Työnantajan erillisilmoituksia käsitellään ohjelman kohdassa Ilmoitukset > Tulorekisteri > Työnantajan erillisilmoitus.
Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan vain sairausvakuutusmaksu ja maksetaan ennakonpidätys ja sairausvakuutusmaksu. Ilmoituksesta muodostuu maksutosite ja kirjanpito.
Työnantajan erillisilmoituksen muodostajalla tulisi olla oikeudet Palkanlaskentaan, Matka- ja kululaskuihin, Ilmoituksiin ja Tulorekisterivarmenteeseen.
Työnantajan erillisilmoitukset -näkymä
Työnantajan erillisilmoitus -näkymällä voidaan muodostaa uusia ilmoituksia sekä käsitellä aiemmin luotuja ilmoituksia. Ilmoituksia voidaan muokata, lähettää, maksaa, mitätöidä ja poistaa. Lisäksi voidaan siirtyä tarkastelemaan ilmoituksella ilmoitettavia tietoja sekä ilmoituksen kirjanpitosivua.
Muodosta raportti -painikkeella muodostetaan uusi työnantajan erillisilmoitus.
Näytä tiedot -painikkeesta aukeaa tehtyjen ilmoitusten oheen lisää tietokenttiä. Painike näyttää poistetut ja mitätöidyt työnantajan erillisilmoitukset muiden ilmoituksien ohessa.
Painikkeesta Piilota tiedot päästään takaisin suppeampaan tietonäkymään.
Avaa -painikkeesta saat tehdyistä ilmoituksista Excel, PDF tai HTML muotoisen raportin. Raportti vastaa Kuukausittaiset ilmoitukset -hakukentän tietoja. Painamalla Näytä tiedot ja tämän jälkeen Avaa > PDF saat PDF raporttiin kattavamman määrän tietoja jo muodostetuista työnantajan erillisilmoituksista.
Raportin muodostaminen
Painikkeesta Muodosta raportti ohjelma muodostaa työnantajan erillisilmoituksen tehtyjen palkkojen osalta. Ensin valitaan kohdevuosi ja kuukausi, jolle kyseistä raporttia ollaan tekemässä. Mikäli kuulle ei ole laskettu palkkoja, valitaan Kohdekaudelle ei palkanmaksua -valinta.
Työnantajan erillisilmoitukselle nostetaan kaikki ne palkkalaskelmat, joiden palkkapäivä on kohdekaudella. Palkkalaskelman tulisi olla Hyväksytty, Lähetetty, Odottaa siirtoa pankkiin, Siirretty pankkiin, Maksettu, Maksettu muualla-tilassa, jotta se nousee ilmoitukselle. Näitä voidaan tarkastella näkymän kohdassa Ilmoitukselle nostetut palkkalaskelmat. Avautuvassa ikkunassa näytetään Ilmoituksella huomioidut laskelmat ja näiden alapuolella mahdolliset Ilmoitukselta jääneet laskelmat, mutta jotka sisältyvät toimitetun ennakonpidätyksen summaan. Tänne listautuu esimerkiksi sellaiset palkkalaskelmat, joilla on käytetty Tulorekisteri-ilmoittaminen: Ei huomioida kummallakaan ilmoituksella-valintaa. Työnantajan erillisilmoituksesta muodostuvalle maksutositteelle kerätään myös maksettava ennakonpidätys, joka tulee palkkalaskelmilta ja kyseisellä valinnalla ei ole vaikutusta tähän.
Ilmoituksella huomioitavat palkat, joista sairasvakuutusmaksu lasketaan, näkyvät painamalla otsikon Sairasvakuutusmaksun alaiset palkat alla olevaa alleviivattua sairasvakuutusmaksun yhteissummaa.
Työnantajan erillisilmoituksella ilmoitetaan vain sairausvakuutusmaksu ja tieto siitä, jos palkanmaksua ei ole ilmoituksen kohdekaudella. Jos työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehdään vähennyksiä, tulee tämä vähennys täyttää automaattisesti lasketun sairausvakuutusmaksun alla olevaan kenttään.
Voimassaolevat työeläkevakuutukset -kohdassa lukee Ei lähetettävää silloin, jos TyEL-sopimus ei ole pakollinen tieto ilmoituksella. Mikäli yrityksellä on ollut palkanmaksua kohdekuukauden aikana, TyEL sopimustieto ei ole pakollinen ilmoitettava tieto, tällöin Voimassaolevat työeläkevakuutukset -kohdassa lukee Ei lähetettävää.
Maksaja-kenttään täytetään automaattisesti Perustietoihin täytetyn yrityksen tiedot.
Aineiston lähettäjä -kenttään täytetään automaattisesti se yritys, jonka varmennetta käytetään. Jos henkilöllä on useampi varmenne käytössään, voidaan haluttu varmenne käydä valitsemassa ohjelman kohdassa Omat tiedot ja asetukset.
Yhteyshenkilöksi määritetään oletuksena ilmoituksen laatija ja hänen yhteystietonsa, jotka löytyvät ohjelman kohdasta Omat tiedot ja asetukset.
Sairausvakuutusmaksujen ilmoittamisosion jälkeen eritellään Maksutiedot-osiossa Työnantajan erillisilmoitukselle muodostuvat maksuerät sairausvakutuusmaksusta ja ennakonpidätyksestä.
Kun tiedot on tarkistettu ja mahdolliset muutokset tehty, voidaan ilmoitus tallentaa, minkä jälkeen se lähetetään tulorekisteriin painikkeesta Lähetä ilmoitus. Lähettämisen jälkeen raportista muodostuu maksutosite ja sille luodaan kirjanpitosivu. Maksaminen-painikkeen avulla päästään siirtymään suoraan maksutositteelle ja maksamaan suoritusta.
Mikäli työnantajan erillisilmoituksen tiedot on ilmoitettu jotakin muuta kautta, voidaan se merkitä ilmoitetuksi painikkeesta Merkitse ilmoitettu muualla. Merkintä muodostaa kirjanpidon ja luo maksutositteen. Maksaminen-painikkeesta voidaan maksaa suoritus tai merkitä sen Maksettu muualla -tilaan.
Työnantajan erillisilmoituksen korjausmenettelyistä löydät ohjeistuksen täältä.
Työnantajan erillisilmoituksen maksutosite
Työnantajan erillisilmoituksen lähetyksen jälkeen ohjelma muodostaa ilmoitetusta sairasvakuutusmaksusta ja kauden palkkalaskelmilla olevasta ennakonpidätyksestä maksutositteen. Maksutositteen avulla sairasvakuutusmaksusta ja ennakonpidätyksestä muodostunut suoritus maksetaan verottajalle.
- Verojen maksutili määritetään ohjelma kohdassa Hallinta > Kirjanpidon tiedot > Verotustiedot.
-
Työnantajan erillisilmoituksen maksutosite on mahdollista tulostaa PDF dokumenttina ilmoituksen kohdasta Ilmoitukset > Tulorekisteri > Työnantajan erillisilmoitus > Avaa yksi ilmoitus > PDF. Tämän jälkeen tulostuu maksutosite.
Työnantajan erillisilmoituksen korjaustilanteessa ohjelma muodostaa korvaavasta erillisilmoituksesta oman maksutositteensa.
- Korvaavan ilmoituksen maksutosite olettaa, että ensimmäisen ilmoituksen maksutosite on maksettu. Maksutosite muodostetaan edellisen ilmoituksen ja korvaavan ilmoituksen maksettavan summan erotuksesta.
- Mikäli korvaavan ilmoituksen maksutositteella ei ole maksettavaa. Siitä ei muodostu maksettavaa maksutositetta.
- Mikäli korvaavalla ilmoituksella on maksettavaa, tulisi maksun ensimmäinen osa maksaa edellisen ilmoituksen maksutositteella ja korvaavaan ilmoitukseen noussut maksun summa korvaavalla maksutositteella.
- Mikäli maksettava summa pienenee ja alkuperäistä maksutositetta ei ole maksettu, tulisi maksu suorittaa ensimmäisen ilmoituksen maksutositteella.
- Muuta maksettava määrä vastaamaan oikeaa maksettavaa määrää (alkuperäinen maksettava määrä – korvaavan maksettava määrä).
- Merkitse tositteen loppusumma Maksettu muualla –tilaan.
- Korvaavan ilmoituksen maksutositteesta ei muodostu maksettavaa määrää, eikä sitä voi maksaa.