Uusi palkkalista

Palkkalistoja muodostetaan ohjelman kohdassa Palkat > Uusi palkkalista.

Uuden palkkalistan tiedot

Uuden palkkalistan luonti aloitetaan määrittämällä palkkalistan päivämäärät.

• Pakollisia tietoja ovat palkanmaksukausi, kirjanpitopäivä, eräpäivä ja palkkalistan nimi. 
• Palkkalistan päiväykset voi syöttää käsin.
• Toinen vaihtoehto on hyödyntää valmiita palkanmaksukausia. Kun palkanmaksukaudet on perustettu etukäteen palkanlaskennan tietoihin, ohjelma täyttää päiväykset ja palkkalistan nimen automaattisesti palkkalistalle palkkakauden valinnan jälkeen. 

Lomankertymisvuosi

• Lomavuosi on 1.4-31.3. Ohjelma ehdottaa lomavuodeksi nykyistä lomavuotta ja yhtä lomavuotta taaksepäin ja eteenpäin. 

Palkkakausilista

• Uusia palkkakausilistoja luodaan ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkakaudet. 
• Palkkakausilistojen avulla tuodaan palkkalistan päivämäärät automaattisesti ja vältytään manuaaliselta näppäilyltä. 

Palkanmaksukausi

• Valmiita palkkakausia on mahdollista määrittää ohjelman kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkakaudet. 
• Palkkakausia on hyvä määrittää etukäteen koko lomavuodelle, jotta palkkalistaa laatiessa ei tarvitse täydentää listan päivämääriä käsin. 

Palkkalistan nimi 

• Palkkalistan nimi on pakollinen tieto. 
• Nimen avulla on mahdollista hakea palkkalistoja palkkalistojen hausta. Palkkalistan nimen määritystä on mahdollsta automatisoida luomalla valmiita palkkakausia. 

Palkanmaksukauden alku- ja loppupäivä

• Päiväyksillä määritetään, minkä kauden palkkoja käsitellään.
• Palkkakautta ei voi muuttaa palkkalistan luomisen jälkeen. 

Ansaintajakson alku- ja loppupäivä 

• Päiväys on Tulorekisteri-ilmoituksen mukana siirtyvä vapaaehtoinen tieto, jossa voidaan tarvittaessa ilmoittaa palkanmaksukaudesta poikkeava ansaintajakso.
  • Mikäli ansaintajaksoa ei käytetä, Palkkatietoilmoituksen kausi ilmoitetaan palkkakauden mukaan.
• Ansaintajakson voi määritellä myös palkkarivikohtaisesti esim. tilanteessa, jossa tietty etu on ansaittu aiemmin. 

Kopioi palkanmaksukauden päivämäärät

• Valinta kopioi palkkakauden ajanjakson ansaintajaksoksi.

Kirjanpitopäivä

• Määrittää, mille kirjanpitokaudelle palkkalista kuuluu.
• Kirjanpitopäivää voi muuttaa vielä palkkalaskelmakohtaisesti palkkalistan luomisen jälkeen.

Eräpäivä

• Päiväys on ennakkotieto, joilloin palkat olisi tarkoitus maksaa. (Todellinen maksupäivä määritetään Maksaminen sivulla (Siirry > Maksaminen).
• Huomioithan maksamisen yhteydessä, että todellinen maksupäivä tulisi olla ainakin yhtä päivää ennen palkkapäivää. Tarkemmat maksamisen ohjeet löydät täältä. 

Palkkapäivä

• Päivä, jolloin palkat ovat palkansaajien tileillä. Palkkapäivä on yhden pankkipäivän maksupäivän jälkeen.
• Palkkapäivä on se päivä, jonka mukaan palkkatietoilmoituksen 5 päivän ilmoittamisen sääntö lasketaan.

Kalent. työpäivät

• Lasketaan automaattisesti listan palkkakauden mukaan.
• Tieto on informatiivinen.

Laskelman lisätiedot

• Kenttään voidaan lisätä kaikille palkkalaskelmille sama lisätieto näkyviin. Kyseinen lisätieto on vielä muokattavissa yksittäisillä palkkalaskelmilla.

Työajan kohdistaminen lomalaskentaa varten

• Työpäivät ja Työtunnit -kenttiin allokoidaan ne työpäivät/työtunnit, jotka työntekijä on ollut töissä kyseisen palkkakauden aikana. Näiden päivien avulla Procountor laskee ansaitut lomapäivät palkansaajalle määritetyn lomanansaintasäännön mukaisesti. 
• Tehdyt työpäivät ja työtunnit on mahdollista määrittää työntekijä kerrallaan. 
• Kentät vaikuttavat vain lomalaskentaan. Mikäli Procountorin lomalaskentaa ei ole otettu käyttöön, kenttät eivät ole pakollisia. Lisää ohjeita lomalaskennan asetuksista löytyy täältä. 
• Työpäivät työajanlyhennysvapaalaskentaa varten -kenttä vaikuttaa kumulatiivisiin työpäiviin, joista työajanlyhennysvapaiden ansainta lasketaan. Kenttä on aktiivinen vain henkilöillä, joilla on Työajanlyhennysvapaa asetuksessa ansaintatapana päivät. Kenttä esitäytetään, samoin kuin kalenterityöpäivät. Päivämäärät ja asetukset-osioon syötetty tieto vaikuttaa kaikkien listan henkilöiden työpäiviin, kun taas Työntekijä-listalla voi tehdä yksilöityjä muutoksia työpäiviin.

Työntekijöiden lisääminen

Palkansaajien lisääminen palkkalistalle tapahtuu Työntekijät-osiossa Lisää-painikkeen avulla.

• Painikkeesta avautuu palkansaajarekisteri, jossa voi tarvittaessa hyödyntää tarkempia hakuehtoja palkansaajien hakuun.
• Rekisteriin tulevat vain ne henkilöt joilla on täydennettynä kattavat palkansaajan tiedot ja henkilötiedot. Lisää ohjeita palkansaajan perustamisesta täällä. 
• Rekisteristä valitaan listalle vietävät palkansaajat ja käytetään lopuksi Vie listalle -painiketta, jolloin palkansaajat lisätään uudelle palkkalistalle.

Poista-painike poistaa valitut palkansaajat palkkalistalta.

Palkansaajista muodostuu kuvan mukaiset rivit palkkalistalle. Rivillä näkyy palkansaajan nimi, palkkakanava, "ei tietoja" -valinta, palkkaperuste, lukumäärä, yhteissumma, työpäivien määrä, poissaolot, TyEL määrä, työttömyysvakuutuksen määrä, työtapaturmavakuutuksen määrä sekä ryhmähenkivakuutuksen määrä.

Ei tietoja -valintaa käytetään tapauksessa, jossa työntekijälle ei makseta palkkaa, mutta veroja pidätetään ja vakuutuksia maksetaan. Tällöin ohjelma muodostaa kyseiselle palkansaajalle nollasummaisen palkkalaskelman.

Tässä vaiheessa voidaan muokata joitain palkansaajille muodostuvien palkkojen tietoja, kuten työntekijän ja työnantajan maksuprosentteja. Muita palkkalaskelmien tietoja, kuten palkkarivejä, päästään muokkaamaan vasta palkkalaskelmien luonnin jälkeen.

Palkkalaskelmien luominen

Kun uuden palkkalistan tiedot on syötetty ja palkansaajat tuotu, luodaan palkansaajille palkat Luo laskelmat -painikkeella.

• Tällöin muodostuu uusi palkkalista palkkalaskelmineen.
• Palkkalaskelmat ovat aluksi Kesken-tilassa, jolloin niiden tietoja voi muokata ennen palkkojen hyväksymistä ja maksamista.

Lisätietoja palkkalista-näkymän toiminnoista löytyy täältä. Lue myös palkkalistojen hausta, jossa voi mm. kerralla hyväksyä kaikki listan palkkalaskelmat.

Toinen vaihtoehto palkkalistojen luontiin on hyödyntää palkka-aineiston sisäänlukua. Valitse tiedosto -painikkeella valitaan sisäänluettava palkka-aineisto ja luodaan uusi palkkalista aineiston perusteella. Lisätietoa palkka-aineiston sisäänluvusta lyötyy täältä.

Muuta huomioitavaa