Henkilörekisteri-näkymällä päästään käsittelemään henkilörekisterin tietoja. Henkilöillä tarkoitetaan yrityksen henkilökuntaa, joille maksetaan muun muassa palkkaa ja jotka laativat matka- ja kululaskuja.
Henkilörekisteri löytyy ohjelman kohdasta Palkat > Henkilörekisteri.
Jotta Procountor-käyttäjä pääsee henkilörekisteriin, on käyttäjällä oltava oikeudet kohtaan Palkat: Henkilörekisteri.
Henkilön lisääminen
Uuden henkilön eli uuden "henkilökortin" lisääminen aloitetaan Lisää henkilö-painikkeesta.
- Tällöin näytölle avautuu Henkilön perustiedot -näkymä, johon täytetään henkilön tietoja, kuten osoite- ja maksutiedot.
- Jotta henkilölle voi syöttää palkkatietoja ja palkkaperusteen, on henkilötiedoista löydyttävä suomalaisessa tilanteessa vähintään nimi, henkilötunnus ja tilinumero. Tällöin henkilörekisteriin lisätty henkilö siirtyy automaattisesti myös palkansaajarekisteriin, jossa henkilölle voi syöttää palkkatietoja.
Henkilöiden haku
Henkilörekisteriin lisättyjä henkilöitä haettaessa hakuehtoja voidaan tarkentaa henkilön nimen, tunnuksen, asiakasnumeron, henkilö- tai pääryhmän perusteella.
Nimen, tunnuksen tai asiakasnumeron avulla haettaessa riittää myös osateksti.
- Tarkemmat määrittelyt osatekstihaulle löytyy täältä.
- Käyttöasetuksissa määritellään tarkemmin, miten hakujen täydennys oletuksena toimii.
Henkilöryhmä
- Alasvetovalikon avulla rajataan haku koskemaan vain tiettyä henkilöryhmää.
Hae henkilöt
- Painiketta sivun yläreunassa painetaan, kun hakuehdot on asetettu. Jos haetaan pelkästään Henkilöitä ilman muita rajausehtoja, ei painiketta tarvitse painaa lainkaan, mikäli käyttöasetusten Automaattihaku on päällä.
Tyhjennä
- Painikkeella kaikki asetetut hakuehdot saa poistettua.
Hallinta-hakuehdot
Henkilörekisterin yläosan Hallinta-painikketta painetaan, kun halutaan etsiä henkilöitä hallintatietojen avulla.
- Tällöin sivun yläosan hakuehtokenttänäkymä muuttuu, jolloin päästään hakemaan henkilöitä Henkilön hallinta -sivun tietoja perusteella.
- Hakuehtoina voidaan käyttää henkilön senhetkistä tilaa tai vastuuhenkilöä.
- Toimenpiteellä haettaessa voidaan määritellä aikaväli, jolloin kyseinen toimenpide esiintyy tai on esiintymättä.
- Muistiinpanoihin syötettyjä tekstejä voidaan hakea vapaalla tekstihaulla.
- Painamalla Hallinta-painiketta uudestaan saadaan näkyviin perus hakuehtokenttänäkymä.
Hakutuloslistalta valitaan henkilö ja painetaan Avaa > Hallinta -painiketta, jolloin päästään toimittajan Hallinta-sivulle. Hallinta-sivulle päästään myös Henkilön perustiedot -sivun Hallinta-painikkeella.
Henkilötietojen tarkastelu
Hakutulosten yllä olevan Avaa-painikkeen kautta voidaan siirtyä henkilön perustietoihin, henkilön hallintaan (ks. seuraava väliotsikko) tai laskutettaviin töihin. Henkilön perustietoihin voi siirtyä myös klikkaamalla henkilön nimeä suoraan hakutuloksista.
- Henkilön perustiedoissa määritellään esimerkiksi henkilön nimi, osoite, hetu ja pankkitilinumero, jotta henkilöstä saadaan palkansaaja ja matkalaskujen laatija.
- Tarkemmat tiedot henkilön tietojen täydentämisestä löytyvät täältä.
Muokkaa useita
Muokkaa useita -painikkeen kautta useiden henkilöiden tietojen muuttaminen onnistuu samalla kertaa. Useiden henkilöiden muokkaamisen tarkemmat ohjeet löytyvät omalta sivultaan.
Henkilöryhmät
Henkilöryhmät-painike vie Henkilöryhmät-sivulle, jossa hallinnoidaan liikekumppaniryhmiä. Useita liikekumppaneita voidaan yhdellä kertaa liittää liikekumppaniryhmiin tai erottaa ryhmistä Liitä/erota-painikkeella.
Henkilöryhmittelyn hyödyntäminen palkanlaskennassa
Henkilöiden ryhmittely helpottaa palkanlaskentaa ja palkkojen raportointia.
- Rekisteriin voi perustaa omien tarpeiden mukaisia henkilöryhmiä, jotka ovat jatkossa käytössä esimerkiksi uusia palkkalistoja muodostaessa sekä raporttien hakuehdoissa.
- Henkilöryhmät voi päättää vapaasti, eikä henkilöiden kohdalla ole rajoitettu sitä, miten moneen ryhmään henkilö voi kuulua.
- Yksi tavallinen keino ryhmitellä henkilöitä on jakaa henkilöitä esimerkiksi tuntipalkkaisiin ja kuukausipalkkaisiin henkilöihin. Tällöin palkkalistojen muodostamisessa on mahdollista rajata palkansaajat vain tuntipalkkaisiin tai kuukausipalkkaisiin.
Henkilötietojen kopioiminen ja poistaminen
Hakutulosten yllä olevan Muokkaa-painikkeen alla voidaan kopioida henkilötietoja tai poistaa henkilöitä rekisteristä.
Kopioi
- Painiketta painamalla kopioidaan hakutuloslistalta valittu henkilön.
- Ohjelma kysyy, halutaanko liikekumppanin oletustilit, -dimensiot ja -tuotteet myös kopioida.
- Tämän jälkeen valitaan, halutaanko kopioidun kumppanin tiedot avata näytölle kopioinnin jälkeen vai ei.
- Kopioidun kumppanin nimen perään tulee ilmaisu (kopio).
- Y-tunnusta / henkilötunnusta ja asiakasnumeroa ei kopioida.
Poista
- Valinnalla poistetaan hakutuloslistalta valitun henkilön.
- Ohjelma kysyy, halutaanko henkilö poistaa kokonaan vai passivoida.
- Passiiviseksi asetetut henkilöt eivät näy rekistereissä, ellei erikseen valita vaihtoehtoa Näytä myös passiiviset henkilöt.
Henkilökortin yhdistäminen käyttäjään
Yhdistä käyttäjään -painikkeella avautuu uusi näkymä Hae käyttäjät, jonka kautta henkilörekisteristä löytyvä henkilöprofiili eli henkilökortti ja käyttäjätunnus voidaan linkittää toisiinsa.
Käyttäjän ja henkilön yhdistäminen on tarpeellista, kun käyttäjän on tarkoitus luoda itselleen matka- ja kululaskuja, tarkastella omia palkkoja tai käyttää Procountor Mini tai Kuitit -sovelluksia.
- Yhdistämisellä varmistetaan, että kun käyttäjä luo laskun joko Procountorissa tai sovelluksen avulla, lasku kohdistuu oikeaan rekisterin henkilöön.
- Samalla laskulle mm. täytetään automaattisesti kaikki henkilötiedot.
- Jatkossa (mikäli käyttäjällä on henkilökuntarooli) käyttäjä näkee ainoastaan omat laskunsa.
- Palkkojen kohdalla yhdistämisen avulla määritellään, että käyttäjä pääsee tarkastelemaan omia palkkojaan.
Henkilörekisterissä voidaan yhdistää jo olemassa oleva käyttäjä ja henkilö manuaalisesti Yhdistä käyttäjään -toiminnolla.
- Käyttäjä, jolla on muokkausoikeudet henkilörekisteriin sekä yrityksen käyttäjähallintaan, pääsee muokkaamaan henkilön ja käyttäjätunnuksen välistä linkitystä.
- Henkilöön linkitetty käyttäjätunnus näytetään Käyttäjätunnus-sarakkeessa.
Oletuksena käyttäjä ja henkilö yhdistetään uuden käyttäjän perustamisen ohessa. Tällöin voidaan valita, että käyttäjälle perustetaan automaattisesti myös henkilökortti.
- Uuden käyttäjän luomisen yhteydessä on mahdollista kohdistaa käyttäjät henkilörekisterissä olevaan henkilöön hetun avulla, valitsemalla Yhdistä käyttäjä henkilörekisterissä olevaan henkilöön.
- Kun yhdistäminen tehdään jo uutta käyttäjää perustettaessa, ei linkitystä tarvitse tehdä manuaalisesti henkilörekisterissä.
Poista linkitys-valinnalla henkilön ja käyttäjätunnuksen välinen linkitys poistetaan.
Usean käyttäjän lisääminen kerralla
Henkilörekisterissä oleville henkilöille on mahdollista luoda käyttäjätunnuksia massana Procountoriin. Tämä tapahtuu valitsemalla useamman henkilön henkilörekistrein listauksesta ja painamalla Lisää käyttäjät -painiketta.
- Tarkemmat ohjeet käyttäjien lisäämisestä löytyvät täältä.
- Lue lisää henkilökunnan käyttöoikeuksista ja niiden mahdollisuuksista täältä.
Laskun luominen henkilölle
Vie laskupohjalle-painikkeella hakutuloksiin valitun henkilön tiedot saadaan automaattisesti siirrettyä halutulle laskupohjalle (matkalasku, kululasku, myyntilasku, myyntitilaus, ostolasku, ostotilaus) uuden tositteen laadintaa varten.