Henkilön perustiedot näkymälle täydennetään palkkatietojen ilmoittamisessa vaadittavat tietokentät henkilöistä. Jotta palkkojen laskeminen ja ilmoittaminen onnistuu Procountorissa, osa kentistä on pakollisia. Alla näet prosessikuvauksen, mihin Henkilön perustiedot -näkymän tiedot vaikuttavat.
Tietojen syöttäminen
Henkilön osoite
Henkilön nimi ja osoite
- Henkilön etunimi ja sukunimi ovat pakollisia tietokenttiä.
- Henkilölle tulee olla määritelty katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka, jos palkkalaskelmat lähetetään henkilölle postitse.
- Osoitetiedot eivät ole palkkatietojen ilmoittamisen kannalta pakollisia tietoja, mutta jos tiedot on annettu, tiedot välitetään palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin.
Osoite kotimaassa
- Osoite kotimaassa -kenttään syötetään suorituksen saajan osoitetiedot kotimaassa, mikäli kyseessä on ulkomaalainen työntekijä.
- Tietyissä kansainvälisissä palkanmaksun tilanteissa kotimaan osoitetietojen täyttäminen on pakollista palkkatietojen ilmoittamisen osalta. Kansainvälisissä tilanteissa Tulorekisteri vaatii ulkomaalaisen henkilön kotimaan ja Osoite kotimaassa -kohdan Maa-kenttä antaa ilmoitukselle vaadittavan maakoodin.
Laskutustiedot
Tunnus
- Valitse Tunnus-kentän alasvetovalikosta HETU ja täytä henkilön henkilötunnus.
- Palkkatietoilmoituksella tulonsaaja yksilöidään ensisijaisesti suomalaisella asiakastunnisteella eli henkilötunnuksella. Henkilötunnuksen kirjainten on oltava isoilla kirjaimilla (ppkkvv-000M tai ppkkvvA000M).
- Henkilötunnuksen puuttuessa Tunnus-kenttään voidaan käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta.
- Kun henkilö on perustettu henkilörekisteriin ja hänelle on perustettu palkansaakantiedot palkansaajarekisteriin, henkilötunnusta ei voi enää muuttaa tämän jälkeen. Perusta uusi henkilö henkilörekisteriin tämän jälkeen, jos hetu on virheellinen.
Tunnus kotimaassa
- Jos tulonsaajalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, annetaan ulkomainen tunniste (hetu omassa maassa). Tällöin on annettava myös henkilön nimi ja osoite kotimaassa (täytä Osoite kotimaassa kenttä). Henkilöstä on ilmoitettava myös syntymäaika ja sukupuoli. Jos tulonsaajalla on Tulorekisterin antama keinotekoinen henkilötunnus, annetaan tämä henkilötunnus Procountorin Tunnus-kentässä.
Asiakasnumero
- Asiakasnumeron täyttäminen on vapaaehtoista.
- Asiakasnumeroa voidaan käyttää vapaaehtoisesti henkilöiden tunnistamisessa apuna. Henkilönumeroinnin voi laittaa juoksevaksi päälle käyttöasetuksissa (Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Henkilöiden automaattinumerointi), minkä jälkeen uudelle henkilölle muodostuu automaattisesti asiakasnumero tallentamisen yhteydessä. Palkansaajien haku onnistuu myös henkilönumeron perusteella palkansaajanrekisteristä.
- Asiakasnumero ei välity ilmoituksille.
Syntymäaika
- Työntekijän ikä lasketaan ensisijaisesti Syntymäaika-kentästä. Jos kenttä on tyhjä, niin ikä lasketaan edelleen tunnuksesta, mikäli mahdollista. Keinotunnusta käytettäessä syntymäaika syötetään tähän kenttään.
Maksutiedot
- Henkilölle tulee olla määriteltynä tilinumero, jotta henkilö näkyy myös palkansaajarekisterissä. Procountorista voidaan maksaa palkkoja palkanmaksutoiminnolla ainoastaan EU:n alueelle.
- Maksuehto-kentällä ohjataan matka- tai kululaskun eräpäivää. Palkkalaskelman maksamisen päivämäärät määritellään palkkalistan luonnin yhteydessä.
Rekisteritiedot
- Rekisteritietojen tietokenttien täyttäminen on vapaaehtoista.
- Sähköpostiosoitteen täyttäminen on olennaista, mikäli palkkalaskelman lähetyskanavaksi halutaan valita sähköposti. Henkilöltä on varmistettava suostumus palkkalaskelman lähettämisestä sähköpostitse, sillä Procountorin sähköpostikanava ei lähetä suojattuja viestejä.
- Henkilö voidaan määritellä kuuluvaksi yhteen tai useampaan henkilöryhmään. Henkilöryhmittely auttaa mm. uusien palkkojen luonnissa sekä palkkojen raportoinnissa. Lisäksi henkilölle voidaan määritellä raportointiryhmä (vain yksi).
- Henkilö on oletuksena aina aktiivinen. Henkilö voidaan passivoida, minkä jälkeen henkilöä ei enää näytetä henkilörekisterin haussa ilman erillistä hakuehdon asettamista. Suosittelemme, käyttämään lopettaneiden henkilöiden kohdalla henkilöryhmittelyä nimeltä lopettaneet.
Henkilön riittävä tunnistaminen
- Mikäli henkilölle luodaan matkalaskuja tai lasketaan palkkoja, tulee henkilön perustiedoista löytyä riittävät tiedot henkilön tunnistamiseksi Tulorekisteri-ilmoittamista varten.
- Procountorissa henkilön tunnistaminen tapahtuu Henkilön perustiedot -näkymällä. Pääasiallinen tunniste on suomalainen henkilötunnus. Mikäli suomalaista tunnistetietoa ei ole tarjolla, on henkilön perustietoihin annettava riittävän tarkat tiedot henkilön tunnistamiseksi (ohjeet alla).
- Procountorissa matkalaskulla voidaan käsitellä kilometrikorvauksia, päivärahoja ja ateriakorvauksia. Nämä suoritukset tulee ilmoittaa Tulorekisteriin, joten henkilöstä on löydyttävä riittävät tunnistetiedot myös matkalaskun luomiseksi.
- Kun riittävät tunnistustiedot on annettu, henkilölle voidaan luoda matkalaskuja ja henkilö siirtyy Palkansaajarekisterin luettelolle mukaan. Henkilön tulee olla palkansaaja, jotta hänelle voidaan määritellä palkkatiedot ja palkkaperuste, joiden perusteella varsinainen palkanlaskenta hoidetaan.
Suomalainen henkilötunnus
Mikäli henkilöllä on suomalainen henkilötunnus, henkilörekisteriin tulee antaa vähintään nämä tiedot:
- Nimi: sukunimi ja etunimi
- Tunnus: HETU ja henkilötunnuksen merkkijono muodossa ppkkvv-000X tai ppkkvvA000X. Henkilötunnuksessa esiintyvien kirjainten tulee olla kirjoitettu isoilla kirjaimilla.
- Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Suomalainen y-tunnus
Mikäli verovapaata korvausta tai tuloa maksetaan yhtiölle, jolla on suomalainen y-tunnus, tulee henkilörekisteriin tallentaa vähintään seuraavat tiedot:
- Nimi: sukunimi-kenttään kirjoitetaan yhtiön nimi
- Tunnus: FI ja y-tunnuksen merkkijono muodossa NNNNNNN-N. Y-tunnuksen on oltava olemassa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä YTJ:ssä.
- Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus
Kansainvälinen tilanne
Mikäli henkilöllä ei ole suomalaista henkilötunnusta tai y-tunnusta, tulee henkilörekisteriin henkilön perustietoihin tallentaa seuraavat tiedot henkilöstä:
- Nimi: sukunimi ja etunimi
- Tunnus: Henkilötunnuksen puuttuessa Tunnus-kenttään voidaan käyttää Tulorekisterin antamaa keinotekoista henkilötunnusta. Tunnus-tietokenttä on täytettävä, jos henkilölle halutaan luoda matkalaskuja tai palkkalaskelmia Procountoriin.
- Tunnus kotimaassa: mikäli on tiedossa kotimaan henkilötunnus, niin tämä tieto täydennetään. Tunnus kotimaassa ei ole pakollinen tieto.
- Sukupuoli: on erikseen määriteltävä kansainvälisessä tilanteessa, jossa henkilön sukupuolen määritystä ei saada suomalaisesta henkilötunnuksesta. Tieto on kansainvälisessä tilanteessa pakollinen lisätieto ja tieto on annettava tulorekisteriin verovapaiden korvausten ja palkkatulojen ilmoittamista varten.
- Osoite kotimaassa: katuosoite, postinumero, postitoimipaikka ja maa. Henkilöllä tulee olla kotimaan osoitetieto määriteltynä. Jos henkilöllä on sekä suomalainen osoite että osoite kotimaassa, molemmat tiedot voidaan täyttää, mutta osoite kotimaassa on pakollinen kansainvälisissä tilanteissa. Huomaathan määritellä osoitetietoon myös tiedon "Maa". Suomalaiseen osoitetietoon annetaan maaksi "Finland". Maa tieto on pakollinen osoitteen lisätieto kansainvälisessä tilanteessa.
- Tilinumero: tilinumero IBAN-muodossa ja BIC-tunnus. Henkilörekisterissä henkilölle voidaan tallentaa vain SEPA-alueen maksamiseen liittyvät pankkitiedot. Mikäli henkilön matkalasku tai palkka tulee maksaa ulkomaiseen pankkiin, tulisi maksaminen toteuttaa esim. ostolaskulla.
- Mikäli ulkomaalaiselle palkansaajalle ei ole tilinumeroa, voidaan käyttää valiaikaista keinotekoista tilinumeroa alulla FI99 ja loput numerot 0. Keinotekoisen tilinumeron tekoon löytyy myöskin generaattoreita netistä.
- Näiden keinotekoisten numeroiden käytössä tulee olla erityisen varovainen, koska näille palkansaajille ei saa oikeasti maksaa palkkalaskelmia Procountorista käyttäen keinotekoista numeroa. Palkkalaskelmat tulee laittaa Maksettu muualla -tilaan ja tilitys hoidetaan muuta kautta.
Henkilön hallintatiedot
Hallinta-painike avaa henkilön Hallinta-sivun, jolle päästään syöttämään henkilöiden hallintaan liittyviä tietoja. Tietoja voidaan käyttää henkilöiden hakemiseen henkilörekisteristä. Hallintatietoja voi tarkistella rekisteriraporteista löytyvällä CRM-raportilla.
Hallintasivu on samanlainen kaikilla liikekumppanityypeillä (asiakkaat, toimittajat, henkilöt) ja myös hallinnassa käytettävät tilat ja toimenpiteet ovat yhteiset. Lisätietoja hallintasivusta löytyy täältä.
Henkilön oletukset
Perustietosivun Oletukset-painikkeesta avautuu valikko, jonka kautta päästään määrittelemään henkilölle oletustuotteita ja -dimensioita. Oletukset määrittelemät, millaisia tietoja nousee henkilön matka- ja kululaskuille.
Henkilön oletustuotteet
Oletustuotteita voi lisätä painikkeesta Oletukset > Oletustuotteet. Kun henkilölle määritellään oletustuote, nousee se automaattisesti henkilön matka- tai kululaskulle, kun oletuslukumäärä on 1 tai enemmän. Oletustuotteiden avulla voidaan myös hallinnoida henkilökohtaisia hintoja ja alennuksia.
Luotujen laskujen tuotetietoja voi tarvittaessa muokata myös laskun luonnin jälkeen.
Lisätietoja oletustuotteiden määrittelystä liikekumppaneille (ml. henkilöille) löytyy täältä.
Henkilön oletusdimensiot
Henkilörekisterin oletusdimensioissa määritellään, miten henkilön kulu- ja matkalaskut sekä palkkalaskelmat dimensioidaan automaattisesti. Jos henkilön tositteille ei sovi tietty oletusdimensiointi, voi tositteet tarvittaessa dimensioida aina tapauskohtaisesti.
Oletusdimensiointeja voi tehdä vain sellaisilla dimensioilla ja nimikkeillä, jotka on jo perustettu kirjanpidon tietoihin.
Oletusdimensiot-sivulla dimensiot määritellään valitsemalla alasvetovalikosta dimensionimike tai -nimikkeet ja asettamalla näille prosenttiosuudet. Dimension nimikkeiden yhteissumman tulee olla 100 %. Oletusnimikkeitä pääsee valitsemaan kullekin dimensiolle maksimissaan niin monta kuin Käyttöasetusten Dimensiointien lkm -kentässä on määritelty.
Muut toiminnot
Henkilön perustiedoista löytyy myös muutama muu toiminto.
Muokkaa-painikkeen avulla voidaan suorittaa seuraavat toiminnot:
- lisätään kokonaan uusi henkilö rekisteriin
- kopioidaan henkilön tiedot uuden henkilökortin pohjaksi
- poistetaan kyseinen henkilökortti rekisteristä
Hae liikekumppanin tiedot -toiminnolla avataan henkilön perustiedot Exceliin tai html-tiedostoksi valitulla kielellä.
Laskutettavat työt -painike on näkyvissä, mikäli käytössä on Töiden laskutus -lisäominaisuus.
Vie laskulle -painikkeella siirretään tarkasteltavan henkilön tiedot uudelle matka- tai kululaskulle (tarvittaessa myös muille tositelajeille).
Hae laskut -painikkeella siirrytään tositteiden hakuun ja näytetään kaikki kyseisen henkilön palkkalaskelmat sekä matka- ja kululaskut.