Maksuperusteisessa arvonlisäveromenettelyssä arvonlisävero ilmoitetaan verohallintoon maksutapahtuman mukaisena kuukautena. Sen takia myynti-, osto-, matka- ja kululaskuille on rakennettu maksutapahtumien seuranta. Maksutapahtuma voi syntyä tiliotteelta tai viitesuoritukselta automaattisesti tai laskulle voidaan muodostaa maksutapahtuma käsin Maksettu muualla -merkinnällä. Ohjeessa käsitellään myös osittain maksettua myynti- ja ostolaskua.
Kolme keskeisintä ohjausta
Maksuperusteisen arvonlisäveromenettelyn toteutuminen Lasku-tositteilla vaatii kolmen keskeisimmän ohjauksen toteutumisen laskun kirjanpitosivulla:
- ALV-status: Kotimaa, maksuperusteinen
- ALV-päivä-tieto tositteen kirjanpitonäkymällä
- Maksutapahtuma
Vasta kun nämä kaikki kolme ohjausta toteutuvat Lasku-tositteilla, arvonlisävero voi siirtyä oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselle. Procountorissa on luotava ALV-laskelma ennen OAV-ilmoituksen luomista, johon kerätään tiedot kyseisen kohdekauden ALV-kertymästä.
1. ALV-status: Kotimaa, maksuperusteinen
Laskun kirjanpitosivulla tulee olla kirjanpitovientien alv-statuksena Kotimaa, maksuperusteinen. ALV-statuksella määritellään, missä kohdassa oma-aloitteisten verojen veroilmoitusta viennin arvonlisävero ilmoitetaan. Maksuperusteinen arvonlisäveromenettely toteutetaan vain kotimaan myynneille ja ostoille. Kotimaa, maksuperusteinen -status viittaa maksuperusteiseen käsittelyyn eli arvonlisävero ilmoitetaan verohallintoon maksutapahtumaa vastaavana kautena.
Mikäli viennin ALV-status on jotain muuta, arvonlisävero ilmoitetaan verohallintoon suoriteperusteisesti heti kirjanpitopäivää vastaavalla kaudella.
2. ALV-päivä
Tositteen kirjanpitosivulla näkyvä ALV-päivä määrittelee arvonlisäveron ilmoittamisen ajankohdan eli kauden, jolloin arvonlisävero siirtyy suoritettavaksi arvonlisäveroksi.
ALV-päiväksi tulee oletuksena ensin laskun eräpäivä. Lasku-tositteen muodostumisen hetkellä ei vielä tiedetä, milloin lasku tullaan maksamaan. Eräpäivä pysyy ALV-päivä -kentässä niin kauan, kunnes laskulle muodostuu maksutapahtuma. ALV-päivä ei ole aktiivinen tietokenttä silloin, kun laskua ei ole vielä maksettu.
Maksutapahtuma päivittää laskun ALV-päivä -tiedon aina automaattisesti. Maksutapahtuman päiväys siirtyy ALV-päivä -kenttään, jotta arvonlisävero tulee ilmoitetuksi oikealla kaudella.
Tiliotteen kautta kohdistunut maksutapahtuma päivittää ALV-päivä -kentän, vaikka laskun tositepäivä olisi jo suljetulla kirjanpitokaudella. Suljetulle kaudelle ei kuitenkaan pääse lisäämään manuaalisia maksumerkintöjä.
Maksuperusteisessa arvonlisäveromenettelyssä ALV-laskelma etsii kohdekaudelta sellaisia maksettuja tositteita, joiden ALV-päivä on kyseisellä kaudella. ALV-laskelma ei huomioi avoinna olevan laskun ALV-päivää, sillä maksutapahtuma on arvonlisäveromenettelyn perustana.
3. Maksutapahtuma
Lasku-tositteen tulee olla Maksettu-, Maksettu muualla - tai Osittain maksettu -tilassa, jotta laskun arvonlisävero siirtyy suoritettavaksi arvonlisäveroksi ALV-laskelmalla. Sen jälkeen ALV-laskelma liitetään oma-aloitteisten verojen veroilmoitukselle ja näin arvonlisävero saadaan ilmoitetuksi verohallintoon maksutapahtumaa vastaavalla kaudella.
Jos lasku on jossain muussa tilassa kuin Maksettu, Maksettu muualla tai Osittain maksettu, laskun arvonlisäveroa ei vielä ilmoiteta verohallintoon. Arvonlisävero jää odottamaan maksutapahtumaa tilille 2931 Maksuperusteinen ALV.
Maksutapahtuma voi muodostua joko automaattisesti tai se voidaan tehdä käsin Maksettu muualla -merkinnän avulla. Maksutapahtuman päiväys siirtyy automaattisesti laskun kirjanpitosivun ALV-päivä -kenttään. Maksutapahtumien muodostuminen käydään alempana tarkemmin läpi tositelajeittain.
Jos maksutapahtuma poistetaan, ALV-päivä ei muutu. ALV-päiväksi jää aiemman maksutapahtuman päiväys. Kun laskulle tehdään jälleen uusi maksutapahtuma, ALV-päivä -kenttään päivittyy tämän uuden maksutapahtuman päiväys. Osittain maksamisen vaikutus käydään tositelajeittain erikseen läpi.
Maksupäivä ja ALV-päivä ovat eri kaudella
Procountor suosittelee, että maksupäivä ja ALV-päivä ovat aina samalla kaudella. On kuitenkin tilanteita, joissa maksupäivä ja ALV-päivä eriävät. Näissä tapauksissa ALV-päivä-tietoa on muokattava käsin.
Mikäli ALV-päivää muokataan käsin, on erityisen tärkeää, että tämän jälkeen tehdään uusi ALV-laskelma ja oma-aloitteisten verojen veroilmoitus, jotta arvonlisävero ei jää kokonaan ilmoittamatta.
Maksutapahtumat tositelajeittain
Tässä ohjeessa käymme läpi tositelajeittain maksutapahtumien merkitykset ja eri tapoja luoda tositteelle maksutapa. Tositelajit ovat Myyntilasku, Ostolasku, Matka- ja kululasku ja Muistio.
Myyntilaskun maksutapahtumat
Myyntilaskun muodostamisen jälkeen myyntilasku hyväksytään ja lähetetään asiakkaalle. Lähetetyt myyntilaskut odottavat asiakkaan maksutapahtumia näkyväksi tiliotteella. Alla on esitetty eri tapoja, joilla myyntilaskulle voi muodostua maksutapahtuma:
1. Viitesuoritus
Viitesuoritus muodostaa myyntilaskulle maksutapahtuman, kun viitesuoritus kohdistuu viitenumeron avulla myyntireskontrassa avoimena olevaan myyntilaskuun. Myyntilaskulle tulee maksutapahtuma, jota voidaan tarkastella laskun Erikoistilanteet -sivulla (Siirry > Erikoistilanteet).
2. Viitesuorituksen maksaminen väärällä viitteellä
Jos asiakas on maksanut myyntilaskun virheellisellä viitenumerolla, viitesuoritus ei kohdistu automaattisesti Procountorissa olevaan myyntilaskuun. Viitemaksut on mahdollista kohdistaa oikeisiin myyntilaskuihin Viitemaksujen uudelleen kohdistuksen avulla (Maksut > Tiliotteet ja viitemaksut > Viitemaksujen uudelleen kohdistus).
3. Viitesuorituksen maksaminen ilman viitettä
On myös mahdollista, että asiakas on maksanut myyntilaskun ilman viitenumeroa. Silloin myyntilaskun maksutapahtuma näkyy ainoastaan tiliotteella panona, eikä suoritusta saada automaattisesti kohdistettua myyntilaskulle. Tässä tapauksessa maksusuoritus voidaan kohdistaa myyntilaskuun Tiliotekohdistus-näkymällä.
4. Maksutapahtuman luominen käsin
Myyntilaskulle voidaan tehdä maksutapahtuma myös käsin laskun Erikoistilanteet-näkymällä. Näkymä löytyy myyntilaskun Siirry-painikkeen kautta.
Maksutapahtuman luominen Erikoistilanteet-sivulla tapahtuu Maksutapahtumat-kohdan Lisää maksutapahtuma -painikkeella. Aukeavassa valintanäkymässä annetaan maksupäivä, maksettava summa, lisätietoa antava selite sekä maksutapa. Tässä kohtaa on hyvä kiinnittää erityistä huomiota maksupäivään, jotta maksupäivä on varmasti oikealla kaudella. Maksutapahtuma tallentuu Jatka-painikkeella, jonka jälkeen myyntilasku kuittaantuu Maksettu muualla tai Osittain maksettu -tilaan. Maksutapahtuman päiväys siirtyy automaattisesti ALV-päivä-kenttään.
Erikoistilanteet-näkymässä voidaan myös päivittää myyntilaskun eräpäivää, jos eräpäivään tulee muutoksia laskun hyväksymisen jälkeen. Uusi eräpäivä siirtyy automaattisesti ALV-päivä-kenttään. Eräpäivä näkyy ALV-päivänä niin kauan, kunnes myyntilaskulle muodostuu maksutapahtuma.
Erikoistilanteet-näkymää käytetään maksutapahtuman luomiseen esimerkiksi silloin, kun myyntilaskuun halutaan kohdistaa hyvityslasku. Sekä hyvityslaskulta että myyntilaskulta käydään käsin kuittaamassa hyvityksen osuus maksetuksi.
Kyseisellä näkymällä on mahdollista poistaa maksutapahtumia Poista maksutapahtuma -painikkeen avulla. Maksutapahtuman poistaminen ei vaikuta ALV-päivään, vaan ALV-päiväksi jää edellisen maksutapahtuman päiväys. Kun myyntilaskulle muodostetaan uusi maksutapahtuma, ALV-päivä-kenttään päivittyy uuden maksutapahtuman mukainen päiväys.
5. Osittain maksettu myyntilasku
Myyntilasku siirtyy Osittain maksettu -tilaan silloin, kun myyntilaskun maksutapahtuman summa poikkeaa myyntilaskun avoimesta summasta.
- Maksuperusteisesti käsiteltävän arvonlisäveron kannalta on oleellista tietää, että tällä hetkellä arvonlisäveron osuuksia ei pystytä osittamaan useaan maksuerään. Myyntilaskun koko arvonlisäveron osuus siirtyy suoritettavaksi arvonlisäveroksi heti ensimmäisen maksutapahtuman yhteydessä.
Alla olevassa esimerkissä asiakkaan kanssa on sovittu, että myyntilasku maksetaan kolmessa erässä. Myyntilasku on muodostettu heinäkuussa, jolloin myyntilaskun arvonlisäveron osuus on siirtynyt ALV-laskelman avulla tilille 2931 odottelemaan maksutapahtumaa.
- Ensimmäinen osasuoritus tapahtuu elokuussa, jolloin asiakas maksaa 1000,00 euroa myyntilaskun summasta. Periaatteessa verohallintoon olisi ilmoitettava elokuussa vain tuohon ensimmäiseen maksusuoritukseen liittyvä arvonlisäveron osuus eli 240,00 euroa. Tämän hetken toiminnallisuus ei kuitenkaan tunnista, että kyseessä on osittainen maksu.
- Ensimmäinen maksusuoritus päivittää ALV-päiväksi 1.8.20XX, jonka jälkeen elokuun ALV-laskelma kirjaa koko arvonlisäveron osuuden suoritettavaksi arvonlisäveroksi. Elokuun ALV-laskelma liitetään elokuun oma-aloitteisten verojen veroilmoitukseen, joten koko arvonlisäveron osuus 720,00 euroa tulee ilmoitetuksi verohallintoon jo elokuussa.
- Jotta osittaisista maksutapahtumista saataisiin myös arvonlisäveron osuus tilitettyä osittaisena, tulisi myyntireskontraan luoda omat myyntilaskut jokaista osittaista tilitystä varten. Asiakkaalle lähetettäisiin jokaista osittaismaksua varten oma myyntilasku, jossa olisi vain 1 000,00 euroa + alv 24% loppusumma. Kaikki kolme myyntilaskua voidaan päivätä heinäkuun kaudelle tai jokainen lasku erikseen omalle kaudelleen.
Huomaathan, että jos jokainen osittainen myyntilasku kirjattaisiin kirjanpitoon omalle kaudelleen, silloin arvonlisävero ei käy ollenkaan tilillä 2931. Samalla kaudella olevat päiväykset kirjanpitopäivä, ALV-päivä ja maksutapahtuman päivä vaikuttavat ALV-laskelmaan siten, että arvonlisävero kirjautuu välittömästi suoritettavaksi arvonlisäveroksi.
Ostolaskun maksutapahtumat
Ostolasku maksetaan Maksaminen-näkymän kautta. Ostolasku siirtyy maksutapahtuman muodostamisen jälkeen Odottaa siirtoa pankkiin -tilaan, jossa ostolasku odottaa yleistä maksuerien siirtoa pankkiin. Maksueriä siirretään pankkiin useita kertoja päivän aikana, joten ostolasku tila muuttuu Siirretty pankkiin -tilaan heti siirtoerän lähdettyä pankkiin. Ostolasku pysyy Siirretty pankkiin -tilassa niin kauan, kunnes ostolaskulle kirjautuu maksutapahtuma. Maksutapahtuma voi syntyä ostolaskulle tiliotteelta automaattisesti, tiliotekohdistuksen avulla tai maksutapahtuman voi luoda käsin Maksettu muualla -statuksen avulla.
1. Tiliote
Ostolaskulle muodostuu maksutapahtuma automaattisesti tiliotteelta, jos ostolasku on maksettu viitenumeroa käyttäen. Ostolaskun maksutapahtuman tunnisteena toimii viitenumero. Ostolaskun viitenumero näkyy tiliotteella ostolaskun maksutapahtuman tiedoissa. Tiliotteen saapuessa ympäristöön, ostolasku kuittaantuu automaattisesti Maksettu- tai Osittain maksettu -tilaan.
2. Ostolasku maksettu ilman viitettä
Jos ostolasku maksetaan ilman viitenumeroa, maksutapahtuma ei kohdistu automaattisesti oikeaan ostolaskuun. Ostoreskontraan jää avoimeksi ostolasku, joka on todellisuudessa jo maksettu. Tiliotteen maksutapahtumalle voidaan tehdä käsin kohdistus Tiliotekohdistus-näkymällä.
3. Tositteen merkitseminen käsin maksetuksi
Ostolaskulle voidaan tehdä Maksettu muualla -merkintä, jonka avulla ostolasku kuitataan maksetuksi. Maksumerkinnän tekemisessä tulee kiinnittää huomiota maksupäivään, jotta maksuperusteinen arvonlisävero ilmoitetaan oikeana kuukautena verohallintoon.
Ostolaskulla, sivun oikeassa yläreunassa voidaan Siirry-painikkeen avulla siirtyä Maksaminen-näkymälle.
Maksaminen-näkymään on rakennettu vahva ohjaus, joka pyrkii asettamaan maksupäiväksi aina kuluvan päivän. Aivan ensimmäiseksi Maksupäivä-kenttään asetetaan se päivä, jolloin maksutapahtuma on todellisuudessa tapahtunut. Jos kuitataan hyvityslaskua, sekä hyvityslaskun että ostolaskun maksutapahtumien päiväykset asetetaan samalle kaudelle.
Maksetaan-summakentässä on aina oletuksena esillä ostolaskun avoin summa. Jos ollaan tekemässä osittaista hyvitystä, tulee oikea summa asettaa Maksetaan-kenttään. Jos maksutapahtumaan halutaan kirjoittaa lisätietoa, voidaan lisätieto kirjoittaa Viesti-kenttään.
Kun maksumerkinnän päiväys, summa ja lisätiedot on täytetty, painetaan Merkitse maksettu muualla -painiketta. Ostolasku siirtyy Maksettu muualla - tai Osittain maksettu -tilaan. Ostolaskun maksutapahtuman päiväys siirtyy ALV-päiväksi.
4. Osittain maksettu ostolasku
Ostolasku menee Osittain maksettu -tilaan silloin, jos maksutapahtuman summa poikkeaa ostolaskun avoimesta summasta. Ostolaskua voidaan tarkoituksella maksaa osissa. Alla on esimerkkitilanne, jossa 3 720,00 euron suuruinen ostolasku maksetaan kolmessa erässä.
Maksuperusteisen arvonlisäveromenettelyn mukaisesti ostolasku on muodostettu heinäkuussa ja ostolaskun arvonlisäverohyvitys siirtyy heti heinäkuussa tilille 2931 Maksuperusteinen ALV odottelemaan maksutapahtumaa.
Ensimmäinen maksutapahtuma on elokuussa, jolloin ostolasku jää Osittain maksettu -tilaan. Osittainen maksutapahtuma ei päivitä ALV-päivä-kenttää, vaan ALV-päivämääräksi jää ostolaskun eräpäivän mukainen päivä.
Periaatteessa maksuperusteisen arvonlisäveromenettelyn perusteella ostolaskun arvonlisäverosaamista olisi voinut ilmoittaa verohallintoon maksutapahtuman arvonlisäveron osuuden verran eli 240,00 euroa. Tämän hetkinen toiminnallisuus ei kuitenkaan vielä tunnista osittaisten maksutapahtumien veron osuutta.
Vasta kun kaikki maksuerät on maksettu ja ostolasku kuittaantuu Maksettu- tai Maksettu muualla -tilaan, arvonlisäverosaaminen siirtyy ALV-laskelmalle.
Jos arvonlisävero halutaan saada oikea-aikaisesti siirtymään ALV-laskelmalle, tulee ostoreskontraan tehdä kolme erillistä ostolaskua osamaksuista. Ostolaskujen päiväys voi olla joko alkuperäisellä kaudella tai jokainen lasku voidaan päivätä erikseen osamaksukaudelle. Jos ostolaskut jaettaisiin omille maksukausilleen, saman kauden aikana käsiteltävä arvonlisävero siirtyy ALV-laskelmalle heti suoriteperusteisena.
Matka- ja kululaskun maksutapahtuma
Matka- ja kululaskujen maksutapahtumia käsitellään samalla tavalla kuin ostolaskujen maksutapahtumia. Maksutapahtuma kohdistuu tiliotteelta matka- tai kululaskuun viitenumeron perusteella, jolloin lasku menee Maksettu muualla- tai Osittain maksettu -tilaan. Matka- ja kululaskuille voidaan myös tehdä käsin tiliotekohdistus ja laskuille voidaan tehdä Maksettu muualla -merkintä. Tarkemmat maksutapahtumien toiminnallisuuksien kuvaukset kannattaa katsoa ostolaskujen maksutapahtumien alta.
Muistiotositteet
Muistiotositteille ei tehdä maksutapahtumaa. Muistiotositteella on ALV-päivä-kenttä, johon voidaan määritellä arvonlisäveron ilmoittamisen kausi. Maksuperusteinen arvonlisäveromenettely toimii ALV-laskelmien tasolla vastaavasti kuin laskuillakin. Erona on vain se, että muistiotositteelle ei voida tehdä maksutapahtumaa. Arvonlisäveromenettely toteutuu ALV-päivän mukaisesti heti, kun muistiotosite on Hyväksytty-tilassa.
12 kuukautta vanhat tositteet
Maksuperusteisen arvonlisäveron toiminnallisuutta käytettäessä on myynti-, osto- tai matka- ja kululaskujen kanssa noudatettava 12 kuukauden enimmäisaikaa, jonka jälkeen arvonlisävero on tilitettävä verottajalle, vaikka laskuun ei ole tehty vielä maksusuoritusta.
Maksuperusteisen ALV:n käsittelyssä on ominaisuus, jolla käsitellään maksua odottaneiden tositteiden alv automaattisesti. Tehtäessä ALV-laskelmaa tai oma-aloitteisten verojen veroilmoitusta sellaiselle kaudelle, jolle löytyy ALV-päivältään 12kk vanha ilmoittamaton tosite, Procountor ilmoittaa tästä erillisellä ilmoitusikkunalla.
Tässä vaiheessa tulee päättää, käsitteletkö esimerkiksi 12 kk vanhoja myyntilaskuja luottotappiona vai siirretäänkö arvonlisäverovelka maksuun. Jos päätät maksaa arvonlisäveron, tosite jää odottamaan asiakkaan maksua. Kun asiakkaan maksu saapuu, arvonlisävero ei mene enää uudelleen alv-käsittelyyn.