Palkkatietoilmoitus

 

Palkkatietoilmoitus löytyy kohdasta Ilmoitukset > Tulorekisteri > Palkkatietoilmoitus.    

 

 

 

Palkkatietoilmoitukset

Palkkatietoilmoitus luodaan, kun palkansaajalle on maksettu palkkaa tai muita suorituksia. Jokainen palkka/korvaus on ilmoitettava palkkapäivästä viiden kalenteripäivän kuluessa tulorekisteriin. Tarkistathan määräajat Tulorekisteristä. Ilmoituksia voi tehdä myös ennakkoon, kunhan otetaan huomioon, että ilmoituksen voi tehdä aikaisintaan 45 päivää ennen laskelman palkkapäivää. Palkat nousevat palkkatietoilmoitukselle Palkkapäivän mukaan eli sen päivän mukaan, jolloin palkka on palkansaajan tilillä. 

• Palkkatietoilmoituksella voidaan ilmoittaa palkkalaskelmia ja matkalaskuja kun ne ovat tilassa Hyväksytty, Lähetetty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu tai Maksettu muualla.
• Oletuksena kaikki ilmoittamattomat tilaltaan ja päiväykseltään sopivat tositteet nostetaan uusille ilmoituksille. Tarvittaessa tositteita voidaan kuitenkin poistaa ilmoitukselta, jolloin niitä ei ilmoiteta sillä kertaa.
• Ilmoitukset luodaan kerralla joko palkoille tai matkalaskuille. Jos molempia on maksettu, luodaan kummallekin omat ilmoituksensa.

• Palkkatietoilmoituksia luovalla henkilöllä tulee olla kaikki oikeudet Palkanlaskentaan, Ilmoittamiseen ja Tulorekisterivarmenteeseen. 

 

 

Palkkatietoilmoitusten hakeminen

Voit hakea lähetettyjä ilmoituksia Palkkatietoilmoitus -näkymällä.

1. Valitse ensin Lähde: Palkat tai Matkalaskut.

2. Rajaa hakua Maksupäivän, Palkanmaksukauden, Henkilötunnuksen, Virheellisten ilmoitusten, Aliorganisaatiotunnisteen, Nimen, Tulorekisterin viitteen tai Lähteen numeron perusteella.

3. Hae-painikkeella käynnistät tehtyjen ilmoitusten haun.

 

Palkkatietoilmoituksen laatiminen 

Uuden palkkatietoilmoituksen laatiminen aloitetaan Palkkatietoilmoitus-näkymällä.

1. Paina Luo ilmoitukset -painikkeesta. 

• Näkymälle avautuu ikkuna, josta valitaan ilmoitettava tositelaji.
  • Palkat -valinta nostaa ilmoitukselle vain palkkalaskelmat, joiden palkkapäivä on valitulla kohdekaudella.
  • Matkalaskut, maksetut -valinta nostaa ilmoitukselle matkalaskut, joiden tilana on Maksettu ja Maksettu muualla. Vain ne matkalaskut nousevat ilmoitukselle, joiden maksupäivä on valitulla kohdekaudella.
  •  Matkalaskut, kaikki -valinta nostaa matkalaskut, joiden tilana on Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla.
    • Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu -tilaiset matkalaskut nostetaan ilmoitukselle valitun kohdekaudelle sijoittuvan eräpäivän mukaan.

2. Määritä kohdevuosi, jolta ilmoitettavia tositteita haetaan. 

• Ohjelma hakee automaattisesti vuoden palkkalaskelmat palkkapäivän mukaan ajalta 1.1.- kuluva päivä + 45 päivää eteenpäin kuluvasta päivästä (palkkalaskelman voi ilmoittaa tulorekisteriin aikaisintaan 45 päivää ennen palkkalaskelman palkkapäivää). 
• Palkkatietoilmoituksen muodostamisen jälkeen päästään poistamaan ne palkkalaskelmat, joita ei haluta vielä ilmoittaa. Esimerkiksi jos on tehty laskelmia jo etukäteen.

3. Paina Jatka-painiketta.

 

Ilmoituksen tarkastelu

Tarkastele seuraavaksi näkymälle avautuvaa ilmoitusta ja tarkasta, että ilmoitukselle nousevat oikeat tiedot. 

• Palkkatietoilmoituksella näkyvät tiedot tulevat suoraan palkkalaskelmilta ja palkansaajarekisteristä. Virheellisen tiedon sattuessa, korjaa palkkalaskelmaa tai rekisteritietoa. Korjaaminen ei ole mahdollista ilmoitusnäkymällä. Korjausohjeet löytyvät täältä.

 

Varmenteen valinta

Ennen palkkatietoilmoituksen laatimista voi olla syytä tarkistaa omista tiedoista ja asetuksista käytetty varmenne kohtaan "Käytettävä tulorekisterivarmenne". Esim. tilitoimiston käyttäjä voi tallentaa omiin tietoihin tilitoimiston varmenteen, jolloin sitä käytetään myös asiakkaiden ilmoituksia lähetettäessä. Lue lisää varmenteen käytöstä täältä.

 

Aineiston tiedot

Aineiston tiedot -painikkeesta avautuvat ilmoituksen mukana välittyvät maksajan tiedot.

• Maksaja-tieto tulee Procountorin kohdasta Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot.
• Aineiston lähettäjä tieto kertoo mitä varmennetta kyseiseen ilmoittamiseen käytetään. Tieto haetaan käyttäjän omista tiedoista ja asetuksista.
• Yhteyshenkilö tiedon ohjelma täyttää automaattisesti sen henkilön tiedoilla, joka on tekemässä ilmoitusta. 
• Aliorganisaatiotunniste täytetään, mikäli yhtiön käytössä on erittelevä aliorganisaatiotunniste. Muussa tapauksessa se jätetään tyhjäksi.
  • Tämä aliorganisaatiotunniste on tarkoitettu vain TyEL ja YEL vakuutetuille.
  • Mikäli kyseessä on Keva vakuutettu, niin aliorganisaatiotunniste määritetään ohjelman kohtaan Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkojen perustiedot. 

 

 

Palkkatietoilmoitusten avaaminen

 

 

Kaikki ilmoitusaineistolle nostetut palkkalistat on listattu sivun vasempaan reunaan. Listalla näkyvästä palkansaajan nimestä voidaan siirtyä tarkastelemaan palkansaajalle maksettuja tuloja ja muita tietoja Tulojen tiedot ja Tulonsaajan tiedot -välilehtien avulla.

• Yhden palkansaajan osalta yhteen aineistoon voidaan nostaa palkkalaskelmat, joissa on sama palkkakausi ja palkkapäivä. Kaikki yhden palkansaajan yhdelle aineistolle nousseet palkkalaskelmat listataan Tulojen tiedot -välilehden yläpuolelle. 
• Oikeassa yläkulmassa kerrotaan koska kyseisen aineiston tiedot tulisi viimeistään ilmoittaa. 
• Tulojen tiedot välilehdelle on listattu kaikki ne tulolajit, joita palkkalaskelmilla on käytetty. Keltaisena rivinä on eriteltynä ne tulolajit, jotka ovat vaatineet lisätietoja. Yhteensä-rivi summaa kaikki käytetyiltä tulolajeilta siirtyneet ilmoitustiedot. 

Tarkistathan vielä, että ilmoitukselle ei tule negatiivisia tulolajirivejä (summa sarakkeessa Tulojen tiedot välilehdellä). Tulorekisteriin ei voi ilmoittaa negatiivisia tulolajeja, joten tässä vaiheessa summa sarakkeen tulisi olla positiivinen. Poikkeuksena Ennakonpidätys, Lähdevero, Työntekijän sairausvakuutusmaksu, Työntekijän työeläkevakuutusmaksu, Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu.

• Mikäli löydät negatiivisia summia, palaathan palkkalaskelmalle ja korjaat tarvittaessa laskelmaa, jotta tulolajin summaksi muodostuu positiivinen tai nolla summa. Laskelmalla käytetyt samaan tulolajiin kohdistuvat palkkalajit, yhdistetään palkkatietoilmoitukselle vain, jos päivämäärätiedot (ansaintajakso) ovat yhteneväiset. Lisää palkkatietoilmoituksen korjaamisesta löydät täältä.

Mikäli palkansaajalle on laadittu palkkalaskelmia, joissa on eri palkkakausi tai palkkapäivä kuin muissa ilmoituksen palkoissa, eriytetään se erilliseksi ilmoituksen aineistoksi. Alla olevassa kuvassa palkansaajalle on tehty palkkalaskelma, jossa on eri palkkakausi kuin muissa palkkalaskelmissa. Näin ollen se on eriytetty vasemmassa sarakkeessa omaksi aineistokseen. 

 

 

Tulonsaajan tiedot -välilehden takaa avautuu koonti tulonsaajan tiedoista, jotka välittyvät ilmoituksen myötä tulorekisteriin. Lisätietoa ilmoituksella välittyviin tietoihin löytyy täältä.  

 

 

Kun ilmoituksen tiedot on tarkistettu ja tarvittaessa korjattu, voidaan ne lähettää eteenpäin tulorekisteriin. Jotta lähettäminen onnistuisi, muistathan hakea varmenteen tulorekisteri-ilmoittamista varten. 

Painikkeesta Lähetä ilmoitukset lähetetään kyseisen ilmoituksen sisältämät tiedot eteenpäin. 

Poista-painike poistaa ilmoitukselta aktiiviseksi valitut tiedot, joita ei haluta ilmoittaa kyseisellä aineistolla. Poistetut aineistot nostetaan jälleen seuraavalle ilmoitukselle, kun uusia ilmoituksia luodaan. Mikäli haluat poistaa yhden palkansaajan palkkatietoilmoituksen vasemmasta sarakkeesta, aktivoi palkansaajan nimi ja paina Poista. Voit myös poistaa koko aineiston aktivoimalla päivämäärä alasvetovalikon ja painamalla Poista. Näin kaikki samalla palkkakaudella ja palkkapäivällä olevat matkalaskut poistuvat palkkatietoilmoitukselta. 

 

Palkkatietoilmoituksen laatiminen matkalaskuille

Huomioidaanko matkalasku ilmoituksella?

Matkalaskujen osalta ilmoitukselle voidaan valita, nostetaanko vain ne matkalaskut, jotka ovat maksettu vai huomioidaanko ilmoituksella kaikki laaditut matkalaskut, jotka ovat ainakin Hyväksytty –tilassa. Katso tarkemmat tilat seuraavasta Palkkatietoilmoituksen muodostaminen -kappaleesta.

Huom! Rajoitetusti verovelvollisen henkilön matkalaskujen tulorekisteri-ilmoituksia ei voi antaa Procountorin kautta. Jos rajoitetusti verovelvollisen matkalaskutiedot halutaan antaa Procountorin kautta, tulee matkalaskun tiedot lisätä matkalaskun sijaan palkkalaskelmalle, jotta tulorekisteri-ilmoittaminen onnistuu.

 

 

Mikäli et halua nostaa tiettyä matkalaskua palkkatietoilmoitukselle (jos olet esimerkiksi ilmoittanut sen jo suoraan tulorekisterin asiointipalvelussa) merkitse se Älä ilmoita laskulla olevia tuloja -merkinnällä matkalaskun Tarkastaminen-näkymällä. 

 

Palkkatietoilmoituksen muodostaminen

 

 

1. Paina Luo ilmoitukset -painikkeesta. 

• Näkymälle avautuu ikkuna, josta valitaan ilmoitettava tositelaji.
  • Palkat -valinta nostaa ilmoitukselle vain palkkalaskelmat, joiden palkkapäivä on valitulla kohdekaudella.
  • Matkalaskut, maksetut -valinta nostaa ilmoitukselle matkalaskut, joiden tilana on Maksettu ja Maksettu muualla. Vain ne matkalaskut nousevat ilmoitukselle, joiden maksupäivä on valitulla kohdekaudella.
  • Matkalaskut, kaikki -valinta nostaa matkalaskut, joiden tilana on Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu, Maksettu tai Maksettu muualla.
    • Hyväksytty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Osittain maksettu -tilaiset matkalaskut nostetaan ilmoitukselle valitun kohdekaudelle sijoittuvan eräpäivän mukaan.

2. Määritä kohdevuosi, jolta ilmoitettavia tositteita haetaan. 

3. Määritä kohdekausi, jolta ilmoitettavia tositteita haetaan. 

4. Paina Jatka-painiketta.

5. Ohjelma muodostaa aineiston matkalaskujen maksupäivän mukaan ja ne matkalaskut, joilla on sama maksupäivä, siirtyvät samalle aineistolle. Aineiston päivämäärät (25.05.2019/01.05.2019-31.05.2019) tulevat matkalaskun maksupäivän (jos laskua ei maksettu niin eräpäivän) mukaan (25.05.2019) ja sen kuukauden mukaan, johon matkalaskun maksupäivä (tai eräpäivä) kuuluu (01.05.2019-31.05.2019). 

 

 

Painamalla henkilöiden nimien kohdalta päästään tarkastelemaan, mitä matkalaskuja kyseinen ilmoitus sisältää. Ylhäältä henkilön nimen alta voidaan siirtyä matkalaskulle, joka ilmoitukselle on nostettu.

Poista-painike poistaa ilmoitukselta aktiiviseksi valitut tiedot, joita ei haluta ilmoittaa kyseisellä aineistolla. Mikäli haluat poistaa yhden palkansaajan palkkatietoilmoituksen vasemmasta sarakkeesta, aktivoi palkansaajan nimi ja paina Poista. Voit myös poistaa koko aineiston aktivoimalla päivämäärä alasvetovalikon ja painamalla Poista. Näin kaikki samalla kohdekaudella ja eräpäivällä olevat matkalaskut poistuvat palkkatietoilmoitukselta. Poistetut aineistot nostetaan jälleen seuraavalle ilmoitukselle, kun uusia ilmoituksia luodaan. Mikäli et hakua nostaa tiettyä matkalaskua ilmoitukselle merkitse se Älä ilmoita laskulla olevia tuloja -merkinnällä matkalaskun Tarkastaminen-näkymällä.

Ilmoituksen tietojen tarkastamisen jälkeen ilmoitus lähetetään painikkeesta Lähetä ilmoitukset. 

 

Näet yhdelle palkkatietoilmoitukselle nousseet matkalaskut avamalla ilmoituksen palkansaajan nimeä painamalla. Matkalaskut otsikon jälkeen on listattu matkalaskun numerot, jotka ovat nousseet kyseiselle ilmoitukselle.

 

Palkkatietoilmoituksen tila

Kun ilmoitukset on lähetetty, siirtyy ilmoitus odottamaan tulorekisterin palautteita. Kun palautteet saapuvat, selviää, onko ilmoitukset vastaanotettu hyväksytysti tulorekisteriin.

Ilmoitukset siirtyvät tilaan Vahvistettu, kun ilmoitukset on vastaanotettu onnistuneesti tulorekisteriin. Samalla saadaan tulorekisterin arkistoviite.

Jos ilmoituksia ei voitu vastaanottaa tulorekisteriin, jäävät ilmoitukset virheeseen ja ilmoituksen tilaksi näytetään joko Lähetysvirhe (ilmoituksen lähettämisessä on ollut virhe katso virheen syy virheviestistä) tai Sisältövirhe (Ilmoituksen sisällössä on virhe, joten ilmoitettavat tiedot tulee korjata. Tarkista virheviesti). Tapahtumahistoria-sarakkeessa linkistä Näytä virheviesti avataan tulorekisteriltä saatu virhepalaute, josta voidaan tarkistaa virheen syy.

 

Palkkatietoilmoitus jää virheeseen

Palkkatietoilmoitukset voivat jäädä virheeseen kahdella eri tavalla.

 

Ilmoituksia ei voi lähettää

Ilmoituksen lähetys voi epäonnistua heti alussa, jolloin Procountor näyttää lähetyksen yhteydessä virheilmoituksen eikä anna lähettää ilmoituksia. Nämä virheet liittyvät ilmoittajan varmenteeseen ja/tai yrityksen y-tunnukseen. Tällöin virheilmoitus on suljettava OK-painikkeesta ja tiedot on korjattava esim. yrityksen perustietoihin virhepalautteen mukaisesti. Kun tiedot on korjattu, palataan laatimaan ilmoitukset uudestaan Luo ilmoitukset -toiminnolla.

 

Lähetetty ilmoitus jää virheeseen

Ilmoitus voi jäädä virheeseen tulorekisterissä, eli ilmoitusta ei ole voitu vastaanottaa onnistuneesti tulorekisteriin, vaikka lähetys on onnistunut Procountorista. Virhe voi johtua esim. puutteellisista palkkojen tai palkansaajien tiedoista. Tällöin ilmoituksen tilana listalla näytetään Lähetysvirhe (varmenteessa tai muussa lähetyskanavassa virhe) tai Sisältövirhe (ilmoitettavissa tiedoissa on virheitä, korjaa ilmoitettavat tiedot), ja ilmoituksen oheen tallennetaan virheviesti. Virheviestin voi avata  Näytä virheviesti -painikkeella.

• Tarkista aina virhevisti, jossa kerrotaan mistä virhe johtuu. 
• Tarkista tämän jälkeen tulorekisteristä kuinka ilmoitus tulee ilmoittaa ja korjaa ilmoitus Procountorissa.

 

Mahdolliset virhetilanteet palkkatietoilmoituksen luonnissa  

Alla olevat virheviestit voivat tulla palkkatietoilmoituksen lähettämisessä.

Virheviesti: Aktiivista tulorekisterivarmennetta ei löytynyt yritykselle x

• Syynä tähän voi olla, että käytettävää varmennetta ei ole määritetty kohdassa Omat tiedot ja asetukset > Käytettävä tulorekisterivarmenne.

Virheviesti: Yrityksen ja käytetyn tulorekisterivarmenteen y-tunnus eivät vastaa toisiaan. Tästä johtuen ilmoitusta ei voida lähettää.

• Kohdassa Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot tulee olla sama y-tunnus, kuin mikä on annettu varmennetta haettaessa on tulorekisteriin. Yrityksen perustietojen y-tunnuksen tulee olla väliviivoineen täysin samassa muodossa kuin tulorekisteriin määritetty y-tunnus.
• Kun käytetään tilitoimiston varmennetta asiakkaiden ilmoitusten lähettämiseen, on huomioitava, että tilitoimistoympäristön näkymältä Ilmoitukset > Varmenne löytyy aktiivinen varmenne. Varmenteen y-tunnuksen tulee tällöin olla sama kuin tilitoimiston perustiedoissa. Kyseinen varmenne otetaan käyttöön asiakasyrityksessä omien tietojen ja asetusten avulla määrittelemällä sinne käytettävä tulorekisterivarmenne.

Virheviesti: Käytetty varmenne ei ole yhteensopiva ilmoituksen lähettäjäksi merkityn yrityksen kanssa. Lähettäjällä tulee olla sama tunniste yrityksen perustiedoissa, kuin käytetyllä varmenteella. 

• Syynä ilmoitukseen voi olla, että y-tunnus, jota tulorekisterivarmenteen haussa on käytetty, ei vastaa Procountor-ympäristössä olevaa y-tunnusta (Hallinta > Yrityksen tiedot > Perustiedot). Tunnuksen tule olla täysin sama väliviivoineen, joka tulorekisteriin on ilmoitettu. 
• Toinen mahdollinen syy on, että Käytössä olevaa tulorekisterivarmennetta on muutettu, kun ilmoituksen lähetys on vielä kesken. Huomaathan, että ilmoituksen lähetyksen aikana ei tule vaihtaa Omat tiedot ja asetukset kohdassa käytössä olevaa varmennetta.  

Virheviesti: Virheellisen muotoinen suomalainen henkilötunnus tai Y-tunnus.

• Vastaako palkansaajan henkilötunnus Tulorekisterin vaatimuksia?
• Usein syynä ilmoitukseen on ollut virheellinen tapaturmavakuutuksen y-tunnus Palkkojen perustiedot -näkymällä (Hallinta>Palkanlaskennan tiedot>Palkkojen perustiedot). Joissain tapauksissa palkkatietoilmoitukset ovat jääneet virheeseen kun y-tunnus on tallennettu näkymälle ilman väliviivaa.

Virheviesti: Odottamaton tekninen virhe tai Tekninen virhe

• Kyseinen virheilmoitus tulee ainakin tilanteissa missä käytetään väärää rajapintaa. Varmistattehan tulorekisterin sähköisestä asiointipalvelusta, että valittuna on web services -kanava ja SFPT-vaihtoehto on jätetty valitsematta. Tarvittaessa tulee hakea korvaava tai uusi varmenne. 

• Jos rajapinta on jo kunnossa, niin syy saattaa olla se, että tulorekisterissä olisi ruuhkaa. Suosittelisimme kokeilemaan lähetystä siinä tapauksessa hetken kuluttua uudelleen.

• HUOM! Olemme saaneet tietoomme, että joissain tapauksissa palkkatietoilmoituksen lähetyksen jälkeen on tullut Odottamaton tekninen virhe -virheviestejä tulorekisteristä, vaikka todellisuudessa ilmoitukset ovat menneet perille. Suosittelemme siis tarkistamaan ennen uudelleen lähettämistä tilanteen kirjautumalla ensin tulorekisterin asiointipalveluun. 

Virheviesti: Aineiston skeema on virheellinen

• Virheviesti liittyy työsuhteen päättymisen syyhyn tai Rekisteröinnin peruste (Keva) on määritetty virheellisesti (Palkat > Palkansaajarekisteri > Palkkatiedot). 
• Kohta Rekisteröinnin peruste (Keva) tulisi täyttää vain tilanteessa, jossa kuulutan Kevan vakuuttumisen piiriin. Kevan rekisteröinnin koodisto löytyy täältä. Procontorin Keva ohjauksista löydät ohjeistuksen täältä. 

Virheviesti: Tulolajille ei voi antaa negatiivista määrä-tietoa

• Kun palkkatietoilmoitus jää virheeseen negatiivisen Määrä-tiedon takia, niin ongelma on usein päivämäärätiedoissa. Mikäli laskelmalla on käytetty samaan tulolajiin kohdistuvia palkkalajeja, yhdistetään rivit palkkatietoilmoitukselle vain jos päivämäärätiedot ovat yhteneväiset.
• Mikäli laskelmalla on rivikohtaisesti annettu sellainen ansaintajakso, jolle ei löydy samaan tulolajiin kohdistuvaa positiivista riviä samalla ansaintajaksolla, ei rivejä voida yhdistää ja negatiivinen palkkarivi nousee ilmoitukselle erikseen. Tällöin yksi ratkaisu on tyhjentää näiden laskelmarivien ansaintajaksot, koska kyseessä on vapaaehtoinen lisätieto.
• Mikäli laskelmalla on negatiivinen palkkalaji, jolla on vastaparina positiivinen palkkarivi samalla koodilla, tulee näiden ansaintajaksojen olla samat tai molempien tulee olla tyhjät.