Palkkalaskelmalle muodostuu kirjanpitotosite, kun palkkalaskelma on Hyväksytty. Alla olevassa kuvassa on esitetty kirjanpitotositteen muodostuminen osana palkanlaskennan prosessia.
Jokaiselle palkkalaskelmalle muodostuu oma kirjanpitotosite, jossa on kyseistä palkkalaskelmaa koskevat kirjanpitoviennit.
Kirjanpitotositteelle siirtyminen
Kun palkkalista on hyväksytty, voi yksittäisen palkkalaskelman kirjanpitotositteelle siirtyä palkkalistalta valitsemalla palkkalaskelman rivi ja käyttämällä painiketta Siirry > Kirjanpito. Vaihtoehtoisesti siirrytään kirjanpitotositteelle suoraan palkkalaskelmalta Siirry-painikkeesa.
Palkkalaskelmista muodostuneita kirjanpitovientejä voidaan tarkastella myös kirjanpitoraporttien kautta. Palkkalaskelman tulee olla vähintään Hyväksytty-tilassa, jotta se näkyy kirjanpitoraporteilla. Esim. seuraavia kirjanpitoraportteja voidaan käyttää palkkojen kirjanpidon tarkasteluun:
- Kirjanpito > Täsmäytystyökalut > Kirjanpitotilien tarkistusraportti
- Kirjanpito > Kirjanpitoraportit > Tuloslaskelma tai tase > poraudu raportilta kirjanpitovienneille
- Kirjanpito > Kirjanpitoraportit > Pääkirja > Hakuehto: Tositelajit: Palkat
- Kirjanpito > Kirjanpitoraportit > Pääkirjatilit > Hakuehto: Tositelajit: Palkat
Kirjanpitotositteen tiedot
Tositteen otsikkotiedot
Kirjanpitosivun otsikossa näytetään tositelaji (palkka), tositenumero, palkansaajan nimi sekä tositteen tila. Tositteen numero muodostuu automaattisesti tositteen tallennuksen yhteydessä.
Nimi-kentässä on palkansaajan nimi. Palkansaajien nimet haetaan henkilörekisteristä palkanlaskennan yhteydessä.
Tositepvm-kenttään tulee palkkalistalle annettu kirjanpitopäivä.
Kirjanpitotosite on samanlainen kaikilla tositelajeilla ja samoja tietokenttiä on nähtävissä sekä palkkalaskelmien että mm. laskujen kirjanpitosivulla. Näin ollen kaikki tietokentät eivät ole palkkojen kohdalla relevantteja.
Tositteen kirjanpitoviennit
Palkkalaskelman kirjanpitotositteelle muodostuu kirjanpitoviennit automaattisesti palkkalaskelman rivitietojen perusteella. Palkkalaskelman kirjanpitovientien muodostumista voidaan ohjata käyttöasetuksissa ja palkkalajien kirjanpitotilejä voi muuttaa Palkkojen oletustiliöinti-näkymällä. Lisätietoa ohjauksista löydät täältä.
Kirjanpitosivulla voidaan tehdä tarvittaessa muutoksia automaattisiin vienteihin.
Tositteen dimensiointi
Palkan dimensiointeja eli sisäisen laskennan seurantatietoja pääsee tarkastelemaan palkkalaskelmalta painikkeesta Siirry > Dimensiot. Dimensiosivulla voidaan asettaa palkkalaskelmalle tosite- tai vientikohtaisia dimensiointeja.
Palkkalaskelman kirjanpitosivulle saadaan muodostumaan dimensiointi automaattisesti henkilörekisterin oletusdimensiointien avulla. Kun henkilölle asetetaan oletusdimensiointi, henkilölle luodun palkkalaskelman kirjanpitoviennit ohjautuvat oletusdimensiolle. Dimensiointi koskee tällöin koko palkkalaskelman kirjanpitotositetta eli kaikkia tositteen kirjanpitovientirivejä.