Kun palkat on laskettu ja tarkistettu, palkkalaskelmat voidaan lähettää palkansaajille Palkkalista-näkymällä.
Palkkalaskelmien lähettäminen
Palkat lähetetään palkkalistan hyväksymisen jälkeen. Palkkalista-näkymällä on painike Lähetä laskelmat, jota käyttämällä kukin listan palkkalaskelma lähetetään määriteltyjä palkkakanavia pitkin. Huom! Pelkkä palkkalistan hyväksyminen ja/tai maksaminen ei lähetä palkkalaskelmia.
Palkkakanavan määrittely
Palkan lähetyskanava voidaan määritellä kahdella eri tasolla.
Vahvin määritys on itse palkkalaskelmalla valittu palkkakanava. Palkka siis lähetetään palkansaajalle sitä kanavaa pitkin, joka näkyy palkkalaskelman tiedoissa.
Oletuksena palkkalaskelman kanava tuodaan palkansaajan palkkatiedoista. Palkkatietoihin kannattaakin määritellä palkansaajan yleinen palkkakanava. Palkkalaskelmalla voidaan kuitenkin tarvittaessa muuttaa yksittäisen palkan lähetyskanavaa.
Palkansaajien palkkatietoihin voidaan valita palkkakanava yksitellen avaamalla palkansaajan tiedot. Kanavan valinnassa voidaan hyödyntää myös Muokkaa palkkatietoja -massamuokkaustoimintoa. Toiminnon avulla valitaan palkansaajarekisteristä kaikki muokattavat palkansaajat listalta ja vaihdetaan heille kerralla tietty palkkakanava.
Palkkakanavat
Palkkalaskelmille voidaan valita kolme eri lähetyskanavaa: Procountor Mini -mobiilisovellus, sähköposti ja posti. Lisäksi löytyy kanava "Ei lähetetä", jolloin palkkalaskelmaa ei lähetetä. Varsinaisten palkkakanavien lisäksi on myös neljäs tapa tarkastella omia palkkoja: Procountoriin kirjautuminen. Jos palkansaajalle perustaa käyttäjätunnuksen ja antaa riittävät käyttöoikeudet (esim. henkilökuntarooli), hän voi päästä tarkastelemaan omia palkkalaskelmiaan kirjautumalla Procountoriin. Omia palkkoja voi tarkastella Procountorissa aina palkkakanavasta riippumatta.
GDPR:n myötä ei ole enää suositeltavaa käyttää palkkatietojen lähettämiskanavana sähköpostia, tämän johdosta sähköposti-palkkakanavan käyttö on oletuksena estetty Procountorissa. Mikäli palkkalaskelmia halutaan lähettää sähköpostitse, voidaan kyseinen lähetyskanava sallia ohjelman kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Käyttöasetukset > Palkkakanava ja siellä asetus Salli sähköposti palkkalaskelmien lähetyskanavana.
Palkkakanava Posti ja Sähköposti
Valittaessa palkkakanavaksi Posti tai Sähköposti lähetetään palkkalistat palkansaajille joko henkilörekisteriin (henkilötietoihin) määritettyyn postiosoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen.
Posti- ja sähköposti-lähetysytapojen lähetysmaksut löytyvät Procountor-hinnastoista. Hinnat ovat samat kuin muiden tositteiden lähetyksissä, kun käytetään samaa kanavaa.
Mobiilipalkka
Procountor-käyttäjät pääsevät tarkastelemaan omia palkkatietojaan myös Procountor Mini -sovelluksen avulla, kun palkkojen lähetyskanavaksi valitaan Mobiilipalkka. Mobiilipalkka ei ole käytössä Tallennus-versiossa.
Mobiilipalkan käyttö edellyttää, että palkansaajalla on Procountor-käyttäjätunnus ja että henkilötiedot on kohdistettu käyttäjätunnukseen. Henkilön tulee ladata Procountor Mini -sovellus ja kirjautua sinne Procountor-käyttäjätunnuksellaan.
Lisää ohjeita Procountor Minin käyttöön löytyy täältä.
Mobiilipalkan lähetysmaksu löytyy Procountor-hinnastoista.
Verkkopalkka
Verkkopalkka on palkkakanava, jonka kautta palkansaaja saa sähköisen palkkalaskelman verkkopankkinsa. Palkansaaja pääsee tarkastelemaan palkkalaskelmaansa verkkopankkinsa kautta henkilökohtaisilla verkkopankkitunnuksillaan. Verkkopalkka on käytettävissä kaikissa suomalaista Procountoria käyttävissä yrityksissä, joiden tuoteversiossa on mahdollista laskea palkkoja. Verkkopalkkaoperaattorimme on Apix Messaging Oy.
Lisätietoa verkkopalkasta löytyy täältä.
Palkkakanava Ei lähetetä
Ei lähetetä -palkkakanavalla merkittyjä palkkoja ei lähetetä Procountorista. Kyseistä palkkakanavaa voidaan käyttää esimerkiksi silloin, kun palkansaajilla on käyttössään omat Procountor-käyttäjätunnukset ja he pääsevät katselemaan omia palkkalaskelmiaan suoraan ohjelmasta.