavan vuoden tehtävät samassa yhteydessä.
Tehtävien luonti tehtäväperustekohtaisesti
Asiakkaan tehtäväperusteet -välilehdellä voidaan luoda tehtävät tehtäväperuste kerrallaan klikkaamalla tehtäväperusteen tiedoissa Luo tehtävät ja luomalla tehtävät halutulle aikavälille. Näin kannattaa toimia, kun
- asiakkaan taloushallintoon liitetään uusi aktiviteetti (esimerkiksi asiakas on alkanut teettää ylitöitä ja alkaa toimittaa ylityöilmoituksia)
- yhden tehtäväperusteen tehtävän tietoja (esimerkiksi deadlinea) halutaan muuttaa jälkikäteen
Jatkuvaislaskutuksen myyntirivit tulevalle vuodelle
Uusien laskutuserien luominen koko sopimuskannalle
Laskutuserät eli myynnit luodaan koko sopimuskannalle vuodeksi kerrallaan valinnalla Laskutus > Jatkuvaislaskutteiset > Luo sopimusten myyntirivit. Muista ensin päivittää oikeat hinnat palvelujen jatkuvaislaskutuserille, jos sopimushintoja on muutettu. Uusien laskutuserien massaluonti kannattaa tehdä ylläpitäjän toimesta, joka tarkastaa ennen toimenpidettä tilausten oikeat hinnat ja sen, ettei laskutuseriä ole mahdollisesti osalle tilauksista jo ehditty tekemään.
Sopimuskannan tarkastelu
Koko sopimuskantaa voidaan tarkastella valinnalla Laskutus > Jatkuvaislaskutteiset > Sopimuslaskutus klikkaamalla Hae-painiketta.
Laskutuserät kannattaa luoda vuodeksi kerrallaan vuodenvaihtoon tienoilla. Ennen erien luontia kannattaa tässä näkymässä tarkastaa, että hinnat ovat kunnossa ja tehdä tarvittavat hinnanpäivitykset.
Hakua voi tarvittaessa rajata esimerkiksi yhtiön, asiakkaan, tuotteen tai asiakasvastaavan perusteella. Oletuksena haetaan sopimukset, jotka ovat voimassa kuluvana päivänä. Yllä olevassa esimerkissä haetaan ne sopimukset/jatkuvaislaskutuserät, joiden alkupäivä on ennen 29.12.2016 ja joiden päätöspäivämäärä on 29.12.2016 jälkeen.