Palkansaajan Palkkatiedot-näkymällä määritellään henkilön työsuhteeseen ja peruspalkkaan liittyviä tietoja. Tässä ohjeessa kerrotaan, mitkä Palkkatiedot-näkymälle määritellyt työsuhteen tiedot ilmoitetaan palkkatietoilmoituksella tulorekisteriin ja mitkä tiedot annetaan vain palkanlaskennan toteuttamista varten Procountoriin.
Työsuhteen tiedot määritellään Procountorissa palkansaajan Palkkatiedot-välilehdellä, joka löytyy ensin hakemalla palkansaaja palkansaajarekisteristä (Palkat > Palkansaajarekisteri). Kun haku on suoritettu Palkansaajarekisteri-näkymällä, yksittäisen palkansaajan tietoihin päästään klikkaamalla palkansaajan nimeä. Palkansaajan nimen klikkaaminen avaa palkansaajan tiedot. Työsuhteen tietoja päästään tarkastelemaan ja muokkaamaan valitsemalla Palkkatiedot-välilehti.
Työsuhteen alku- ja loppupäivän siirtyminen ilmoitukselle
Työsuhteen alkupäivä
Kun työsuhteen alkupäivä on annettu, tieto siirtyy palkkatietoilmoitukselle.
Tulorekisterin ohjeistuksessa käytetään termiä palvelussuhde. Tulorekisterin ohjeistuksessa palvelussuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkupäivämäärä. Alkupäivä ei muutu esimerkiksi silloin, kun määräaikaisuutta jatketaan tai useat palvelussuhteet jatkuvat yhdenjatkoisena.
Työsuhteen loppupäivä
Kun työsuhteen loppupäivä on annettu, tieto siirtyy palkkatietoilmoitukselle. Procountorissa työsuhteen loppupäivän antamisen yhteydessä on määriteltävä myös työsuhteen päättymisen syy.
Tulorekisterin ohjeistuksen mukaan määräaikaisen palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan heti, kun se on suorituksen maksajan tiedossa. Palvelussuhteen loppupäivä ilmoitetaan myös silloin, jos toistaiseksi voimassa olevan palvelussuhteen päättymispäivä on tiedossa tai palvelussuhde on päättynyt.
Työsuhteen päättymisen syy
Procountorissa työsuhteen loppupäivän antamisen yhteydessä tulee aina antaa myös työsuhteen päättymisen syy.
Työsuhteen päättymisen syy -tietokenttä tarjoaa valintavaihtoehdoiksi tulorekisterin koodiston mukaiset työsuhteen päättymissyyt.
Työsuhteen tyyppi
Procountorissa Työsuhteen tyyppi -tietokentästä ei siirretä tietoa palkkatietoilmoitukselle. Työsuhteen tyypin ja keston ilmoittaminen tulorekisteriin on vapaaehtoista.
Rekisteröinnin peruste (Keva)
Rekisteröinnin peruste (Keva) -tietokenttä jätetään tyhjäksi tilanteessa, jolloin TyEL-sopimus ei koske Kevan eläkevakuuttamista. Tietokenttään annettu tieto siirtyy palkkatietoilmoitukselle, joten kenttää ei voi hyödyntää muussa kuin sen alkuperäisessä tarkoituksessa.
Työsuhteen tietojen ilmoittaminen, kun työeläkelaitos on Keva
Työsuhteen alkupäivä
Kun työsuhteen alkupäivä on annettu, tieto siirtyy palkkatietoilmoitukselle.
Tulorekisterin ohjeistuksessa käytetään termiä palvelussuhde. Tulorekisterin ohjeistuksessa työsuhteen alkupäiväksi ilmoitetaan yhdenjaksoisen palvelussuhteen alkupäivämäärä. Alkupäivä ei muutu esimerkiksi silloin, kun määräaikaisuutta jatketaan tai useat palvelussuhteet jatkuvat yhdenjatkoisena.
Työsuhteen päättymisen syy
Mikäli työeläkelaitos on Keva, työsuhteen päättyessä loppupäivä ja päättymisen syy ovat pakollisia tietokenttiä.
Työeläkesopimus määritellään kohdassa Hallinta > Palkanlaskennan tiedot > Palkkojen perustiedot. Mikäli työeläkesopimuksen tyypiksi on määritelty jokin Kevan työeläkelaitos, päivittyy Työsuhteen päättymisen syy -tietokenttään automaattisesti Kevan koodiston mukainen luettelo työsuhteen päättymisen syistä.
Rekisteröinnin peruste
Jos työantajan eläkelaitoksena on Keva ja palkansaajalla on useita työsuhteita, tulee palkkatietoilmoituksella ilmoittaa työsuhteen tiedoissa pakollisena tietokenttänä myös Rekisteröinnin peruste. Työsuhteen rekisteröinnin ja päättymisen Keva-koodisto löytyy täältä.
Julkisten alojen eläkelain (JuEL) palvelussuhteen käsite on laaja, sillä palvelussuhteita ovat työ- ja virkasuhteiden lisäksi myös toimeksiannot, luottamustoimet ja -tehtävät. Procountorissa palkansaajan palkkatietoihin voidaan tallentaa useita työsuhteita ja nämä voivat olla voimassa samanaikaisesti.
Palkkalaskelma-näkymällä voidaan valita palkkalaskelmakohtaisesti, mitä työsuhdetta kyseinen palkkalaskelma koskee. Tällä tavoin palkansaajalle pystytään jatkossa muodostamaan työsuhdekohtaisia palkkalaskelmia.
JuEL:n mukaan vakuutetuissa palvelussuhteissa yhdellä palkkatietoilmoituksella voi ilmoittaa tulonsaajan useiden palvelussuhteiden ansioita ja muita tietoa vain, jos palvelussuhteiden rekisteröinnin peruste on sama. Muutoin on annettava erilliset palkkatietoilmoitukset.
Mitä tietoa työsuhteesta voi ilmoittaa Procountorista
Palkkatietoilmoitukselle on annettava tietoja palvelussuhteesta. Procountorissa palvelussuhteen tietoja hallinnoidaan kohdassa Palkat > Palkansaajarekisteri > Palkkatiedot > Työsuhteet.
Pakolliset ilmoitettavat tiedot
Palvelussuhteen alkupäivä ilmoitetaan aina palkkatietoilmoituksella. Procountorissa tämä ilmoitusvelvollisuus toteutetaan siten, että palkansaajan Palkkatiedot-näkymälle määritellään työsuhteen alkupäivä. Jos henkilöllä on useita palvelussuhteita, henkilölle luodaan useita työsuhteita palkkatietoihin. Palkkalaskelmalla voidaan sitten erikseen määritellä se työsuhde, jota palkkalaskelma koskee. Palkkatietoilmoitus muodostetaan palkkalaskelman tietojen perusteella.
Palvelussuhteen loppupäivä ja päättymisen syy tulee myös ilmoittaa palkkatietoilmoituksella, mikäli tämä tieto on saatavilla. Procountorissa työsuhteen tiedoissa määritellään loppumispäivä ja päättymisen syy. Procountoriin on toteutettu päättymisen syyn ilmoittamista varten kaksi koodistoa: tulorekisterin koodisto ja Kevan koodisto. Se mitä koodistoa käytetään, riippuu siitä, mikä työeläkelaitos on valittuna.
Procountorissa muodostettavalle palkkatietoilmoitukselle siirtyy edellä mainitut pakolliset palvelussuhteen tiedot.
Vapaaehtoiset ilmoitettavat tiedot
Tulorekisterin ohjeistuksessa on tarkasti määritelty myös vapaaehtoisesti ilmoitettavia tietokenttiä.
Procountorissa muodostuvalle palkkatietoilmoitukselle ei toistaiseksi siirry seuraavia palvelussuhteen vapaaehtoisia tietoja: onko henkilö tulorekisterin määrittelemässä palvelussuhteessa, palvelussuhteen tyyppi, palvelussuhteen kesto, osa-aikaisuuden prosentti, säännöllinen sovittu viikkotyöaika ja palkkauksen muoto.
Työsuhteen määrittely Procountorissa
Palkkatiedot-näkymälle tallennetaan palkanlaskennassa hyödynnettäviä tietoja työsuhteesta ja palkkauksen perusteesta. Vaikka tieto ei siirrykään palkkatietoilmoitukselle, vastaavaa tietoa työsuhteesta tarvitaan palkanlaskennan toteuttamista varten.
Työsuhteet-kohdassa työsuhteen tyypiksi voidaan valita esimerkiksi vakituinen, osa-aikainen tai määräaikainen. Työsuhteen tyyppi -kentän tieto ei siirry palkkatietoilmoitukselle, mutta tietokenttä tarjoaa olennaista tietoa palkanlaskijalle työsuhteesta. Valinta näkyy myös palkkalaskelmalla.
Tulotiedot-kohdassa peruspalkan tyypiksi voidaan valita esimerkiksi 1 kuukausi, tuntipalkka, urakkapalkka tai työkorvaus. Tieto peruspalkan tyypistä ei siirry palkkatietoilmoitukselle. Peruspalkaksi määriteltyjen tietojen avulla palkansaajalle pystytään muodostamaan palkkaperuste, jonka perusteella palkansaajan palkkalaskelma muodostuu. Peruspalkan määrityksillä saadaan palkanlaskenta toteutettua.
Palvelussuhteen tiedot palkkatietoilmoituksella
Alla olevassa taulukossa on esitelty kaikki palvelussuhteeseen liittyvät tiedot, joita voi ilmoittaa tulorekisteriin palkkatietoilmoituksella. Lisäksi taulukossa on kootusti annettu tieto, voiko tietoa ilmoittaa Procountorissa muodostettavalla palkkatietoilmoituksella.
